Mẫu Biên bản bàn giao công việc 2024 File Word và Cách viết

1. Tìm hiểu về biên bản bàn giao công việc

Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019 thì không quy định người lao động bắt buộc phải bàn giao công việc mà có quy định về trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động. Theo đó trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, không quá 30 ngày trong những trường hợp sau: Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; Chia tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã; Do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm.

Tuy nhiên trên thực tế khi ký kết hợp đồng lao động thì hai bên đều sẽ có điều khoản về trách nhiệm bàn giao công việc khi chấm dứt hợp đồng, tạm hoãn hợp đồng, chuyển công tác,... Bàn giao công việc được lập thành văn bản đó là một loại giấy tờ quan trọng gần như là bắt buộc khi người lao động nghỉ việc, nghỉ thai sản,... 

Việc bàn giao được hiểu là người tiến hành bàn giao liệt kê, rà soát lại những công việc đã hoàn thành, đang thực hiện, sẽ thực hiện và tài liệu, tài sản, thiết bị đang quản lý trong công việc được phân công trong quá trình công tác tại doanh nghiệp. Theo đó người nhận bàn giao sẽ tiếp nhận và thay thế để tiếp tục làm những công việc đang thực hiện và tài sản, dụng cụ, tài liệu, thiết bị ... của người bàn giao để sử dụng cho công việc.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài sản, bàn giao công việc mới nhất 

2. Cách viết biển bản bàn giao công việc chuyên nghiệp

2.1 Quy định về hình thức mẫu biên bản bàn giao công việc

Biên bản bàn giao công việc là một dạng văn bản nên để thể hiện tính chuyên nghiệp thì cần đảm bảo văn phong của một văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định

- Thành phần chính gồm:

+ Quốc hiệu và Tiêu ngữ

+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+ Số, ký hiệu của văn bản

+ Địa danh và thời gian ban hành văn bản

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản 

+ Nội dung văn bản

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

+ Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

+ Nơi nhận

( Ngoài các thành phần trên văn bản có thể bổ sung các thành phần khác. Phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức, thư điện tử, trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax)

2.2 Nội dung cơ bản trong biên bản bàn giao công việc

Tuy thuộc đặc thù của công việc, đặc điểm lĩnh vực của doanh nghiệp, tổ chức mà có những biên bản bàn giao công việc khác nhau có nội dụng khác nhau nhằm phục vụ cho mục đích tình hình thực tế của doanh nghiệp, tổ chức đó. Những hầu hết các biên bản bàn giao đều cần những thông tin như sau:

- Thông tin về người bàn giao và người nhận bàn giao công việc ( Họ tên, số Căn cước công dân/ Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu, nơi ở, bộ phận làm việc, chức danh, mã nhân viên  ...) 

- Thông tin về ngày, tháng, năm và địa điểm thực hiện quy trình lập Biên bản bàn giao công việc

- Lý do lập Biên bản bàn giao công việc, căn cứ ghi nhận của đơn vị công tác

- Nội dung bàn giao công việc: Đây là phần chính không thể thiếu của biên bản ( nội dung công việc đã hoàn thành, đang thực hiện dở, tài liệu, tài sản, thiết bị,....) để người nhận bàn giao nắm rõ tình hình công việc phải đảm nhận

- Thực hiện ký tên xác nhận các thông tin bàn giao giữa các bên và đại diện phòng hành chính và nhân sự ký tên ở cuối biên bản.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu, tài sản, công việc mới nhất 

2.3 Tại sao phải lập biên bản bàn giao công việc?

Theo pháp luật lao động thì không bắt buộc phải bàn giao công việc tuy nhiên thực tế thì hầu hết các công việc đều có công đoạn bàn giao công việc. Công việc càng phức tạp, trách nhiệm cao,... thì việc bàn giao càng được thực hiện chặt chẽ. Lý do của việc bàn giao được thể hiện dưới một số phương diện cơ bản sau đây

- Thể hiện tính chuyên nghiệp, tôn trọng trách nhiệm của người bàn giao đối với công việc, doanh nghiệp

Trước khi chấm dứt hợp đồng, chuyển công việc, nghỉ thai sản,... ( nghỉ công việc hiện tại) thì việc lập biên bản bàn giao công việc đầy đủ, chi tiết sẽ thể hiện rõ nhất tinh thần trách nhiệm đối với công việc, tôn trọng đối với doanh nghiệp. Mặc dù xã hội rộng lớn, nghỉ việc có thể khó gặp lại nhau nhưng thị trường lao động có lĩnh lực chuyên môn càng cao càng sâu thì có thể sẽ rất nhỏ. Khi đến với công việc mới cùng lĩnh vực thì doanh nghiệp mới có thể xác nhận với doanh nghiệp cũ về kinh nghiệm hay tinh thần trách nhiệm của người lao động đó. Do đó việc này sẽ để lại một ấn tượng tốt đẹp trong mắt doanh nghiệp.

Đối với người nhận bàn giao, người tiếp nối công việc của mình thì việc này là hỗ trợ rất lớn đối với họ, giúp họ dễ dàng hợp thực hiện công  việc mới tránh mất thời gian, khó khăn trong việc tiếp nhận và xử lý công việc.

- Đảm bảo quyền lợi cho các bên sau khi chấm dứt hợp đồng

Khi không thể tiếp tục công việc thì việc bàn giao chi tiết rõ ràng giúp xác định cụ thể trách nhiệm, chuyển giao trách nhiệm sẽ tránh rủi ro tranh chấp sau:

+ Tài liệu, văn bản quan trọng liên quan đến công việc bị xóa bỏ

+ Công cụ, dụng cụ, tài sản bị thất lạc, chiếm dụng, ..

+ Bồi thường thiệt hại khi thất thoát tài sản, tài liệu;

- Thực hiện đúng quy trình đã thỏa thuận

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức đều quy định về quy trình nghỉ việc ( trong đó có bàn giao công việc) đối với cả bên người lao động và bên người sử dụng lao động. Điều này hỗ trợ việc vận hành, quản lý được diễn ra rõ ràng, thuận lợi.

>> Xem thêm: Mẫu biên bản bàn giao tài liệu, giao nhận công việc, tài sản 

3. Một số Mẫu biên bản bàn giao công việc

3.1 Mẫu biên bản bàn giao công việc

3.2 Mẫu biên bản bàn giao công việc cho kế toán

3.3 Mẫu biên bản bàn giao tài sản

Trên đây là phân tích hướng dẫn các lập biên bản bàn giao công việc mới nhất của Luật Minh Khuê. Hi vọng những thông tin mà chúng tôi phân tích, đưa ra trên đây sẽ giúp ích cho quý khách trong quá trình công tác. Trong trường hợp quý bạn đọc có điều chưa rõ về bài viết hay có bất cứ khúc mắc về pháp luật vui lòng liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến theo số Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ giải đáp một cách nhanh, hiệu quả nhất. Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách, Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn !