Quy định về tạm giữ tài liệu, đồ vật khi khám xét trong tố tụng hình sự

Biện pháp tạm giữ tài liệu, đồ vật trong quá trình khám xét là một hoạt động tố tụng cưỡng chế cốt lõi trong hoạt động điều tra hình sự tại Việt Nam, được quy định chủ yếu tại Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung năm 2021 và 2025 (BLTTHS 2015). Tuy nhiên, tính chất cưỡng chế và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu tài sản của công dân đòi hỏi việc thực thi biện pháp này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc về thẩm quyền, thủ tục và bảo quản, nhằm đảm bảo tính hợp pháp của chứng cứ và quyền lợi của người bị tạm giữ tài sản. 

1. Quy định về tạm giữ tài liệu, đồ vật khi khám xét trong tố tụng hình sự 

1.1. Quy định về tạm giữ tài liệu, đồ vật khi khám xét trong tố tụng hình sự

Biện pháp tạm giữ tài liệu, đồ vật là một hoạt động tố tụng cưỡng chế được thực hiện nhằm thu thập, bảo quản vật chứng, tài liệu, đồ vật có liên quan đến vụ án. Đây là bước đi trực tiếp phát sinh từ hoạt động khám xét. Căn cứ cốt lõi cho hoạt động này là Điều 198 BLTTHS 2015, quy định cụ thể về việc Tạm giữ tài liệu, đồ vật khi khám xét. Việc tạm giữ chỉ được áp dụng đối với những tài liệu, đồ vật liên quan đến vụ án, vật bị cấm lưu hành, hoặc được dùng làm công cụ, phương tiện phạm tội, nhằm phục vụ công tác điều tra, truy tố và xét xử.

Việc tạm giữ tài liệu, đồ vật phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về tố tụng. Bất kỳ tài liệu hay đồ vật nào được tìm thấy trong quá trình khám xét (theo Điều 196 BLTTHS) và được xác định là có ý nghĩa đối với việc giải quyết vụ án đều phải được thu giữ và tạm giữ. Tính hợp pháp của quyết định tạm giữ không phải là một quyết định độc lập mà là hệ quả trực tiếp phụ thuộc vào tính hợp pháp của toàn bộ thủ tục khám xét và thẩm quyền ra quyết định khám xét.

1.2. Thẩm quyền quyết định khám xét và tính hợp pháp cảu biện pháp tạm giữ

Thẩm quyền ra lệnh khám xét được quy định chi tiết tại Điều 192 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025, bao gồm Thủ trưởng, Phó Thủ trưởng Cơ quan điều tra (CQĐT) các cấp và Viện trưởng, Phó Viện trưởng Viện kiểm sát (VKS) các cấp. Việc khám xét nơi ở, nơi làm việc, địa điểm, phương tiện, tài liệu, đồ vật phải được VKS phê chuẩn trước khi thi hành, trừ trường hợp khám xét khẩn cấp theo quy định tại Điều 110 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025.

Quyết định khám xét phải được lập thành văn bản, ghi rõ lý do, đối tượng và phạm vi. Sự tuân thủ thẩm quyền và thủ tục phê chuẩn lệnh khám xét là điều kiện tiên quyết. Nếu lệnh khám xét bị tuyên bố vô hiệu do vi phạm thẩm quyền hoặc thiếu phê chuẩn của VKS (trừ trường hợp luật cho phép), thì mọi tài liệu, đồ vật tạm giữ theo lệnh đó sẽ mặc nhiên bị coi là không hợp pháp. Điều này khẳng định sự ràng buộc về mặt tố tụng: tính hợp pháp của biện pháp tạm giữ phụ thuộc hoàn toàn vào tính hợp pháp của thủ tục khám xét gốc.

1.3. Quy trình lập biên bản, lập biên bản, niêm phong và bảo quản tài liệu/đồ vật

Điều 198 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 quy định chi tiết về quy trình lập hồ sơ khi tạm giữ tài liệu, đồ vật. Cụ thể, việc tạm giữ phải được lập thành Biên bản Tạm giữ. Trong biên bản này, người thi hành phải ghi rõ tên gọi, đặc điểm, số lượng, khối lượng, và tình trạng của từng tài liệu, đồ vật bị tạm giữ. Biên bản phải được đọc cho những người có mặt nghe và được họ cùng ký tên.

Yêu cầu pháp lý quan trọng tiếp theo là niêm phong vật chứng. Theo Điều 107 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025, vật chứng phải được niêm phong ngay sau khi lập biên bản và được đưa về nơi bảo quản. Việc niêm phong phải có chữ ký của người chứng kiến (nếu có) để đảm bảo tính nguyên vẹn và xác thực. Quy trình niêm phong này là điều kiện tiên quyết để vật chứng được công nhận là chứng cứ hợp pháp trong quá trình tố tụng.

Dưới đây là bảng tổng hợp các căn cứ pháp lý về tạm giữ tài liệu, đồ vật khi khám xét trong tố tụng hình sự: 

2. Quy định ràng buộc về thời hạn và giá trị chứng cứ của bản sao tài liệu

2.1. Thời hạn tạm giữ tài liệu, đồ vật và nguyên tắc xử lý kịp thời 

Trong tố tụng hình sự Việt Nam, không có quy định về thời hạn "tạm giữ" cố định đối với tài liệu, đồ vật giống như đối với biện pháp tạm giữ người (Điều 117 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025). Thay vào đó, tài liệu, đồ vật được tạm giữ, coi là vật chứng, được bảo quản theo Điều 107 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 cho đến khi vụ án kết thúc. Thời hạn tạm giữ thực chất kéo dài cho đến khi cơ quan tiến hành tố tụng có thẩm quyền (CQĐT, VKS, Tòa án) ra Quyết định xử lý vật chứng theo Điều 106 BLTTHS. Các quyết định này có thể là trả lại, tịch thu sung công quỹ hoặc tiêu hủy, thường được thực hiện khi có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án, hoặc bản án có hiệu lực pháp luật.

Khoản 1 Điều 107 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 cũng nhấn mạnh trách nhiệm của cơ quan tiến hành tố tụng phải kịp thời ra quyết định trả lại tài liệu, đồ vật nếu chúng không còn cần thiết cho việc giải quyết vụ án hoặc không thuộc diện bị tịch thu. Việc tạm giữ tài liệu/đồ vật một cách không cần thiết và kéo dài sẽ làm tăng rủi ro phát sinh trách nhiệm bồi thường của Nhà nước do làm phát sinh thiệt hại vật chất hoặc chi phí quản lý không chính đáng.

2.2. Giá trị chứng cứ của bản sao tài liệu

Khi tạm giữ tài liệu, đồ vật gốc (vật chứng) theo thủ tục khám xét quy định tại Điều 198 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025, người thi hành phải lập bản sao của tài liệu đó để giao lại cho chủ sở hữu hoặc người quản lý. Để bản sao có giá trị chứng cứ, nó phải được lập, đối chiếu với bản gốc và được xác nhận rõ ràng, chi tiết trong Biên bản Khám xét, với đầy đủ chữ ký của người thực hiện, chủ thể bị khám xét và người chứng kiến, nhằm đảm bảo phản ánh chính xác nội dung của bản gốc.

Về mặt pháp lý, bản sao là tài liệu được thu thập theo đúng trình tự tố tụng và có giá trị chứng cứ nếu đáp ứng hai điều kiện: (1) Được lập theo đúng thủ tục Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025, và (2) Nội dung phản ánh chính xác bản gốc. Bản sao thường được sử dụng khi bản gốc quá cồng kềnh hoặc cần chuyển đi giám định.

Tuy nhiên, tính hợp pháp của bản sao phụ thuộc hoàn toàn vào tính hợp pháp của quá trình thu thập vật gốc. Nếu thủ tục tạm giữ vật gốc vi phạm nghiêm trọng Điều 198 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 (ví dụ: khám xét trái thẩm quyền, không lập biên bản), vật chứng gốc sẽ bị tuyên bố là chứng cứ không hợp pháp (Điều 10 BLTTHS), và hậu quả tất yếu là bản sao được lập ra từ vật chứng gốc đó sẽ mất đi giá trị chứng cứ, bất kể bản sao đó được lập chi tiết đến đâu, vì nguồn chứng cứ ban đầu đã bị nhiễm độc tố tụng.

Dưới đây là bảng yếu tố chứng cứ của bản sao tài liệu tạm giữ: 

3. Cơ chế kiểm sát tư pháp và xử lý vi phạm

3.1. Thẩm quyền và nhiệm vụ của Viện Kiểm sát trong tạm giữ tài liệu/đồ vật

Viện kiểm sát Nhân dân (VKSND) giữ vai trò kiểm sát hoạt động tư pháp theo quy định của Luật tổ chức VKSND và Điều 133 BLTTHS (Kiểm sát việc tuân theo pháp luật trong hoạt động tố tụng). Hoạt động tạm giữ tài liệu/đồ vật là một hoạt động điều tra, do đó phải chịu sự kiểm sát toàn diện của VKS. Mối quan hệ giữa VKSND và Cơ quan điều tra là mối quan hệ phối hợp nhưng đồng thời cũng là mối quan hệ chế ước (kiểm soát quyền lực). Viện kiểm sát có trách nhiệm kiểm sát tính có căn cứ và hợp pháp của việc thu thập và tạm giữ tài liệu/đồ vật. Mục đích của cơ chế chế ước này là nhằm đảm bảo quyền con người, quyền công dân và tính dân chủ trong tố tụng hình sự.

Dưới đây là bảng phân tích thẩm quyền kiểm sát quyết định tạm giữ tài liệu, đồ vật khi khám xét trong tố tụng hình sự:

3.2. Thẩm quyền hủy bỏ/sửa đổi quyết định tạm giữ không đúng luật của Viện kiểm sát

Sử dụng thẩm quyền bãi bỏ các quyết định vi phạm pháp luật là một công cụ kiểm sát cốt lõi của Viện kiểm sát (VKS) nhằm bảo đảm tính hợp pháp trong hoạt động tố tụng. Theo Điều 133 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025, VKS có quyền hủy bỏ, thay đổi các quyết định không có căn cứ và trái pháp luật của Cơ quan Điều tra (CQĐT), bao gồm cả quyết định tạm giữ tài liệu, đồ vật sau khám xét. Thủ tục kiểm sát này yêu cầu CQĐT phải gửi quyết định và tài liệu liên quan đến việc khám xét và tạm giữ cho VKS. Nếu VKS phát hiện việc tạm giữ không đúng pháp luật (ví dụ: vượt quá phạm vi vụ án, không cần thiết hoặc vi phạm nghiêm trọng thủ tục), VKS sẽ ra quyết định Hủy bỏ hoặc Sửa đổi quyết định tạm giữ sai phạm, buộc CQĐT phải nghiêm chỉnh chấp hành và có trách nhiệm trả lại tài liệu/đồ vật ngay lập tức.

Thẩm quyền hủy bỏ của VKS không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn là hàng rào pháp lý đầu tiên và quan trọng để bảo vệ quyền tài sản hợp pháp của công dân. Việc VKS thực hiện đúng quyền hủy bỏ quyết định tạm giữ trái luật giúp khắc phục sai phạm tố tụng sớm, đồng thời có ý nghĩa chiến lược trong việc ngăn chặn việc phát sinh trách nhiệm bồi thường của Nhà nước. Quyết định trái luật bị hủy bỏ kịp thời sẽ không gây ra thiệt hại kéo dài hoặc không bị Tòa án tuyên bố vô hiệu, qua đó góp phần nâng cao chất lượng hoạt động tố tụng và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân.

3.3. Án lệ và nguyên tắc tuyên bố chứng cứ không hợp pháp

Nguyên tắc pháp lý cơ bản là vật chứng được thu thập trái pháp luật, vi phạm nghiêm trọng thủ tục khám xét, tạm giữ, niêm phong quy định tại Điều 198 và Điều 107 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025, sẽ bị Tòa án tuyên bố là chứng cứ không hợp pháp. Điều 10 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025 quy định rõ về trách nhiệm chứng minh và tính hợp pháp của chứng cứ.

Trong thực tiễn xét xử, các quyết định giám đốc thẩm hoặc án lệ thường nhấn mạnh yêu cầu tuyệt đối về tính hợp pháp và tính nguyên vẹn của vật chứng. Bất kỳ sai sót nào trong việc mô tả chi tiết tài liệu, thiếu chữ ký của người chứng kiến, hoặc niêm phong không đúng quy cách đều có thể dẫn đến việc Tòa án loại trừ chứng cứ. Khi một chứng cứ bị loại trừ, nó không được sử dụng làm căn cứ để giải quyết vụ án, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình buộc tội.

4. Xử lý đặc thù đối với tài sản thuộc sở hữu chung bị tạm giữ

4.1. Nguyên tắc xử lý vật chứng là tài sản

Việc xử lý vật chứng được căn cứ theo Điều 106 và Điều 107 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025. Điều 106 phân loại vật chứng thành công cụ/phương tiện phạm tội; vật mang dấu vết tội phạm; tiền/vật khác có giá trị chứng minh. Vật chứng phải được trả lại cho chủ sở hữu, tịch thu sung công quỹ, hoặc tiêu hủy (Điều 107). Đối với vật chứng là công cụ, phương tiện phạm tội, nguyên tắc chung là bị tịch thu, nộp ngân sách Nhà nước (điểm a khoản 2 Điều 106 BLTTHS) và điểm a khoản 1 Điều 47 Bộ luật Hình sự.

4.2. Nguyên tắc xử lý tài sản thuộc sở hữu chung/liên đới bị tạm giữ 

Vấn đề pháp lý phức tạp nhất nảy sinh khi tài sản bị tịch thu là công cụ, phương tiện phạm tội nhưng lại là tài sản thuộc sở hữu chung hợp pháp của người phạm tội và những đồng sở hữu khác (những người vô can, không biết và không có lỗi trong hành vi phạm tội của bị cáo). Thực tiễn xét xử đã thiết lập nguyên tắc phân định trách nhiệm tài sản dựa trên lỗi cá nhân và hài hòa giữa luật hình sự với luật dân sự. Việc tịch thu toàn bộ tài sản chung chỉ vì một đồng sở hữu sử dụng nó để phạm tội là vi phạm nguyên tắc bảo vệ quyền sở hữu tư nhân hợp pháp.

Do đó, hướng giải quyết được chấp nhận rộng rãi là áp dụng nguyên tắc tịch thu theo phần giá trị. Tài sản (phương tiện phạm tội) sẽ được tịch thu toàn bộ để bán đấu giá, nhưng chỉ phần giá trị tài sản tương ứng với quyền sở hữu của người phạm tội mới bị sung công quỹ nhà nước. Phần giá trị còn lại (của người đồng sở hữu vô can) sẽ được trả lại cho họ. Ví dụ điển hình là trong vụ án có phương tiện phạm tội là tài sản chung của vợ chồng (tài sản chung hợp nhất), Tòa án cấp phúc thẩm đã quyết định tịch thu chiếc xe ô tô để bán đấu giá, sung công quỹ Nhà nước 1/2 giá trị xe, và trả lại cho người vợ 1/2 giá trị xe ô tô. Nguyên tắc này đảm bảo vừa thực hiện được hình phạt (tịch thu phương tiện phạm tội) vừa bảo vệ được quyền lợi dân sự của người vô can một cách hợp lý và công bằng.

5. Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước 

Luật Trách nhiệm Bồi thường của Nhà nước số 10/2017/QH14 quy định trách nhiệm bồi thường của Nhà nước đối với cá nhân, tổ chức bị thiệt hại do người thi hành công vụ gây ra trong hoạt động tố tụng, quản lý hành chính, và thi hành án. Phạm vi thiệt hại được bồi thường bao gồm thiệt hại vật chất (như mất mát, hư hỏng tài sản, chi phí hợp lý để khôi phục tài sản) phát sinh từ quyết định tố tụng trái pháp luật.

5.1. Căn cứ yêu cầu bồi thường đối với quyết định tạm giữ tài liệu/đồ vật trái pháp luật

Để yêu cầu bồi thường theo Luật Trách nhiệm bồi thường của Nhà nước 2017, cá nhân hoặc tổ chức bị thiệt hại cần phải có Văn bản xác định hành vi trái pháp luật của người thi hành công vụ. Hành vi trái pháp luật liên quan đến tạm giữ tài liệu, đồ vật có thể được xác định thông qua các văn bản có tính liên kết pháp lý quan trọng như Bản án, quyết định của Tòa án có thẩm quyền, Quyết định giải quyết khiếu nại, tố cáo của người có thẩm quyền, hoặc đặc biệt là Quyết định Hủy bỏ Quyết định Tạm giữ do Viện kiểm sát (VKS cấp trên hoặc VKS cùng cấp) ban hành, nếu VKS xét thấy việc tạm giữ không có căn cứ hoặc trái pháp luật.

Quyết định hủy bỏ này là văn bản nội bộ tố tụng xác định rõ tính trái pháp luật của hoạt động tạm giữ, làm cơ sở pháp lý để người bị thiệt hại kích hoạt thủ tục bồi thường theo LTBTNN. Trách nhiệm bồi thường phát sinh khi quyết định tạm giữ được xác định là không có căn cứ (ví dụ: tài liệu bị tạm giữ không phải là vật chứng và việc tạm giữ kéo dài vô lý) và gây ra thiệt hại thực tế cho người bị tạm giữ tài sản.

5.2. Xác định cơ quan có trách nhiệm bồi thường và rủi ro pháp lý

Cơ quan có trách nhiệm bồi thường là cơ quan trực tiếp quản lý người thi hành công vụ có hành vi trái pháp luật gây ra thiệt hại. Trong trường hợp quyết định tạm giữ tài liệu/đồ vật trái pháp luật do CQĐT thực hiện, CQĐT cấp quản lý thường là cơ quan chịu trách nhiệm bồi thường. Rủi ro pháp lý thực tiễn của việc tạm giữ kéo dài: Mặc dù vật chứng được giữ cho đến khi kết thúc vụ án, nhưng nếu cơ quan tố tụng không kịp thời ra quyết định trả lại tài liệu/đồ vật không cần thiết cho vụ án (theo Điều 107), hoặc duy trì quyết định tạm giữ tài liệu/đồ vật không có căn cứ trong thời gian dài, gây ra thiệt hại vật chất (ví dụ: khấu hao tài sản, mất cơ hội kinh doanh liên quan đến tài liệu bị giữ), đây có thể được coi là hành vi tố tụng không đúng thời hạn hoặc vô căn cứ. Nếu VKS hoặc Tòa án sau đó xác định quyết định tạm giữ này kéo dài một cách vô căn cứ, thiệt hại vật chất phát sinh từ sự trì hoãn này sẽ là cơ sở để yêu cầu bồi thường theo LTBTNN.

Kết luận

Việc tạm giữ tài liệu, đồ vật trong tố tụng hình sự Việt Nam là một biện pháp cưỡng chế có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền sở hữu, đòi hỏi sự tuân thủ tuyệt đối các quy định về thẩm quyền, thủ tục khám xét, lập biên bản và niêm phong (Điều 198 Bộ luật tố tụng hình sự 2015, sửa đổi, bổ sung 2025). Cơ chế kiểm soát tư pháp do Viện kiểm sát thực hiện, thông qua thẩm quyền hủy bỏ/sửa đổi các quyết định không hợp pháp của Cơ quan điều tra (Điều 133 BLTTHS), là cơ chế bảo vệ quyền lợi hiệu quả, được thiết lập để ngăn  chặn các quyết định tạm giữ không có căn cứ ngay từ giai đoạn điều tra. Quyết định hủy bỏ này đóng vai trò kép: vừa khắc phục vi phạm tố tụng, vừa là căn cứ pháp lý để người bị thiệt hại yêu cầu bồi thường theo Luật Trách nhiệm Bồi thường của Nhà nước 2017.

Đối với các trường hợp phức tạp như tài sản thuộc sở hữu chung được sử dụng làm phương tiện phạm tội, thực tiễn xét xử đã áp dụng nguyên tắc phân chia giá trị: chỉ tịch thu phần giá trị tương ứng với quyền sở hữu của người phạm tội, bảo đảm cân bằng giữa mục tiêu hình sự và quyền dân sự của người vô can. Sự phức tạp về thủ tục và các rủi ro pháp lý liên quan đến LTBTNN khẳng định yêu cầu các cơ quan tiến hành tố tụng phải nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo tính hợp pháp và kịp thời trong mọi hoạt động thu thập và xử lý vật chứng.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.