Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính

1. Văn bản hành chính là gì?

Theo quy định của pháp luật tạiĐiều 3 Nghị định 30/2022/NĐ-CP quy định thì văn bản hành chính được hiểu là một loại văn bản chính thức được tạo ra trong suốt quá trình thực hiện các hoạt động chỉ đạo, điều hành, và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Quá trình này bao gồm nhiều bước, từ việc lập kế hoạch, triển khai, giám sát, đến việc đánh giá, điều chỉnh và báo cáo, nhằm đảm bảo rằng các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm được thực hiện một cách đúng đắn, hiệu quả và phù hợp với các quy định, chỉ thị, hoặc quy chế của cơ quan, tổ chức. Các văn bản hành chính này không chỉ là công cụ ghi chép, lưu giữ thông tin mà còn là phương tiện truyền đạt chỉ thị, quyết định, yêu cầu hoặc hướng dẫn từ cấp trên đến cấp dưới, giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức hoặc giữa các tổ chức khác nhau trong hệ thống quản lý hành chính. Mỗi văn bản hành chính đều phản ánh một phần công việc cụ thể, gắn liền với trách nhiệm pháp lý và sự ràng buộc theo quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và hợp pháp trong mọi hoạt động quản lý và điều hành.

2. Quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính

Theo quy định của pháp luật tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thì quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính như sau:

Bước 1: Soạn thảo văn bản (theo Điều 10, Nghị định 30)

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định cùng với mục đích và nội dung của văn bản cần được soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền sẽ giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm.

- Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo văn bản phải thực hiện một loạt các công việc quan trọng. Trước hết, họ phải xác định rõ tên loại văn bản, nội dung cụ thể, và mức độ bảo mật cũng như mức độ khẩn cấp của văn bản cần được soạn thảo. Tiếp theo, họ cần phải thu thập và xử lý tất cả các thông tin liên quan. Cuối cùng, họ phải soạn thảo văn bản theo đúng quy định về hình thức, thể thức, và kỹ thuật trình bày của văn bản.

Đối với các văn bản điện tử, ngoài các bước đã nêu trên, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo còn phải chuyển bản thảo văn bản và các tài liệu kèm theo (nếu có) vào hệ thống quản lý văn bản và cập nhật các thông tin cần thiết khác.

- Trong trường hợp cần phải sửa đổi hoặc bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền sẽ đưa ra ý kiến trực tiếp vào bản thảo văn bản hoặc trên hệ thống. Sau đó, bản thảo văn bản sẽ được chuyển lại cho lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo để chuyển cho cá nhân có trách nhiệm tiếp tục công việc soạn thảo.

- Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách và nhiệm vụ được giao.

Bước 2: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành (theo Điều 12, Nghị định 30)

- Trước khi văn bản được ký ban hành, người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung của văn bản.

- Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản phải kiểm tra kỹ lưỡng và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản (theo Điều 11, Nghị định 30)

- Bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký duyệt trước khi ban hành.

- Trong trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng sau đó phát hiện cần sửa chữa hoặc bổ sung, thì bản thảo văn bản phải được trình lại cho người có thẩm quyền ký xem xét và quyết định.

Bước 4: Ký ban hành văn bản (theo Điều 13, Nghị định 30)

- Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sẽ ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trong một số trường hợp, người đứng đầu cơ quan có thể giao cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực mà cấp phó được phân công phụ trách, cũng như một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao nhiệm vụ phụ trách hoặc điều hành cơ quan, thì cấp phó có quyền ký thay cấp trưởng như trong các trường hợp tương tự.

- Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức sẽ đại diện cho tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Trong một số trường hợp, cấp phó của người đứng đầu có thể được ủy quyền thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu các văn bản theo sự ủy quyền và các văn bản thuộc lĩnh vực mà cấp phó được phân công phụ trách.

- Trong một số trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền một số văn bản mà người đứng đầu cơ quan phải ký. Việc ủy quyền ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, có giới hạn về thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được phép ủy quyền lại cho người khác ký. Các văn bản ký thừa ủy quyền phải tuân thủ thể thức và phải đóng dấu hoặc sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao nhiệm vụ cho người đứng đầu đơn vị trực thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh có thể ủy quyền lại cho cấp phó ký thay, nhưng việc ủy quyền này phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

- Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Đồng thời, người đứng đầu cơ quan, tổ chức cũng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

- Đối với các văn bản giấy, khi ký văn bản, người ký phải sử dụng bút có mực màu xanh và không được sử dụng các loại mực dễ phai màu.

- Đối với các văn bản điện tử, người có thẩm quyền phải thực hiện ký số. Vị trí và hình ảnh chữ ký số phải tuân theo quy định tại Phụ lục I của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

3. Những lưu ý khi thực hiện quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản hành chính