Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng trong các trường hợp nào?

Trong hoạt động đấu thầu, việc lựa chọn phương thức đánh giá hồ sơ phù hợp có ý nghĩa quan trọng nhằm bảo đảm tính minh bạch, hiệu quả và tiết kiệm trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Tùy vào tính chất của gói thầu, quy mô và yêu cầu kỹ thuật, pháp luật quy định nhiều phương thức khác nhau để tổ chức đấu thầu. Trong đó, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là phương thức được áp dụng khá phổ biến nhờ quy trình đơn giản và thuận tiện trong việc đánh giá hồ sơ dự thầu. Tuy nhiên, không phải mọi gói thầu đều được áp dụng phương thức này mà chỉ phù hợp với những trường hợp nhất định theo quy định của pháp luật. Vì vậy, việc xác định đúng các trường hợp áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ có ý nghĩa quan trọng trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu.

1. Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là gì?

Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là cách thức tổ chức lựa chọn nhà thầu trong đó nhà thầu chỉ cần nộp một bộ hồ sơ dự thầu duy nhất bao gồm đồng thời cả đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính. Trong phương thức này, toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện trong một giai đoạn và hồ sơ dự thầu được nộp chung trong một túi hồ sơ theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục tham gia đấu thầu, tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu khi chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu. Phương thức này thường được áp dụng đối với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật rõ ràng và dễ dàng đánh giá. Ví dụ, khi một cơ quan nhà nước tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị văn phòng, các nhà thầu chỉ cần nộp một hồ sơ tổng hợp bao gồm thông số kỹ thuật và giá chào thầu.

Bên mời thầu sau đó sẽ tiến hành mở thầu một lần đối với toàn bộ hồ sơ đã nộp và thực hiện đánh giá cả về kỹ thuật lẫn tài chính để lựa chọn nhà thầu phù hợp. Việc kết hợp hai nội dung này trong cùng một hồ sơ giúp quá trình đánh giá diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn, đặc biệt đối với các gói thầu có quy mô vừa và nhỏ. Đồng thời, phương thức này cũng góp phần giảm bớt chi phí và thời gian tổ chức đấu thầu so với các phương thức phức tạp hơn. Chẳng hạn, trong một gói thầu xây lắp công trình sửa chữa nhỏ của địa phương, việc áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ sẽ giúp chủ đầu tư nhanh chóng so sánh các đề xuất của nhà thầu và lựa chọn đơn vị thi công phù hợp. Nhờ vậy, hoạt động đấu thầu vẫn bảo đảm tính cạnh tranh, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

2. Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng trong các trường hợp cụ thể nào?

2.1. Áp dụng đối với đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế trong một số loại gói thầu

Theo điểm a khoản 1 Điều 30 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng khi thực hiện đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế đối với các gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu hỗn hợp. Đây là các loại gói thầu có phạm vi áp dụng phổ biến trong hoạt động mua sắm công. Trong những trường hợp này, nhà thầu nộp đồng thời đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính trong cùng một hồ sơ dự thầu. Ví dụ, khi một cơ quan nhà nước tổ chức đấu thầu rộng rãi để mua sắm trang thiết bị văn phòng, các nhà thầu sẽ nộp một bộ hồ sơ chung để tham gia dự thầu.

Việc áp dụng phương thức một túi hồ sơ trong các gói thầu này giúp đơn giản hóa quy trình đánh giá và rút ngắn thời gian lựa chọn nhà thầu. Bởi lẽ, các gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa hay xây lắp thường có yêu cầu kỹ thuật tương đối rõ ràng và dễ so sánh giữa các nhà thầu. Do đó, việc đánh giá kỹ thuật và tài chính trong cùng một bộ hồ sơ vẫn bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả. Chẳng hạn, trong một gói thầu xây lắp công trình hạ tầng giao thông có quy mô vừa, chủ đầu tư có thể áp dụng phương thức này để nhanh chóng lựa chọn nhà thầu phù hợp. Tuy nhiên, đối với một số gói thầu đặc biệt như gói thầu quốc tế hoặc gói thầu công nghệ cao theo quy định tại Điều 31, chủ đầu tư có thể cân nhắc áp dụng phương thức hai túi hồ sơ.

2.2. Áp dụng đối với chào hàng cạnh tranh

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 30 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng khi lựa chọn nhà thầu bằng hình thức chào hàng cạnh tranh đối với gói thầu cung cấp dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp hoặc gói thầu hỗn hợp cung cấp hàng hóa và xây lắp. Đây là hình thức lựa chọn nhà thầu thường được áp dụng đối với các gói thầu có quy mô nhỏ hoặc yêu cầu kỹ thuật không quá phức tạp. Khi tham gia, nhà thầu nộp một bộ hồ sơ đề xuất bao gồm cả nội dung kỹ thuật và tài chính để bên mời thầu xem xét, đánh giá. Ví dụ, một đơn vị hành chính sự nghiệp cần mua sắm máy tính phục vụ công việc có thể áp dụng chào hàng cạnh tranh với phương thức một túi hồ sơ.

Việc áp dụng phương thức này giúp giảm đáng kể các thủ tục hành chính và rút ngắn thời gian lựa chọn nhà thầu. Do quy mô gói thầu nhỏ và yêu cầu kỹ thuật đơn giản, việc tách riêng hồ sơ kỹ thuật và tài chính là không cần thiết. Bên mời thầu có thể nhanh chóng đánh giá tổng thể hồ sơ dự thầu và lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu với chi phí hợp lý. Ví dụ, khi một trường học cần mua sắm bàn ghế hoặc thiết bị giảng dạy với giá trị không lớn, áp dụng chào hàng cạnh tranh theo phương thức một túi hồ sơ sẽ giúp quá trình mua sắm diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí tổ chức đấu thầu.

2.3. Áp dụng trong trường hợp chỉ định thầu

Theo điểm c khoản 1 Điều 30 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng đối với trường hợp chỉ định thầu cho các gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp và gói thầu hỗn hợp. Chỉ định thầu là hình thức lựa chọn trực tiếp một nhà thầu đáp ứng yêu cầu của gói thầu mà không cần tổ chức cạnh tranh rộng rãi. Trong trường hợp này, nhà thầu được chỉ định sẽ nộp một bộ hồ sơ đề xuất bao gồm cả nội dung kỹ thuật và tài chính để chủ đầu tư xem xét. Ví dụ, khi cần thuê đơn vị tư vấn thiết kế cho một công trình khẩn cấp, chủ đầu tư có thể chỉ định một đơn vị tư vấn có năng lực phù hợp.

Do đặc điểm của chỉ định thầu là số lượng nhà thầu tham gia rất hạn chế, thậm chí chỉ có một nhà thầu, nên việc chia hồ sơ thành nhiều túi là không cần thiết. Phương thức một túi hồ sơ giúp đơn giản hóa quá trình đánh giá, đồng thời rút ngắn thời gian thẩm định và phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Điều này đặc biệt cần thiết trong các gói thầu cấp bách hoặc có tính đặc thù cao. Ví dụ, trong trường hợp khắc phục sự cố khẩn cấp của một công trình hạ tầng sau thiên tai, chủ đầu tư có thể chỉ định thầu cho một đơn vị thi công có kinh nghiệm và yêu cầu đơn vị này nộp một hồ sơ đề xuất tổng hợp để nhanh chóng triển khai công việc.

2.4. Áp dụng đối với mua sắm trực tiếp

Theo điểm d khoản 1 Điều 30 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng đối với mua sắm trực tiếp cho gói thầu mua sắm hàng hóa. Mua sắm trực tiếp thường được thực hiện khi gói thầu mới có nội dung tương tự với gói thầu đã được tổ chức đấu thầu trước đó và nhà thầu đã thực hiện hợp đồng đạt yêu cầu. Trong trường hợp này, nhà thầu chỉ cần nộp một bộ hồ sơ đề xuất tổng hợp để chủ đầu tư xem xét. Ví dụ, một cơ quan nhà nước đã mua sắm máy in từ một nhà thầu trong năm trước và tiếp tục có nhu cầu mua bổ sung cùng loại thiết bị thì có thể áp dụng hình thức mua sắm trực tiếp.

Việc áp dụng phương thức một túi hồ sơ trong mua sắm trực tiếp giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra nhanh chóng và tiết kiệm chi phí tổ chức đấu thầu. Do các điều kiện kỹ thuật và giá cả đã có cơ sở từ gói thầu trước, việc đánh giá hồ sơ trở nên đơn giản hơn. Bên mời thầu chỉ cần xem xét đề xuất tổng hợp của nhà thầu để quyết định việc ký kết hợp đồng. Chẳng hạn, khi một bệnh viện cần mua bổ sung cùng loại thiết bị y tế đã được sử dụng ổn định từ nhà thầu trước đó, việc áp dụng phương thức này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và bảo đảm tính đồng bộ của trang thiết bị.

3. Đặc điểm của phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ

3.1. Nhà thầu nộp một bộ hồ sơ dự thầu duy nhất

Căn cứ khoản 2 Điều 30 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 khi áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất bao gồm đồng thời đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu. Điều này có nghĩa là toàn bộ thông tin liên quan đến năng lực kỹ thuật, giải pháp thực hiện gói thầu và giá dự thầu đều được tổng hợp trong một bộ hồ sơ duy nhất. Quy định này giúp đơn giản hóa thủ tục nộp hồ sơ và tạo sự thuận lợi cho các nhà thầu khi tham gia quá trình lựa chọn nhà thầu. Đồng thời, bên mời thầu có thể tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu một cách thống nhất.

Việc nhà thầu nộp chung đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính trong một túi hồ sơ giúp quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn. Bên mời thầu có thể xem xét đầy đủ các yếu tố về kỹ thuật và giá cả của từng nhà thầu trong cùng một bộ hồ sơ để so sánh và đánh giá. Cách thức này đặc biệt phù hợp với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật không quá phức tạp và dễ dàng xác định tiêu chí đánh giá. Nhờ đó, quá trình lựa chọn nhà thầu được thực hiện hiệu quả hơn, đồng thời vẫn bảo đảm tính minh bạch và cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu.

3.2. Việc mở thầu được thực hiện một lần

Theo khoản 3 Điều 30 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 khi áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, việc mở thầu được tiến hành một lần đối với toàn bộ hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của các nhà thầu tham gia. Điều này có nghĩa là tại thời điểm mở thầu, bên mời thầu sẽ tiến hành mở tất cả các hồ sơ dự thầu đã nộp hợp lệ để ghi nhận các thông tin cơ bản theo quy định. Quy trình mở thầu chỉ diễn ra một lần duy nhất và áp dụng cho toàn bộ nội dung hồ sơ, bao gồm cả phần đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính. Quy định này giúp bảo đảm tính công khai và minh bạch trong quá trình mở thầu.

Sau khi việc mở thầu hoàn tất, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu theo các bước đã được quy định trong hồ sơ mời thầu. Thông thường, quá trình này bao gồm việc đánh giá về kỹ thuật để xác định mức độ đáp ứng yêu cầu của gói thầu, sau đó xem xét đề xuất tài chính để so sánh giá dự thầu giữa các nhà thầu. Trên cơ sở kết quả đánh giá, các nhà thầu sẽ được xếp hạng theo tiêu chí đã công bố trước đó. Nhờ việc mở thầu chỉ thực hiện một lần, quy trình lựa chọn nhà thầu trở nên đơn giản, tiết kiệm thời gian và chi phí tổ chức đấu thầu.

4. Các trường hợp chung áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ

Theo khoản 1 Điều 35 của Luật Đấu thầu 2023, sửa đổi, bổ sung 2025 phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ được áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi hoặc đấu thầu hạn chế để lựa chọn nhà đầu tư. Với phương thức này, nhà đầu tư tham gia đấu thầu phải nộp một hồ sơ dự thầu duy nhất, trong đó bao gồm

• Đề xuất về kỹ thuật;
• Đề xuất về tài chính theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.

Quy định này giúp đơn giản hóa quy trình tham gia đấu thầu đối với các dự án cần lựa chọn nhà đầu tư. Đồng thời, việc nộp chung các nội dung trong một hồ sơ giúp cơ quan tổ chức đấu thầu dễ dàng tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự thầu. Ví dụ, khi tổ chức đấu thầu rộng rãi lựa chọn nhà đầu tư cho một dự án xây dựng bãi đỗ xe công cộng, các nhà đầu tư sẽ nộp một bộ hồ sơ tổng hợp gồm phương án kỹ thuật và phương án tài chính.

Sau khi hết thời hạn nộp hồ sơ dự thầu, việc mở thầu được tiến hành một lần đối với toàn bộ hồ sơ mà các nhà đầu tư đã nộp. Trên cơ sở đó, bên mời thầu sẽ tiến hành đánh giá lần lượt các nội dung kỹ thuật và tài chính để xác định nhà đầu tư đáp ứng tốt nhất yêu cầu của dự án. Cách thức này giúp rút ngắn thời gian tổ chức đấu thầu và giảm bớt các bước thủ tục so với các phương thức phức tạp hơn.

Phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ thường phù hợp với những dự án có yêu cầu kỹ thuật tương đối rõ ràng và dễ đánh giá. Chẳng hạn, trong một dự án đầu tư xây dựng chợ dân sinh theo hình thức xã hội hóa, các nhà đầu tư có thể nộp một hồ sơ tổng hợp để cơ quan có thẩm quyền xem xét và lựa chọn nhà đầu tư phù hợp.

5. Kết luận

Như vậy, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ là một trong những phương thức lựa chọn nhà thầu được áp dụng phổ biến trong hoạt động đấu thầu hiện nay. Phương thức này cho phép nhà thầu nộp đồng thời đề xuất về kỹ thuật và tài chính trong cùng một túi hồ sơ để bên mời thầu tiến hành mở thầu và đánh giá theo trình tự quy định. Nhờ quy trình tổ chức tương đối đơn giản, dễ thực hiện và rút ngắn thời gian đánh giá hồ sơ, phương thức này đặc biệt phù hợp với các gói thầu có yêu cầu kỹ thuật rõ ràng, không quá phức tạp. Việc áp dụng đúng phương thức không chỉ giúp nâng cao hiệu quả trong quá trình lựa chọn nhà thầu mà còn bảo đảm nguyên tắc cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế trong đấu thầu. Do đó, việc hiểu rõ các trường hợp được áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ sẽ giúp các chủ đầu tư, bên mời thầu cũng như nhà thầu tuân thủ đúng quy định pháp luật, đồng thời góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả của hoạt động đấu thầu trong thực tiễn.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.