Trong hoạt động đấu thầu, bên mời thầu giữ vai trò trung tâm trong việc tổ chức, quản lý và điều hành quá trình lựa chọn nhà thầu. Việc quy định rõ ràng trách nhiệm của bên mời thầu không chỉ giúp đảm bảo tính công bằng, minh bạch mà còn nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực trong các dự án. Đây là cơ sở quan trọng để hạn chế tiêu cực, rủi ro và đảm bảo lựa chọn được nhà thầu có năng lực, phù hợp với yêu cầu của gói thầu.
1. Bên mời thầu là gì?
Theo khoản 1 điều 4 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Điểm a Khoản 3 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Bên mời thầu là thành phần trung tâm và có vai trò then chốt trong toàn bộ quá trình lựa chọn nhà đầu tư cho các dự án đầu tư kinh doanh. Đây là cơ quan hoặc đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và điều phối mọi công đoạn liên quan đến đấu thầu, từ khâu chuẩn bị hồ sơ mời thầu, tiếp nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu, đến việc ký kết và quản lý hợp đồng với nhà đầu tư. Vai trò này không chỉ đòi hỏi năng lực tổ chức mà còn yêu cầu sự minh bạch, công bằng và tuân thủ pháp luật nghiêm ngặt, vì mọi quyết định của bên mời thầu trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhà đầu tư, cũng như tính khả thi của dự án.
Cơ quan có thẩm quyền chấp thuận chủ trương đầu tư giữ vai trò là người quyết định việc triển khai dự án. Khi thực hiện vai trò này, cơ quan không chỉ xem xét tính hợp lý về quy mô, mục tiêu, lợi ích kinh tế – xã hội mà còn chịu trách nhiệm giám sát việc lựa chọn nhà đầu tư được thực hiện đúng quy định pháp luật. Trong quá trình này, cơ quan có thẩm quyền đóng vai trò định hướng, đảm bảo rằng dự án sẽ được triển khai một cách minh bạch, an toàn, đồng thời bảo vệ lợi ích của Nhà nước và cộng đồng.
Song song đó, việc tổ chức lựa chọn nhà đầu tư còn có thể được giao cho một đơn vị chuyên môn thực hiện, đơn vị này chịu trách nhiệm triển khai các bước kỹ thuật, quản lý hồ sơ dự thầu, tổ chức đánh giá và thực hiện các thủ tục liên quan đến đàm phán hợp đồng. Đơn vị được ủy quyền này phải hoạt động trong khuôn khổ pháp luật và chịu sự giám sát chặt chẽ của cơ quan có thẩm quyền. Vai trò này vừa đảm bảo tính hiệu quả và chuyên môn trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư, vừa tạo ra sự phân công rõ ràng, tránh chồng chéo trách nhiệm và đảm bảo rằng mọi công đoạn đều được thực hiện công bằng, minh bạch.
Như vậy, bên mời thầu không chỉ là người thực hiện các thủ tục hành chính mà còn là người chịu trách nhiệm pháp lý, đạo đức và chuyên môn trong việc bảo đảm rằng toàn bộ quá trình lựa chọn nhà đầu tư diễn ra một cách nghiêm túc, minh bạch và đúng tiến độ. Sự xác định rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của bên mời thầu tạo ra cơ chế quản lý hiệu quả, hạn chế rủi ro, đồng thời củng cố niềm tin của nhà đầu tư cũng như các cơ quan quản lý về tính minh bạch và hiệu quả của dự án đầu tư.
2. Bên mời thầu có trách nhiệm gì trong hoạt động đấu thầu?
Theo khoản 2 Điều 79 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Điểm b,c Khoản 39 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư, bên mời thầu đóng vai trò trung tâm, đảm bảo việc tổ chức lựa chọn diễn ra công khai, minh bạch và đúng quy định pháp luật. Đối với lựa chọn nhà đầu tư, bên mời thầu có trách nhiệm sau đây:
- Chuẩn bị lựa chọn nhà đầu tư; tổ chức lựa chọn nhà đầu tư; tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu theo quy định của Luật;
Bên mời thầu phải chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ, tài liệu cần thiết, thiết lập kế hoạch lựa chọn nhà đầu tư, đồng thời tổ chức việc nhận và đánh giá hồ sơ dự thầu một cách khách quan và minh bạch, tuân thủ các quy định của pháp luật để đảm bảo quyền lợi công bằng cho các nhà đầu tư tham gia.
- Quyết định thành lập tổ chuyên gia;
Việc thành lập tổ chuyên gia giúp quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu được thực hiện bởi những người có chuyên môn, năng lực và kinh nghiệm phù hợp. Tổ chuyên gia có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác, khách quan và công bằng trong việc đánh giá năng lực, hồ sơ và năng lực tài chính của nhà đầu tư.
- Yêu cầu nhà đầu tư làm rõ hồ sơ dự thầu trong quá trình đánh giá hồ sơ;
Bên mời thầu có quyền yêu cầu nhà đầu tư giải thích, bổ sung hoặc làm rõ các nội dung trong hồ sơ dự thầu. Quy trình này đảm bảo rằng việc đánh giá dựa trên thông tin đầy đủ, chính xác và tránh những hiểu nhầm, thiếu sót trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư.
- Trình duyệt hồ sơ mời thầu, kết quả lựa chọn nhà đầu tư; phê duyệt hồ sơ mời thầu trong trường hợp được ủy quyền;
Bên mời thầu có trách nhiệm trình hồ sơ mời thầu và kết quả lựa chọn nhà đầu tư lên cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Việc phê duyệt này là bước quan trọng nhằm xác nhận tính hợp pháp, minh bạch và phù hợp của quá trình lựa chọn nhà đầu tư.
- Đàm phán hợp đồng với nhà đầu tư; ký kết và quản lý hợp đồng với nhà đầu tư trong trường hợp được ủy quyền;
Bên mời thầu phải tham gia đàm phán để đi đến các thỏa thuận hợp đồng công bằng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Trong trường hợp được ủy quyền, bên mời thầu cũng chịu trách nhiệm ký kết và quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và các điều kiện đã cam kết.
- Hủy thầu theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 17 của Luật;
Bên mời thầu có quyền hủy thầu trong những trường hợp quy định pháp luật cho phép, nhằm xử lý các tình huống bất thường hoặc vi phạm trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư, đảm bảo tính minh bạch và công bằng.
- Bảo mật các thông tin, tài liệu liên quan trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư;
Việc bảo mật thông tin và hồ sơ dự thầu là trách nhiệm quan trọng của bên mời thầu, nhằm bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và ngăn ngừa việc rò rỉ thông tin, ảnh hưởng đến quá trình lựa chọn công bằng.
- Lưu trữ các thông tin liên quan trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định của Luật;
Bên mời thầu phải đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu và các thông tin liên quan theo quy định pháp luật, phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát và giải trình khi cần thiết.
- Giải quyết kiến nghị trong lựa chọn nhà đầu tư;
Bên mời thầu có trách nhiệm tiếp nhận, xem xét và xử lý các kiến nghị, khiếu nại liên quan đến quá trình lựa chọn nhà đầu tư, đảm bảo quyền lợi của các nhà đầu tư và tính minh bạch trong đấu thầu.
- Báo cáo tình hình thực hiện công tác đấu thầu hằng năm;
Bên mời thầu phải tổng hợp và báo cáo các hoạt động đấu thầu, đánh giá việc thực hiện trách nhiệm, giúp cơ quan quản lý nắm bắt tình hình và đánh giá hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà đầu tư.
- Cung cấp thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia; cung cấp thông tin, tài liệu liên quan và giải trình việc thực hiện trách nhiệm theo yêu cầu của người có thẩm quyền, cơ quan thanh tra, kiểm tra, cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu;
Bên mời thầu phải thực hiện việc cập nhật, cung cấp và giải trình thông tin một cách đầy đủ và kịp thời, đảm bảo tính minh bạch và sự giám sát chặt chẽ của các cơ quan quản lý.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người có thẩm quyền trong phạm vi công việc được giao theo quy định;
Mọi hành vi và quyết định của bên mời thầu đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơ quan có thẩm quyền, đảm bảo các nghĩa vụ, quyền hạn được thực hiện đúng quy định, hạn chế sai sót và vi phạm trong quá trình lựa chọn nhà đầu tư.
Vai trò và trách nhiệm của bên mời thầu không chỉ giới hạn trong khuôn khổ pháp luật, mà còn là nhân tố quyết định để bảo đảm tính minh bạch, công bằng và thành công bền vững của toàn bộ dự án đầu tư.
3. Việc trang bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ đấu thầu qua mạng được thực hiện như thế nào?
Theo khoản 3 Điều 79 Luật đấu thầu 2023, Việc trang bị cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là một yếu tố thiết yếu để đảm bảo rằng toàn bộ quy trình đấu thầu qua mạng được triển khai một cách minh bạch, an toàn và hiệu quả. Cơ sở hạ tầng này không chỉ đơn giản là các thiết bị phần cứng như máy chủ, máy tính, hệ thống lưu trữ hay các thiết bị bảo mật mà còn bao gồm phần mềm quản lý, hệ thống kết nối mạng ổn định và các giải pháp công nghệ hỗ trợ việc trao đổi, xử lý và lưu trữ thông tin. Sự đồng bộ và hiện đại của hạ tầng công nghệ thông tin giúp các bên tham gia đấu thầu có thể truy cập, nộp và đánh giá hồ sơ dự thầu một cách thuận tiện, nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu tối đa các rủi ro liên quan đến sai sót hoặc gian lận dữ liệu.
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin còn đóng vai trò quyết định trong việc kiểm soát và giám sát toàn bộ quá trình đấu thầu. Bên mời thầu có thể theo dõi việc nộp hồ sơ, đánh giá năng lực nhà đầu tư, xử lý kiến nghị và các tình huống phát sinh trong thời gian thực. Hệ thống được đầu tư đầy đủ cũng tạo điều kiện để cập nhật thông tin trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, báo cáo kết quả lựa chọn nhà đầu tư, lưu trữ hồ sơ và bảo mật thông tin theo đúng quy định pháp luật. Những yếu tố này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo rằng mọi hoạt động đấu thầu được thực hiện một cách minh bạch và có thể giải trình trước các cơ quan thanh tra, kiểm tra hoặc người có thẩm quyền.
Ngoài ra, hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại còn hỗ trợ việc giảm bớt thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho nhà đầu tư trong việc tham gia đấu thầu, từ việc tiếp cận hồ sơ mời thầu, nộp hồ sơ dự thầu đến theo dõi kết quả và phản hồi kiến nghị. Điều này góp phần tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh, công bằng, khuyến khích nhà đầu tư thực hiện đúng cam kết và nâng cao chất lượng các dự án đầu tư.
Do đó, việc đầu tư, duy trì và thường xuyên nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là điều kiện cần thiết để đảm bảo quy trình đấu thầu qua mạng diễn ra một cách chuyên nghiệp, minh bạch, an toàn và hiệu quả, đồng thời đáp ứng các tiêu chuẩn về quản lý, giám sát, bảo mật và lưu trữ dữ liệu theo quy định pháp luật. Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin không chỉ là công cụ hỗ trợ kỹ thuật mà còn là nền tảng để xây dựng niềm tin, nâng cao trách nhiệm và bảo đảm quyền lợi của tất cả các bên tham gia đấu thầu.
Kết luận
Trách nhiệm của bên mời thầu có ý nghĩa quyết định đến chất lượng và hiệu quả của toàn bộ hoạt động đấu thầu. Khi thực hiện đúng và đầy đủ các nghĩa vụ theo quy định, bên mời thầu sẽ góp phần lựa chọn được nhà thầu phù hợp, đảm bảo tiến độ và chất lượng dự án. Đồng thời, việc tuân thủ nghiêm túc còn giúp hạn chế tranh chấp, nâng cao uy tín và tính chuyên nghiệp trong công tác đấu thầu. Qua đó, góp phần xây dựng môi trường đấu thầu minh bạch, cạnh tranh lành mạnh và phát triển bền vững.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
