1. Hồ sơ dự thầu được hiểu như thế nào?
Hồ sơ dự thầu, một bước quan trọng trong quá trình tham gia đấu thầu dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng, là tổ hợp các tài liệu chuyên biệt được chuẩn bị và tổ chức bởi các bên như nhà thầu và nhà đầu tư.
Những tài liệu này được trình bày và nộp cho các bên tổ chức thầu theo các yêu cầu cụ thể được quy định trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu. Mỗi hồ sơ dự thầu là một bức tranh tổng thể về khả năng, kinh nghiệm và cam kết của các bên tham gia, đồng thời là cơ hội để họ thể hiện sự chuyên nghiệp và sự sáng tạo trong việc xây dựng và quản lý dự án.
2. Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu gồm những nội dung nào?
Theo quy định tại khoản 3 của Điều 24 trong Nghị định số 24/2024/NĐ-CP, hồ sơ mời thầu không chỉ đơn thuần là một tập hợp các giấy tờ, mà còn là bản thể biểu hiện sự chuyên nghiệp và tính hợp lệ của một dự án đấu thầu. Được thể hiện qua các yêu cầu cụ thể sau:
- Có bản gốc hồ sơ dự thầu: Không chỉ là việc đảm bảo tính trung thực và minh bạch của thông tin, mà còn là sự bảo đảm về chất lượng và đầy đủ của hồ sơ dự thầu.
- Đơn dự thầu và chữ ký hợp pháp: Mỗi đơn dự thầu phải được ký kết bởi đại diện hợp pháp của nhà thầu và đóng dấu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Thời điểm ký đơn dự thầu cũng phải được tuân thủ, đảm bảo tính thời gian và tính xác thực của thông tin. Ngoài ra, không được phép đề xuất các giá dự thầu khác nhau hoặc điều kiện gây bất lợi cho chủ đầu tư, nhằm đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu.
- Đối với nhà thầu liên danh: Trong trường hợp nhà thầu liên danh, đơn dự thầu phải được ký kết bởi đại diện hợp pháp của từng thành viên liên danh hoặc được phân công thay mặt liên danh ký đơn dự thầu theo phân công trách nhiệm đã được thỏa thuận. Đảm bảo tính rõ ràng và trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình tham gia đấu thầu.
- Hiệu lực của Hồ sơ Dự thầu: Hồ sơ dự thầu là cột mốc quan trọng đánh giá sự chuẩn bị và sự chuyên nghiệp của các bên tham gia đấu thầu. Điều quan trọng là hồ sơ này phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu được quy định trong hồ sơ mời thầu. Tính hiệu lực của hồ sơ dự thầu không chỉ là vấn đề pháp lý mà còn là minh chứng cho sự chất lượng và sự nghiêm túc của nhà thầu.
- Bảo đảm Dự thầu: Đảm bảo rằng dự thầu được thực hiện với giá trị, thời hạn hiệu lực và đơn vị thụ hưởng phù hợp là một trong những yêu cầu quan trọng khác. Trong trường hợp cần bảo đảm dự thầu bằng thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh, việc tuân thủ các quy định cụ thể là bắt buộc. Thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh không được phép vi phạm các điều kiện như: giá trị thấp hơn so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu, thời gian hiệu lực ngắn hơn, thông tin không chính xác về đơn vị thụ hưởng, thiếu chữ ký hợp lệ, ký trước khi phát hành hồ sơ mời thầu hoặc điều kiện gây bất lợi cho các bên liên quan.
- Để đảm bảo tính minh bạch và uy tín trong quá trình đấu thầu, thư bảo lãnh hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh cần phải được tổ chức tín dụng trong nước hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài tuân thủ pháp luật Việt Nam. Tương tự, các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ trong nước hoặc chi nhánh của doanh nghiệp bảo hiểm này nước ngoài, được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam, cũng phải thực hiện các thủ tục ký tên và đóng dấu (nếu có).
- Đối với các gói thầu liên quan đến bảo hiểm, nhà thầu tham dự thầu không được phép sử dụng giấy chứng nhận bảo hiểm bảo lãnh do chính họ phát hành. Nhấn mạnh sự quan trọng của việc tuân thủ quy định và sự đảm bảo tính minh bạch từ các bên tham gia, nhằm đảm bảo sự công bằng và trung thực trong quá trình đấu thầu.
- Tính độc lập của Nhà thầu: Việc không xuất hiện tên của một nhà thầu trong hai hoặc nhiều hồ sơ dự thầu, dưới vai trò là một nhà thầu độc lập hoặc thành viên trong một liên danh, là một nguyên tắc quan trọng nhằm đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu. Giúp tránh được sự ảnh hưởng và thiên vị từ các nhà thầu có liên quan, đồng thời tạo điều kiện cho sự cạnh tranh lành mạnh giữa các bên tham gia.
- Thỏa thuận Liên danh: Trong trường hợp tham gia đấu thầu dưới hình thức liên danh, việc có một thỏa thuận liên danh là không thể thiếu. Thỏa thuận này cần được ký kết bởi đại diện hợp pháp của mỗi thành viên trong liên danh, và cần phải nêu rõ ràng về nội dung công việc cụ thể và ước tính giá trị tương ứng mà mỗi thành viên trong liên danh sẽ thực hiện. Đảm bảo sự rõ ràng và chính xác trong việc phân công trách nhiệm và tránh xung đột quyền lợi giữa các bên tham gia.
- Trong quá trình phân chia công việc trong liên danh, cần phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể và căn cứ vào các hạng mục được liệt kê trong bảng giá dự thầu hoặc dựa trên các công việc cụ thể thuộc quá trình sản xuất của từng hạng mục trong bảng giá. Đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong việc phân chia công việc, đồng thời tránh được việc phân chia các công việc không có liên quan đến các hạng mục nêu trên hoặc không thuộc quá trình sản xuất của chúng. Việc này giúp tối ưu hóa hiệu suất và hiệu quả của quá trình thực hiện dự án, đồng thời giữ vững tính chuyên nghiệp và công bằng trong mối quan hệ giữa các bên tham gia.
- Một yếu tố quan trọng trong quá trình đấu thầu là việc nhà thầu phải bảo đảm tư cách hợp lệ, như quy định tại Điều 5 của Luật Đấu thầu 2023. Đây là căn cứ cơ bản để đảm bảo sự minh bạch, công bằng và tính chuyên nghiệp trong quá trình tham gia đấu thầu.
- Trong thời gian 03 năm trước khi tham gia đấu thầu, nhà thầu cần phải đáp ứng một tiêu chuẩn quan trọng: không có nhân sự nào (tức là những cá nhân ký kết hợp đồng lao động với nhà thầu trong thời gian đó) bị Tòa án kết án với hành vi vi phạm các quy định về đấu thầu, đặc biệt là những hành vi gây ra hậu quả nghiêm trọng. Nhấn mạnh sự quan trọng của việc duy trì tính minh bạch và tính chất đạo đức trong các hoạt động của nhà thầu trước khi họ tham gia vào quy trình đấu thầu.
3. Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu ra sao?
Quy định về chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi và rút hồ sơ dự thầu theo khoản 3 của Điều 26 trong Nghị định số 24/2024/NĐ-CP được điều chỉnh như sau:
- Nhà thầu có trách nhiệm chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo các yêu cầu được quy định trong hồ sơ mời thầu. Đảm bảo sự chuyên nghiệp và tính toàn diện của thông tin được đưa ra để tham gia vào quá trình đấu thầu.
- Bên mời thầu phải tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã được nộp theo quy định về quản lý hồ sơ mật, đảm bảo tính bảo mật và minh bạch cho đến khi kết quả lựa chọn nhà thầu được công bố. Quá trình này giúp đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong việc xem xét và lựa chọn nhà thầu phù hợp.
- Bất kỳ thay đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu đều không được phép và sẽ không được xem xét, trừ khi có các tài liệu làm rõ theo yêu cầu của bên mời thầu. Tuy nhiên, những tài liệu như làm rõ tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế, thông tin về nhân sự, thiết bị đã được đề xuất trong hồ sơ dự thầu, cùng các tài liệu khác chứng minh năng lực sản xuất của nhà thầu vẫn có thể được bổ sung. Đảm bảo sự linh hoạt và công bằng trong quá trình xem xét hồ sơ và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất.
- Chủ đầu tư, bên mời thầu và tổ chuyên gia có trách nhiệm giữ bí mật thông tin trong hồ sơ dự thầu của mỗi nhà thầu, trừ những thông tin được công khai khi quá trình mở thầu diễn ra. Đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình đấu thầu, tránh việc tiết lộ thông tin cho các nhà thầu khác và ảnh hưởng đến sự cạnh tranh.
- Trong trường hợp có yêu cầu sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã được nộp, nhà thầu cần phải lập văn bản đề nghị và gửi cho bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ có thể chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu. Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình quản lý hồ sơ dự thầu, đồng thời tạo điều kiện công bằng cho tất cả các bên tham gia.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Thủ tục nộp hồ sơ dự thầu qua mạng theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ? Mẫu đơn dự thầu mới nhất. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
