Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu là bao lâu theo quy định mới nhất 2026?

Trong kỷ nguyên quản trị số và đẩy mạnh giải ngân vốn đầu tư công năm 2026, việc tối ưu hóa quy trình hành chính gắn liền với tính nghiêm minh của pháp luật đã trở thành yêu cầu tự thân của nền kinh tế. Trong đó, các quy định về Thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu không chỉ là những cột mốc kỹ thuật, mà còn là rào cản pháp lý nhằm ngăn chặn sự trì trệ, cửa quyền, đồng thời bảo vệ quyền lợi chính đáng cho các nhà thầu tham gia.

Với sự vận hành đồng bộ của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia, khung thời gian trong đấu thầu hiện nay đã được chuẩn hóa một cách chi tiết từ khâu lập hồ sơ mời thầu, đăng tải thông báo, đến giai đoạn đánh giá và phê duyệt kết quả. Việc quy định cụ thể thời hạn cho từng bước đi trong lộ trình lựa chọn nhà thầu không chỉ giúp chủ đầu tư chủ động trong quản trị dự án, mà còn tạo ra một 'màng lọc' hiệu quả để loại bỏ những chậm trễ vô hình vốn là nguyên nhân dẫn đến thất thoát nguồn lực quốc gia. 

1. Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển 

Trong quá trình lựa chọn nhà thầu, mời quan tâm và sơ tuyển nhà thầu là các bước được thực hiện nhằm sàng lọc những doanh nghiệp có đủ năng lực, kinh nghiệm và điều kiện tham gia thực hiện gói thầu. Đây được xem là giai đoạn tiền đấu thầu, giúp bên mời thầu xác định được danh sách các nhà thầu phù hợp trước khi tiến hành bước đấu thầu chính thức. Vì vậy, pháp luật quy định một khoảng thời gian tối thiểu để các doanh nghiệp có đủ thời gian tiếp cận thông tin, nghiên cứu yêu cầu và chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định.

Theo Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 (Điều này được sửa đổi bởi Khoản 27 Điều 1 Luật sửa đổi Luật Đấu thầu; Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư; Luật Hải quan; Luật Thuế giá trị gia tăng; Luật Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu; Luật Đầu tư; Luật Đầu tư công; Luật Quản lý, sử dụng tài sản công 2025 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành đến thời điểm đóng thầu. Khoảng thời gian này được xác định nhằm bảo đảm các nhà thầu có điều kiện chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác và phù hợp với yêu cầu của gói thầu

Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển

Quy định này cho thấy đấu thầu quốc tế cần thời gian chuẩn bị dài hơn so với đấu thầu trong nước. Nguyên nhân là do các nhà thầu nước ngoài cần thêm thời gian để nghiên cứu quy định pháp luật, chuẩn bị hồ sơ bằng ngôn ngữ phù hợp, hoàn thiện tài liệu pháp lý và thực hiện các thủ tục cần thiết khi tham gia đấu thầu tại Việt Nam.

Để tránh cách hiểu khác nhau trong thực tế, pháp luật quy định rõ cách xác định thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển dựa trên hai mốc quan trọng:

• Thời điểm bắt đầu: là ngày đầu tiên hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển được phát hành chính thức trên hệ thống đấu thầu hoặc theo phương thức được pháp luật cho phép.
• Thời điểm kết thúc: là thời điểm đóng thầu, tức thời điểm cuối cùng bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ của các nhà thầu.

Trong khoảng thời gian này, các nhà thầu sẽ tiến hành thu thập thông tin, nghiên cứu nội dung hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển để chuẩn bị hồ sơ phù hợp với yêu cầu của bên mời thầu.

Một điểm quan trọng được quy định trong luật là hồ sơ mời quan tâm và hồ sơ mời sơ tuyển phải được phát hành đồng thời với thông báo mời quan tâm hoặc thông báo mời sơ tuyển. Điều này giúp bảo đảm nguyên tắc minh bạch trong đấu thầu. Khi thông báo được công bố, các nhà thầu có thể tiếp cận ngay hồ sơ chi tiết của gói thầu, tránh tình trạng chậm cung cấp tài liệu hoặc cung cấp thông tin không đồng đều giữa các nhà thầu.

Ý nghĩa của việc quy định thời gian tối thiểu: Việc quy định thời gian tối thiểu cho giai đoạn chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển mang lại nhiều ý nghĩa trong thực tiễn đấu thầu. Khoảng thời gian này giúp bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của các nhà thầu. Khi hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển được công bố, các doanh nghiệp cần thời gian để nghiên cứu yêu cầu của gói thầu, đánh giá khả năng tham gia và chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định. Nếu thời gian quá ngắn, nhà thầu có thể không kịp hoàn thiện hồ sơ hoặc không thể tham gia đấu thầu.

Bên cạnh đó, thời gian chuẩn bị hồ sơ cũng giúp nâng cao chất lượng hồ sơ của nhà thầu. Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần thu thập và hoàn thiện nhiều tài liệu quan trọng như:

• Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
• Tài liệu chứng minh năng lực tài chính
• Tài liệu chứng minh kinh nghiệm thực hiện các dự án tương tự
• Danh sách nhân sự chủ chốt tham gia thực hiện gói thầu
• Các tài liệu chứng minh năng lực kỹ thuật và tổ chức thực hiện

Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu này giúp bên mời thầu có cơ sở đánh giá chính xác năng lực của từng nhà thầu, từ đó lựa chọn được những đơn vị phù hợp để tham gia bước đấu thầu tiếp theo. Ngoài ra, quy định về thời gian tối thiểu còn góp phần bảo đảm tính cạnh tranh và minh bạch trong đấu thầu. Khi tất cả các nhà thầu đều có cùng khoảng thời gian để chuẩn bị hồ sơ, cơ hội tham gia đấu thầu sẽ được phân bổ công bằng hơn. Điều này hạn chế tình trạng một số nhà thầu được tiếp cận thông tin sớm hoặc có lợi thế về thời gian chuẩn bị hồ sơ.

2. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu cho từng loại gói thầu 

Sau khi hoàn thành bước sơ tuyển (nếu có), các nhà thầu sẽ tiến hành chuẩn bị hồ sơ dự thầu (HSDT). Đây là giai đoạn quan trọng vì hồ sơ dự thầu thể hiện đề xuất kỹ thuật, phương án thực hiện và giá dự thầu của nhà thầu. Pháp luật quy định thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu khác nhau tùy theo loại gói thầu và hình thức lựa chọn nhà thầu.

2.1. Gói thầu thông thường 

Khoảng thời gian này được tính từ ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành đến thời điểm đóng thầu.

Thời gian này được xem là phù hợp để nhà thầu:

• Nghiên cứu hồ sơ mời thầu
• Xây dựng phương án kỹ thuật
• Tính toán chi phí và giá dự thầu
• Chuẩn bị các tài liệu chứng minh năng lực

2.2. Gói thầu quy mô nhỏ

Đối với các gói thầu có giá trị nhỏ, yêu cầu kỹ thuật thường đơn giản hơn nên pháp luật cho phép rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu.

Quy định này giúp quá trình đấu thầu diễn ra nhanh hơn đối với các gói thầu nhỏ nhưng vẫn bảo đảm nhà thầu có thời gian chuẩn bị hồ sơ.

2.3. Gói thầu tư vấn

Luật sửa đổi năm 2024 bổ sung quy định riêng đối với một số gói thầu tư vấn có tính chất đơn giản hoặc cần triển khai nhanh.

Các trường hợp áp dụng thời gian rút ngắn:

• Gói thầu tư vấn đơn giản
• Gói thầu tư vấn có giá trị không quá 500 triệu đồng
• Gói thầu tư vấn cấp bách cần thực hiện ngay để bảo đảm tiến độ

Việc rút ngắn thời gian giúp cơ quan, tổ chức nhanh chóng lựa chọn được đơn vị tư vấn khi cần triển khai công việc gấp.

2.4. Chào hàng cạnh tranh

Hình thức chào hàng cạnh tranh thường áp dụng đối với các gói thầu có giá trị nhỏ hoặc hàng hóa phổ biến trên thị trường.

Thời gian được tính từ ngày đầu tiên phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu.

2.5. Trường hợp đặc biệt

Một số gói thầu đủ điều kiện áp dụng chỉ định thầu theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, người có thẩm quyền vẫn có thể quyết định tổ chức đấu thầu rộng rãi để tăng tính cạnh tranh.

Trong trường hợp này:

Quy định này tạo sự linh hoạt trong quá trình lựa chọn nhà thầu, đồng thời vẫn bảo đảm có khoảng thời gian hợp lý để các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ.

3. Quy định về thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu, hồ sơ mời sơ tuyển 

Trong quá trình tổ chức đấu thầu, hồ sơ mời thầu là tài liệu quan trọng nhất để các nhà thầu căn cứ chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Hồ sơ này thường bao gồm nhiều nội dung như yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn đánh giá, điều kiện hợp đồng, yêu cầu về năng lực nhà thầu và các biểu mẫu cần sử dụng khi tham gia đấu thầu.

Trong thực tế triển khai, có thể phát sinh trường hợp cần điều chỉnh hoặc bổ sung nội dung của hồ sơ mời thầu. Việc sửa đổi có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, chẳng hạn như:

• Bên mời thầu phát hiện nội dung chưa rõ ràng hoặc có sai sót cần điều chỉnh.
• Nhà thầu gửi văn bản yêu cầu làm rõ hồ sơ mời thầu và bên mời thầu phải cập nhật lại nội dung cho phù hợp.
• Có sự thay đổi về yêu cầu kỹ thuật hoặc phạm vi công việc của gói thầu.
• Cần điều chỉnh tiêu chí đánh giá để phù hợp hơn với thực tế của dự án.

Pháp luật cho phép thực hiện việc sửa đổi hồ sơ mời thầu, tuy nhiên việc sửa đổi phải được thực hiện trong một khoảng thời gian tối thiểu trước thời điểm đóng thầu. Quy định này nhằm bảo đảm các nhà thầu có đủ thời gian cập nhật thông tin mới, điều chỉnh hồ sơ dự thầu và hoàn thiện tài liệu trước khi nộp.

Theo điểm đ khoản 1 Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 (Điểm này được sửa đổi bởi Điểm b Khoản 16 Điều 4 Luật sửa đổi Luật Quy hoạch, Luật Đầu tư, Luật Đầu tư theo phương thức đối tác công tư và Luật Đấu thầu 2024 có hiệu lực từ ngày 15/01/2025), thời gian tối thiểu để sửa đổi hồ sơ mời thầu được quy định như sau:

Quy định này cho thấy gói thầu càng lớn và càng phức tạp thì thời gian sửa đổi hồ sơ mời thầu càng phải dài hơn. Điều này là hợp lý vì các gói thầu quy mô lớn thường có hồ sơ dự thầu phức tạp, nhà thầu cần nhiều thời gian hơn để điều chỉnh tài liệu khi có thay đổi. Đối với các gói thầu nhỏ hoặc có tính chất đơn giản, pháp luật cho phép rút ngắn thời gian sửa đổi xuống 03 ngày làm việc. Điều này giúp quá trình lựa chọn nhà thầu diễn ra nhanh hơn, tránh làm chậm tiến độ của dự án.

Không chỉ hồ sơ mời thầu, pháp luật cũng cho phép sửa đổi hồ sơ mời quan tâm và hồ sơ mời sơ tuyển trong giai đoạn đầu của quá trình đấu thầu. Tuy nhiên, việc sửa đổi các loại hồ sơ này cũng phải bảo đảm thời gian tối thiểu trước khi đóng thầu.

Việc quy định khoảng thời gian tối thiểu giúp bảo đảm các nhà thầu có đủ thời gian cập nhật thông tin mới và điều chỉnh hồ sơ dự thầu trước khi nộp.

4. Trách nhiệm của chủ đầu tư và người có thẩm quyền

Trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu, pháp luật chỉ quy định một số mốc thời gian tối thiểu bắt buộc, chủ yếu liên quan đến việc phát hành hồ sơ và thời gian chuẩn bị hồ sơ của nhà thầu. Tuy nhiên, thực tế quá trình đấu thầu còn bao gồm nhiều bước khác nhau, từ đánh giá hồ sơ đến phê duyệt kết quả và ký kết hợp đồng. Đối với các công việc này, luật không quy định cứng về thời gian thực hiện mà trao quyền chủ động cho người có thẩm quyền và chủ đầu tư quyết định.

Theo khoản 2 và khoản 3 Điều 45 Luật Đấu thầu 2023 (đã được sửa đổi, bổ sung), người có thẩm quyền và chủ đầu tư có trách nhiệm xác định thời gian thực hiện các bước trong quá trình lựa chọn nhà thầu, trên cơ sở bảo đảm tiến độ chung của dự án hoặc gói thầu.

4.1. Các công việc phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu

Sau khi hết thời hạn nộp hồ sơ dự thầu, quá trình đấu thầu tiếp tục với nhiều công việc quan trọng trước khi có thể lựa chọn được nhà thầu chính thức. Những công việc này thường bao gồm:

Các bước này đều có vai trò quan trọng trong quá trình lựa chọn nhà thầu, tuy nhiên thời gian thực hiện có thể khác nhau tùy theo quy mô và tính chất của từng gói thầu. Vì vậy, luật không quy định cứng một mốc thời gian cụ thể cho từng bước.

4.2. Trách nhiệm của chủ đầu tư và người có thẩm quyền

Trong bối cảnh đó, chủ đầu tư và người có thẩm quyền là hai chủ thể chịu trách nhiệm chính trong việc tổ chức và quản lý tiến độ lựa chọn nhà thầu. Theo quy định của Điều 45, các chủ thể này có trách nhiệm thực hiện nhiều nhiệm vụ quan trọng để bảo đảm quá trình đấu thầu diễn ra đúng quy định và đúng tiến độ.

Các trách nhiệm cơ bản có thể khái quát như sau:

Việc xác định thời gian thực hiện các bước này thường được thể hiện trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoặc kế hoạch triển khai đấu thầu của dự án.

4.3. Nguyên tắc bảo đảm tiến độ của dự án

Khi xác định thời gian cho các bước trong quá trình đấu thầu, chủ đầu tư và người có thẩm quyền phải bảo đảm một nguyên tắc quan trọng, đó là không làm ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án.

Trong thực tế, nhiều dự án đầu tư, đặc biệt là các dự án sử dụng vốn nhà nước, thường có kế hoạch triển khai cụ thể theo từng giai đoạn. Nếu quá trình lựa chọn nhà thầu kéo dài quá lâu, tiến độ thực hiện dự án có thể bị chậm trễ, kéo theo nhiều hệ quả như:

• Tăng chi phí đầu tư do kéo dài thời gian thực hiện dự án
• Chậm đưa công trình hoặc dịch vụ vào khai thác
• Ảnh hưởng đến kế hoạch đầu tư công hoặc kế hoạch phát triển của cơ quan, tổ chức

Vì vậy, khi xây dựng kế hoạch tổ chức đấu thầu, chủ đầu tư cần tính toán hợp lý thời gian cho từng bước, vừa bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật vừa đáp ứng yêu cầu về tiến độ thực hiện dự án.

Kết luận

Các quy định về thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu theo pháp luật mới nhất năm 2026 chính là sự dung hòa giữa yêu cầu về tiến độ thần tốc và sự cẩn trọng pháp lý. Việc thiết lập các giới hạn thời gian (như thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu, thời gian đánh giá hồ sơ hay thời gian thẩm định kết quả) không nhằm mục đích tạo ra sự gò bó hành chính, mà là để thiết lập một nhịp độ vận hành chuyên nghiệp, khoa học cho thị trường đấu thầu Việt Nam.

Khi mọi bước đi trong quy trình đều được soi chiếu dưới lăng kính của thời gian pháp định, tính minh bạch sẽ được nâng cao và các rủi ro về sai phạm do kéo dài thủ tục sẽ được giảm thiểu tối đa. Tuy nhiên, để những con số về thời gian thực sự trở thành động lực phát triển, bên cạnh sự tuân thủ nghiêm ngặt của chủ đầu tư và bên mời thầu, cần có sự phối hợp đồng bộ từ năng lực phản ứng của các nhà thầu và sự vận hành ổn định của hạ tầng công nghệ. Một quy trình đấu thầu chuẩn xác về thời gian không chỉ giúp dự án sớm đi vào vận hành, mà còn là minh chứng rõ nét nhất cho một nền hành chính tư pháp liêm chính, kiến tạo, nơi mà mọi nguồn lực quốc gia đều được trân trọng và sử dụng một cách hiệu quả nhất trong từng giây, từng phút.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!