Nguyên tắc ghi và sửa chữa sai sót trên Giấy tờ hộ tịch và Sổ hộ tịch?

Câu hỏi được biên tập từ chuyên mục tư vấn luật Hộ tịch của Công ty luật Minh Khuê

>> Luật sư tư vấn pháp luật Hộ tịch, gọi:  1900 6162

NỘI DUNG YÊU CẦU:

Chào Công ty Luật Minh Khuê, tôi là Đặng Nhật Minh, hiện tại đang ở Hưng Yên. Tôi có câu hỏi như sau để gửi đến công ty:

Gần đây, tôi có thực hiện đăng ký khai sinh cho bé nhà tôi và có vấn đề sai sót, nhầm lẫn thông tin về quê quán của bé. Tôi xin hỏi công ty thì bên tư pháp xã sẽ sửa chúng như thế nào? Nếu chúng tôi chứng minh đươc là lỗi của cán bộ tư pháp thì chúng tôi có thể yêu cầu sửa chữa sai sót bất kỳ lúc nào có được không, bởi hiện nay tôi đang bận một số vấn đề gia đình?

Mong công ty sớm phản hồi câu hỏi này để tôi nắm rõ hơn quy định của pháp luật và mọi người có câu hỏi giống tôi cùng tham khảo. Trân thành cảm ơn Công ty Luật Minh Khuê.

CƠ SỞ PHÁP LÝ

Luật hộ tịch số 60/2014/QH13 ban hành ngày 20 tháng 11 năm 2014;

Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ban hành ngày 15 tháng 11 năm 2015 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

Thông tư số 04/2020/TT-BTP ban hành ngày 28 tháng 5 năm 2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

NỘI DUNG TƯ VẤN

Chào bạn, cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Luật Minh Khuê. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:

1. Nguyên tắc ghi giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch

Căn cứ theo quy định Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ban hành ngày 28 tháng 5 năm 2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch có thể hiểu Giấy tờ hộ tịch, Sổ hộ tịch được ghi như sau:

1.1 Người ghi thông tin hộ tịch

 Người có trách nhiệm trực tiếp phải ghi thông tin vào Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch là: Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự (sau đây gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch).

1.2 Yêu cầu về hình thức lữu trữ và thể hiện nội dung hộ tịch

Yêu cầu về hình thức thể hiện nội dung thông tin được ghi trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch và hình thức lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Chữ viết thể hiện trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa;

+ Mực được dùng để viết Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch phải sử dụng bằng loại mực tốt, cùng một màu; không dùng các màu mực khác nhau; không dùng mực đỏ. Nếu giấy tờ hộ tịch được in bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin thì phải in bằng loại mực tốt, màu đen, không bị nhòe, mất nét hoặc phai màu.

+ Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ. Sổ được ghi liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống.

1.3 Yêu cầu về ghi nội dung thông tin hộ tịch

Yêu cầu về nội dung thông tin được ghi trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Nội dung thông tin được ghi trong Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch phải chính xác, đầy đủ;

+ Số ghi trên giấy tờ hộ tịch của cá nhân phải trùng với số thứ tự ghi trong Sổ hộ tịch theo quy định;

+ Các cột, mục trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch phải được ghi đầy đủ, chính xác theo đúng hướng dẫn trong Sổ hộ tịch; ngày, tháng, năm được ghi theo dương lịch.

1.4 Ghi hộ tịch của công dân trong trường hợp đặc biệt:

Thứ nhất, thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

a) Việc thay đổi quốc tịch được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh; việc thay đổi này cũng được ghi vào mục Ghi chú trong các Sổ hộ tịch khác mà người thay đổi quốc tịch đã đăng ký hộ tịch;

b) Việc xác định cha, mẹ, con được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người con;

c) Việc xác định lại giới tính được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh của người được xác định lại giới tính;

d) Việc nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi và mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;

đ) Việc ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký kết hôn;

e) Việc công nhận giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

g) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người mất tích, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự được ghi vào mục Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh;

h) Việc tuyên bố hoặc huỷ tuyên bố một người đã chết được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

Thứ hai, hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ hộ tịch như sau:

a) Việc khai sinh được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh;

b) Việc kết hôn được ghi vào Sổ đăng ký kết hôn;

c) Việc giám hộ được ghi vào Sổ đăng ký giám hộ;

d) Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh;

đ) Việc nuôi con nuôi được ghi vào Sổ đăng ký nuôi con nuôi;

e) Việc thay đổi hộ tịch được ghi vào Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc và ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký các việc hộ tịch khác;

g) Việc ly hôn, huỷ việc kết hôn được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn, ghi chú kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn;

h) Việc khai tử được ghi vào Sổ đăng ký khai tử.

2. Nguyên tắc sửa chữa lỗi sai khi ghi giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch

Căn cứ theo Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ban hành ngày 28 tháng 5 năm 2020 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch có thể hiểu việc sửa chữa sai sót khi ghi giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch phải đảm bảo yêu cầu sau:

+ Người trực tiếp thực hiện sửa chữa lỗi sai sót khi ghi sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch là Công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã, công chức làm công tác hộ tịch của Phòng Tư pháp, viên chức ngoại giao, lãnh sự ( gọi chung là công chức làm công tác hộ tịch).

+ Yêu cầu khi thực hiện việc sửa chữa lỗi sai sót trong sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch phải đảm bảo:

Khi Sổ hộ tịch có sai sót về nội dung thông tin đăng ký hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch phải gạch bỏ phần sai sót, ghi sang bên cạnh hoặc lên phía trên, không được chữa đè lên chữ cũ, không được tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xoá.

Trường hợp có sai sót bỏ trống trang sổ thì công chức làm công tác hộ tịch phải gạch chéo vào trang bỏ trống.

Cột ghi chú của Sổ hộ tịch phải ghi rõ nội dung sửa chữa sai sót; ngày, tháng, năm sửa; công chức làm công tác hộ tịch ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.

Công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm báo cáo Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch biết về việc sửa chữa sai sót. Thủ trưởng cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa sai sót.

Công chức làm công tác hộ tịch không được tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong Sổ hộ tịch.

+ Lưu ý:

Công chức làm công tác hộ tịch chỉ thực hiện việc sửa chữa sai sót ghi thông tin hộ tịch khi phát hiện sai sót trong quá trình đăng ký hộ tịch. Nếu quá trình này kết thúc thì công chức làm công tác hộ tịch thực hiện theo thủ tục cải chính hộ tịch theo quy định.

Trong quá trình đăng ký hộ tích, nếu có sai sót trên giấy tờ hộ tịch thì công chức làm công tác hộ tịch không cấp giấy tờ hộ tịch có sai sót cho người dân, mà phải hủy bỏ giấy tờ đó, ghi giấy tờ mới, không cấp giấy tờ đã bị sửa chữa.

Trên đây là tư vấn, phân tích quy định pháp luật của chúng tôi. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong bản tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp, bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại số: 1900 6162 để được giải đáp.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận tư vấn pháp luật Hộ tịch - Công ty luật Minh Khuê