Mẫu trích lục ghi chú kết hôn theo quy định mới nhất

1. Kết hôn là gì?

Theo quy định tại khoản 5 Điều 3 Luật hôn nhân và gia đình năm 2014, kết hôn là việc nam và nữ xác lập quan hệ vợ chồng với nhau theo quy định của Luật này về điều kiện kết hôn và đăng ký kết hôn.

Như vậy, kết hôn là sự kiện pháp lý làm phát sinh quan hệ hôn nhân. Khi kết hôn, các bên nam nữ phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện kết hôn được Luật hôn nhân và gia đình quy định và phải đăng ký kết hôn tại cơ quan đăng ký kết hôn có thẩm quyền thì việc kết hôn đó mới được công nhận là hợp pháp và giữa các bên nam nữ mới phát sinh quan hệ vợ chồng trước pháp luật.

2. Ghi chú kết hôn là gì?

Căn cứ theo quy định tại Mục III Chương IV Nghị định số 123/2015/NĐ-CP có thể hiểu ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Trích lục ghi chú kết hôn là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ghi vào Sổ hộ tịch việc đăng ký kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài. Như vậy, khi một công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn với một người nước ngoài tại cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài, hai bên có thể tiến hành thủ tục ghi chú kết hôn ở cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Với thủ tục này, cơ quan có thẩm quyền Việt Nam sẽ ghi nhận lại sự kiện đăng ký kết hôn đó vào sổ hộ tịch của Việt Nam. Sau khi hoàn tất thủ tục này, quan hệ hôn nhân của hai bên thực hiện thủ tục sẽ được công nhận trên phạm vi lãnh thổ Việc Nam. Nói cách khác, thủ tục ghi chú kết hôn nhằm công nhận việc kết hôn đã được tiến hành ở nước ngoài.

3. Hồ sơ ghi chú kết hôn

Căn cứ theo Điều 35 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, hồ sơ ghi chú kết hôn do một trong hai bên kết hôn nộp tại cơ quan có thẩm quyền gồm các giấy tờ được quy định, bao gồm:

Hồ sơ cần chuẩn bị Hồ sơ ghi chú kết hôn gồm các giấy tờ sau đây:

• Tờ khai ghi chú kết hôn.
• Bản sao giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.
• Nếu công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài thì phải nộp Trích lục về việc đã ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn (Trích lục ghi chú ly hôn).

Ngoài ra, khi thực hiện thủ tục, bạn cũng cần xuất trình một số giấy tờ như:

• Giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu; hoặc chứng minh nhân dân; hoặc thẻ căn cước công dân; hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp. Các loại giấy này phải còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu ghi chú kết hôn.
• Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền.
• Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

4. Thủ tục ghi chú kết hôn

Khi các bên muốn thực hiện đăng ký ghi chú kết hôn tại Việt Nam sẽ phải tiến hành các trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 50 Luật Hộ tịch 2014, Điều 35 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Điều 29 Thông tư 04/2020/TT-BTP.

Thủ tục ghi chú kết hôn

Theo pháp luật hiện hành, thủ tục ghi chú kết hôn là một trong những thủ tục quan trọng, theo đó, công dân Việt Nam đã đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài khi về nước thường trú phải làm thủ tục ghi vào sổ hộ tịch

Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 50 của Luật Hộ tịch và quy định sau đây:​

• Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn là đủ điều kiện theo quy định tại Điều 34 của Nghị định, Trưởng phòng Tư pháp ghi vào sổ và báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện ký bản chính trích lục hộ tích cho người yêu cầu.
• Nếu thấy yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn thuộc một trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này, Trường phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện để từ chối.
• Thẩm quyền giải quyết: Ủy ban nhân dân cấp huyện (Khoản 1 Điều 48 Luật Hộ tịch 2014).

Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người có yêu cầu ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (sau đây gọi là ghi chú kết hôn) nộp hồ sơ tại Ủy ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền.

Bước 2: Xử lý hồ sơ

Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ hồ sơ, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ do người yêu cầu nộp, xuất trình.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả; nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận.

Bước 3: Nhận kết quả

Nếu thấy yêu cầu ghi chú kết hôn đủ điều kiện, không thuộc trường hợp từ chối ghi vào sổ việc kết hôn theo quy định, Phòng Tư pháp báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện xem xét, quyết định. Trường hợp Chủ tịch Ủy ban nhân dân đồng ý giải quyết thì ký Trích lục ghi chú kết hôn cấp cho người yêu cầu; công chức làm công tác hộ tịch ghi vào Sổ đăng ký kết hôn.

Thời hạn giải quyết tối đa là 12 ngày, kể từ ngày nộp hồ sơ

Một số thủ tục liên quan:

- Thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài

- Ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân việt nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

5. Mẫu trích lục ghi chú kết hôn

Mẫu trích lục ghi chú kết hôn là mẫu bản trích lục được lập ra để ghi chép về việc ghi chú kết hôn. Mẫu trích lục nêu rõ thông tin người kết hôn. 

Nội dung cơ bản của mẫu trích lục ghi chú kết hôn như sau:

Chú thích:

(1) Ghi tên cơ quan cấp Trích lục; nếu là Ủy ban nhân dân cấp huyện thì ghi đủ 02 cấp hành chính (huyện, tỉnh); nếu là Cơ quan đại diện thì ghi rõ tên Cơ quan đại diện và tên nước có trụ sở Cơ quan đại diện.

Ví dụ: Thành phố Hà Nội

UBND thành phố Hà Nội

Hoặc: Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ;

Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka, Nhật Bản

(2) Ghi số đăng ký trong Sổ đăng ký kết hôn

(3) Ghi tên cơ quan, tên quốc gia nước ngoài đã đăng ký kết hôn, tên loại giấy tờ chứng nhận việc kết hôn do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, số (nếu có) và ngày, tháng, năm cấp giấy tờ đó.

Ví dụ:

Đăng ký kết hôn tại Cộng hòa Pháp, Giấy chứng nhận kết hôn số 0AF3456 cấp ngày 09/3/2023.

Mục giấy tờ tùy thân: ghi rõ thông tin về giấy tờ tùy thân (số, cơ quan cấp, ngày cấp hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế)

Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an Hà Nội cấp ngày 20/10/2004;

Hộ chiếu số N1233567 do Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao cấp ngày 22/12/2015

Hộ chiếu số 545379017 do cơ quan có thẩm quyền Hoa Kỳ cấp ngày 11/02/2016.

Trên đây là tất cả thông tin về Mẫu trích lục ghi chú kết hôn mới nhất mà Luật Minh Khuê cung cấp tới các bạn độc giả. Nếu các bạn độc giả còn có bất kỳ thắc mắc hay góp ý nào liên quan đến bài viết hoặc những vấn đề pháp lý khác hãy liên hệ với Luật Minh Khuê để nhận được sự hỗ trợ từ đội ngũ luật sư.