Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp

1. Báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp là gì?

Báo cáo tình hình sử dụng lao động được hiểu là quá trình thu thập thông tin về lao động, nhân sự từ việc tuyển dụng, tiếp nhận cho tới khi đã ghi nhận tên lao động vào danh sách chính thức để trình lên cơ quan có thẩm quyền theo quy định. Báo cáo tình hình sử dụng lao động hay còn gọi là mẫu khai trình việc sử dụng lao động của doanh nghiệp cần ghi rõ các thông tin chung về doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức như: Tên doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức; địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; lĩnh vực hoạt động, ngành, nghề kinh doanh chính; Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị...

2. Khi nào phải báo cáo tình hình sử dụng lao động?

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động:

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại Khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

- Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.

- Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

- Định kỳ 06 tháng, trước ngày 15 tháng 6 và hằng năm, trước ngày 15 tháng 12, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm báo cáo Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về tình hình sử dụng lao động trên địa bàn thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Trường hợp Sở Lao động - Thương binh và Xã hội không thể báo cáo tình hình sử dụng lao động thông qua Cổng dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

3. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp sẽ thực hiện khai báo thông tin theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Hoặc có thể tải ngay tại đây: Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp.

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH SỬ DỤNG LAO ĐỘNG

Kính gửi: Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; cơ quan bảo hiểm xã hội cấp quận, huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

1. Thông tin chung về doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức: Tên doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức; địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, mã số giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; lĩnh vực hoạt động, ngành, nghề kinh doanh chính.

2. Thông tin tình hình sử dụng lao động của đơn vị:

...

ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP, CƠ QUAN, TỔ CHỨC

(Chữ ký, đóng dấu)

4. Các bước khai trình lao động tới cơ quan Nhà nước có thẩm quyền 

4.1. Khai báo tình hình sử dụng lao động bằng hình thức nộp hồ sơ trực tiếp

Hướng dẫn nộp hồ sơ trực tiếp thủ tục khai trình sử dụng lao động theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp với nội dung cụ thể như sau:

- Bước 1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật, bao gồm: Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

- Bước 2. Nộp hồ sơ tại Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Bước 3. Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong tường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

4.2. Khai báo tình hình sử dụng lao động qua cổng dịch vụ công

Quy trình khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ 06 tháng đầu năm, cuối năm qua cổng dịch vụ công sẽ bao gồm các bước như sau:

- Bước 1. Các chủ thể truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia: https://dichvucong.gov.vn.

- Bước 2. Các chủ thể cần phải sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản. Đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới. Nếu không đăng ký được thì có thể chuyển sang hình thức nộp hồ sơ trực tiếp. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử để nhằm mục đích xác thực thông tin chữ ký số.

- Bước 3. Sau khi đăng nhập, các chủ thể sẽ nhấn chọn chức năng "Dịch vụ công trực tuyến".

- Bước 4. Các chủ thể có thể tìm kiếm thủ tục bằng cách nhập từ khóa tìm kiếm theo tên thủ tục.

Ở đây đối với khai báo sử dụng lao động thì tên đầy đủ là "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động". Các chủ thể sẽ chỉ cần gõ cụm "Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc", bởi tên đầy đủ của thủ tục có dấu phẩy, nên nếu tìm cả cụm vào ô tìm kiếm, hệ thống sẽ không hiểu và trả kết quả là không có thủ tục cần tìm.

Tiếp đến là chọn cơ quan thực hiện là "Bảo hiểm xã hội Việt Nam". Ấn tìm kiếm ra thủ tục mà các chủ thể cần.

- Bước 5. Chọn thủ tục, bấm vào "Nộp trực tuyến" để thực hiện khai báo thông tin.

- Bước 6. Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo:

+ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp.

+ Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện đối với các doanh nghiệp khác.

- Bước 7. Nhấn vào nút "Đăng ký", hệ thống sẽ tự động ghi nhận thông tin.

- Bước 8. Khi màn hình hiện lên bảng "Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công" thì nhấn nút "Thoát".

Cũng cần phải lưu ý rằng, có một số nơi cơ quan yêu cầu các doanh nghiệp phải gửi hồ sơ trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua email. Các chủ thể có thể liên hệ đến Phòng Lao động hoặc Sở Lao động để hỏi về vấn đề này.

5. Mức phạt khi doanh nghiệp không khai trình sử dụng lao động

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 12/2022/NĐ-CP Quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng:

Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động khi có hành vi:

Không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định.

Như vậy, căn cứ theo quy định của pháp luật, hành vi không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Việc ban hành quy định nêu trên có ý nghĩa quan trọng, nâng cao trách nhiệm của doanh nghiệp nộp đúng và nộp đủ báo cáo tình hình sử dụng lao động theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về những quy định mới nhất về báo cáo tình hình sử dụng lao động và mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động. Mọi vướng mắc hay có nhu cầu hỗ trợ pháp lý, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi qua email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê. Xin trân trọng cảm ơn!