Các hành vi bị nghiêm cấm theo Luật Lưu trữ 2024

Lưu trữ không đơn thuần là hoạt động bảo quản những tư liệu cũ, mà chính là quá trình "di dưỡng" ký ức dân tộc, bảo tồn những giá trị di sản văn hóa và xác lập cơ sở pháp lý vững chắc cho hoạt động của bộ máy Nhà nước qua các thời kỳ. Trong bối cảnh kỷ nguyên số bùng nổ, thông tin trở thành tài sản chiến lược, việc xây dựng một hành lang pháp lý minh bạch và chặt chẽ là yêu cầu cấp thiết để bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ, tài liệu.

Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 được ban hành không chỉ nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý tài liệu từ truyền thống đến điện tử, mà còn thiết lập một "hàng rào" pháp lý nghiêm ngặt thông qua hệ thống các hành vi bị nghiêm cấm. Những quy định này đóng vai trò là kim chỉ nam, ngăn chặn mọi sự xâm phạm, hủy hoại hoặc làm sai lệch giá trị của tài liệu lưu trữ — vốn được coi là nguồn tài nguyên đặc biệt của quốc gia. Để hiểu rõ giới hạn của các chủ thể trong công tác này, việc phân tích các hành vi bị nghiêm cấm theo quy định của Luật Lưu trữ 2024 là bước đi tiên quyết và trọng yếu.

1. Hành vi bị nghiêm cấm theo quy định của Luật Lưu trữ 2024

Điều 8 của Luật Lưu trữ 2024 đã cấu trúc lại các hành vi bị nghiêm cấm thành 5 đối tượng rõ ràng, phản ánh sự bao quát từ lưu trữ truyền thống đến lưu trữ điện tử, từ khu vực công đến khu vực tư. Mỗi nhóm hành vi đều được thiết kế để bảo vệ một khía cạnh cụ thể của an toàn thông tin và tính toàn vẹn của tài liệu.

1.1. Hành vi xâm phạm an toàn và quyền sở hữu tài liệu lưu trữ công

Khoản 1 Điều 8 tập trung bảo vệ tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng và Nhà nước quản lý. Các hành vi bị nghiêm cấm bao gồm: chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ. Phân tích sâu hơn, hành vi "mua bán" tài liệu công bị cấm vì tài liệu lưu trữ nhà nước không phải là hàng hóa thông thường; chúng là tài sản công không thể định giá bằng tiền và phải thuộc quyền quản lý duy nhất của Nhà nước.

Hành vi "chiếm đoạt" và "làm mất" phản ánh sự thiếu trách nhiệm hoặc ý đồ xấu của người quản lý hoặc người sử dụng. Việc "hủy trái phép" tài liệu công là một trong những vi phạm nghiêm trọng nhất, vì tài liệu bị hủy sẽ mất đi vĩnh viễn, không thể khôi phục, dẫn đến việc mất mát các bằng chứng lịch sử quan trọng. Quy định này buộc các cơ quan phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình xác định giá trị tài liệu trước khi đưa ra bất kỳ quyết định tiêu hủy nào.

1.2. Hành vi xâm phạm tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu

Khoản 2 Điều 8 là một bước tiến mới, tập trung vào môi trường lưu trữ số. Các hành vi bị cấm gồm: làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu lưu trữ.

Khái niệm dữ liệu chủ là điểm mấu chốt. Dữ liệu chủ chứa các thông tin mô tả, định danh giúp xác thực tính chính xác và nguồn gốc của tài liệu số. Nếu dữ liệu chủ bị làm sai lệch, tài liệu số đó sẽ mất đi giá trị pháp lý như một thông điệp dữ liệu. Ngoài ra, việc "truy cập, sao chép trái phép" được coi là hành vi xâm phạm an ninh mạng, có thể dẫn đến việc lộ lọt các bí mật quốc gia hoặc thông tin nhạy cảm của tổ chức. Sự nghiêm cấm này đòi hỏi các đơn vị lưu trữ phải thiết lập các tầng hàng rào kỹ thuật và phân quyền truy cập chặt chẽ.

1.3. Quy định về hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt

Khoản 3 Điều 8 quy định: nghiêm cấm hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt. Đây là sự thừa nhận mạnh mẽ quyền sở hữu tư nhân đi đôi với trách nhiệm bảo tồn di sản quốc gia. Tài liệu lưu trữ tư (của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng) khi đã được công nhận có giá trị đặc biệt thì không còn thuần túy là tài sản cá nhân mà đã trở thành một phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Việc tự ý tiêu hủy các tài liệu này mà không thông báo hoặc không tuân thủ quy trình nghiệp vụ sẽ làm nghèo đi kho tàng di sản văn hóa chung. Nhà nước khuyến khích chủ sở hữu bảo vệ, bảo quản nhưng đồng thời thiết lập chế tài để ngăn chặn sự hủy hoại các giá trị lịch sử độc bản nằm trong tay tư nhân.

1.4. Lợi dụng hoạt động lưu trữ để xâm phạm lợi ích Nhà nước và cá nhân

Khoản 4 Điều 8 cấm việc sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý, số hóa, tư vấn) đang phát triển mạnh mẽ.

Người làm dịch vụ lưu trữ có cơ hội tiếp cận với khối lượng lớn thông tin nội bộ của các cơ quan, tổ chức. Nếu họ "lợi dụng" vị trí này để phát tán thông tin xấu độc, bôi nhọ danh dự cá nhân hoặc gây hại cho an ninh quốc gia, họ sẽ bị xử lý nghiêm. Đồng thời, quy định này cũng cấm hành vi cản trở quyền tiếp cận thông tin chính đáng của người dân, bảo đảm rằng tài liệu lưu trữ phải phục vụ cộng đồng theo đúng tôn chỉ pháp luật.

1.5. Vi phạm quy định về di chuyển tài liệu lưu trữ

Khoản 5 Điều 8 nghiêm cấm mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật. Tài liệu lưu trữ là "vật chứng" không thể thay thế, việc mang tài liệu ra khỏi khu vực bảo quản an toàn luôn tiềm ẩn nguy cơ mất mát, hư hỏng hoặc bị đánh tráo.

Đặc biệt, việc mang tài liệu ra nước ngoài trái phép được coi là hành vi xâm hại an ninh quốc gia và chủ quyền tư liệu. Luật Lưu trữ 2024 quy định rằng việc mang tài liệu ra ngoài phải được sự cho phép bằng văn bản của người có thẩm quyền và phải đảm bảo điều kiện hoàn trả đầy đủ, nguyên vẹn. Quy định này giúp Nhà nước kiểm soát được sự lưu chuyển của các tài liệu quan trọng, tránh tình trạng "chảy máu" di sản tư liệu ra nước ngoài.

2. Điểm mới về hành vi bị nghiêm cấm so với Luật Lưu trữ 2011

So với Luật Lưu trữ năm 2011, Luật năm 2024 đã thực hiện một cuộc cải cách lớn về danh mục các hành vi bị nghiêm cấm, phản ánh hơi thở của thời đại số và nhu cầu quản lý hiện đại.

Sự chuyển dịch từ "tài liệu quý, hiếm" sang "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt" cho thấy sự thay đổi về tiêu chí xác định: không chỉ dựa trên độ tuổi mà còn dựa trên tầm quan trọng chiến lược đối với quốc gia. Việc đưa các hành vi liên quan đến an ninh mạng vào luật lưu trữ cho thấy sự đồng bộ hóa giữa pháp luật lưu trữ và Luật An ninh mạng, tạo ra một lá chắn đa lớp cho tài sản thông tin.

3. Chế tài xử lý khi thực hiện hành vi bị nghiêm cấm 

Để đảm bảo tính nghiêm minh, các hành vi vi phạm Điều 8 Luật Lưu trữ 2024 sẽ bị xử lý thông qua hai kênh chính: xử phạt hành chính và truy cứu trách nhiệm hình sự, tùy theo tính chất và mức độ hậu quả gây ra.

3.1. Xử phạt vi phạm hành chính 

Chính phủ đã ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 08/3/2026) để quy định chi tiết mức phạt đối với các hành vi vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ. Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân là 30.000.000 đồng và đối với tổ chức là 60.000.000 đồng.

Vi phạm quy định về bảo vệ tài liệu: Hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài trái phép bị phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng. Các hành vi nghiêm trọng hơn như làm sai lệch nội dung tài liệu công có thể bị phạt đến mức tối đa là 30.000.000 đồng đối với cá nhân.

Vi phạm về an toàn dữ liệu số: Tổ chức không thực hiện các biện pháp bảo mật dữ liệu, để mất mát thông tin hoặc không sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa có thể bị phạt từ 25.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng. Các hành vi không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu số đúng quy định bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Vi phạm quyền sử dụng tài liệu: Cản trở cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận thông tin hoặc xác thực sai nguồn gốc tài liệu bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng. Sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích hoặc trích dẫn sai nội dung bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Vi phạm quy định về thu nộp: Cá nhân không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đúng hạn bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng; tổ chức không nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử bị phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

3.2. Truy cứu trách nhiệm hình sự

Trong trường hợp hành vi vi phạm gây hậu quả đặc biệt nghiêm trọng, xâm phạm bí mật nhà nước hoặc phá hoại di sản văn hóa, người vi phạm sẽ bị xử lý theo Bộ luật Hình sự sửa đổi bổ sung 2017.

Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy tài liệu bí mật nhà nước (Điều 337): Hình phạt cao nhất lên đến 15 năm tù nếu tài liệu thuộc độ "Tuyệt mật" hoặc gây tổn hại nghiêm trọng đến chế độ chính trị, độc lập, chủ quyền.

Tội chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy tài liệu của cơ quan, tổ chức (Điều 342): Áp dụng cho tài liệu không thuộc bí mật nhà nước nhưng có giá trị quan trọng. Hình phạt có thể là phạt tiền đến 50.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ hoặc phạt tù đến 5 năm.

Các tội danh liên quan đến công nghệ thông tin: Hành vi xâm nhập trái phép cơ sở dữ liệu lưu trữ để phá hoại thông tin có thể bị xử lý theo các điều luật về tội phạm mạng, với mức hình phạt rất nặng nhằm răn đe các hành vi tấn công vào hạ tầng thông tin quốc gia.

4. Khuyến nghị thực tiễn để đảm bảo tuân thủ Luật Lưu trữ 2024

Việc tuân thủ Luật Lưu trữ 2024 không chỉ giúp các tổ chức, cá nhân tránh được các chế tài pháp lý mà còn đóng góp vào việc bảo vệ di sản dân tộc. Dưới đây là các khuyến nghị thực tiễn dựa trên quy định mới.

Đối với các cơ quan, đơn vị hành chính nhà nước: Các cơ quan cần chủ động kiện toàn Hội đồng xác định giá trị tài liệu để đảm bảo việc lựa chọn tài liệu lưu trữ và xét hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện đúng quy trình. Cần sớm đầu tư vào hạ tầng kỹ thuật để chuyển đổi từ lưu trữ giấy sang lưu trữ số một cách an toàn, bao gồm việc trang bị kho lưu trữ số chuyên dụng và thiết lập quy trình sao lưu dữ liệu chủ. Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ lưu trữ về các hành vi bị nghiêm cấm mới là yếu tố then chốt để ngăn chặn vi phạm từ sớm.

Đối với các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lưu trữ: Các đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa, chỉnh lý, bảo quản tài liệu phải đảm bảo nhân sự có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ hợp lệ. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng mượn chứng chỉ hoặc thực hiện dịch vụ khi chưa đủ điều kiện pháp lý. Các doanh nghiệp này cũng cần ký kết các cam kết bảo mật thông tin chặt chẽ với khách hàng, tránh việc lợi dụng tài liệu để xâm phạm lợi ích quốc gia hoặc cá nhân.

Đối với cá nhân và chủ sở hữu lưu trữ tư: Chủ sở hữu các tài liệu cổ, bút tích của các danh nhân hoặc tài liệu về sự kiện lịch sử nên chủ động đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước để được công nhận là "tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt". Việc đăng ký này giúp họ nhận được sự hỗ trợ kỹ thuật về bảo quản và các chính sách ưu đãi của Nhà nước, đồng thời bảo đảm tài liệu không bị hủy hoại hoặc thất lạc. Tuyệt đối không tự ý tiêu hủy các tài liệu này khi chưa có ý kiến của cơ quan chuyên môn.

Kết luận

Tóm lại, hệ thống các hành vi bị nghiêm cấm trong Luật Lưu trữ 2024 chính là "lá chắn" pháp lý quan trọng nhất để bảo vệ huyết mạch thông tin của quốc gia. Bằng việc định danh rõ ràng các hành vi vi phạm từ việc chiếm đoạt, làm hư hại tài liệu cho đến các sai phạm trong môi trường lưu trữ số, Luật đã thể hiện tư duy quản lý hiện đại, nghiêm minh và có tầm nhìn xa.

Việc thượng tôn các quy định này không chỉ là trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ chuyên trách mà còn là nghĩa vụ của mọi cá nhân, tổ chức khi tiếp xúc với di sản tư liệu của tiền nhân. Một khi các ranh giới pháp lý được tôn trọng tuyệt đối, giá trị của tài liệu lưu trữ sẽ mãi được bảo tồn nguyên vẹn, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc và là điểm tựa vững chắc cho các thế hệ mai sau tra cứu, học tập. Việc thực thi nghiêm túc Luật Lưu trữ 2024 chính là minh chứng cho một xã hội văn minh, biết trân trọng quá khứ để kiến tạo tương lai.

Mọi vướng mắc pháp lý vui lòng liên hệ Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua điện thoại gọi: 1900.6162 để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty luật Minh Khuê tư vấn, giải đáp chi tiết.Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!