chính luật sư hoặc người tư vấn pháp luật sáng tạo ra. Trong nội dung bài viết dưới đây, Công ty Luật TNHH Minh Khuê xin cung cấp tới Quý khách hàng cấu trúc cơ bản của một thư tư vấn pháp lý thường sử dụng trong các hoạt động tư vấn thường xuyên hoặc tư vấn theo vụ việc.

 

1. Kết cấu của một thư tư vấn

Thông thường, kết cấu của một thư tư vấn pháp lý sẽ bao gồm ba phần chính: Phần mở đầu, Phần nội dung và Phần kết luận. Chi tiết các phần như sau:

Phần mở đầu: Phần mở đầu có thể bao gồm lời chào tới khách hàng tư vấn và khẳng định cơ sở tư vấn theo Hợp đồng dịch vụ pháp lý đã ký kết với khách hàng.

Phần nội dung: Trong phần này sẽ bao gồm các đề mục:

I. Bối cảnh tư vấn: Trong phần này, sẽ trình bày các nội dung như sau:

1. Tài liệu vụ việc: nêu tên các tài liệu khách hàng cung cấp và tài liệu luật sư thu thập được (nếu có);

Ví dụ: Hợp đồng mua bán hàng hóa số .... ký ngày ... tháng ... năm ... giữa công ty A với công ty B;

Công văn yêu cầu thanh toán số ...

2. Tóm lược bối cảnh tư vấn

(Nêu tóm tắt vụ việc tư vấn)

II. Yêu cầu tư vấn của khách hàng

Ví dụ: Quý công ty đã ký HĐ dịch vụ pháp lý số ... với Công ty Luật ... để công ty Luật ... đưa ra ý kiến tư vấn đối với các yêu cầu thanh toán của phía công ty đối tác gửi cho Qúy khách trong công văn yêu cầu thanh toán số ... gửi ngày ... tháng ... năm ...

III. Căn cứ pháp lý:

(Nêu các căn cứ pháp lý sẽ sử dụng để đưa ra phương án tư vấn)

Ví dụ: Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội khóa XIII kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 24/11/2015;

Luật Thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14/06/2005;

...

IV. Giả định, Bảo lưu

Nhằm hạn chế rủi do cũng như loại trừ trách nhiệm của luật sư nếu khách hàng cung cấp không đúng, không đủ các tài liệu vụ việc, gây ảnh hưởng tới hướng tư vấn.

V. Ý kiến tư vấn ngắn gọn

Nêu kết luận, đề xuất các phương án giải quyết. Thông thường, tâm lý khách hàng sẽ muốn nhìn thấy kết quả tư vấn ngay nên khi viết thư tư vấn, có thể đưa ý kiến tư vấn ngắn gọn trước (trình bày theo hướng diễn dịch) sau đó xuống các phần dưới sẽ viết cụ thể ý kiến sau.

VI. Ý kiến tư vấn chi tiết

Phân tích chi tiết và ký lưỡng các kết luận và các phương án giải quyết đã nếu ở mục V.

Phần kết thúc:

- Khẳng định thiện chí tư vấn và Lời chào cuối thư.

Tuy nhiên, trên thực tế, để cho chuyên nghiệp và trình bày đẹp hơn ta có thể không ghi rõ ra tên của từng phần như trên mà ghi tên đề mục. Phần mở đầu không ghi là "Phần mở đầu: Công ty XYZ xin kính chào quý khách hàng,..." Mà chỉ ghi là "Công ty Luật TNHH XYZ xin gửi tới quý khách hàng lời chào,...". Phần nội dung có thể ghi bắt đầu luôn từ "I. Bối cảnh tư vấn". Tương tự với phần kết thúc cũng có thể linh hoạt ghi nội dung.

 

2. Ví dụ về cấu trúc và cách trình bày thư tư vấn pháp lý

 

CÔNG TY LUẬT TNHH .....

Địa chỉ: Số... đường ..., phường..., quận ..., thành phố Hà Nội

SĐT: 0243 ..... Fax: .......... Email: .......... Website: ....

Số: 012019/TVPL-KH Hà Nội, ngày ... tháng ... năm 2019

THƯ TƯ VẤN

(Về việc: .............)

Kính gửi: Công ty TNHH B

Địa chỉ:

Lời đầu tiên, Công ty Luật TNHH ... xin gửi tới Quý công ty lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng! Cảm ơn Quý công ty đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Căn cứ vào Hợp đồng dịch vụ số .... ký ngày ... tháng ... năm giữa Quý công ty và Công ty Luật TNHH ..., chúng tối xin gửi đến Quý công ty thư tư vấn pháp lý với nội dung như sau:

I. Bối cảnh tư vấn:

1. Tài liệu vụ việc

- Hợp đồng mua bán hàng hóa số ... ký ngày ... tháng ... năm ... giữa ...,

(Liệt kê tất cả các tài liệu khách hàng cung cấp, có ghi chú số lượng và loại tài liệu)

2. Bối cảnh vụ việc:

Nêu tóm tắt vụ việc theo thời gian xảy ra các sự kiện, ví dụ:

- Ngày 01/02/2019 Công ty cổ phần ABC và công ty TNHH B ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa số .... để mua bán .... thời hạn giao hàng là .... thời gian thanh toán là ....

- Đến hạn thanh toán là ngày ... công ty TNHH B chưa thanh toán số tiền ....

-Ngày ... công ty cổ phần ABC có gửi công văn yêu cầu thanh toán ....

(Lưu ý nên tóm tắt thật ngắn gọn, theo một trình tự nhất định ví dụ như trình tự thời gian hoặc theo nhóm các tài liệu - Nên tóm tắt theo trình tự thời gian cho dễ theo dõi).

II. Yêu cầu tư vấn

Chốt lại yêu cầu tư vấn của khách hàng một cách ngắn gọn.

III. Căn cứ pháp lý

Cách ghi căn cứ pháp lý như sau:

Khi đưa ra các ý kiến pháp lý trong thư tư vấn này, chúng tôi đã xem xét các văn bản pháp luật có liên quan sau:

1. Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 24/11/2015;

2. Luật thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 7 thông qua ngày 14 tháng 6 năm 2005;

...

VI. Giả định, bảo lưu

Nội dung của phần này là đưa ra các điều khoản loại trừ trách nhiệm của người tư vấn trong một số trường hợp.

V. Ý kiến tư vấn ngắn gọn

VI. Ý kiến tư ván chi tiết

Phần kết thúc:

Trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận: Công ty Luật TNHH .....
Như trên. Giám đốc (Ký, đóng dấu)

 

 

 

Mời quý khách hàng tham khảo Mẫu thư tư vấn trả lời về việc bồi thường khi vi phạm hợp đồng: Thư tư vấn pháp lý thường dùng - Mẫu thư phản hồi yêu cầu tư vấn cụ thể của khách hàng.

 

3. Lưu ý về nội dung thư tư vấn pháp lý

Soạn thảo văn bản trả lời cho khách hàng. Văn bản trả lời cho khách hàng phải là văn bản trong đó nêu được bản chất của vấn đề Mẫu thư tư vấn pháp lý hay còn gọi là ý kiến pháp lý là một dạng thư từ trao đổi giữa Luật sư và khách hàng, qua đó Luật sư có thể giải đáp, cung cấp ý kiến pháp lý về câu hỏi tư vấn của khách hàng. Luật sư phải biết đưa ra các ý kiến pháp lý bằng văn bản một cách rành mạch, khoa học nhằm đưa những thông tin chuẩn xác, có căn cứ thiết thực cho khách hàng và đặc biệt ý kiến phải đủ rõ ràng để tránh việc khách hàng hiểu lầm ý của luật sư dẫn đến những thiệt hại đáng tiếc.

Nội dung thư tư vấn phải thể hiện ít nhất là đầy đủ cơ sở pháp lý, luận điểm của người tư vấn về vụ việc và lập luận giải thích cho luận điểm đó. Đồng thời đưa ra được kiến nghị - phương án cho khách hàng tham khảo. Tránh việc giải thích lan man, tản mạn không đúng trọng tâm. Tốt nhất nên thể hiện nội dung tư vấn ngắn gọn lên đầu tiên để khách hàng dễ nắm bắt được phương án của luật sư. Đôi khi nhìn một sấp thư tư vấn dày, việc lật mở từng trang thôi cũng khiến người ta đau đầu chưa nói tới việc đọc tới cuối để xem ý kiến tư vấn như thế nào. Cho nên, đối với những vụ việc phải tư vấn dài, việc đưa ý kiến tư vấn ngắn gọn lên đầu sẽ khơi gợi hứng thú đọc các nội dung tiếp theo của khách hàng. Nếu là soạn thư tư vấn bằng email, có thể tạo mục lục cho khách hàng dễ tra cứu các nội dung đề mục.

 

4. Lưu ý về cách trình bày thư tư vấn

Thư tư vấn là một tác phẩm hoàn chỉnh thể hiện trình độ và sự chuyên nghiệp của một luật sư/ người tư vấn hoặc đôi khi nó là bộ mặt của cả một tổ chức hành nghề luật sư. Do đó, khi trình bày thư tư vấn, người soạn thảo cần lưu ý các vấn đề sau:

Thứ nhất, cần trình bày các nội dung trong một trật tự logic, khoa học. Thông thường các tình tiết sẽ được sắp xếp theo tuyến thời gian sẽ dễ theo dõi hơn. Tuy nhiên, người soạn thảo có thể tuỳ vào từng sự việc mà có thể sắp xếp linh hoạt theo tuyến trật tự nào khiến cho người đọc dễ nhớ, dễ theo dõi nhất. Ngoài ra, nếu có thể thì nên chiamỗi ý chính là một đoạn văn. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.

Thứ hai, phải diễn đạt sự việc một cách ngắn gọn nhất có thể. Nên tránh diễn đạt dài dòng, tránh lặp lại nhiều lần cùng một sự việc và không nên lan man những vấn đề không liên quan đến yêu cầu tư vấn của khách hàng đặt ra.Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khách hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì. Thư tư vấn có thể viết dài vì nội dung cần tư vấn nhiều. Nhưng nội dung tư vấn chỉ cần trình bày trong 2 mặt giấy A4 mà viết thành 6, 7 mặt toàn nội dung dài dòng thì nên tránh.

Thứ ba, cần đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ đa nghĩa, dễ gây hiểu nhầm. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo. Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó. Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp.

Thứ tư, ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư và giữ gìn sự trong sáng của Tiếng Việt.

Thứ năm, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, thư tư vấn pháp lý không có quy định phải tuân thủ thể thức trình bày như một văn bản hành chính hoặc văn bản pháp luật tuy nhiên điều đó không có nghĩa là có thể tuỳ tiện soạn thảo một cách cẩu thả, không chỉnh sửa. Nên lấy tiêu chí về các trình bày tên công ty, ngày tháng hoặc tên văn bản, tên đề mục của các văn bản hành chính được quy định về thể thức làm mẫu. Cỡ chữ và kiểu chữ cũng nên thống nhất sử dụng đồng loạt trong một hoặc tất cả các bản thư tư vấn.

Các chữ viết tắt trong văn bản nên được quy ước trước khi soạn thảo nội dung tư vấn. Có thể lập bảng quy ước chữ viết tắt hoặc ghi chú luôn trong nội dung thư tư vấn khi viết tới chữ đó. Ví dụ: Bộ luật Lao động năm 2019 (sau đây được viết là BLLĐ 2019 hoặc BLLĐ).

 

5. Một số lưu ý khác khi soạn thảo thư tư vấn

- Lập dàn ý chi tiết: Trước khi soạn thảo thư tư vấn cần lập dàn ý chi tiết. sắp xếp cácluận điểm, luận cứ, các lập luận theo một trật tự logic, đúng trình tự.

- Rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản: Sau khi đã soạn thảo xong văn bản cần xem lại và chỉnh sửa về hình thức ( như lỗi chính tả, ngữ pháp, các ý bị lặp lại...) và về nội dung ( như cách diễn đạt, dùng từ...).

- Trả lời đúng hẹn: Giữ chữ tín là tiêu chí quan trọng đối với bất kỳ một nghề nào. Đối với nghề luật lại càng quan trọng hơn. Một thư tư vấn được gửi đúng hẹn sẽ giúp khách hàng tin tưởng vào người tư vấn, đồng thời giúp khách hàng có thời gian để chuẩn bị các bước đi tiếp theo. Có nhiều lá thư có thể đến trễ, nhưng thư tư vấn đến trễ trong nhiều trường hợp ảnh hưởng rất nhiều tới quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng. Ví dụ như thời hiệu khởi kiện chỉ còn 7 ngày mà người tư vấn thực tế chỉ soạn thư trong 2 ngày và do bận nhiều việc quên mất, đến ngày thứ 8 mới gửi thư cho khách hàng. Thời hiệu khởi kiện hết, nếu bị đơn yêu cầu áp dụng thời hiệu khởi kiện thì chắc chắn vụ việc của khách hàng sẽ không được giải quyết.

Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay tới số: 1900.6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Dân sự - Công ty luật Minh Khuê/