Nội quy công ty có bắt buộc phải lập thành văn bản hay không?

1. Nội quy công ty có bắt buộc phải lập thành văn bản hay không?

Nội quy công ty là một tập hợp các quy định, nguyên tắc, và hướng dẫn được thiết lập bởi công ty để quản lý hoạt động hàng ngày của mình. Nội quy công ty thường mô tả các quy định và hành vi mà nhân viên cần tuân thủ trong quá trình làm việc, bao gồm cả các quy định về đạo đức nghề nghiệp, quy trình làm việc, quy định về an toàn lao động, quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên, quy định về sử dụng tài sản công ty, và các quy định pháp lý khác.

Mục đích chính của nội quy công ty là tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng nhất, và có trật tự, giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động của công ty được thực hiện theo cách hợp pháp và đạo đức. Nội quy công ty cũng giúp mọi người trong công ty hiểu rõ về quyền lợi và trách nhiệm của mình, cũng như tạo điều kiện cho việc giải quyết các tranh chấp hoặc xung đột một cách công bằng và hiệu quả.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 của Bộ luật Lao động năm 2019 thì người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Như vậy theo quy định của pháp luật thì đối với công ty (doanh nghiệp) sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì bắt buộc nội quy công ty phải được lập bằng văn bản. Còn nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì căn cứ theo khoản 1 Điều 69 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động thì không bắt buộc phải ban hành nội quy công ty bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Nếu căn cứ theo quy định trên thì không phân biệt về quy mô hoặc tính chất kinh doanh của người sử dụng lao động. Bất kể kích thước hay loại hình hoạt động kinh doanh, mọi người sử dụng lao động đều có trách nhiệm ban hành nội quy lao động để quản lý và điều hành hoạt động lao động một cách có trật tự, an toàn và hiệu quả. Sự khác biệt thường xuất hiện trong hình thức thể hiện của nội quy công ty sẽ phụ thuộc vào số lượng người lao động của người sử dụng lao động.

Ví dụ, một công ty có quy mô lớn có thể có một nội quy lao động chi tiết và phức tạp hơn, trong khi một doanh nghiệp nhỏ có thể có một nội quy đơn giản hơn. Tuy nhiên, mục tiêu cuối cùng của việc ban hành nội quy lao động vẫn là đảm bảo môi trường làm việc an toàn, công bằng và tuân thủ quy định pháp luật.

Trong nội quy lao động bắt buộc phải không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

- Thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi;

- Trật tự trong nơi làm việc;

- An toàn và vệ sinh lao động;

- Phòng và chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc, cũng như quy trình và thủ tục xử lý các trường hợp quấy rối tình dục;

- Bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, và quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

- Trường hợp tạm thời chuyển đổi công việc cho người lao động so với nội dung trong hợp đồng lao động;

- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các biện pháp xử lý kỷ luật lao động;

- Trách nhiệm về tài sản;

- Các quyền và trách nhiệm của người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

2. Có phải bắt buộc đăng ký nội quy công ty hay không?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 119 của Bộ luật Lao động năm 2019 thì việc đăng ký nội quy lao động được quy định như sau:

- Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.

Nếu số lượng người lao động trong công ty đạt từ 10 người trở lên, thì công ty cần thực hiện việc đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh nơi mà công ty đã đăng ký kinh doanh.

Như vậy là không phải tất cả các công ty đều phải đăng ký nội quy lao động. Chỉ khi có từ 10 người lao động trở lên, công ty mới bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan có thẩm quyền.

Theo quy định, trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

Nếu người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh tại nhiều địa bàn, họ cần gửi nội quy lao động đã đăng ký đến cơ quan có thẩm quyền tại nơi đặt chi nhánh, đơn vị hoặc cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Trường hợp người sử dụng lao động có ít hơn 10 người lao động, họ không cần phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và không cần đăng ký nội quy lao động. Trong trường hợp này, hiệu lực của nội quy lao động sẽ do người sử dụng lao động tự quyết định trong nội quy lao động của mình.

- Căn cứ tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019 thì hồ sơ đăng ký nội quy công ty gồm những giấy tờ sau:

+ Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;

+ Nội quy lao động;

+ Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;

+ Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Các giấy tờ này cùng với đơn đăng ký sẽ cần được nộp đến cơ quan có thẩm quyền để hoàn tất quy trình đăng ký nội quy lao động của công ty.

3. Công ty có bị xử lý khi vi phạm quy định về nội quy lao động hay không?

Theo quy định tại Điều 19 của Nghị định số 12/2022/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. 

- Đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật đối với trường hợp bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động thì sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh khi người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên.

- Đối với hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên thì người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

- Đối với hành vi người sử dụng lao động không thông báo nội quy lao động đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc thì người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 1.000.00 đồng đến 3.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức xử phạt trên áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân, nếu người sử dụng lao động là tổ chức sẽ áp dụng bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 6 của Nghị định số 12/2022/NĐ-CP.

Như vậy để tránh rủi ro pháp lý và bị xử phạt hành chính thì công ty nên tuân thủ quy định của pháp luật về hình thức, thủ tục của nội quy lao động.

Ngoài nội dung bài viết trên quý khách hàng có thể tham khảo bài viết có nội dung tương tự tại địa chỉ sau: Mẫu nội quy công ty, nội quy lao động chi tiết nhất 

Nếu quý khách có bất kỳ vấn đề nào liên quan đến nội dung bài viết hoặc pháp lý, chúng tôi khuyến khích quý khách liên hệ trực tiếp đến hotline tel: 19006162 hoặc gửi email tới địa chỉ lienhe@luatminhkhue.vn. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ sẵn lòng hỗ trợ và giải quyết mọi thắc mắc của quý khách một cách tận tâm và chuyên nghiệp.