Quy định chữ viết, chữ số sử dụng trong kế toán

Chữ viết và chữ số trên chứng từ, sổ kế toán hay báo cáo tài chính tưởng chừng chỉ là vấn đề trình bày nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác và khả năng kiểm tra, đối chiếu thông tin kế toán. Chỉ một dấu chấm, dấu phẩy đặt sai vị trí cũng có thể khiến giá trị được hiểu khác hoàn toàn.

Luật Kế toán năm 2015 đã dành quy định riêng cho chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán. Bên cạnh đó, tùy loại tài liệu như chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hay hóa đơn điện tử mà còn phải đối chiếu với các quy định chuyên ngành có liên quan.

1. Quy định chung về chữ viết và chữ số trong kế toán theo pháp luật Việt Nam

1.1. Chữ viết sử dụng trong kế toán

Điều 11 Luật Kế toán năm 2015 quy định chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt.

Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.

Quy định về tài liệu kế toán bằng tiếng nước ngoài đã có sự thay đổi sau khi Luật số 56/2024/QH15 sửa đổi, bổ sung một số quy định của Luật Kế toán. Theo nội dung tài liệu nghiên cứu, đối với những tài liệu kế toán bằng tiếng nước ngoài thuộc trường hợp luật định, việc dịch ra tiếng Việt được thực hiện khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Đối với hóa đơn, quy định về ngôn ngữ còn phải tuân theo pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

1.2. Chữ số sử dụng trong kế toán

Theo Điều 11 Luật Kế toán năm 2015, chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập:

0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán về nguyên tắc là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND”.

Pháp luật cũng có quy định đối với trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ hoặc doanh nghiệp đáp ứng điều kiện lựa chọn ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ trong kế toán.

1.3. Có được sử dụng đơn vị “nghìn đồng”, “triệu đồng”, “tỷ đồng” không?

Có.

Trong những trường hợp đáp ứng điều kiện theo quy định về tài liệu kế toán và báo cáo tài chính, số liệu có thể được trình bày theo đơn vị tiền tệ rút gọn như nghìn đồng, triệu đồng hoặc tỷ đồng.

Khi sử dụng đơn vị rút gọn, phải ghi rõ đơn vị tính để người đọc không nhầm lẫn.

Ví dụ:

“Đơn vị tính: đồng”

khác hoàn toàn với:

“Đơn vị tính: nghìn đồng”.

Nếu một chỉ tiêu ghi “1.500” trong báo cáo có đơn vị tính là nghìn đồng thì giá trị thực tế là 1.500.000 đồng, chứ không phải 1.500 đồng.

Tài liệu cũng lưu ý việc làm tròn khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn phải thực hiện theo nguyên tắc tương ứng của pháp luật kế toán.

2. Cách sử dụng dấu chấm và dấu phẩy trong phân cách số thập phân và hàng nghìn

Đây là một trong những quy tắc quan trọng nhất và cũng dễ nhầm nhất khi trình bày số liệu kế toán.

2.1. Quy tắc thông thường tại Việt Nam

Theo khoản 2 Điều 11 Luật Kế toán năm 2015, khi sử dụng chữ số trong kế toán:

Dấu chấm “.” được sử dụng để phân cách hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ, hàng nghìn tỷ...

Dấu phẩy “,” được sử dụng sau hàng đơn vị để phân cách phần nguyên và phần thập phân.

Ví dụ:

1.000 đồng: một nghìn đồng.

1.000.000 đồng: một triệu đồng.

1.250.000 đồng: một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng.

15,5: mười lăm phẩy năm.

1.250,75: một nghìn hai trăm năm mươi phẩy bảy mươi lăm.

Đây là cách trình bày theo quy tắc kế toán Việt Nam được tài liệu dẫn chiếu từ Điều 11 Luật Kế toán.

2.2. Trường hợp sử dụng cách phân cách theo thông lệ quốc tế

Một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài hoặc sử dụng hệ thống phần mềm kế toán, quản trị chung với công ty mẹ ở nước ngoài có thể gặp định dạng ngược lại:

1,000.50

Trong cách này, dấu phẩy phân cách hàng nghìn còn dấu chấm phân cách phần thập phân.

Luật Kế toán cho phép một số trường hợp sử dụng cách phân cách này khi đáp ứng điều kiện luật định. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải chú thích trong tài liệu, sổ kế toán và khi lập báo cáo tài chính nộp cơ quan nhà nước tại Việt Nam phải thực hiện theo cách phân cách được pháp luật Việt Nam quy định.

2.3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc dùng dấu chấm phân cách hàng nghìn không?

Quy định đối với hóa đơn có tính đặc thù.

Theo nội dung tài liệu dẫn Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cách trình bày số trên hóa đơn cho phép áp dụng quy ước phân cách phù hợp theo trường hợp được pháp luật về hóa đơn quy định.

Vì vậy, không nên lấy cách trình bày trên một hóa đơn điện tử cụ thể rồi mặc nhiên áp dụng cho mọi sổ kế toán và báo cáo tài chính.

Điều quan trọng là phải xác định loại tài liệu đang lập và áp dụng đúng quy định dành cho loại tài liệu đó.

3. Hướng dẫn viết số tiền bằng chữ trong chứng từ kế toán chuẩn quy định

3.1. Nguyên tắc quan trọng nhất: số và chữ phải thống nhất

Khi một chứng từ có đồng thời phần “số tiền bằng số” và “số tiền bằng chữ”, hai nội dung cần thể hiện cùng một giá trị.

Ví dụ:

Số tiền: 12.350.000 đồng.

Bằng chữ: Mười hai triệu ba trăm năm mươi nghìn đồng.

Không được để xảy ra trường hợp phần bằng số ghi 12.350.000 đồng nhưng phần bằng chữ lại ghi “Mười hai triệu năm trăm ba mươi nghìn đồng”.

Khi kiểm tra chứng từ, đây là một trong những nội dung cần đối chiếu trước khi ký.

3.2. Cách đọc và viết các số tận cùng bằng 1

Trong cách đọc số tiếng Việt thông dụng, số 1 ở cuối có thể được đọc là “một” hoặc “mốt” tùy vị trí.

Ví dụ:

101: Một trăm linh một.

111: Một trăm mười một.

121: Một trăm hai mươi mốt.

561: Năm trăm sáu mươi mốt.

Do đó:

121.000 đồng có thể viết: “Một trăm hai mươi mốt nghìn đồng”.

3.3. Số 4 viết “bốn” hay “tư”?

Trong cách đọc tiếng Việt, ở một số vị trí, số 4 có thể được đọc là “bốn” hoặc “tư”.

Ví dụ:

204: Hai trăm linh bốn.

214: Hai trăm mười bốn.

224: có thể đọc “Hai trăm hai mươi bốn”; trong giao tiếp cũng thường gặp cách đọc “Hai trăm hai mươi tư”.

Điểm quan trọng trong kế toán là nội dung phải rõ ràng, không làm thay đổi giá trị của số tiền và phải thống nhất trên chứng từ.

Không nên hiểu rằng pháp luật kế toán đặt ra một quy tắc bắt buộc mọi số 4 sau hàng chục từ 2 trở lên đều phải viết thành “tư”. Nội dung tài liệu cũng ghi nhận trong thực tế vẫn sử dụng cách viết “bốn”.

3.4. Khi nào viết “năm”, khi nào viết “lăm”?

Cách đọc thông dụng có thể minh họa như sau:

105: Một trăm linh năm.

115: Một trăm mười lăm.

135: Một trăm ba mươi lăm.

225: Hai trăm hai mươi lăm.

Ví dụ:

135.000 đồng viết bằng chữ là:

“Một trăm ba mươi lăm nghìn đồng”.

3.5. Có bắt buộc phải ghi chữ “chẵn” sau số tiền không?

Không nên mặc định đây là yêu cầu bắt buộc đối với mọi chứng từ.

Ví dụ, với 1.000.000 đồng, có thể gặp:

“Một triệu đồng.”

Hoặc trong thực tế:

“Một triệu đồng chẵn.”

Việc thêm “chẵn” thường nhằm thể hiện số tiền không còn phần lẻ và hạn chế việc bổ sung nội dung sau đó. Tài liệu nghiên cứu cũng xác định các quy định được dẫn chiếu không bắt buộc phải thêm từ “chẵn” trong mọi trường hợp.

Doanh nghiệp có thể thống nhất cách trình bày nội bộ miễn không làm sai lệch nội dung chứng từ và vẫn đáp ứng quy định pháp luật.

3.6. Yêu cầu khi viết chứng từ kế toán bằng giấy

Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán năm 2015 đặt ra một số yêu cầu quan trọng đối với chứng từ kế toán bằng giấy.

Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định.

Chữ viết trên chứng từ phải liên tục, không ngắt quãng; chỗ trống phải được gạch chéo.

Chứng từ không được tẩy xóa, sửa chữa.

Khi viết chứng từ phải dùng bút mực; không dùng mực đỏ, bút chì hoặc loại mực dễ phai.

Nếu chứng từ được lập sai thì việc xử lý phải thực hiện theo quy định, thay vì tự ý tẩy hoặc viết đè lên nội dung cũ.

4. Phân biệt cách viết “nghìn đồng” và “ngàn đồng” trong văn bản tài chính

“Nghìn” và “ngàn” đều được sử dụng trong tiếng Việt để biểu thị 1.000.

Ví dụ:

10.000 đồng có thể được đọc trong giao tiếp là “mười nghìn đồng” hoặc “mười ngàn đồng”.

Sự khác biệt chủ yếu liên quan đến thói quen sử dụng ngôn ngữ theo vùng miền.

Tuy nhiên, trong văn bản kế toán, tài chính và hành chính chính thức, nên ưu tiên sử dụng “nghìn đồng”.

Lý do là các văn bản pháp luật kế toán sử dụng thuật ngữ “nghìn đồng” khi quy định đơn vị tiền tệ rút gọn.

Có thể phân biệt như sau:

Ví dụ, trong báo cáo tài chính nên ghi:

“Đơn vị tính: nghìn đồng”.

Không nên tự sửa thành:

“Đơn vị tính: ngàn đồng”.

Điểm cần hiểu chính xác là việc ưu tiên “nghìn đồng” xuất phát từ yêu cầu thống nhất thuật ngữ và cách dùng trong hệ thống văn bản kế toán, chứ không có nghĩa mọi trường hợp sử dụng từ “ngàn” trong một giao dịch đều tự động khiến chứng từ vô hiệu.

Tài liệu cũng phân biệt hai vấn đề theo hướng này: “nghìn” và “ngàn” có cùng giá trị về mặt số học, nhưng “nghìn đồng” là cách dùng phù hợp hơn trong hệ thống văn bản tài chính, kế toán chính thức.

5. Các lỗi sai thường gặp khi trình bày số liệu kế toán và lưu ý quan trọng

Lỗi 1: Đặt nhầm dấu chấm và dấu phẩy

Ví dụ cần ghi:

1.250.000,50

nhưng lại nhập:

1,250,000.50

trong tài liệu phải trình bày theo quy tắc kế toán Việt Nam.

Lỗi này đặc biệt dễ xảy ra khi dữ liệu được xuất từ phần mềm nước ngoài hoặc khi nhân viên sử dụng bảng tính được cài đặt theo định dạng quốc tế.

Lỗi 2: Số tiền bằng chữ không khớp số tiền bằng số

Ví dụ:

Số: 15.250.000 đồng.

Chữ: Mười lăm triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng.

Hai giá trị này khác nhau.

Trước khi ký chứng từ cần kiểm tra lại số tiền bằng số, số tiền bằng chữ, đơn vị tiền tệ và các nội dung liên quan.

Lỗi 3: Nhầm đơn vị “đồng” với “nghìn đồng”

Đây là lỗi có thể tạo ra chênh lệch rất lớn.

Nếu bảng báo cáo ghi:

“Đơn vị tính: nghìn đồng”

thì số liệu “500.000” tương ứng 500.000.000 đồng.

Không được đọc thành 500.000 đồng.

Lỗi 4: Tẩy xóa hoặc viết đè trên chứng từ giấy

Đây không chỉ là lỗi trình bày.

Luật Kế toán quy định chứng từ kế toán không được tẩy xóa, sửa chữa. Vì vậy, khi phát hiện chứng từ lập sai cần xử lý theo đúng phương thức áp dụng cho loại chứng từ đó, không dùng bút xóa hoặc tự sửa trực tiếp.

Lỗi 5: Dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai

Khi lập chứng từ kế toán bằng giấy phải sử dụng bút mực theo quy định và không được dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai.

Lỗi 6: Để khoảng trống có thể bổ sung nội dung

Chữ viết trên chứng từ giấy phải liên tục và phần còn trống phải được gạch chéo theo quy định.

Yêu cầu này có ý nghĩa phòng ngừa việc bổ sung hoặc thay đổi nội dung chứng từ sau khi lập.

Lỗi 7: Ký chứng từ khi chưa ghi đủ nội dung

Người có trách nhiệm ký cần kiểm tra nội dung chứng từ trước khi ký.

Không nên ký trước vào chứng từ chưa được điền đầy đủ rồi để người khác bổ sung nội dung sau.

Lỗi 8: Không thống nhất cách trình bày giữa các tài liệu

Một doanh nghiệp sử dụng phần mềm quốc tế có thể gặp dữ liệu dạng:

1,250,000.50

trong hệ thống nội bộ.

Trong khi đó, tài liệu lập và nộp theo quy định Việt Nam có thể phải thể hiện:

1.250.000,50.

Do đó, doanh nghiệp cần cấu hình phần mềm và quy trình chuyển đổi dữ liệu phù hợp với từng loại tài liệu. Tài liệu nghiên cứu cũng xác định việc sử dụng sai chữ viết, chữ số, sửa chữa chứng từ, dùng mực không phù hợp hoặc để số tiền bằng số và bằng chữ không thống nhất là những lỗi cần đặc biệt lưu ý.

Một số ví dụ về cách trình bày số tiền

Trong thực tế, một số vùng có thói quen đọc “linh” thành “lẻ” hoặc “nghìn” thành “ngàn”. Để tài liệu kế toán và tài chính của doanh nghiệp được thống nhất, nên xây dựng một cách viết chung và ưu tiên những thuật ngữ đang được sử dụng trong văn bản pháp luật, biểu mẫu chính thức.

Kết luận

Quy tắc trình bày chữ viết và chữ số trong kế toán không chỉ phục vụ hình thức của chứng từ mà còn giúp số liệu được hiểu thống nhất và có thể kiểm tra, đối chiếu.

Theo Luật Kế toán năm 2015, chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; theo quy tắc thông thường tại Việt Nam, dấu chấm được dùng để phân cách hàng nghìn, triệu, tỷ và dấu phẩy được dùng để phân cách phần thập phân. Đối với văn bản tài chính chính thức, “nghìn đồng” là cách viết nên được ưu tiên để thống nhất với thuật ngữ trong hệ thống pháp luật kế toán.

Khi viết số tiền bằng chữ, nguyên tắc quan trọng nhất là bảo đảm số tiền thể hiện rõ ràng và thống nhất với số tiền bằng số. Đối với chứng từ giấy, cần đặc biệt tuân thủ yêu cầu không tẩy xóa, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai, ghi liên tục và gạch chéo phần còn trống.

Việc xây dựng một quy tắc trình bày thống nhất trong nội bộ doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế đáng kể những lỗi tưởng nhỏ như nhầm dấu phân cách, nhầm đơn vị tính hay ghi sai số tiền bằng chữ nhưng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của chứng từ và số liệu kế toán.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể tham khảo thêm:

• Mẫu quyết định miễn nhiệm kế toán trưởng mới nhất kèm hướng dẫn
• Mẫu quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng công ty
• Tải sổ quỹ tiền mặt (Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt) mẫu S11-H