Quy định về phương pháp lập và trách nhiệm ghi Hợp đồng ủy thác?

1. Hợp đồng uỷ thác của Quỹ Tích luỹ trả nợ là gì?

Hợp đồng ủy thác là một thỏa thuận được ký kết giữa bên uỷ thác và bên nhận uỷ thác nhằm xác nhận số tiền được ủy thác. Bên uỷ thác ủy thác cho bên nhận uỷ thác nhằm quản lý và đầu tư thông qua các hoạt động kinh doanh ngân hàng. Mục tiêu chính của hợp đồng là thu hưởng tiền lãi từ số tiền ủy thác, đồng thời đây cũng là cơ sở để ghi nhận khoản ủy thác của Quỹ tích luỹ trả nợ. Mẫu Hợp đồng ủy thác của Quỹ Tích lũy trả nợ hiện đại nhất được thực hiện theo Mẫu số C04-Q, Phụ lục số 01 “Hệ thống chứng từ kế toán,” được ban hành kèm theo Thông tư 109/2018/TT-BTC.

Một số điều khoản thường có trong Hợp đồng uỷ thác của Quỹ Tích luỹ trả nợ: Xác định rõ ràng nhiệm vụ mà Bên uỷ thác phải thực hiện, có thể là quản lý, đầu tư, và quản lý rủi ro các khoản nợ. Liệt kê chi tiết về quyền lợi và nghĩa vụ của cả Quỹ Tích luỹ trả nợ và Bên uỷ thác, bao gồm cả quyền kiểm soát và quản lý tài chính. Xác định thời hạn cụ thể của hợp đồng và điều kiện cụ thể về thanh toán nợ. Nếu có, mô tả về lãi suất áp dụng và bất kỳ chi phí nào khác liên quan đến quản lý và thanh toán nợ. Nếu có, điều khoản về việc rút vốn trước hạn và các điều kiện hoặc phí liên quan. Mô tả quy trình giải quyết tranh chấp giữa các bên trong trường hợp xảy ra mâu thuẫn. Quy định về điều kiện và quy trình chấm dứt hợp đồng, bao gồm cả thông báo và hậu quả của việc chấm dứt. Cam kết của cả hai bên về việc tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan đến hoạt động của Quỹ Tích luỹ trả nợ. Hợp đồng uỷ thác của Quỹ Tích luỹ trả nợ là một công cụ quan trọng để quản lý và quản lý nghĩa vụ nợ một cách hiệu quả và chính xác.

2. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi Hợp đồng uỷ thác của Quỹ Tích luỹ trả nợ

Theo quy định tại khoản 5 của Điều 14 trong Thông tư 109/2018/TT-BTC, các thông tin về Danh mục, mẫu, giải thích nội dung và phương pháp lập chứng từ kế toán được chi tiết tại Phụ lục 01 “Hệ thống chứng từ kế toán” được ban hành kèm theo Thông tư 109/2018/TT-BTC. Để lập và ghi chứng từ kế toán cho Hợp đồng ủy thác của Quỹ Tích lũy trả nợ, các hướng dẫn và trách nhiệm được xác định như sau:

- Thông tin về hợp đồng; Ghi rõ thông tin về số, địa điểm, và ngày ký kết hợp đồng. Nêu rõ các điều khoản chính của hợp đồng, bao gồm các cam kết và trách nhiệm của cả hai bên.

- Thông tin về bên uỷ thác: Xác định tên Bên uỷ thác là Cục Quản lý nợ và TCĐN, Bộ Tài chính. Đồng thời, ghi chi tiết về tên và địa chỉ của bên nhận uỷ thác, cũng như tên và chức vụ của người đại diện cho mỗi bên trong hợp đồng, kèm theo số tài khoản tiền gửi tại ngân hàng giao dịch của các bên.

- Ghi chí về trách nhiệm kế toán: Hợp đồng phải bao gồm các thông tin chi tiết như: Nội dung uỷ thác; Số tiền, thời hạn, và lãi suất uỷ thác; Điều kiện và thời hạn thanh toán gốc và lãi uỷ thác; Điều khoản liên quan đến việc rút vốn uỷ thác trước hạn; Quyền và nghĩa vụ của các bên trong việc thực hiện hợp đồng. Ghi chép chi tiết và minh bạch về các điều khoản trên giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kế toán của Hợp đồng uỷ thác. Nếu có bất kỳ điều kiện nào quan trọng khác, chúng cũng nên được thêm vào để đảm bảo hợp đồng đầy đủ và pháp lý.

- Các điều khoản chung của hợp đồng bao gồm: Ghi rõ trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng; Quy định xử lý tranh chấp khi thực hiện hợp đồng; Xác định ngày hiệu lực và thời điểm thanh lý hợp đồng. Các điều khoản chung này giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và pháp lý của hợp đồng. Đồng thời, chúng cũng tạo ra cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp một cách công bằng và hiệu quả.

- Hợp đồng tiền gửi/ uỷ thác quản lý vốn được lập thành 02 bản: 01 bản giao cho bên uỷ thác; 01 bản giao cho bên nhận uỷ thác. Mỗi bên sở hữu một bản của hợp đồng, giúp họ có thể tham khảo và xác định rõ ràng về các điều khoản, cam kết, và trách nhiệm của mình. Cả hai bản đều có giá trị pháp lý và chứng minh về quyền lợi của mỗi bên. Điều này giúp tránh trường hợp tranh chấp thông tin hoặc ý kiến giữa các bên sau này.

Hợp đồng ủy thác phải được ký kết và có chữ ký đầy đủ của đại diện bên uỷ thác và đại diện bên nhận uỷ thác là quan trọng để xác nhận sự đồng thuận và cam kết của cả hai bên trong Hợp đồng ủy thác. Chữ ký là biểu tượng của sự chấp nhận và đồng thuận chính thức vào các điều khoản và điều kiện quy định trong hợp đồng.

3. Trường hợp không được ký chứng từ kế toán là Hợp đồng uỷ thác của Quỹ tích luỹ trả nợ

Quy định về việc ký chứng từ kế toán được mô tả chi tiết tại Điều 13 của Thông tư 109/2018/TT-BTC như sau:

- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ để có giá trị thực hiện. Đối với chứng từ điện tử, yêu cầu phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được sử dụng mực đỏ, bút chì, hoặc dấu khắc sẵn chữ ký. Chữ ký dùng để chi tiền trên chứng từ phải được ký theo từng liên. Chữ ký phải thống nhất và phải đúng với chữ ký đã đăng ký theo quy định; nếu không đăng ký, chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước đó. Tất cả những quy định trên đều nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác, minh bạch và độ tin cậy của thông tin trong quá trình quản lý kế toán và chi tiền.

- Chữ ký của Cục trưởng Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại (hoặc người được uỷ quyền), của Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng thương mại. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký trong sổ đăng ký mẫu chữ ký. Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của Cục trưởng Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại. Người được uỷ quyền không được ủy quyền lại cho người khác.

- Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Cục trưởng Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải được đánh số trang và đóng dấu giáp lai do Cục trưởng Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.

- Trong trường hợp lập chứng từ trên máy tính, thứ tự số của các chứng từ được tự động đánh số trên hệ thống. Nhân viên kế toán phụ trách in và thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền ký theo thẩm quyền. Quy trình này giúp đảm bảo sự kiểm soát và tính chính xác trong quá trình xử lý chứng từ kế toán trên máy tính và cũng đáp ứng yêu cầu về xác nhận và chữ ký từ các bên có thẩm quyền.

- Không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. Quy trình phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Cục trưởng Cục Quản lý Nợ và Tài chính đối ngoại quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ và an toàn tài sản. Quy trình này giúp đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và kiểm soát trong quá trình xử lý chứng từ kế toán. Nó cũng đáp ứng yêu cầu pháp lý và quản lý tài chính một cách chặt chẽ.

Ngoài ra, quý khách hàng có thể tham khảo thêm bài viết Có được mở tài khoản giao dịch bằng ngoại tệ với Quỹ Tích luỹ trả nợ?. Nếu có bất cứ vấn đề pháp lý nào khác cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ tới bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua số điện thoại: 1900.6162 hoặc gửi yêu cầu qua địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn. Trân trọng!