Khi nào áp dụng Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ? Quy trình chi tiết lựa chọn nhà thầu trong giai đoạn hai

Trong hoạt động đấu thầu, việc lựa chọn phương thức tổ chức đấu thầu phù hợp có ý nghĩa quan trọng nhằm bảo đảm hiệu quả, minh bạch và lựa chọn được nhà thầu đáp ứng tốt nhất yêu cầu của dự án. Đối với những gói thầu có tính chất phức tạp, yêu cầu kỹ thuật cao hoặc chưa thể xác định đầy đủ các yếu tố kỹ thuật ngay từ đầu, pháp luật về đấu thầu cho phép áp dụng phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ. Phương thức này tạo điều kiện để bên mời thầu và các nhà thầu trao đổi, hoàn thiện yêu cầu kỹ thuật trước khi nộp hồ sơ dự thầu chính thức. Việc hiểu rõ khi nào áp dụng phương thức này cũng như quy trình lựa chọn nhà thầu trong giai đoạn hai sẽ giúp các chủ đầu tư và nhà thầu thực hiện hoạt động đấu thầu đúng quy định pháp luật.

1. Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ là gì?

Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ là phương thức lựa chọn nhà thầu trong đó quá trình đấu thầu được tổ chức thành hai giai đoạn riêng biệt nhằm hoàn thiện các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu trước khi tiến hành đánh giá toàn diện hồ sơ dự thầu. Ở giai đoạn đầu, nhà thầu nộp hồ sơ đề xuất về kỹ thuật để bên mời thầu xem xét, trao đổi và làm rõ các giải pháp kỹ thuật phù hợp. Mục đích của bước này là giúp chủ đầu tư tiếp cận nhiều phương án kỹ thuật khác nhau và điều chỉnh yêu cầu của gói thầu cho phù hợp với thực tế. Qua đó, các tiêu chuẩn kỹ thuật ban đầu có thể được bổ sung hoặc hoàn thiện dựa trên các đề xuất từ phía nhà thầu. Đây là bước quan trọng nhằm tạo nền tảng cho việc tổ chức đấu thầu hiệu quả ở giai đoạn tiếp theo.

Sau khi hoàn tất giai đoạn đầu, các nhà thầu đáp ứng yêu cầu sẽ được mời tham gia giai đoạn hai với hồ sơ dự thầu đầy đủ hơn. Trong giai đoạn này, nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu bao gồm cả đề xuất kỹ thuật đã được điều chỉnh và đề xuất tài chính trong cùng một túi hồ sơ. Việc mở thầu và đánh giá được tiến hành trên cơ sở hồ sơ đã hoàn chỉnh, bảo đảm tính thống nhất giữa giải pháp kỹ thuật và giá dự thầu. Phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ vì vậy được hiểu là cơ chế đấu thầu kết hợp giữa việc hoàn thiện yêu cầu kỹ thuật ở giai đoạn đầu và cạnh tranh về kỹ thuật, tài chính ở giai đoạn sau. Cách thức này giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra chặt chẽ và phù hợp với những gói thầu có yêu cầu kỹ thuật phức tạp.

2. Khi nào áp dụng phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ?

2.1. Áp dụng trong hình thức đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế

Căn cứ khoản 1 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng khi lựa chọn nhà thầu thông qua đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế. Quy định này nhằm bảo đảm quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện trong môi trường cạnh tranh và minh bạch. Khi áp dụng hai hình thức đấu thầu này, nhiều nhà thầu có cơ hội tham gia hoặc được lựa chọn trong danh sách đủ năng lực. Điều đó giúp bên mời thầu tiếp nhận nhiều đề xuất kỹ thuật khác nhau từ các nhà thầu. Qua đó, các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu có thể được xem xét và hoàn thiện trước khi tiến hành giai đoạn đấu thầu tiếp theo.

Việc kết hợp phương thức hai giai đoạn với đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế còn góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà thầu. Trong giai đoạn đầu, nhà thầu tập trung đề xuất các giải pháp kỹ thuật để bên mời thầu đánh giá và tham khảo. Những thông tin thu thập được sẽ giúp chủ đầu tư điều chỉnh yêu cầu kỹ thuật cho phù hợp với thực tế của dự án. Sau khi hoàn thiện các tiêu chuẩn kỹ thuật, giai đoạn tiếp theo mới tiến hành cạnh tranh về giá và các yếu tố tài chính. Cơ chế này giúp quá trình đấu thầu diễn ra chặt chẽ và hạn chế rủi ro do yêu cầu kỹ thuật chưa rõ ràng.

2.2. Áp dụng đối với một số loại gói thầu nhất định

Theo khoản 1 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu hỗn hợp. Đây là những loại gói thầu thường có yêu cầu kỹ thuật phức tạp hoặc liên quan đến nhiều giải pháp công nghệ khác nhau. Trong quá trình chuẩn bị đấu thầu, bên mời thầu có thể chưa xác định đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật chi tiết. Vì vậy, việc áp dụng phương thức hai giai đoạn giúp tiếp nhận các đề xuất kỹ thuật từ phía nhà thầu. Qua đó, bên mời thầu có thêm cơ sở để hoàn thiện hồ sơ mời thầu.

Trên thực tế, các gói thầu mua sắm thiết bị, xây dựng công trình hoặc dự án có tính chất tổng hợp thường đòi hỏi nhiều phương án kỹ thuật khác nhau. Nếu yêu cầu kỹ thuật chưa được xác định đầy đủ, việc đấu thầu ngay có thể dẫn đến thiếu chính xác trong quá trình đánh giá. Phương thức hai giai đoạn cho phép bên mời thầu tham khảo nhiều giải pháp kỹ thuật từ các nhà thầu tham dự. Từ đó, các tiêu chuẩn kỹ thuật có thể được điều chỉnh và hoàn thiện trước khi mời thầu chính thức ở giai đoạn hai. Điều này giúp nâng cao tính khả thi và hiệu quả của quá trình lựa chọn nhà thầu.

2.3. Áp dụng khi chưa xác định chính xác yêu cầu kỹ thuật của gói thầu

Căn cứ khoản 1 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng khi tại thời điểm tổ chức đấu thầu chưa xác định được chính xác, đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu. Đây được xem là điều kiện quan trọng để lựa chọn phương thức này trong thực tiễn đấu thầu. Nhiều dự án có thể liên quan đến công nghệ mới hoặc có nhiều giải pháp kỹ thuật khác nhau nên việc xác định tiêu chuẩn ngay từ đầu gặp khó khăn. Vì vậy, giai đoạn đầu cho phép nhà thầu đề xuất các phương án kỹ thuật để bên mời thầu nghiên cứu. Qua đó, các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu được hoàn thiện dần trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo.

Trong thực tế, việc chưa xác định rõ yêu cầu kỹ thuật có thể dẫn đến nhiều rủi ro nếu tiến hành đấu thầu ngay với đầy đủ hồ sơ tài chính. Phương thức hai giai đoạn giúp khắc phục vấn đề này bằng cách tách riêng bước hoàn thiện kỹ thuật trước khi cạnh tranh về giá. Thông qua các đề xuất của nhà thầu, bên mời thầu có thể so sánh và lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp nhất. Đồng thời, hồ sơ mời thầu cũng được điều chỉnh để bảo đảm tính khả thi và phù hợp với điều kiện thực tế của dự án. Khi bước sang giai đoạn hai, các yêu cầu kỹ thuật đã rõ ràng hơn, tạo cơ sở minh bạch để đánh giá và lựa chọn nhà thầu.

3. Quy trình chi tiết lựa chọn nhà thầu trong phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ

Quy trình lựa chọn nhà thầu trong phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ thực hiện theo trình tự các mục sau:

3.1. Mời các nhà thầu đạt yêu cầu giai đoạn một làm rõ đề xuất kỹ thuật

Căn cứ điểm a khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, sau khi hoàn thành việc đánh giá hồ sơ đề xuất kỹ thuật ở giai đoạn một, bên mời thầu lập danh sách các nhà thầu đáp ứng yêu cầu. Những nhà thầu này sẽ được mời tham gia quá trình làm rõ hồ sơ đề xuất kỹ thuật đã nộp trước đó. Việc làm rõ nhằm giúp chủ đầu tư và bên mời thầu hiểu đầy đủ hơn về các giải pháp kỹ thuật mà nhà thầu đề xuất. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để các bên trao đổi về những nội dung chưa rõ hoặc chưa phù hợp trong hồ sơ kỹ thuật. Qua bước này, các yêu cầu kỹ thuật của gói thầu có thể được xem xét và hoàn thiện thêm.

Trong quá trình làm rõ đề xuất kỹ thuật, chủ đầu tư có thể yêu cầu nhà thầu điều chỉnh hoặc bổ sung các nội dung kỹ thuật cho phù hợp với yêu cầu của dự án. Nhà thầu cũng có quyền đưa ra ý kiến góp ý đối với các nội dung của hồ sơ mời thầu nhằm bảo đảm tính khả thi khi triển khai. Sự trao đổi này giúp bên mời thầu tiếp cận nhiều góc nhìn chuyên môn khác nhau từ phía các nhà thầu. Nhờ đó, các giải pháp kỹ thuật được lựa chọn sẽ sát với thực tế và phù hợp hơn với điều kiện thực hiện của gói thầu. Đây là bước quan trọng giúp hoàn thiện cơ sở kỹ thuật trước khi bước sang giai đoạn đấu thầu tiếp theo.

3.2. Điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ mời thầu giai đoạn hai

Theo điểm b khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, sau khi tổng hợp kết quả làm rõ đề xuất kỹ thuật với các nhà thầu, bên mời thầu tiến hành điều chỉnh và hoàn thiện hồ sơ mời thầu giai đoạn một. Việc điều chỉnh này nhằm bảo đảm các yêu cầu của gói thầu phản ánh đúng những nội dung đã được trao đổi và thống nhất trong quá trình làm rõ kỹ thuật. Các nội dung được xem xét sửa đổi có thể bao gồm nhiều yếu tố quan trọng trong hồ sơ mời thầu. Điều này giúp bảo đảm rằng các tiêu chuẩn và yêu cầu đưa ra trong giai đoạn tiếp theo là rõ ràng và phù hợp với thực tế. Qua đó, quá trình đấu thầu ở giai đoạn hai sẽ được thực hiện hiệu quả hơn.

Những nội dung thường được điều chỉnh hoặc bổ sung trong hồ sơ mời thầu gồm chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện hợp đồng và các nội dung cần thiết khác. Sau khi hoàn thiện, hồ sơ này sẽ trở thành hồ sơ mời thầu của giai đoạn hai để gửi cho các nhà thầu đạt yêu cầu. Trong một số trường hợp, hồ sơ mời thầu giai đoạn hai còn bao gồm các sai lệch kỹ thuật đã được chấp nhận hoặc các phương án thay thế hợp lý do nhà thầu đề xuất. Điều này cho phép những giải pháp kỹ thuật phù hợp được chính thức ghi nhận trong hồ sơ mời thầu. Nhờ vậy, các yêu cầu kỹ thuật ở giai đoạn hai được xây dựng trên cơ sở thực tiễn và kinh nghiệm của các nhà thầu tham gia.

3.3. Nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu đầy đủ ở giai đoạn hai

Căn cứ điểm c khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, các nhà thầu có tên trong danh sách đáp ứng yêu cầu giai đoạn một sẽ được mời nộp hồ sơ dự thầu ở giai đoạn hai. Hồ sơ dự thầu lúc này phải được chuẩn bị đầy đủ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu giai đoạn hai đã được điều chỉnh. Đây là bước quan trọng nhằm chính thức bắt đầu quá trình cạnh tranh giữa các nhà thầu. Trong giai đoạn này, các yếu tố kỹ thuật và tài chính đều được xem xét để lựa chọn nhà thầu phù hợp. Việc nộp hồ sơ dự thầu đầy đủ giúp bảo đảm quá trình đánh giá được thực hiện toàn diện và chính xác.

Hồ sơ dự thầu của nhà thầu bao gồm đề xuất kỹ thuật đã được điều chỉnh theo kết quả làm rõ ở giai đoạn một và đề xuất tài chính với giá dự thầu cụ thể. Ngoài ra, nhà thầu cũng phải nộp bảo đảm dự thầu theo quy định để bảo đảm trách nhiệm tham gia đấu thầu. Nội dung kỹ thuật trong hồ sơ phải phù hợp với các yêu cầu đã được hoàn thiện trong hồ sơ mời thầu giai đoạn hai. Điều này giúp bảo đảm tính thống nhất giữa giải pháp kỹ thuật và nội dung tài chính mà nhà thầu đề xuất. Qua đó, bên mời thầu có cơ sở rõ ràng để đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu.

3.4. Tiến hành mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu

Theo điểm c khoản 3 Điều 32 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, việc mở thầu trong phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ được thực hiện một lần đối với toàn bộ hồ sơ dự thầu. Điều này có nghĩa là nhà thầu nộp cả hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ tài chính trong cùng một túi hồ sơ. Sau thời điểm đóng thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành mở thầu để công bố các thông tin cơ bản của hồ sơ dự thầu. Quy trình này giúp bảo đảm tính minh bạch và công bằng trong quá trình đấu thầu. Đồng thời, nó cũng tạo điều kiện để tất cả các hồ sơ dự thầu được xem xét theo cùng một quy trình.

Sau khi hoàn tất việc mở thầu, bên mời thầu tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu theo các tiêu chuẩn đã được xác định trong hồ sơ mời thầu giai đoạn hai. Việc đánh giá thường bao gồm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, đánh giá năng lực, đánh giá kỹ thuật và đánh giá tài chính. Những nhà thầu đáp ứng đầy đủ yêu cầu sẽ được xem xét xếp hạng để lựa chọn nhà thầu trúng thầu. Quá trình này giúp bảo đảm rằng nhà thầu được lựa chọn vừa đáp ứng yêu cầu kỹ thuật vừa đưa ra mức giá phù hợp. Nhờ đó, việc lựa chọn nhà thầu có thể đạt được hiệu quả và tính minh bạch cao.

4. Nguyên tắc khi lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu

Căn cứ Điều 37 Luật đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải được lập cho toàn bộ dự án hoặc dự toán mua sắm nhằm bảo đảm việc tổ chức đấu thầu được thực hiện có hệ thống và đồng bộ. Đối với dự toán mua sắm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được xây dựng dựa trên dự toán của năm ngân sách hiện tại và dự kiến của các năm tiếp theo.

Trường hợp chưa đủ điều kiện để lập kế hoạch cho toàn bộ dự án hoặc dự toán mua sắm, cơ quan có thẩm quyền có thể lập kế hoạch cho một hoặc một số gói thầu cần thực hiện trước. Ngoài ra, đối với những gói thầu có thời gian thực hiện dài hơn một năm, kế hoạch phải nêu rõ thời gian thực hiện và giá gói thầu tính trên toàn bộ thời gian triển khai. 

Bên cạnh đó, kế hoạch lựa chọn nhà thầu phải thể hiện cụ thể số lượng gói thầu cũng như nội dung của từng gói thầu để tạo cơ sở cho việc tổ chức đấu thầu sau này. Việc phê duyệt kế hoạch cần căn cứ vào tính chất kỹ thuật của dự án, trình tự thực hiện và yêu cầu bảo đảm tính đồng bộ giữa các hạng mục công việc. Đồng thời, kế hoạch cũng phải phù hợp với kế hoạch tổng thể lựa chọn nhà thầu đã được phê duyệt nếu dự án có xây dựng kế hoạch tổng thể.

Thời điểm lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu có thể được thực hiện sau khi có dự toán mua sắm hoặc quyết định phê duyệt dự án. Trong một số trường hợp cần triển khai sớm, kế hoạch lựa chọn nhà thầu còn có thể được lập đồng thời với quá trình lập dự án hoặc trước khi có quyết định phê duyệt dự án.

5. Kết luận

Như vậy, phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng đối với những gói thầu có tính chất phức tạp, yêu cầu kỹ thuật cao hoặc khi bên mời thầu chưa thể xác định đầy đủ, chính xác các yêu cầu kỹ thuật ngay từ đầu. Việc tổ chức lựa chọn nhà thầu theo hai giai đoạn giúp tạo cơ hội để các bên trao đổi, làm rõ và hoàn thiện nội dung kỹ thuật của hồ sơ mời thầu, từ đó nâng cao tính khả thi và hiệu quả của quá trình đấu thầu. Sau khi kết thúc giai đoạn một và hoàn thiện yêu cầu kỹ thuật, giai đoạn hai sẽ được triển khai với việc các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu chính thức để đánh giá và lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất. Quy trình lựa chọn nhà thầu trong giai đoạn hai được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, bảo đảm tính cạnh tranh, minh bạch và khách quan trong hoạt động đấu thầu. Vì vậy, việc nắm rõ điều kiện áp dụng cũng như quy trình thực hiện phương thức hai giai đoạn một túi hồ sơ không chỉ giúp các chủ thể tham gia đấu thầu tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn vốn trong các dự án.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.