Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ quy định như thế nào?

Trong cấu trúc quản trị quốc gia, lưu trữ không chỉ là công tác kỹ thuật hậu cần mà còn là công cụ quan trọng để khẳng định tính chính danh, duy trì ký ức lịch sử và bảo vệ lợi ích hợp pháp của Nhà nước, tổ chức và cá nhân. Quản lý nhà nước về lưu trữ được hiểu là hoạt động thực thi quyền lực hành chính nhằm thiết lập một trật tự thống nhất trong việc hình thành, quản lý, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên phạm vi toàn quốc.

Dưới sự điều chỉnh của Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, nội dung quản lý nhà nước về lĩnh vực này không chỉ dừng lại ở việc ban hành cơ chế, chính sách mà còn bao hàm cả công tác tổ chức bộ máy, đào tạo nguồn nhân lực chuyên trách và ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ số. Việc xác lập rõ ràng các nội dung quản lý nhà nước chính là nền tảng để ngăn ngừa sự thất thoát, hư hỏng tài liệu — vốn được coi là "di sản đặc biệt" của dân tộc. 

1. Quản lý nhà nước về lưu trữ và vai trò chiến lược đối với quốc gia

Bản chất của quản lý nhà nước về lưu trữ là sự tác động có tổ chức bằng luật pháp của các cơ quan có thẩm quyền đối với các hoạt động thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phục vụ lợi ích chung của xã hội và nhà nước. Trong cấu trúc của bộ máy hành chính, lưu trữ được coi là "huyết mạch" thông tin, nơi lưu giữ các bằng chứng về quá trình hình thành, phát triển và thực thi chính sách của một quốc gia.

1.1. Vai trò đối với an ninh quốc gia và bảo vệ chủ quyền

Trong kỷ nguyên số, khái niệm an ninh quốc gia đã mở rộng sang không gian số, nơi dữ liệu được coi là tài nguyên chiến lược và là tài sản quốc gia vô giá. Tài liệu lưu trữ chứa đựng những bằng chứng xác thực nhất về cương vực, lãnh thổ và các hoạt động ngoại giao, quốc phòng qua các thời kỳ. Việc quy định rõ ràng về quản lý nhà nước giúp ngăn chặn tình trạng thất thoát thông tin mật, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và khẳng định chủ quyền quốc gia thông qua các tư liệu lịch sử có giá trị pháp lý.

An ninh quốc gia trong lưu trữ còn thể hiện ở việc kiểm soát các hành vi xâm phạm tài liệu. Luật Lưu trữ 2024 nghiêm cấm tuyệt đối các hành vi như chuyển giao, cung cấp trái phép tài liệu cho các tổ chức nước ngoài hoặc làm giả, sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước. Điều này tạo ra một "lá chắn" pháp lý bảo vệ nguồn tài nguyên thông tin cốt lõi của đất nước.

1.2. Vai trò đối với quản lý hành chính và phát triển Chính phủ số

Đối với quản lý hành chính, lưu trữ là công cụ để kiểm soát tính tuân thủ và minh bạch của bộ máy công quyền. Một nền hành chính hiện đại không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu hệ thống lưu trữ khoa học, nơi các quyết định hành chính được lưu vết và có thể tra cứu nhanh chóng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra hoặc giải quyết khiếu nại, tố cáo.

Sự cần thiết của việc quy định rõ quản lý nhà nước còn nằm ở mục tiêu xây dựng Chính phủ số. Tài liệu lưu trữ hiện nay không chỉ là các hồ sơ đóng tập mà là các "thông điệp dữ liệu" có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Việc chuẩn hóa quy trình lưu trữ số giúp dữ liệu được liên thông, chia sẻ giữa các cơ quan, từ đó cắt giảm thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả phục vụ người dân, doanh nghiệp.

2. Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ

Điều 57 Luật Lưu trữ 2024 quy định 08 nội dung trọng tâm trong quản lý nhà nước về lưu trữ, tạo thành một khung khổ pháp lý toàn diện bao quát từ khâu hoạch định chính sách đến kiểm tra, giám sát thực tế.

2.1. Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch và ban hành văn bản quy phạm pháp luật

Đây là nội dung mang tính định hướng vĩ mô, đặt nền móng cho toàn bộ hệ thống lưu trữ. Nhà nước không chỉ ban hành luật mà còn phải xây dựng các chiến lược dài hạn về hiện đại hóa ngành lưu trữ, đặc biệt là chiến lược chuyển đổi số trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

Nội dung này bao gồm việc ban hành các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ. Luật Lưu trữ 2024 đã trao quyền cho Bộ trưởng các bộ, ngành trong việc quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý chuyên ngành sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ. Điều này đảm bảo tính thống nhất trong khi vẫn tôn trọng đặc thù chuyên môn của từng ngành như quốc phòng, công an, hay y tế.

2.2. Tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật về lưu trữ

Quản lý nhà nước không chỉ dựa trên mệnh lệnh hành chính mà còn cần sự đồng thuận và nhận thức tự giác của xã hội. Nhà nước tổ chức các hoạt động tuyên truyền để các cơ quan, tổ chức và người dân hiểu rõ giá trị của tài liệu lưu trữ.

Việc quy định ngày 03 tháng 01 hằng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam" là một công cụ truyền thông quan trọng nhằm tôn vinh những người làm công tác lưu trữ và khẳng định tầm quan trọng của ngành đối với sự nghiệp xây dựng đất nước. Ngoài ra, công tác giáo dục pháp luật còn hướng tới việc khuyến khích các cá nhân, dòng họ tham gia bảo quản tài liệu lưu trữ tư, góp phần làm phong phú thêm Phông lưu trữ quốc gia.

2.3. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ

Nội dung này đảm bảo rằng mọi tài liệu trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam đều được xử lý theo những quy trình khoa học đồng nhất. Nhà nước quy định các tiêu chuẩn về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.

Trong bối cảnh mới, quản lý nghiệp vụ tập trung mạnh vào tài liệu lưu trữ số. Các quy định về định dạng dữ liệu, phương thức ký số, và quy trình chuyển đổi tài liệu giấy sang số (số hóa) được chuẩn hóa để đảm bảo tài liệu số có giá trị pháp lý lâu dài. Việc quản lý nghiệp vụ còn bao gồm việc giám sát quy trình hủy tài liệu hết giá trị để đảm bảo không hủy nhầm các tài liệu có giá trị lịch sử.

2.4. Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

Đây là điểm mới nổi bật thể hiện tư duy quản lý hiện đại của Nhà nước. Thay vì tự mình thực hiện mọi khâu, Nhà nước cho phép và khuyến khích các tổ chức, cá nhân tham gia cung cấp các dịch vụ như chỉnh lý, số hóa, bảo quản tài liệu.

Nhà nước quản lý hoạt động này thông qua các rào cản kỹ thuật và pháp lý như:

• Xác định dịch vụ lưu trữ là ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
• Cấp và thu hồi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho các cá nhân có đủ năng lực chuyên môn.
• Cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ cho các tổ chức đáp ứng tiêu chuẩn về hạ tầng kỹ thuật và nhân sự.

2.5. Quản lý báo cáo, thống kê lưu trữ

Thống kê lưu trữ giúp Nhà nước có cái nhìn tổng thể về khối lượng và chất lượng tài liệu hiện có. Các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về tình hình tài liệu và hoạt động lưu trữ.

Hệ thống quản lý báo cáo hiện nay đang được chuyển đổi sang hình thức trực tuyến. Thông tin về tài liệu lưu trữ tại các bộ, ngành, địa phương được cập nhật vào Hệ thống cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ quốc gia, cho phép cơ quan quản lý nhà nước khai thác dữ liệu theo thời gian thực để phục vụ công tác điều hành.

2.6. Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực lưu trữ

Nhà nước quản lý việc xây dựng chương trình, giáo trình đào tạo chuyên ngành lưu trữ tại các trường đại học, cao đẳng. Đồng thời, tổ chức các lớp bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.

Trong kỷ nguyên số, nội dung đào tạo đã mở rộng sang các lĩnh vực như quản trị cơ sở dữ liệu, an toàn thông tin và ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong phân loại tài liệu. Việc này đảm bảo nguồn nhân lực có đủ kỹ năng để vận hành các hệ thống lưu trữ hiện đại.

2.7. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Nội dung này đảm bảo tính nghiêm minh của pháp luật. Cơ quan quản lý nhà nước có quyền thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định về lưu trữ tại bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thuộc phạm vi quản lý.

Hoạt động thanh tra không chỉ tập trung vào hồ sơ giấy mà còn kiểm tra tính bảo mật của các hệ thống lưu trữ số, việc tuân thủ các quy chuẩn về kho lưu trữ chuyên dụng và quy trình nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công dân trong việc tiếp cận thông tin lưu trữ.

2.8. Hợp tác quốc tế về lưu trữ

Nhà nước quản lý các hoạt động trao đổi kinh nghiệm, công nghệ và tư liệu lưu trữ với các quốc gia và tổ chức quốc tế. Việc hợp tác này giúp Việt Nam tiếp cận với các tiêu chuẩn quốc tế (như ISO) trong quản lý tài liệu và tranh thủ nguồn lực để bảo tồn các tài liệu quý hiếm có liên quan đến lịch sử dân tộc hiện đang được lưu giữ tại nước ngoài.

3. Những điểm mới trong Luật Lưu trữ 2024

Luật Lưu trữ 2024 được đánh giá là một đạo luật hiện đại, thể chế hóa đầy đủ các chủ trương của Đảng về chuyển đổi số và đẩy mạnh xã hội hóa.

Điểm mới quan trọng nhất là việc khẳng định tài liệu lưu trữ số có giá trị pháp lý như bản gốc. Điều này tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện "văn phòng không giấy". Nhà nước quy định chi tiết về các gói dữ liệu lưu trữ (SIP, AIP, DIP) để đảm bảo tài liệu được sinh ra, quản lý và bảo quản trong môi trường điện tử mà vẫn giữ nguyên được tính xác thực và tin cậy.

Xã hội hóa và quản lý lưu trữ tư: Luật Lưu trữ 2024 đã mở rộng phạm vi Phông lưu trữ quốc gia bằng cách bổ sung "tài liệu lưu trữ tư". Đây là sự thừa nhận giá trị của các tài liệu do cá nhân, gia đình, dòng họ hoặc các tổ chức kinh tế ngoài nhà nước hình thành.

Nhà nước có chính sách khuyến khích và hỗ trợ chủ sở hữu tài liệu tư thông qua việc:

• Tôn trọng quyền sở hữu và quyền định đoạt của cá nhân đối với tài liệu của họ.
• Hỗ trợ về kỹ thuật bảo quản, tu bổ đối với các tài liệu có giá trị đặc biệt.
• Cho phép ký gửi tài liệu tư vào các kho lưu trữ lịch sử của Nhà nước để đảm bảo an toàn.

Quản lý dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp: Việc đưa hoạt động dịch vụ lưu trữ vào danh mục kinh doanh có điều kiện giúp thanh lọc thị trường, loại bỏ các đơn vị thiếu năng lực làm hư hại tài liệu của Nhà nước. Đồng thời, điều kiện cấp chứng chỉ hành nghề đã được nới lỏng hơn (miễn thi cho người có bằng cao đẳng ngành lưu trữ trở lên) để thu hút nguồn nhân lực trẻ vào ngành.

4. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trong việc triển khai thực tế

Để các nội dung quản lý nhà nước được thực thi hiệu quả, Luật Lưu trữ 2024 quy định rõ trách nhiệm của các bên liên quan trong quy trình lưu trữ.

Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu: Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý công việc có trách nhiệm phải lập hồ sơ cho công việc đó. Đây không còn là nhiệm vụ của riêng bộ phận văn thư mà là trách nhiệm của từng cá nhân.

• Thời hạn nộp vào lưu trữ hiện hành: Tối đa là 01 năm kể từ năm kết thúc công việc.
• Thời hạn nộp vào lưu trữ lịch sử: Được rút ngắn xuống tối đa là 05 năm (trước đây là 10 năm) nhằm sớm tập trung tài liệu có giá trị vĩnh viễn về các kho chuyên dụng.

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm toàn diện về công tác lưu trữ tại đơn vị mình. Điều này bao gồm việc bố trí kinh phí, nhân sự và xây dựng cơ sở hạ tầng lưu trữ số. Đối với các cơ quan tại cấp xã, Luật mới quy định tài liệu của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã phải được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh để khắc phục tình trạng thất thoát tài liệu tại địa phương.

Trách nhiệm trong việc bảo vệ an toàn và bảo mật dữ liệu: Các cơ quan phải xây dựng quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ, đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của công dân nhưng đồng thời phải tuyệt đối bảo vệ bí mật nhà nước. Đối với tài liệu số, phải có phương án lưu trữ dự phòng và phòng chống tấn công mạng để đảm bảo tính sẵn sàng của dữ liệu.

Kết luận

Tóm lại, nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ là một hệ thống các biện pháp tổng thể, vừa mang tính pháp lý cưỡng chế, vừa mang tính nghiệp vụ chuyên sâu, nhằm đảm bảo cho dòng chảy thông tin của quốc gia được xuyên suốt và chuẩn xác. Một nền quản trị hành chính hiện đại không thể tách rời một hệ thống lưu trữ khoa học, nơi mà quyền tiếp cận thông tin của người dân được tôn trọng và tài liệu mật của quốc gia được bảo vệ nghiêm ngặt.

Sự chuyển mình từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử trong kỷ nguyên số đặt ra những thách thức mới, đòi hỏi nội dung quản lý nhà nước phải không ngừng đổi mới, tiệm cận với các tiêu chuẩn quốc tế nhưng vẫn giữ vững bản sắc và chủ quyền dữ liệu quốc gia. Việc thực thi nghiêm túc các quy định về quản lý nhà nước không chỉ là trách nhiệm của cơ quan lưu trữ chuyên ngành, mà còn là nghĩa vụ của mọi chủ thể trong bộ máy nhà nước. Khép lại vấn đề, chúng ta nhận thấy rằng: Quản lý tốt lưu trữ chính là hành động "bảo tồn quá khứ để kiến tạo tương lai", góp phần xây dựng một nền hành chính phục vụ chuyên nghiệp, minh bạch và thượng tôn pháp luật.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!