1. Quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy được thể hiện trong văn bản nào?

Ngày 15/11/2023, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ký ban hành Thông tư 16/2023/TT-BNV với nội dung chi tiết về quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Theo Thông tư nói trên, quy định về định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy bao gồm một số yếu tố quan trọng. Đầu tiên là quy trình chỉnh lý, đặc tả cụ thể quy trình mà cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước cần tuân thủ trong quá trình chỉnh lý tài liệu nền giấy. Thứ hai là định mức lao động, qui định về số lượng và chất lượng lao động cần thiết để thực hiện công việc chỉnh lý tài liệu. Thứ ba là định mức máy móc thiết bị, quy định về loại máy móc, thiết bị cần sử dụng và số lượng tương ứng. Thứ tư là định mức công cụ dụng cụ, đề cập đến các công cụ hỗ trợ và vật dụng cần có trong quá trình chỉnh lý tài liệu. Thứ năm là định mức vật tư, văn phòng phẩm, quy định về nguồn cung cấp vật tư và vật liệu cần thiết. Cuối cùng là định mức tiêu hao năng lượng, qui định về lượng năng lượng cần tiêu thụ để phục vụ quá trình chỉnh lý tài liệu.

Thông tư 16/2023/TT-BNV có hiệu lực từ ngày 01/01/2024 và có hiệu lực đối với các cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy. Điều này nhằm đảm bảo quá trình chỉnh lý được thực hiện hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ đúng quy trình kỹ thuật, từ đó đảm bảo sự chất lượng và tính minh bạch trong công tác quản lý và sử dụng ngân sách.

2. Căn cứ xác định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy 

Nội dung quy định tại Điều 4 của Thông tư 16/2023/TT-BNV, về định mức kinh tế - kỹ thuật trong hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy, chúng ta có các căn cứ sau đây:

- Quy trình chỉnh lý tài liệu: Căn cứ vào quy trình chỉnh lý tài liệu được quy định tại Điều 4, người thực hiện hoạt động sẽ phải tuân theo các bước và quy trình cụ thể, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc chỉnh lý tài liệu nền giấy.

- Định mức lao động: Các định mức liên quan đến lao động sẽ được xác định theo quy định tại Điều 4, bao gồm số lượng lao động cần thiết và chất lượng lao động để đảm bảo hiệu suất công việc.

- Định mức máy móc thiết bị: Quy định tại Điều 4 sẽ đề cập đến loại máy móc và thiết bị cần sử dụng, cũng như định mức về số lượng để đảm bảo sự hiệu quả và tiết kiệm trong quá trình chỉnh lý.

- Định mức công cụ dụng cụ: Thông tư sẽ chi tiết về các công cụ và dụng cụ hỗ trợ cần thiết, xác định định mức để đảm bảo công việc chỉnh lý diễn ra một cách thuận lợi và chính xác.

- Định mức vật tư, văn phòng phẩm: Quy định tại Điều 4 sẽ cung cấp hướng dẫn về việc xác định và sử dụng vật tư, văn phòng phẩm, để đảm bảo nguồn cung ổn định và tiết kiệm.

- Định mức tiêu hao năng lượng: Chi tiết về lượng năng lượng cần tiêu thụ trong quá trình chỉnh lý tài liệu sẽ được quy định tại Điều 4, nhằm mục đích tiết kiệm và bảo vệ môi trường.

- Hệ số phức tạp: Thông tư cũng có thể quy định về hệ số phức tạp, đây có thể là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến quá trình chỉnh lý, như sự phức tạp của tài liệu, yêu cầu kỹ thuật cao, hoặc các yếu tố khác tùy thuộc vào bản chất của công việc chỉnh lý.

Tổng quan, các điều khoản tại Điều 4 của Thông tư 16/2023/TT-BNV cung cấp các căn cứ quan trọng để xác định và áp dụng định mức kinh tế - kỹ thuật trong quá trình chỉnh lý tài liệu nền giấy.

3. Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy 

Theo quy định tại Chương II Phụ Lục I ban hành kèm theo Thông tư 16/2023/TT-BNV, quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy được thực hiện theo các bước chi tiết như sau:

Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu

Trong bước này, tài liệu cần được giao nhận giữa các đơn vị hoặc phòng ban liên quan. Việc này bao gồm việc kiểm tra số lượng và tính chất của tài liệu, sau đó lập biên bản giao nhận tài liệu để đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận.

Bước 2: Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý (khoảng cách ~100m)

Tài liệu sau khi được giao nhận sẽ được vận chuyển đến địa điểm chỉnh lý. Bước này có thể yêu cầu sự chú ý đặc biệt để đảm bảo an toàn và bảo quản chất lượng của tài liệu trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu

Trước khi bắt đầu quá trình chỉnh lý, tài liệu cần được vệ sinh sơ bộ để loại bỏ bụi bẩn hoặc tác nhân ngoại vi có thể ảnh hưởng đến quá trình làm việc và chất lượng tài liệu.

Bước 4: Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

Bước này đòi hỏi việc thực hiện một quá trình khảo sát chi tiết về tài liệu, sau đó biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý. Các văn bản này có thể bao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý, lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và xác định giá trị tài liệu.

Bước 5: Phân loại tài liệu theo Hướng dẫn phân loại

Dựa trên hướng dẫn phân loại đã biên soạn, tài liệu sẽ được phân loại một cách chính xác. Quá trình này đảm bảo sự tổ chức hiệu quả và dễ quản lý trong việc chỉnh lý tài liệu nền giấy.

Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ

Lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ:

- Tập hợp tài liệu thành hồ sơ: Tất cả các tài liệu cần được tập hợp và sắp xếp thành các hồ sơ dựa trên các tiêu chí nhất định.

- Biên soạn tiêu đề hồ sơ: Đặt tiêu đề phản ánh nội dung và mục đích của hồ sơ, làm cho việc tìm kiếm và quản lý dễ dàng.

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ: Sắp xếp tài liệu theo một hệ thống cụ thể, có thể theo thứ tự thời gian, chủ đề, hoặc các tiêu chí khác.

- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ: Xác định thời gian mà hồ sơ cần được bảo quản, tuân theo quy định về quản lý văn bản và tài liệu.

- Viết tiêu đề, lý do loại đối với tài liệu hết giá trị: Nếu có tài liệu nào hết giá trị, viết rõ lý do và loại bỏ chúng theo quy trình quy định.

Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ:

- Kiểm tra hồ sơ đã được lập: Đảm bảo nội dung tài liệu, tiêu đề hồ sơ, và thời hạn bảo quản đều chính xác và đầy đủ.

- Bổ sung tài liệu, chỉnh sửa tiêu đề, xác định thời hạn bảo quản (nếu cần): Thêm vào các tài liệu mới, điều chỉnh tiêu đề, và xác định lại thời hạn bảo quản nếu có thay đổi.

- Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ: Tiếp tục sắp xếp và phân loại tài liệu trong hồ sơ để giữ cho hệ thống luôn được duy trì.

Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin: số hồ sơ (số tạm); tiêu đề hồ sơ; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản

- Số hồ sơ (số tạm): Ghi số hồ sơ tạm thời để dễ dàng theo dõi và quản lý trong quá trình xử lý và chỉnh lý.

- Tiêu đề hồ sơ: Ghi rõ và chính xác về nội dung của hồ sơ để xác định đúng mục đích và thông tin chính.

- Thời gian của tài liệu: Ghi ngày, tháng, và năm của tài liệu để định rõ về thời điểm tạo ra hoặc nhận được.

- Thời hạn bảo quản: Xác định thời gian cần bảo quản hồ sơ theo quy định của cơ quan quản lý về văn bản và tài liệu.

Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin

-  Kiểm tra hồ sơ: Đảm bảo rằng hồ sơ chứa đầy đủ các tài liệu cần thiết, không có sai sót, và thông tin đều chính xác.

- Chỉnh sửa hồ sơ: Nếu phát hiện bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót, thực hiện chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của hồ sơ.

- Kiểm tra phiếu tin: Đảm bảo rằng các trường thông tin trên phiếu tin đều chính xác và phản ánh đúng thông tin của hồ sơ.

- Chỉnh sửa phiếu tin: Nếu có sai sót hoặc thay đổi trong quá trình kiểm tra, hãy thực hiện chỉnh sửa để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ giữa hồ sơ và phiếu tin.

Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại

- Phân loại: Xác định phương án phân loại cho phiếu tin dựa trên tiêu chí như loại tài liệu, thời gian, hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác có thể áp dụng.

- Sắp xếp phiếu tin: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại, giúp dễ dàng tra cứu và quản lý trong quá trình lưu trữ.

Bước 10: Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin

- Áp dụng phương án phân loại: Sắp xếp và tổ chức hồ sơ theo phương án phân loại đã được xác định trước đó trên phiếu tin.

- Sắp xếp theo số hồ sơ: Nếu có số hồ sơ tạm thời, sắp xếp hồ sơ theo số tạm để thuận tiện trong việc tra cứu và quản lý.

- Đặt vào vị trí lưu trữ: Đưa hồ sơ vào vị trí lưu trữ dựa trên phương án phân loại và tiêu chí xếp hồ sơ đã quy định.

Bước 11: Biên mục hồ sơ

- Đánh số tờ tài liệu đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên và điền số lượng tờ vào phiếu tin: Đánh số liên tục các tờ tài liệu trong hồ sơ, đặc biệt là những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài, từ 20 năm trở lên. Số tờ cần được ghi chính xác vào phiếu tin để thuận tiện cho việc tra cứu và quản lý hồ sơ.

- Biên soạn và in mục lục văn bản đối với hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: Tạo một mục lục chi tiết của các văn bản trong hồ sơ, đặc biệt là cho những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Mục lục giúp dễ dàng xác định nội dung và vị trí của các tài liệu.

- Viết/ in bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc: Viết hoặc in bìa cho hồ sơ, đồng thời ghi rõ thông tin về thời hạn bảo quản, số tờ, và mục lục (nếu có). Chứng từ kết thúc cũng được đính kèm để xác nhận việc biên mục và quản lý hồ sơ.

Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ

- Kiểm tra số tờ tài liệu: Đảm bảo số tờ tài liệu được biên mục và ghi trong phiếu tin đúng với thực tế số tờ trong hồ sơ. Kiểm tra sự liên quan và tuân thủ đối với số tờ đã được gán.

- Kiểm tra tiêu đề hồ sơ: Xác nhận rằng tiêu đề của hồ sơ được biên mục chính xác và phản ánh đúng nội dung của tài liệu trong hồ sơ.

- Kiểm tra thời gian của tài liệu: Đảm bảo rằng thông tin về thời gian của tài liệu được ghi đúng trong biên mục và không có sự lệch lạc so với nội dung thực tế.

- Kiểm tra thời hạn bảo quản: Xác nhận rằng thời hạn bảo quản được ghi đúng và tuân theo quy định của cơ quan quản lý văn bản và tài liệu.

- Kiểm tra các chi tiết khác: Kiểm tra các thông tin khác như số tạm (nếu có), ngôn ngữ, người biên mục, hoặc bất kỳ thông tin phụ khác được ghi trong biên mục.

- Chỉnh sửa nếu cần thiết: Nếu phát hiện bất kỳ sai sót hoặc không chính xác nào trong biên mục, thực hiện các bước chỉnh sửa cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.

- Bảo quản phiếu mục lục: Đảm bảo rằng phiếu mục lục được bảo quản cẩn thận và có sẵn khi cần tra cứu thông tin về nội dung của hồ sơ.

- Lập biên bản kiểm tra: Ghi lại các công việc kiểm tra và chỉnh sửa trong một biên bản kiểm tra để có bằng chứng và theo dõi quá trình quản lý hồ sơ.

- Báo cáo về sự cố (nếu có): Nếu có sự cố hoặc vấn đề không thể giải quyết ngay lập tức, lập báo cáo và thông báo cho người quản lý để có các biện pháp khắc phục thích hợp.

Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ

Số hồ sơ chính thức sau cùng cần được ghi vào phiếu tin để đảm bảo tính chính xác và quản lý hồ sơ. Nó cũng được in hoặc viết lên bìa hồ sơ để dễ nhận biết và sắp xếp.

Bước 14: Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ

Trước khi đưa vào hồ sơ, các tài liệu cần được vệ sinh, tháo bỏ những vật dụng hạn chế tính bảo quản như ghim, kẹp. Sau đó, làm phẳng tài liệu để tránh gập nếp và cuối cùng đưa vào bìa hồ sơ.

Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp (cặp)

Hồ sơ hoàn chỉnh sau quá trình biên mục và chuẩn bị cần được đặt vào hộp hoặc cặp bảo quản, đảm bảo an toàn và dễ dàng quản lý trong quá trình lưu trữ.

Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp (cặp)

- Viết/ in nhãn: Một khi hồ sơ đã được sắp xếp, việc viết hoặc in nhãn cho hộp hoặc cặp là cần thiết. Nhãn cần ghi rõ số hồ sơ, tiêu đề, và mọi thông tin quan trọng liên quan đến nội dung của hộp hoặc cặp.

Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá

- Vận chuyển: Hồ sơ sau khi đã được chuẩn bị sẽ được chuyển đến kho lưu trữ, đảm bảo quá trình vận chuyển an toàn và tránh làm tổn thương tài liệu.

- Xếp lên giá: Tại kho, tài liệu sẽ được xếp lên giá một cách có tổ chức, theo hệ thống số hoặc hệ thống phân loại đã được áp dụng, giúp dễ dàng tra cứu và quản lý.

Bước 18: Giao, nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản giao, nhận tài liệu

- Giao, nhận tài liệu: Tài liệu sẽ được chuyển giao giữa các đơn vị hoặc phòng ban theo yêu cầu. Quá trình này cần được thực hiện cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của tài liệu.

- Lập biên bản: Sau mỗi quá trình giao, nhận, cần lập biên bản giao, nhận tài liệu để ghi lại thông tin về số lượng tài liệu, thời gian giao, nhận, và các thông tin liên quan khác.

Bước 19: Lập mục lục hồ sơ

- Viết lời nói đầu: Một lời nói đầu có thể được viết để giới thiệu về nội dung của hồ sơ, mục đích chỉnh lý, và các điểm nổi bật quan trọng.

- Biên soạn, in và đóng quyển mục lục hồ sơ (03 bộ): Biên soạn mục lục chi tiết về nội dung của hồ sơ và in thành 03 bộ để phân phối và lưu trữ.

Bước 20: Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại

- Sắp xếp, bó gói, thống kê tài liệu loại: Tài liệu loại sẽ được sắp xếp, bó gói theo từng loại cụ thể, và thống kê để lập danh mục.

- Viết thuyết minh tài liệu loại: Mỗi loại tài liệu sẽ được giới thiệu và mô tả chi tiết trong một thuyết minh để hiểu rõ về nội dung và ý nghĩa của từng loại tài liệu.

Bước 21: Kết thúc chỉnh lý

- Hoàn thành và bàn giao hồ sơ phông: Đảm bảo rằng tất cả các bước trước đó đã được hoàn thành đầy đủ và chính xác trước khi bàn giao hồ sơ phông cho bên quản lý hoặc sử dụng.

- Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý: Lập báo cáo tổng kết với mục đích đánh giá hiệu suất của quá trình chỉnh lý, ghi chép về các vấn đề phát sinh, và đề xuất cải tiến nếu cần thiết. Báo cáo này là một công cụ quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả của quá trình chỉnh lý tài liệu.

Tổng quan, quy trình trên cung cấp các bước cụ thể và có tổ chức để đảm bảo rằng hoạt động chỉnh lý tài liệu nền giấy diễn ra một cách hiệu quả và theo đúng quy trình.

Xem thêm: Cách trích dẫn tài liệu tham khảo chuẩn nhất 2023

Liên hệ qua 1900.6162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn