Mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài có được ghi nhận chi phí không

1. Thương nhân nước ngoài được hiểu là như thế nào?

Thương nhân có thể là cá nhân hoặc tổ chức đáp ứng đầy đủ các điều kiện do pháp luật quy định để tham gia vào các hoạt động thương mại.

Tại khoản 1 Điều 6 Luật Thương mại năm 2005 có quy định như sau: "Thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợp pháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh". Theo quy định của luật thương mại Việt Nam, trường hợp thương nhân là cá nhân sẽ thỏa mãn điều kiện sau: là người hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên và có đăng ký kinh doanh. Còn đối với thương nhân là tổ chức thì phải được thành lập hợp pháp và có đăng ký kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm.

Còn thương nhân nước ngoài được định nghĩa tại khoản 1 Điều 16 Luật Thương mại năm 2015: "Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận".

Ngoài ra, thương nhân nước ngoài còn được chia thành: thương nhân nước ngoài hiện diện tại Việt Nam và thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam.

+ Thương nhân nước ngoài hiện diện tại Việt Nam theo quy định của Luật Đầu tư, Luật Thương mại, gồm có: lập văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; đầu tư theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh tại Việt Nam; thực hiện dự án đầu tư,....

+ Thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam: họ là thương nhân nước ngoài không có đầu tư trực tiếp tại Việt Nam theo các hình thức được quy định trong Luật Đầu tư, Luật Thương mại; không có văn phòng đại diện, cho nhánh tại Việt Nam theo Luật Thương mại (khoản 2 Điều 3 Nghị định 90/2007/NĐ-CP quy định về quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu của thương nhận nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam).

Tóm lại, thương nhân nước ngoài là cá nhân, tổ chức được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.

2. Các khoản chi được xác định là chi phí hợp lý

Hiện nay, chưa có một văn bản pháp luật nào quy định về định nghĩa "chi phí hợp lý". Nguyên nhân dẫn đến chưa có có thể vì vấn đề xác định thu nhập chịu thuế, tính thuế thu nhập doanh nghiệp vô cùng đa dạng cũng như phức tạp nên rất khó để đưa ra một định nghĩa chung nhất.

Nhưng ta có thể hiểu đơn giản, chi phí hợp lý là những chi phí sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, tính thuế thu nhập doanh nếu thỏa mãn được các điều kiện theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp.

Căn cứ vào Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi khi đáp ứng được các điều kiện sau:

(1) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp

(2) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật

(3) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Khi mua hàng hóa, dịch vụ mà từng lần mua có giá trị từ 20 triệu động trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nếu khi thanh toán mà doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Ngoài ra, có một số khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế được quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC như:

+ Tài sản, hàng hóa bị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn không được bồi thường (có hồ sơ chứng minh: biên bản kiểm kê giá trị tài sản hàng hóa bị tổn thất do doanh nghiệp lập kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị tổn thất có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật; hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có); hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân (nếu có))

+ Hàng hóa bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên, hàng hóa hết hạn sử dụng, không được bồi thường (có hồ sơ chứng minh: biên bản kiểm kê giá trị hàng hóa bị hư hỏng do doanh nghiệp lập kèm theo bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa bị hư hỏng có xác nhận do đại diện hợp pháp của doanh nghiệp lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật; hồ sơ bồi thường thiệt hại được cơ quan bảo hiểm chấp nhận bồi thường (nếu có); hồ sơ quy định trách nhiệm của tổ chức, cá nhân phải bồi thường (nếu có)).

+ Tài sản cố định phục vụ cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp như: nhà nghỉ giữa ca, nhà ăn giữa ca, nhà thay quần áo, nhà vệ sinh, cơ sở đào tạo, dạy nghề, thư viện, nhà trẻ, khu thể thao, nhà để xe,.....được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

+ Doanh nghiệp có công trình trên đất như trụ sở văn phòng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì được trích khấu hao tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nhưng phải đáp ứng điều kiện: có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mang tên doanh nghiệp hoặc có hợp đồng thuê đất, mượn đất giữa doanh nghiệp với đơn vị, cá nhân; hóa đơn thanh toán khối lượng công trình xây dựng bàn giao kèm theo hợp đồng xây dựng công trình, thanh lý hợp đồng, quyết toán giá trị công trình xây dựng mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp; công trình trên đất được quản lý, theo dõi hạch toán theo quy định hiện hành về quản lý tài sản cố định.

+ Tài sản cố định thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đang dùng cho sản xuất kinh doanh nhưng phải tạm thời dừng do sản xuất theo mùa vụ với thời gian dưới 09 tháng; tạm thời dừng để sửa chữa, để di dời di chuyển địa điểm, để bảo trì, bảo dưỡng theo định kỳ, với thời gian dưới 12 tháng, sau đó tài sản cố định được tiếp tục đưa vào hoạt động sản xuất kinh doanh thì trong thời gian tạm dừng đó, doanh nghiệp được trích khấu hao và khoản chi chi phí khấu hao tài sản cố định trong thời gian tạm dừng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;.....

Như vậy, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu khoản chi đó phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp.

3. Mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài có được tính vào chi phí hợp lý hay không?

Mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài sẽ được chia thành hai (02) trường hợp như sau:

Trường hợp 1: Mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khi mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam sẽ được tính vào chi phí khi thỏa mãn các điều kiện: việc mua hàng hóa đó được dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.

+ Có hợp đồng hoặc hóa đơn phù hợp với nội dung chi phí.

Căn cứ vào Điều 85 Thông tư 80/2021/TT-BTC, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt. Tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt. Người nộp thuế ký tên, đóng dấu bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch. Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.

Do đó, hợp đồng ký kết với thương nhân nước ngoài có nội dung bằng tiếng nước ngoài và hóa đơn bằng tiếng nước ngoài do bên mua cung cấp đều phải thực hiện quá trình dịch ra tiếng Việt

+ Tờ khai hải quan cho hàng hóa nhập khẩu

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác (tại khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC)

+ Kê khai, khấu trừ thuế nhà thầu thay cho nhà thầu nước ngoài (thực hiện khi nhà thầu nước ngoài không đáp ứng được một trong các điều kiện tại Điều 8 Thông tư 103/2014/TT-BTC sau: có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoặc là đối tượng cư trú tại Việt Nam; thời hạn kinh doanh tại Việt Nam theo hợp đồng nhà thầu, nhà thầu phụ từ 183 ngày trở lên kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực; áp dụng chế độ kế toán Việt Nam và thực hiện đăng ký thuế, được cơ quan cấp mã số thuế),....

Trường hợp 2: Mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài có hiện diện tại VIệt Nam (trừ văn phòng đại diện)

Trong trường hợp này, việc mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài có hiện diện tại Việt Nam được ghi nhận vào chi phí hợp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC. Những giấy tờ phải nộp để chứng minh như: 

+ Hợp đồng hoặc hóa đơn phù hợp với chi phí

+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác

+ Kê khai, khấu trừ thuế nhà thầu nước ngoài thay cho nhà thầu nước ngoài khi không đáp ứng một trong các điều kiện tại Điều 8 Thông tư 103/2014/TT-BTC (cụ thể là không đáp ứng điều kiện về thời hạn kinh doanh tại Việt Nam theo hợp đồng nhà thầu, nhà thầu phụ từ 183 ngày trở lên kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực);.....

Như vậy, mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài để được ghi nhận vào chi phí hợp lý thì cần phải chứng minh: chi phí đó được dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp cũng như có chứng từ, hóa đơn hợp pháp.

Trên đây là toàn bộ nội dung bài "Mua hàng hóa của thương nhân nước ngoài có ghi nhận được chi phí hợp lý không?" mà Luật Minh Khuê muốn gửi đến bạn đọc. Nếu bạn đọc có bất kỳ vướng mắc nào liên quan đến vấn đề này hay vấn đề pháp lý khác thì vui lòng liên hệ tới bộ phân tổng đài tư vấn pháp luật qua số 1900.6162 hoặc gửi thư qua địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn để hỗ trợ, giải đáp. Xin chân thành cảm ơn bạn đọc!