Phông chữ, cách trình bày, soạn thảo văn bản hành chính?

Việc soạn thảo văn bản hành chính không chỉ đòi hỏi nội dung chính xác, rõ ràng mà còn phải tuân thủ những tiêu chuẩn nhất định về phông chữ, cỡ chữ, căn lề và bố cục. Một văn bản có nội dung đầy đủ nhưng trình bày sai thể thức có thể phải chỉnh sửa, đính chính trước hoặc sau khi ban hành, gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và lưu trữ hồ sơ.

Tại Việt Nam, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư là căn cứ pháp lý quan trọng quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Theo đó, văn bản hành chính sử dụng phông chữ Times New Roman, bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen; cỡ chữ được xác định cụ thể đối với từng thành phần.

Dưới đây là hướng dẫn về quy định phông chữ, cỡ chữ, cách trình bày quốc hiệu, tiêu ngữ, nơi nhận và những lỗi cần tránh khi soạn thảo văn bản hành chính.

1. Quy định chung về phông chữ và cách trình bày văn bản hành chính

1.1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là loại văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành trong quá trình quản lý, điều hành và giải quyết công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.

Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính bao gồm nhiều loại như nghị quyết cá biệt, quyết định cá biệt, chỉ thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển và thư công.

Mỗi loại văn bản có mục đích sử dụng và đặc điểm riêng. Tuy nhiên, khi thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc trình bày phải tuân thủ các yêu cầu chung về thể thức và kỹ thuật.

Ví dụ, một công văn đề nghị phối hợp công tác và một quyết định hành chính có cách tổ chức nội dung khác nhau. Công văn thường có phần kính gửi, nội dung trao đổi hoặc đề nghị; trong khi quyết định thường có căn cứ ban hành và các điều quy định cụ thể.

Dù vậy, cả hai đều phải bảo đảm những tiêu chuẩn chung về phông chữ, khổ giấy, căn lề và các thành phần thể thức tương ứng.

1.2. Căn cứ pháp lý về thể thức văn bản hành chính

Các quy định về phông chữ và cách trình bày văn bản hành chính được xác định chủ yếu tại:

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
• Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về thể thức văn bản hành chính.
• Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
• Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định chi tiết thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và sơ đồ bố trí các thành phần thể thức.

Theo Điều 2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, nghị định áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.

Đối với tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, việc áp dụng được thực hiện theo quy định tương ứng. Các tổ chức và doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước được khuyến khích áp dụng quy định về công tác văn thư tại nghị định.

Như vậy, không phải mọi văn bản do cá nhân hoặc doanh nghiệp tư nhân lập đều bắt buộc phải trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn này có thể giúp văn bản thống nhất, trang trọng và thuận tiện khi trao đổi với cơ quan nhà nước.

1.3. Quy định về khổ giấy văn bản hành chính

Theo Mục I Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4, kích thước 210 mm × 297 mm.

Thông thường, văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ giấy A4, tức chiều dọc.

Trường hợp nội dung có bảng biểu nhưng không thể làm thành phụ lục riêng, văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của khổ giấy A4.

Ví dụ, báo cáo tổng hợp có bảng thống kê gồm nhiều cột về số liệu tài chính, nhân sự hoặc kết quả thực hiện nhiệm vụ có thể sử dụng trang ngang nếu việc trình bày theo chiều dọc khiến bảng khó đọc.

Tuy nhiên, việc chuyển sang trang ngang phải xuất phát từ yêu cầu trình bày nội dung, không nên tùy tiện thay đổi để tạo sự khác biệt về hình thức.

1.4. Quy định về căn lề văn bản hành chính

Việc căn lề phải bảo đảm nội dung nằm trong khu vực trình bày và thuận tiện cho việc in ấn, đóng tập, lưu trữ.

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, đối với văn bản trình bày theo chiều dọc khổ giấy A4, các thông số căn lề như sau:

Trong thực tế, người soạn thảo có thể lựa chọn một bộ thông số cụ thể nằm trong các khoảng trên.

Ví dụ:

• Lề trên: 2 cm.
• Lề dưới: 2 cm.
• Lề trái: 3 cm.
• Lề phải: 2 cm.

Đây là một phương án thiết lập phù hợp với các khoảng cách được nghị định quy định.

Cần lưu ý rằng Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định khoảng căn lề cho phép, không bắt buộc tất cả văn bản phải sử dụng duy nhất một bộ thông số cố định.

1.5. Quy định về đánh số trang

Theo Mục I Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, số trang văn bản được đánh từ số 1 bằng chữ số Ả Rập.

Số trang sử dụng cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

Đặc biệt, không hiển thị số trang thứ nhất.

Ví dụ, đối với văn bản gồm 05 trang:

• Trang thứ nhất không hiển thị số trang.
• Trang thứ hai hiển thị số 2.
• Trang thứ ba hiển thị số 3.
• Trang thứ tư hiển thị số 4.
• Trang thứ năm hiển thị số 5.

Đây là điểm người soạn thảo cần chú ý vì nhiều văn bản vẫn được đánh số ở góc dưới bên phải hoặc giữa chân trang theo thói quen.

1.6. Các thành phần thể thức của văn bản hành chính

Theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
3. Số, ký hiệu của văn bản.
4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
6. Nội dung văn bản.
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
9. Nơi nhận.

Ngoài những thành phần trên, tùy từng trường hợp, văn bản có thể có thêm phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo hoặc thông tin liên hệ của cơ quan ban hành.

Việc trình bày các thành phần này phải phù hợp với loại văn bản và sơ đồ bố trí được quy định tại Phụ lục I.

2. Tiêu chuẩn phông chữ trong văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP

2.1. Văn bản hành chính sử dụng phông chữ gì?

Theo Mục I Phần I Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phông chữ sử dụng trong văn bản hành chính là Times New Roman.

Đây là phông chữ có chân, thường được sử dụng trong văn bản hành chính, văn bản pháp lý và các tài liệu có yêu cầu cao về tính thống nhất.

Việc quy định một phông chữ cụ thể giúp hạn chế tình trạng mỗi cơ quan hoặc cá nhân sử dụng một kiểu chữ khác nhau.

Chẳng hạn, nếu cùng một văn bản nhưng phần quốc hiệu sử dụng Arial, phần nội dung sử dụng Calibri và phần nơi nhận sử dụng Times New Roman thì hình thức văn bản sẽ thiếu thống nhất.

Đối với văn bản hành chính thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người soạn thảo cần sử dụng phông Times New Roman theo đúng quy định.

2.2. Quy định về bảng mã chữ tiếng Việt

Ngoài phông chữ, Nghị định 30/2020/NĐ-CP còn quy định sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.

Đây là yêu cầu quan trọng để bảo đảm các ký tự tiếng Việt được hiển thị chính xác.

Trước đây, một số tài liệu được soạn thảo bằng những bảng mã như TCVN3 hoặc VNI-Windows. Khi mở bằng phần mềm hoặc thiết bị không tương thích, văn bản có thể bị lỗi ký tự, mất dấu hoặc hiển thị không đúng.

Ví dụ, người soạn thảo sao chép nội dung từ một tài liệu cũ sử dụng bảng mã TCVN3 sang văn bản Times New Roman nhưng không chuyển mã phù hợp có thể khiến chữ tiếng Việt bị lỗi.

Để hạn chế tình trạng này, khi sử dụng các bộ gõ tiếng Việt thông dụng, người soạn thảo nên chọn bảng mã Unicode.

Nếu tài liệu nguồn sử dụng bảng mã cũ, cần thực hiện chuyển mã trước khi đưa vào văn bản hành chính.

2.3. Màu chữ trong văn bản hành chính

Theo quy định, phông chữ trong văn bản hành chính sử dụng màu đen.

Vì vậy, các thành phần chữ thông thường như tên cơ quan, quốc hiệu, tiêu ngữ, số ký hiệu, nội dung và nơi nhận phải được trình bày bằng màu đen.

Không nên tự ý sử dụng màu xanh, đỏ, tím hoặc các màu sắc trang trí để nhấn mạnh nội dung.

Tuy nhiên, cần phân biệt màu chữ với màu của dấu hoặc hình ảnh chữ ký số.

Chẳng hạn, hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền và hình ảnh con dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày theo quy định riêng.

2.4. Có được sử dụng Arial hoặc Calibri trong văn bản hành chính không?

Đối với văn bản hành chính thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc sử dụng Arial hoặc Calibri thay cho Times New Roman không phù hợp với quy định về phông chữ.

Dù các phông chữ này dễ đọc và phổ biến trong nhiều loại tài liệu, chúng không phải phông chữ được quy định tại Phụ lục I của nghị định.

Tuy nhiên, cần phân biệt văn bản hành chính với các loại tài liệu khác như bài thuyết trình, tài liệu quảng cáo, ấn phẩm truyền thông hoặc biểu mẫu nội bộ của doanh nghiệp không thuộc phạm vi áp dụng bắt buộc.

Những tài liệu này có thể có tiêu chuẩn trình bày riêng.

2.5. Vì sao cần thống nhất phông chữ khi soạn thảo văn bản?

Việc thống nhất phông chữ mang lại nhiều lợi ích trong công tác văn thư.

Trước hết, văn bản có hình thức trang trọng và chuyên nghiệp hơn. Các thành phần được trình bày nhất quán giúp người đọc dễ nhận diện cấu trúc và nội dung.

Thứ hai, việc sử dụng phông chữ và bảng mã thống nhất giúp hạn chế lỗi hiển thị khi trao đổi tài liệu giữa các máy tính hoặc phần mềm.

Thứ ba, tiêu chuẩn hóa phông chữ tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ, tìm kiếm và quản lý văn bản điện tử.

Cuối cùng, việc tuân thủ thể thức giúp giảm thời gian kiểm tra, chỉnh sửa và xử lý sai sót trong quá trình ban hành văn bản.

3. Hướng dẫn cỡ chữ và định dạng chi tiết cho các thành phần văn bản

Không phải tất cả thành phần của văn bản hành chính đều sử dụng cùng một cỡ chữ.

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mỗi thành phần có quy định riêng về cỡ chữ, kiểu chữ và vị trí trình bày.

3.1. Bảng tổng hợp cỡ chữ văn bản hành chính

Bảng trên tổng hợp những thông số thường sử dụng khi soạn thảo văn bản hành chính. Đối với các thành phần đặc thù như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn hoặc chỉ dẫn phạm vi lưu hành, người soạn thảo cần áp dụng quy định riêng tại Phụ lục I.

3.2. Cỡ chữ phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản hành chính được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Nội dung phải được căn đều cả hai lề.

Khi bắt đầu đoạn văn mới, chữ đầu dòng được lùi vào từ 1 cm đến 1,27 cm.

Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6 pt. Khoảng cách giữa các dòng được lựa chọn từ dòng đơn đến tối đa 1,5 dòng.

Ví dụ, một văn bản có thể thiết lập:

• Phông chữ: Times New Roman.
• Cỡ chữ: 13.
• Căn lề đoạn: căn đều hai bên.
• Thụt đầu dòng: 1,27 cm.
• Khoảng cách sau đoạn: 6 pt.
• Giãn dòng: 1,3 dòng.

Đây là một phương án trình bày phù hợp với các giới hạn kỹ thuật được quy định.

Tuy nhiên, người soạn thảo không bắt buộc phải sử dụng đúng mức giãn dòng 1,3. Có thể lựa chọn mức khác trong khoảng cho phép để phù hợp với độ dài và bố cục văn bản.

3.3. Cách trình bày tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

THÔNG BÁO

KẾ HOẠCH

BÁO CÁO

Trích yếu nội dung đối với văn bản có tên loại được đặt ngay dưới tên loại văn bản, sử dụng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập Tổ công tác chuyển đổi số

Phía dưới trích yếu có đường kẻ ngang nét liền, độ dài từ một phần ba đến một phần hai độ dài dòng chữ và được đặt cân đối.

Đối với công văn, trích yếu được trình bày sau chữ viết tắt “V/v”, sử dụng cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

Ví dụ:

Số: 15/ABC-VP

V/v phối hợp triển khai nhiệm vụ năm 2026

Cần lưu ý rằng công văn không trình bày tên loại “CÔNG VĂN” ở giữa trang giống như quyết định hoặc thông báo.

3.4. Cách trình bày số, ký hiệu văn bản

Số và ký hiệu văn bản được trình bày tại vị trí quy định, phía dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành.

Từ “Số:” sử dụng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 13.

Số thứ tự của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

Đối với số văn bản nhỏ hơn 10, phải thêm chữ số 0 phía trước.

Ví dụ:

Số: 01/QĐ-ABC

Số: 09/TB-ABC

Số: 125/KH-ABC

Ký hiệu văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13.

Giữa số văn bản và ký hiệu sử dụng dấu gạch chéo. Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu sử dụng dấu gạch nối.

Người soạn thảo cần xác định đúng ký hiệu của loại văn bản và cơ quan ban hành, tránh tùy tiện sử dụng chữ viết tắt.

3.5. Cách trình bày địa danh và thời gian ban hành

Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa.

Sau địa danh có dấu phẩy, tiếp theo là ngày, tháng, năm ban hành.

Ví dụ:

Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2026

Đà Nẵng, ngày 16 tháng 10 năm 2026

Theo quy định, ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, tháng 2 phải thêm số 0 phía trước.

Ví dụ:

• Ngày 03 tháng 01 năm 2026.
• Ngày 09 tháng 02 năm 2026.
• Ngày 15 tháng 3 năm 2026.
• Ngày 25 tháng 12 năm 2026.

Không nên ghi “ngày 15 tháng 03 năm 2026” vì tháng 3 không thuộc trường hợp phải thêm số 0 phía trước.

3.6. Cách trình bày phần căn cứ ban hành văn bản

Đối với những văn bản có phần căn cứ ban hành, nội dung căn cứ được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Mỗi căn cứ được trình bày trên một dòng riêng.

Cuối mỗi căn cứ thường sử dụng dấu chấm phẩy; căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm.

Ví dụ:

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương;

Căn cứ Nghị định số .../.../NĐ-CP ngày ... của Chính phủ;

Theo đề nghị của Trưởng phòng ... .

Khi soạn thảo, cần ghi chính xác tên văn bản quy phạm pháp luật, số ký hiệu, ngày ban hành và tình trạng hiệu lực của căn cứ được viện dẫn.

Đây không chỉ là yêu cầu về trình bày mà còn liên quan trực tiếp đến tính chính xác của nội dung văn bản.

3.7. Cách trình bày chức vụ, họ tên người ký

Chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Họ và tên người ký được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Ví dụ:

GIÁM ĐỐC

Nguyễn Văn A

Trường hợp ký thay, ký thừa lệnh hoặc ký thừa ủy quyền, phải trình bày đúng ký hiệu quyền hạn theo quy định.

Ví dụ:

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC

Nguyễn Văn B

Các ký hiệu thường gặp gồm:

• TM.: Thay mặt.
• Q.: Quyền.
• KT.: Ký thay.
• TL.: Thừa lệnh.
• TUQ.: Thừa ủy quyền.

Người soạn thảo cần sử dụng đúng ký hiệu phù hợp với thẩm quyền ký, không tùy tiện lựa chọn hình thức ký.

3.8. Hướng dẫn định dạng văn bản hành chính trong Microsoft Word

Để soạn thảo văn bản hành chính đúng quy cách, người dùng có thể thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Thiết lập khổ giấy.

Mở Microsoft Word, chọn Layout, sau đó chọn Size và thiết lập khổ giấy A4.

Bước 2: Thiết lập căn lề.

Tại Layout, chọn Margins rồi chọn Custom Margins.

Nhập các thông số căn lề nằm trong khoảng quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Bước 3: Thiết lập phông chữ.

Chọn phông Times New Roman, màu chữ đen và cỡ chữ phù hợp với từng thành phần.

Đối với phần nội dung thông thường, có thể sử dụng cỡ chữ 13 hoặc 14.

Bước 4: Thiết lập đoạn văn.

Trong phần Paragraph, lựa chọn căn đều hai bên, thụt đầu dòng từ 1 cm đến 1,27 cm, khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6 pt và giãn dòng trong khoảng từ dòng đơn đến 1,5 dòng.

Bước 5: Trình bày các thành phần thể thức.

Bố trí quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh, ngày tháng năm, tên loại, trích yếu, nội dung, chữ ký và nơi nhận theo sơ đồ quy định.

Bước 6: Đánh số trang.

Sử dụng chức năng Insert, chọn Page Number, đặt số trang ở giữa phần đầu trang.

Sau đó thiết lập không hiển thị số trang thứ nhất.

Bước 7: Kiểm tra trước khi ban hành.

Kiểm tra lại lỗi chính tả, cỡ chữ, kiểu chữ, căn lề, số trang, các thành phần thể thức và thông tin về thẩm quyền ký.

4. Cách trình bày tiêu ngữ, quốc hiệu và nơi nhận đúng chuẩn

Quốc hiệu, tiêu ngữ và nơi nhận là những thành phần quan trọng trong thể thức văn bản hành chính.

Các thành phần này không chỉ giúp nhận diện văn bản mà còn thể hiện cơ quan ban hành, chủ thể tiếp nhận và phạm vi xử lý công việc.

4.1. Cách trình bày quốc hiệu

Quốc hiệu được trình bày bằng dòng chữ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, quốc hiệu phải đáp ứng các yêu cầu:

• Sử dụng chữ in hoa.
• Kiểu chữ đứng, đậm.
• Cỡ chữ từ 12 đến 13.
• Đặt ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

Quốc hiệu được bố trí cân đối trong phần dành cho quốc hiệu và tiêu ngữ.

Người soạn thảo không được tự ý thay đổi nội dung, viết tắt hoặc sử dụng kiểu chữ trang trí.

4.2. Cách trình bày tiêu ngữ

Tiêu ngữ được trình bày bằng dòng chữ:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Theo quy định, tiêu ngữ sử dụng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Chữ cái đầu của mỗi cụm từ được viết hoa.

Giữa các cụm từ sử dụng dấu gạch nối và có khoảng cách trước, sau dấu gạch nối.

Tiêu ngữ được đặt ngay phía dưới quốc hiệu, căn giữa theo dòng quốc hiệu.

Cỡ chữ tiêu ngữ lớn hơn cỡ chữ quốc hiệu 1 cỡ chữ.

Ví dụ:

Hoặc:

Bên dưới tiêu ngữ có một đường kẻ ngang nét liền, độ dài bằng độ dài dòng chữ tiêu ngữ.

Không sử dụng đường kẻ quá dài, quá ngắn hoặc kẻ bằng nhiều ký tự gạch dưới liên tiếp.

4.3. Mẫu trình bày quốc hiệu và tiêu ngữ

Khi trình bày trên văn bản hành chính, phần quốc hiệu và tiêu ngữ có cấu trúc như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Đây là minh họa về thứ tự các dòng. Khi soạn thảo chính thức, cần đặt toàn bộ cụm quốc hiệu, tiêu ngữ ở phía trên bên phải trang đầu, áp dụng đúng cỡ chữ và sử dụng đường kẻ ngang có chiều dài phù hợp.

4.4. Cách trình bày tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đặt ở phía trên bên trái trang đầu tiên.

Trường hợp có cơ quan chủ quản trực tiếp, tên cơ quan chủ quản được trình bày phía trên tên cơ quan ban hành.

Tên cơ quan chủ quản sử dụng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 12 đến 13.

Tên cơ quan ban hành sử dụng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ từ 12 đến 13.

Ví dụ:

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ A

SỞ NỘI VỤ

Phía dưới tên cơ quan ban hành có đường kẻ ngang nét liền, độ dài từ một phần ba đến một phần hai độ dài dòng chữ và được đặt cân đối.

Cần lưu ý rằng tên cơ quan ban hành phải được ghi đúng theo tên gọi chính thức tại thời điểm ban hành văn bản.

4.5. Cách trình bày phần kính gửi

Phần “Kính gửi:” thường được sử dụng trong công văn và một số loại văn bản có yêu cầu xác định rõ cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân tiếp nhận.

Theo quy định tại Phụ lục I, phần kính gửi được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

Ví dụ:

Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh A.

Trường hợp gửi nhiều cơ quan, có thể trình bày:

Kính gửi:

• Sở Nội vụ tỉnh A;
• Sở Tài chính tỉnh A;
• Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh A.

Khi trình bày chính thức, cần căn chỉnh vị trí của phần kính gửi theo mẫu tương ứng với loại văn bản.

Đặc biệt, không nên nhầm lẫn phần “Kính gửi:” với phần “Nơi nhận:” ở cuối văn bản.

Phần kính gửi xác định đối tượng mà văn bản trực tiếp hướng tới, trong khi nơi nhận còn có thể bao gồm những cơ quan, đơn vị nhận để biết, phối hợp hoặc lưu hồ sơ.

4.6. Cách trình bày phần nơi nhận

Theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP, phần nơi nhận ở cuối văn bản được trình bày tại vị trí quy định, phía dưới bên trái trang cuối.

Từ “Nơi nhận:” sử dụng:

• Cỡ chữ 12.
• Chữ in thường.
• Kiểu chữ nghiêng, đậm.
• Sau từ “Nơi nhận” có dấu hai chấm.

Danh sách các cơ quan, đơn vị nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 11.

Mỗi nơi nhận được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có dấu gạch đầu dòng.

Ví dụ:

Nơi nhận:

• Như trên;
• Lãnh đạo cơ quan;
• Các đơn vị có liên quan;
• Lưu: VT, HC.

Trong văn bản chính thức, cần bảo đảm dấu câu, cách xuống dòng và vị trí trình bày phù hợp với quy định.

4.7. Cách ghi dòng lưu văn bản

Dòng lưu văn bản thường được đặt cuối danh sách nơi nhận.

Nội dung dòng lưu thể hiện nơi lưu văn bản tại bộ phận văn thư và đơn vị chủ trì soạn thảo.

Ví dụ:

Lưu: VT, HC.

Trong đó:

• VT là viết tắt của văn thư.
• HC có thể là ký hiệu của đơn vị hành chính hoặc bộ phận được cơ quan quy định.

Ký hiệu của đơn vị chủ trì soạn thảo phải phù hợp với cơ cấu tổ chức và quy định nội bộ của cơ quan.

Không nên sử dụng các chữ viết tắt tùy tiện, gây khó khăn cho việc tra cứu và lưu trữ hồ sơ.

4.8. Phân biệt “Kính gửi” và “Nơi nhận”

Mặc dù đều liên quan đến chủ thể tiếp nhận văn bản, “Kính gửi” và “Nơi nhận” có chức năng khác nhau.

Ví dụ, một công văn đề nghị Sở Nội vụ hướng dẫn nghiệp vụ có thể ghi “Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh A”.

Trong phần nơi nhận, ngoài Sở Nội vụ tỉnh A, văn bản có thể được gửi đến lãnh đạo cơ quan và lưu tại bộ phận văn thư.

Việc phân biệt hai thành phần giúp xác định rõ trách nhiệm xử lý và lưu chuyển văn bản.

5. Các lỗi thường gặp khi soạn thảo và trình bày văn bản hành chính

Trong quá trình soạn thảo, nhiều sai sót phát sinh không phải do người viết thiếu kiến thức về nội dung mà do chưa nắm vững quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày.

Những lỗi này thường xuất hiện khi sử dụng mẫu văn bản cũ, sao chép nội dung từ nhiều nguồn hoặc không kiểm tra định dạng trước khi ban hành.

5.1. Sử dụng sai phông chữ

Một trong những lỗi phổ biến nhất là sử dụng Arial, Calibri hoặc những phông chữ khác thay cho Times New Roman.

Một số văn bản còn sử dụng nhiều phông chữ trong cùng một tài liệu.

Ví dụ, quốc hiệu được trình bày bằng Times New Roman nhưng phần nội dung lại sử dụng Arial.

Đối với văn bản hành chính thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách trình bày này không phù hợp với quy định.

Để khắc phục, người soạn thảo nên thiết lập phông chữ Times New Roman ngay từ đầu và kiểm tra lại toàn bộ văn bản sau khi sao chép nội dung từ tài liệu khác.

5.2. Sử dụng sai cỡ chữ

Lỗi thường gặp là sử dụng cỡ chữ 12 cho toàn bộ nội dung hoặc sử dụng cỡ chữ 14 cho tất cả thành phần của văn bản.

Trong khi đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cỡ chữ khác nhau đối với từng thành phần.

Chẳng hạn, phần nội dung sử dụng cỡ chữ từ 13 đến 14, nhưng danh sách nơi nhận ở cuối văn bản sử dụng cỡ chữ 11.

Do đó, không thể áp dụng một cỡ chữ duy nhất cho toàn bộ văn bản.

Người soạn thảo nên kiểm tra từng thành phần theo bảng quy định tại Phụ lục I.

5.3. Căn lề không đúng quy định

Một số văn bản có lề trái quá hẹp, lề phải quá rộng hoặc không thống nhất giữa các trang.

Điều này ảnh hưởng đến bố cục, đặc biệt khi văn bản được in và đóng thành hồ sơ.

Ví dụ, văn bản có lề trái 2 cm không đáp ứng khoảng lề trái từ 3 đến 3,5 cm theo quy định.

Để khắc phục, cần thiết lập căn lề trước khi soạn thảo và kiểm tra lại trong phần Page Setup của phần mềm.

5.4. Trình bày sai quốc hiệu và tiêu ngữ

Các lỗi thường gặp gồm:

• Viết sai hoặc thiếu nội dung quốc hiệu.
• Không viết hoa đúng quy định.
• Sử dụng cỡ chữ quốc hiệu và tiêu ngữ không phù hợp.
• Không căn giữa tiêu ngữ dưới quốc hiệu.
• Sử dụng dấu gạch nối không đúng.
• Kẻ đường ngang dưới tiêu ngữ không đúng độ dài.

Ví dụ, viết “Độc lập-Tự do-Hạnh phúc” là không đúng quy cách vì thiếu khoảng cách trước và sau dấu gạch nối.

Cách trình bày đúng là:

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

5.5. Đánh số trang sai vị trí

Nhiều văn bản vẫn đánh số trang ở giữa lề dưới hoặc góc dưới bên phải.

Trong khi đó, Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định số trang được đặt canh giữa ở phần lề trên.

Ngoài ra, trang đầu tiên không hiển thị số trang.

Vì vậy, người soạn thảo cần kiểm tra vị trí đánh số trang và thiết lập ẩn số trang đầu tiên.

5.6. Không thụt đầu dòng hoặc giãn dòng không phù hợp

Một lỗi thường gặp khác là toàn bộ nội dung được căn sát lề trái mà không thụt đầu dòng.

Theo quy định, khi bắt đầu đoạn văn mới, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1 cm đến 1,27 cm.

Bên cạnh đó, khoảng cách giữa các đoạn văn phải bảo đảm tối thiểu 6 pt.

Một số người soạn thảo sử dụng nhiều lần phím Enter để tạo khoảng trống giữa các đoạn. Cách làm này có thể khiến bố cục thay đổi khi chỉnh sửa hoặc chuyển tài liệu sang thiết bị khác.

Thay vào đó, nên sử dụng chức năng Paragraph để thiết lập khoảng cách đoạn.

5.7. Ghi sai ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Sai sót thường gặp là không thêm số 0 trước ngày nhỏ hơn 10 hoặc thêm số 0 trước những tháng không thuộc trường hợp quy định.

Ví dụ:

Cách ghi chưa đúng:

Hà Nội, ngày 5 tháng 03 năm 2026

Cách ghi đúng:

Hà Nội, ngày 05 tháng 3 năm 2026

Ngoài ra, địa danh và thời gian ban hành phải được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14.

5.8. Trình bày sai số và ký hiệu văn bản

Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Không thêm số 0 trước số thứ tự văn bản nhỏ hơn 10.
• Sử dụng sai dấu gạch chéo hoặc dấu gạch nối.
• Viết tắt sai tên loại văn bản.
• Sử dụng ký hiệu không phù hợp với cơ quan ban hành.
• Đặt số và ký hiệu sai vị trí.

Ví dụ, số văn bản thứ 5 trong năm phải được ghi là “05”, không ghi đơn thuần là “5”.

Ký hiệu của văn bản cần được xác định đúng theo quy định về công tác văn thư.

5.9. Trình bày sai phần nơi nhận

Một số lỗi phổ biến là sử dụng cỡ chữ quá lớn, không in nghiêng và in đậm từ “Nơi nhận:”, thiếu dấu hai chấm hoặc không ghi dòng lưu văn bản.

Ví dụ, việc sử dụng cỡ chữ 13 cho toàn bộ danh sách nơi nhận không phù hợp với quy định về cỡ chữ 11 của thành phần này.

Ngoài ra, cần xác định đầy đủ các cơ quan, đơn vị nhận văn bản để thực hiện, phối hợp, báo cáo hoặc lưu trữ.

Việc ghi thiếu nơi nhận có thể ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện và quản lý hồ sơ.

5.10. Sử dụng mẫu văn bản cũ

Một số cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng các mẫu văn bản được xây dựng trước khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực.

Những mẫu này có thể không còn phù hợp về vị trí đánh số trang, phông chữ, căn lề hoặc bố cục.

Vì vậy, khi sử dụng mẫu văn bản có sẵn, người soạn thảo cần kiểm tra nguồn mẫu và đối chiếu với quy định hiện hành.

Không nên mặc nhiên cho rằng mọi mẫu văn bản được lưu trữ trên máy tính hoặc chia sẻ trên mạng đều đúng thể thức.

5.11. Không kiểm tra văn bản trước khi ban hành

Ngay cả khi đã thiết lập đúng định dạng ban đầu, văn bản vẫn có thể phát sinh lỗi trong quá trình chỉnh sửa.

Ví dụ, việc sao chép nội dung từ một tài liệu khác có thể làm thay đổi phông chữ, cỡ chữ hoặc khoảng cách dòng.

Việc thêm bảng biểu, hình ảnh hoặc phụ lục cũng có thể khiến nội dung bị lệch trang.

Do đó, trước khi trình ký hoặc ban hành, cần kiểm tra toàn bộ văn bản, đặc biệt là các thành phần thể thức, căn lề, số trang và vị trí chữ ký.

5.12. Xử lý thế nào khi văn bản đã ban hành có sai sót về thể thức?

Theo khoản 3 Điều 18 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản đã phát hành có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày hoặc thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Trong khi đó, nếu văn bản có sai sót về nội dung thì phải được sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.

Ví dụ, một quyết định đã ban hành có lỗi về kỹ thuật trình bày có thể được xử lý bằng công văn đính chính theo quy định.

Tuy nhiên, nếu quyết định có sai sót về nội dung cần điều chỉnh thì phải thực hiện việc sửa đổi hoặc thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương.

Vì vậy, cần phân biệt rõ lỗi thể thức với lỗi nội dung để lựa chọn phương thức xử lý phù hợp.

Quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Hướng dẫn ghi Quốc hiệu và Tiêu ngữ văn bản hành chính
• Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính
• Hướng dẫn cách viết hoa trong văn bản hành chính