Phân biệt 05 dạng chữ ký trong soạn thảo văn bản hành chính

1. Thế nào là văn bản hành chính theo quy định của pháp luật ?

Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có hiệu lực thi hành từ ngày ký. Nghị định này đã thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, các văn bản này đã hết hiệu lực từ ngày Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực pháp luật.

Theo Nghị định, văn bản hành chính là những văn bản được tạo ra trong quá trình chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm các loại như: Nghị quyết (riêng biệt), quyết định (riêng biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Văn bản điện tử là dạng thông điệp dữ liệu được tạo ra hoặc số hóa từ văn bản giấy, và tuân thủ đúng các quy định về thể thức, kỹ thuật và định dạng. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật, có giá trị pháp lý tương đương với bản gốc văn bản giấy. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; Số, ký hiệu của văn bản; Địa danh và thời gian ban hành văn bản; Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung văn bản; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; Nơi nhận. Cụ thể về thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II của Nghị định này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III của Nghị định này.

2. Quy định về việc soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính

Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP, việc soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính được thực hiện như sau:

- Quá trình soạn thảo văn bản:

+ Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho một đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.

+ Đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện các công việc sau: xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn cấp của văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý thông tin liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Trong trường hợp văn bản điện tử, người được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cần chuyển bản thảo văn bản và tài liệu kèm (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật thông tin liên quan.

+ Khi cần chỉnh sửa, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền đưa ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, sau đó chuyển lại bản thảo văn bản đến người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để giao cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.

+ Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về nội dung bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.

- Duyệt bản thảo văn bản: Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trong trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa hoặc bổ sung, phải trình người có thẩm quyền ký xem xét và quyết định.

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

- Ký ban hành văn bản:

+ Trong trường hợp cơ quan hoạt động dưới chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có quyền ký duyệt tất cả văn bản được ban hành bởi cơ quan hoặc tổ chức đó. Người này có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản trong lĩnh vực phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của mình. Trong trường hợp cấp phó được giao phụ trách và điều hành, họ sẽ ký như cấp phó ký thay cho cấp trưởng.

+ Trong trường hợp cơ quan hoạt động dưới chế độ tập thể: Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức sẽ ký thay tập thể lãnh đạo các văn bản của cơ quan hoặc tổ chức đó. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức sẽ ký thay người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách theo ủy quyền.

+ Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị thuộc tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà người đứng đầu ban hành. Việc ủy quyền ký thừa phải được thực hiện bằng văn bản, có thời hạn và nội dung được ủy quyền được xác định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền tiếp cho người khác. Văn bản ký thừa ủy quyền sẽ được thực hiện theo hình thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan hoặc tổ chức ủy quyền.

+ Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức có thể giao cho người đứng đầu đơn vị thuộc tổ chức hoặc cơ quan ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh sẽ giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan hoặc tổ chức.

+ Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản mà họ ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản được ban hành bởi cơ quan hoặc tổ chức.

+ Trong trường hợp văn bản là giấy, việc ký văn bản sẽ sử dụng bút mực màu xanh, không sử dụng các loại mực dễ phai.

+ Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền sẽ sử dụng chữ ký số. Vị trí và hình ảnh chữ ký số sẽ tuân theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ.

3. Phân biệt 05 dạng chữ ký trong soạn thảo văn bản hành chính

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Mục 7 Phần II Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này thì việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính? 

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê liên quan đến vấn đề: Phân biệt 05 dạng chữ ký trong soạn thảo văn bản hành chính. Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu tư vấn qua email: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.