Mẫu giấy ủy quyền tham dự họp đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc bất thường

1. Quy định pháp luật về cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

- Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

- Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

- Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

• Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty.
• Báo cáo tài chính hằng năm.
• Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị.
• Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
• Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên.
• Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại.
• Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

2. Quy định pháp luật về triệu tập đại hội đồng cổ đông :

- Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông thường niên và bất thường. Hội đồng quản trị triệu tập họp bất thường Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

• Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty.
• Số lượng thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật.
• Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này.
• Theo yêu cầu của Ban kiểm soát.
• Trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

- Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày xảy ra trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này hoặc nhận được yêu cầu triệu tập họp quy định tại điểm c và điểm d khoản 1 Điều này. Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

- Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều này thì trong thời hạn 30 ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trị triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này. Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định thì Ban kiểm soát phải bồi thường thiệt hại phát sinh cho công ty.

- Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại khoản 3 Điều này thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật này có quyền đại diện công ty triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật này.

- Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải thực hiện các công việc sau đây:

• Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp.
• Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông.
• Lập chương trình và nội dung cuộc họp.
• Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.
• Dự thảo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên.
• Xác định thời gian và địa điểm họp.
• Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của Luật này.
• Công việc khác phục vụ cuộc họp.

- Chi phí triệu tập và tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều này sẽ được công ty hoàn lại.

3. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:

- Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn.

- Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.

- Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi thông tin sai lệch hoặc bổ sung thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin trong sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty.

4. Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông theo pháp luật:

- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ hai phải được gửi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện từ 33% tổng số phiếu biểu quyết trở lên; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

- Trường hợp cuộc họp lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì thông báo mời họp lần thứ ba phải được gửi trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lần thứ ba được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

- Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 142 của Luật này.

5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông theo pháp luật:

- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp.
• Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông.
• Chương trình và nội dung cuộc họp.
• Họ, tên chủ tọa và thư ký.
• Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp.
• Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng.
• Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp.
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng.
• Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.
• Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại khoản này. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

- Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

- Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

- Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

6. Mẫu giây ủy quyền tham dự họp đại hội đồng cổ đông thường niên ( hoặc bất thường):

Mẫu giấy ủy quyền tham dự họp đại hội đồng cổ đông thường niên (hoặc bất thường)

 ......., ngày …… tháng ...... năm 20.... 

GIẤY UỶ QUYỀN

(Về việc: Dự họp ĐHĐCĐ thường niên năm 20..... của Công ty .......... )

Kính gửi: Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần ......................................

- Tôi tên là: …………………….…..………………………………………..……

CMND (hoặc hộ chiếu): ………… ngày cấp …………… nơi cấp ………..……

Địa chỉ thường trú: …………………….……………………………………..……

Điện thoại liên lạc: ……………; Là cổ đông C.ty, hiện đang sở hữu: ….….. CP

Có tổng mệnh giá ……………… đồng (bằng chữ: ……………................…..)

- Nay tôi uỷ quyền cho ông (bà): ………………………………………………

CMND (hoặc hộ chiếu): …………ngày cấp …………… nơi cấp ………………

Địa chỉ thường trú: …………………….……………………………………………

Điện thoại liên lạc: ……………………………………………………………………

- Nội dung uỷ quyền:

Là người đại diện, thay mặt tôi thực hiện quyền và nghĩa vụ của cổ đông phổ thông, dự họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 20....... của Công ty Cổ phần ........................, được tổ chức vào ngày ....../......./20. t.......... theo Giấy mời họp ngày ......./...../20........ của Hội đồng quản trị Công ty.

- Thời hạn uỷ quyền: Đến khi kết thúc Đại hội.

- Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

Trên đây là quy định pháp luật về cuộc họp cổ đông theo quy định pháp luật và mẫu giấy ủy quyền tham dự cuộc họp đại hội đồng cổ đông của công ty Luật Minh Khuê. Xem thêm: Mẫu giấy ủy quyền cá nhân, ủy quyền doanh nghiệp mới.Trân trọng./