Quy chế sàn giao dịch bất động sản là hệ thống những quy định có liên quan tới đối tượng, quyền và nghĩa vụ của tổ chức và cá nhân tham gia sàn giao dịch, của người quản lý và điều hành sàn giao dịch trong việc tổ chức và thực hiện các giao dịch bất động sản. 

1. Căn cứ để xây dựng quy chế sàn giao dịch bất động sản

Căn cứ vào những quy định của luật pháp, trong đó, đặc biệt chú trọng đến Luật kinh doanh bất động sản, Luật Đât đai, Luật doanh nghiệp, Bộ luật Dân sự…

Căn cứ vào những văn bản dưới luật của các cấp, các ngành hướng dẫn chi tiết thi hành các Luật nói trên.

Căn cứ vào những điều kiện cụ thể của từng sàn giao dịch và phân đoạn thị trường của sàn giao dịch.

Căn cứ vào tình hình cạnh tranh trong lĩnh vực hoạt động sàn giao dịch.

2. Quy chế hoạt động của sàn giao dịch Bất động sản

Chức năng, nhiệm vụ của sàn giao dịch bất động sản

Đáp ứng nhu cầu đăng tải thông tin về các chủ thể (tổ chức, cá nhân) có nhu cầu tham gia giao dịch bán/mua hoặc cho thuê/thuê, về các loại bất động sản, tham gia giao dịch bán/cho thuê của mọi tổ chức, cá nhân.

Tổ chức các phiên giao dịch hàng ngày để phục vụ cho các tổ chức, cá nhân có nhu cầu tham gia giao dịch trên sàn dưới hai hình thức: i) Người rao bán/cho thuê và người có nhu cầu mua/thuê sẽ trực tiếp tìm hiểu, thương lượng mà không phải thông qua trung gian giao dịch nào (loại hình thu phí dịch vụ ban đầu); ii) Người rao bán/cho thuê và người có nhu cầu mua/thuê sẽ không trực tiếp tìm hiểu, thương lượng mà giao dịch thực hiện thông qua sàn giao dịch bất động sản (loại hình thu hoa hồng môi giới).

Tổ chức, bộ máy và cơ chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản

Sàn giao dịch bất động sản phải có bộ máy, cơ cấu tổ chức quản lý theo đúng quy định của Luật doanh nghiệp.

Bộ máy quản lý của sàn giao dịch bất động sản cũng gồm các cơ quan chức năng, các phòng ban trong mối quan hệ quản lý tùy theo loại hình tổ chức quản lý của sàn.

Cơ chế hoạt động của sàn phải tuân thủ những quy định chung

Điều kiện hoạt động của sàn giao dịch bất động sản

Sàn phải đủ các điều kiện theo quy đinh của Luật Kinh doanh bất động sản và Nghị định 153/2007/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật kinh doanh bất động sản.

Về người tham gia sàn, cần có quy định rõ về quyền và nghĩa vụ của người tham gia sàn, cụ thể:

+ Quyền của người tham gia: tất cả mọi tổ chức, cá nhân có nhu cầu giao dịch về bất động sản đều có thể tham gia sàn, nhưng phải thực hiện các nghĩa vụ theo các quy định của sàn.

+ Nghĩa vụ của người tham gia:

  • Cung cấp thông tin về nhân thân, về bất động sản hay dịch vụ giao dịch một cách đầy đủ và chính xác, đồng thời phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về những thông tin đó.
  • Có nghĩa vụ đóng góp tài chính, nộp phí đầy đủ theo quy định của sàn tùy theo từng hình thức giao dịch cụ thể.
  • Với những giao dịch có kết quả mà sàn đã chuẩn bị, nếu người tham gia sàn giao dịch đơn phương hủy bỏ giao dịch thì người đó phải chịu những phí tổn liên quan mà sàn đã bỏ ra để chuẩn bị cho giao dịch đó và phải chịu một mức phạt nhất định.

Nghĩa vụ và quyền lợi của người quản lý, điều hành và các nhân viên làm việc tại sàn giao dịch bất động sản

Nghĩa vụ:

Thu nhận các thông tin cần thiết, những yêu cầu, khả năng của tất cả những khách hàng đến tham gia giao dịch. Kiểm tra, xác minh, chỉnh lý và xử lý các thông tin đã thu nhận từ khách hàng.

Xây dựng hệ thống thông tin đầy đủ, cụ thể và chính xác về người tham gia giao dịch và hàng hóa bất động sản, dịch vụ bất động sản tham gia giao dịch.

Cung cấp thông tin về người tham gia giao dịch, về bất động sản và dịch vụ giao dịch cho khách hàng, cho những người tham gia sàn.

Tổ chức các phiên giao dịch theo lịch trình mà sàn đã quy định.

Tổ chức đấu giá bất động sản theo yêu cầu của tổ chức hoặc cá nhân.

Cung cấp các dịch vụ bất động sản theo hợp đồng của các tổ chức và cá nhân.

Tổ chức quản lý mọi hoạt động của sàn, đảm bảo tính hợp pháp, tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp trong các hoạt động trên sàn giao dịch.

Thực hiện các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước.

Quyền lợi:

Được thu các khoản phí giao dịch từ những người tham gia giao dịch.

Được thu các khoản phí từ việc thực hiện các dịch vụ của sàn giao dịch bất động sản như: dịch vụ môi giới, dịch vụ pháp lý bất động sản, dịch vụ định giá, dịch vụ quản lý bất động sản…

Thẩm quyền ký các hợp đồng giao dịch

Do có tư cách pháp nhân nên sàn giao dịch bất động sản được quyền ký vào tất cả các loại hợp đồng giao dịch theo luật định.

Tùy theo từng trường hợp giao dịch cụ thể mà việc ký các hợp đồng giao dịch có thể có những hình thức khác nhau. Sàn giao dịch có thể ký hợp đồng với bên cung, cũng có thể ký hợp đồng giao dịch với bên cầu, cũng có thể ký hợp đồng đồng thời với cả bên cung và bên cầu, trong đó có sự phân định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong hợp đồng.

Chế độ quản lý tài chính

Sàn giao dịch phải thực hiện chế độ quản lý tài chính theo quy định của pháp luật về kinh doanh, trong đó có Luật Doanh nghiệp, Luật kinh doanh bất động sản,

Mối quan hệ công tác, tổ chức họp, tiếp khách hàng

Mối quan hệ công tác giữa sàn giao dịch với khách hàng là mối quan hệ kinh doanh dựa trên nguyên tắc tự nguyện, cùng có lợi theo cơ chế thị trường có định hướng xã hội chủ nghĩa.

Sàn giao dịch chủ động tổ chức các cuộc họp với các tổ chức và cá nhân tham gia sàn giao dịch tùy theo độ lâu bền của quan hệ và yêu cầu của các giao dịch. Đồng thời cũng tổ chức các cuộc họp theo yêu cầu của đa số các tổ chức và cá nhân tham gia giao dịch trên sàn.

Sàn sẽ tổ chức bộ phận đón tiếp khách hàng theo đúng cung cách giao tiếp kinh doanh, coi khách hàng là thượng đế, coi trọng khách hàng và ứng xử tốt đối với khách hàng.

3. Điều kiện của người quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản

Trình độ chuyên môn

Phải được đào tạo, qua trường lớp, được cấp chứng chỉ hành nghề theo đúng quy định của pháp luật.

Phải có tính chuyên nghiệp, tức phải am hiểu chuyên sâu lĩnh vực chuyên môn; ra quyết định chính xác, kịp thời; thao tác nhanh nhẹn, hiệu quả; không bị cảm xúc chi phối công việc; luôn làm việc theo kế hoạch.

Đạo đức nghề nghiệp

Bảo vệ và đề cao quyền lợi của người khách hàng, của tất cả các bên tham gia trên sàn giao dịch bất động sản.

Không hướng dẫn và làm sai lệch về thông tin hay quyền lợi có thể có được qua việc sử dụng dịch vụ của sàn giao dịch.

Có thể đại diện cho tất cả khách hàng mua và bán hoặc thuê và cho thuê trong cùng một thương vụ chỉ sau khi tiết lộ đầy đủ cho cả hai bên biết và được sự chấp nhận của họ.

Yêu cầu các bên mua bán và trả giá một cách khách quan và càng nhanh càng tốt. Khi hành động với tư cách môi giới phải chuyển cho người bán, người cho thuê tất cả đề nghị mua bán và trả giá cho đến khi kết thúc hoặc thi hành một hợp đồng thuê mướn, trừ khi người bán, người cho thuê không yêu cầu trách nhiệm đó.

Phải khuyến cáo cho người bán, người cho thuê nên có tham vấn pháp lý trước khi chấp nhận một đề nghị kế tiếp, trừ khi sự chấp nhận này liên quan đến việc chấm dứt một hợp đồng mua hoặc hợp đồng thuê đã có từ trước.

Với tư cách đại diện hoặc môi giới của người mua, người thuê, phải chuyển cho người mua, người thuê tất cả đề nghị mua bán và trả giá cho đến khi được chấp nhận. Cần khuyến cáo người người mua, người thuê nên có tham vấn pháp lý nếu nghi ngờ không biết có hợp đồng từ trước đã bị chấm dứt hay chưa.

Không được tiết lộ những thông tin tế nhị do các bên cung cấp nhưng lại yêu cầu giữ kín về bất động sản giao dịch. Tuy nhiên cũng không được dấu giếm những thông tin xấu về bất động sản giao dịch nếu người quản lý điều ành sàn đã điều tra và có được.

4. Điều kiện để lập sàn giao dịch Bất động sản

Theo Thông tư 13/2008/TT- BXD Hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Nghị định số 153/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Kinh doanh bất động sản. Để lập sàn giao dịch Bất động sản càn các điều kiện sau:

Phải có ít nhất hai người có chứng chỉ môi giới Bất động sản. Nếu có dịch vụ định giá Bất động   sản thì phải có thêm ít nhất hai người có chứng chỉ định giá Bất động sản. Có quy chế hoạt động của sàn giao dịch Bất động sản; Có cơ sở vật chất, kỹ thuật phù hợp với nội dung hoạt động của sàn giao dịch; Có người quản lý, điều hành được đào tạo về chuyên môn.

5. Quy trình soạn  thảo quy chế sàn giao dịch Bất động sản

Bước 1:  Trao đổi thông tin và các yêu cầu.

Bước 2: Bộ phận chuyên môn của Tư Vấn Việt kết hợp  với lãnh đạo công ty để:

Thu thập thông tin cơ bản về doanh nghiệp;

Tìm hiểu phương thức quản lý hiện tại của doanh nghiệp;

Tìm hiểu những vướng mắc đã và đang gặp tại doanh nghiệp;

Tìm hiểu định hướng phát triển của doanh nghiệp trong thời gian tới.

Bước 3: Tư Vấn Việt nghiên cứu và đưa ra các Sơ đồ tổ chức bộ máy của sàn giao dịch sao cho phù hợp với quy mô cúng như hướng phát triển trong thời gian tới

Bước 4: Tư Vấn Việt mời lãnh đạo doanh nghiệp dự hội thảo lựa chọn Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty

Bước 5:  Trên cơ sở sơ đồ đã thống nhất, Tư Vấn Việt dự thảo các quy chế

Bước 6: Xin ý kiến góp ý của lãnh đạo Công ty vào từng điều khoản của từng quy chế, có thể qua Phiếu xin ý kiến hoặc tổ chức một cuộc họp tại Công ty.

Bước 7: Trên cơ sở góp ý của lãnh đạo Công ty, Tư Vấn Việt soạn Dự thảo lần thứ 2.

Bước 8: Xin ý kiến góp ý lần thứ 2 của Ban lãnh đạo Công ty.

Bước 9: Tư Vấn Việt  hoàn chỉnh và bàn giao. Sản phẩm bàn giao là các bộ quy chế in trên giấy tốt và đĩa mềm chứa toàn bộ nội dung quy chế theo hợp đồng giữa hai bên.

(MK LAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)

Trên đây là nội dung Luật Minh Khuê đã sưu tầm và biên soạn. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng. Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài gọi số: 1900.6162 hoặc liên hệ văn phòng để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng!