1. Văn bản hành chính là gì?

Văn bản hành chính là chứng tích pháp lý nên không thể tuỳ tiện xoá bỏ thay đổi, sửa chữa. Đòi hỏi sự chính xác từng dấu chấm, phẩy,..đối với một số văn bản cần phải đúng từng chữ ký, cả về thời gian có hiệu lực. Nội dung phải soạn theo những căn cứ pháp lý rõ ràng, nghiêm túc. Văn bản hành chính viết ra chủ yếu để thực thi, do vậy cần phải thực sự minh xác. Mỗi từ chỉ có một nghĩa, mỗi câu chỉ có một ý. Văn bản chính không dùng phép tu từ hoặc lối diễn đạt hàm ý. 

Đặc điểm của văn bản hành chính

Văn bản hành chính mang tính giao tiếp trong phạm vi nhất định. Văn bản hành chính là văn bản có chữa ngôn ngữ hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế,..(gọi chung là cơ quan), hoặc giữa cơ quan với cá nhân, hay giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở pháp lí. 

Về cách trình bày, các văn bản hành chính đều được soạn theo một kiểu kết cấu thống nhất, thường có ba phần theo khuôn mẫu nhất định.

 

2. Ngôn ngữ hành chính là gì?

- Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ dùng trong các văn bản hành chính để giao tiếp trong phạm vi các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế,...(gọi chung là cơ quan) hoặc giữa cơ quan với cá nhân hay giữa các cá nhân với nhau trên cơ sở pháp lý. 

Ngôn ngữ hành chính có những đặc điểm sau:

- Thứ nhất, vì ngôn ngữ hành chính được dùng trong ngôn ngữ hành chính nên ngôn ngữ này mang tính khuôn mẫu, tính khuôn mẫu được thể hiện trong phần hình thức được triển khai trong tình phần diễn giải của văn bản hành chính:

+ Phần đầu: Gồm các thành phần bắt buộc như quốc hiệu và tiêu ngữ "Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Độc lập - tự do - hạnh phúc", tên cơ quan, tổ chức ban hành ra văn bản và số hiệu của văn bản hành chính.

Ví dụ như khi Uỷ ban nhân dân cấp huyện X ban hành văn bản hành chính thì sẽ được trình bày phần đầu như sau:

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN X

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - tự do - hạnh phúc

Số: ..../QĐ-UBND X, ngày ..., tháng...,năm......

 + Phần chính: Nội dung chính của văn bản, trong phần nội dung chính này các ngôn ngữ được sử dụng mang tính ước lệ và khuôn mẫu, ví dụ như: Căn cứ, điều động và bổ nhiệm, căn cứ quyết định thi hành,... Trong nội dung tổng thể của văn bản hành chính các cơ quan, tổ chức tránh việc sử dụng những câu từ mang tính chất biểu đạt cảm xúc hoặc những ngôn ngữ mang tính mô tả, diễn đạt. Ngôn ngữ hành chính là ngôn ngữ trong giao tiếp công vụ, tính công vụ là tính chất công việc chung của cộng đồng hay tập thể.

Phong cách ngôn ngữ hành chính là gì? Cho ví dụ và phân ích

Ảnh ví dụ minh hoạ của một văn bản hành chính

+ Phần cuối: chức vụ, chữ kí và họ tên của người kí văn bản, dấu của cơ quan, nơi nhận.

- Thứ hai, ngôn ngữ hành chính có chứa đựng tính minh xác, tính công vụ

Văn bản hành chính là chứng tích pháp lý nên không thể tuỳ tiện xoá bỏ thay đổi, sửa chữa. Đòi hỏi sự chính xác từng dấu chấm, phẩy,...đối với một số văn bản cần phải đúng từng chữ ký, cả về thời gian có hiệu lực. Nội dung phải soạn theo những căn cứ pháp lý rõ ràng, nghiêm túc. 

Tuyệt đối trong văn bản hành chính không sử dụng những từ ngữ đa nghĩa, số liệu phải được khái quát cụ thể, chi tiết, lời khai chứng thực, chính xác từng dấu chấm, dấu phẩy; không có sửa chữa, tẩy xoá.

Trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính phần đầu của văn bản phải có rõ căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật rõ ràng, trình bày dựa trên các văn bản pháp luật được trích dẫn, phải lập luận dựa trên các điều; khoản cụ thể để người nhận văn bản tiếp nhận lĩnh hội được chính xác và nắm được nghĩa vụ thi hành của mình.

- Thứ ba, ngôn ngữ hành chính mang tính thống nhất, có một lớp từ ngữ cần được dùng với tầng suất cao. Văn bản hành chính có rất nhiều thể loại nên cách trình bày cũng có thể có những điểm khác biệt nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung các văn bản hành chính đều mang tính khuôn mẫu thống nhất. Biểu hiện rõ nhất của tính khuôn mẫu là nhiều loại văn bản có mẫu chung, được in sẵn; khi dùng, người ta chỉ cần điền nội dung, ví dụ: giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn,...

 

3. Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản hành chính

Vì văn bản hành chính mang tính khuôn mẫu, tính minh xác, tính công vụ nên khi soạn thảo văn bản hành chính bản thân người soạn thảo tuyệt đối không sử dụng những câu từ mang tính chất thuyết phục, thuyết minh hoặc mô tả dài dòng đi sai mục đích của văn bản hành chính, ngoài ra trong văn bản hành chính không sử dụng khẩu ngữ, phương ngữ địa phương, ví dụ: trong miền trung trong quá trình sử dụng ngôn ngữ người dân có thể sử dụng một số từ ngữ mang tính chất địa phương nên trong việc lập văn bản hành chính đôi lúc còn sử dụng những từ ngữ địa phương trong văn bản, trong một vài biên bản làm việc với người dân còn sử dụng một vài cụm từ như: "mần răng" - làm gì, "nọ biết" - không biết. 

Ngoài ra, việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính phải hạn chế các từ biểu cảm ở mức tối đa, ví dụ như những cụm từ cảm thán,...

Một số văn bản ành chính tiêu biểu:

- Các Nghị định của Chính phủ. Gần với Nghị định là có các văn bản khác của cơ quan nhà nước như pháp lệnh, nghị quyết, thông tư, thông cáo, chỉ thị, quyết định,..

- Các giấy chứng nhận, ví dụ như "giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất"; văn bằng, chứng chỉ đào tạo, giấy khai sinh,...

- Gần với đơn có bản báo cáo, khai báo, biên bản làm việc,...

Trên đây là thông tin liên quan đến việc sử dụng, chọn lọc ngôn ngữ hành chính được công ty Luật Minh Khuê tổng hợp và gửi đến quý Khách hàng, nếu có vướng mắc thêm về vấn đề này quý Khách hàng vui lòng liên hệ: 1900.6162 để được hỗ trợ, tư vấn,