Phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức” của Froment Ellsworth Kast và James E. Rosenzweig

Hai tác giả Froment Ellsworth Kast và James E. Rosenzweig đều là những nhà khoa học về quản lý của Mỹ, giáo sư trường Đại học Washington và là nhân vật tiêu biểu của trường phái lý luận quyền biến trong khoa học quản lý phương Tây.

Theo đó, nói về trường phái lý luận quyền biến là trường phái xem xét vấn đề theo quan điểm hệ thống. Quyền biến ở đây có nghĩa là tùy cơ ứng biến, không có gì cố định, không có lý luận quản lý và phương pháp quản lý nào là tốt nhất, có thể thích hợp với mọi hoàn cảnh. Trường phái này thông qua việc nghiên cứu rất nhiều ví dụ và khái quát chúng, quy nạp các xí nghiệp khác nhau thành mấy loại hình cơ bản và tìm cho mỗi loại hình xí nghiệp một mô thức quản lý thích hợp.

Với tác phẩm “Quan điểm hệ thống và quyền biến trong tổ chức và quản lý” là một trong những tác phẩm tiêu biểu của trường phái lý luận quyền biến, nó được xuất bản lần đầu tiên năm 1970, được các nhà khoa học về quản lý rất chú ý, sau đó đã tái bản nhiều lần, có ảnh hưởng rất lớn. Cuốn sách “Quan điểm hệ thống và quyền biến trong tổ chức và quản lý” này có 24 chương. Nội dung của “Quan điểm hệ thống và quyền biến trong tổ chức và quản lý” bao gồm: cơ sở của khái niệm, sự phát triển của lý luận tổ chức và quản lý, hoàn cảnh xung quanh, phạm vi và mục tiêư, khoa học, công nghệ và kết cấu, hệ thống tâm lý xã hội, hệ thống quản lý, quan điểm phân tích so sánh và quyền biến, việc đổi mới và tương lai của tổ chức.

Phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức” có 13 chương và là phần chủ yếu của cuốn sách này. Dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức” có 13 chương và là phần chủ yếu của cuốn sách này trên những tiêu chí dưới đây.

1. Cấu trúc phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức”

Phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức” có 13 chương và là phần chủ yếu của cuốn sách.

Trong đó có 2 chương nói về siêu hệ thống, hoàn cảnh, và mục tiêu của tổ chức;

- Có 2 chương nói về khoa học công nghệ và tổ chức, cơ cấu và thiết kế tổ chức;

- Có 4 chương nói về hành vi cá nhân và sự khích lệ, địa vị và vai trò của động lực quần thể, ảnh hường của hệ thống và sự lãnh đạo;

- Có 5 chương nói về hệ thống thông tin của quyết sách quản lý, phương pháp quyết sách thông qua tính toán, hành vi quyết sách, kế hoạch quản lý, điều khiển tổ chức. Trong 5 chương này, tác giả đã phân tích quá trình ràng buộc lẫn nhau giữa sự cân bằng trong trạng thái động của một tổ chức mớ với hoàn cảnh bên trong và bên ngoài.

2. Bình luận của tác giả về Phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức”

Theo hai tác giả Froment Ellsworth Kast và James E. Rosenzweig cho rằng, trong lịch sử loài người, việc thiết lập một tổ chức và một phương thức quản lý hữu hiệu là một thành tựu lớn.

- Tổ chức là một hệ thống trong đó người ta cùng làm việc hoặc hợp tác với nhau trong quan hệ nương tựa lẫn nhau để tồn tại, mang tính cơ cấu và tính thống nhất.

Hay tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao. Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của nhiều người cùng làm việc vì những mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định. Việc tổ chức này gọi là tổ chức bộ máy. Hoạt động tổ chức còn là việc bố trí sắp xếp việc thực hiện các công việc trong một cơ cấu tổ chức như: Doanh nghiệp sản xuất (gọi là tổ chức sản xuất), Dự án (gọi là tổ chức thực hiện dự án, trường hợp đặc thù là trong dự án xây dựng gọi là tổ chức xây dựng (tổ chức thi công là một phần của nó) và tổ chức thi công (tức tổ chức thực hiện xây dựng trên công trường).

Đối với Phần “Môi trường bên ngoài và hệ thống con bên trong của tổ chức”, các tác giả cho rằng, về mặt đầu tư nguồn lực cũng như về mặt sản xuất, mỗi tổ chức đều dựa vào một siêu hệ thống trên một phạm vi rộng.

Do đó, khi vận dụng quan điểm hệ thống và quan điểm quyền biến để nghiên cứu vấn đề tổ chức thì trước hết phải nghiên cứu hoàn cảnh xung quanh. Vấn đề hoàn cảnh xung quanh có thể hiểu từ hai khía cạnh.

- Khía cạnh thức nhất là hoàn cảnh xã hội nói chung có ảnh hướng đến tổ chức;

- Khía cạnh thứ hai là hoàn cảnh công tác cụ thể trực tiếp ảnh hướng đến các tổ chức cá biệt. Do hoàn cảnh bên ngoài có thể không ngừng thay đổi, nên giữa một tổ chức và các bộ phận hợp thành của nó thường xuất hiện những giới tuyến khác nhau và do đó có thể xuất hiện một khuynh hựớng bảo thủ tiêu cực là chống lại cải cách nhằm làm cho công việc kinh doanh giữ được những quy tắc bình thường, theo chuẩn mực định sẵn.

3. Bàn luận của tác giả về nội bộ một tổ chức

Như đã nói ở mục trên, theo hai tác giả Froment Ellsworth Kast và James E. Rosenzweig cho rằng, trong lịch sử loài người, việc thiết lập một tổ chức và một phương thức quản lý hữu hiệu là một thành tựu lớn. Tổ chức chính là một hệ thống trong đó người ta cùng làm việc hoặc hợp tác với nhau trong quan hệ nương tựa lẫn nhau để tồn tại, mang tính cơ cấu và tính thống nhất.

Tác giả cho rằng, trong nội bộ một tổ chức còn có thể chia ra hệ thống con về mục tiêu và giá trị, hệ thống con về kỹ thuật, hệ thống con về cơ cấu tổ chức, hệ thống con về tâm lý xã hội, hệ thống con về tổ chức quản lý.

Đối với hệ thống con về mục tiêu và giá trị - đó là một hệ thống cực kỳ quan trọng. Nó vừa thể hiện động cơ cá nhân của nhà quản lý vừa thể hiện quan niệm, ý thức và phương pháp tư tưởng của quần thê. Đó là một hệ thống quan trọng, không thể nhìn thấy nhưng chính nó làm cho các bộ phận của tổ chức liên kết lại với nhau, là cơ sở khiến cho tổ chức trở thành một hệ thống xã hội hợp pháp.

4. Giới thiệu về các hệ thống con

Sau đây sẽ là giới thiệu vắn tắt về các hệ thống con vừa kể trên tại mực (3) như sau:

a. Hệ thống con về mục tiêu và giá trị

Đây là cơ sở chỉ đạo việc ra quyết định quản lý và tất cả các hoạt động khác của tổ chức. Tổ chức là một cơ cấu được lập nên để thực hiện những mục tiêu nhất định. Mục tiêu của tổ chức lại chịu ảnh hưởng của quan niệm giá trị và quan niệm giá trị của tố chức lại bắt nguồn từ môi trường vãn hóa - xã hội rộng lớn.

b. Hệ thống con về kỹ thuật

Hệ thống này bao gồm những tri thức, kỹ năng, thiết bị cần thiết cho việc hoàn thành nhiệm vụ của tổ chức.

Nội dung và hình thức của hệ thống con này là do mục đích và nhiệm vụ của tổ chức quyết định, được điều chỉnh khi mục đích và nhiệm vụ của tổ chức thay đổi, đồng thời có ảnh hưởng đến hệ thống con về tâm lý xã hội và hệ thống con về cơ cấu tổ chức.