Quy trình xây dựng báo cáo của Đoàn thanh niên

1. Quy trình xây dựng Báo cáo

• Xây dựng đề cương Báo cáo.
• Thu thập dữ liệu từ các báo cáo của cấp bộ đoàn cấp dưới và các ban chuyên môn.
• Thu thập và xử lý số liệu thống kê (báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm thu thập thông tin từ phụ lục số liệu); so sánh với kết quả ở thời điểm trước và chỉ tiêu của năm, của nhiệm kỳ.
• Tập hợp các mô hình tiêu biểu.
• Dự thảo báo cáo.
• Đối với những báo cáo lớn, quan trọng, cần gửi xin ý kiến một số ban chuyên môn, chuyên gia trên các lĩnh vực.
• Tiếp thu ý kiến, chỉnh sửa, hoàn thiện.
• Trình lãnh đạo duyệt, cho ý kiến, ban hành.

1.1. Kết cấu một Báo cáo

• Mở đầu: Có thể nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức về chủ trương, công tác do cấp trên định hướng xuống. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chủ trương và nhiệm vụ trên.
• Nội dung chính:

+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.

+ Những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện.

+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.

Lưu ý: Có thể đánh giá những công việc chủ yếu của đơn vị theo từng nội dung công việc. Nếu là báo cáo tổng hợp, có thể kiểm điểm riêng từng nội dung, nhiệm vụ gồm kiểm điểm công việc đã làm và chưa làm được, đánh giá ưu khuyết điểm và tìm nguyên nhân tồn tại riêng đối với từng lĩnh vực công tác, từng nhiệm vụ được giao.

• Kết luận Báo cáo:

+ Trình bày phương hướng, mục tiêu phấn đấu tiếp tục.

+ Nhiệm vụ cụ thể khắc phục tồn tại, khuyết điểm.

• Các biện pháp tổ chức thực hiện:

+ Những kiến nghị với cấp trên.

+ Nhận định triển vọng.

1.2. Viết dự thảo Báo cáo

• Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ thông, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng chữ số để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn hơn.
• Nên dùng cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều hoặc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.
• Đối với các báo cáo quan trọng: cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.

1.3. Trình lãnh đạo thông qua

• Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trước hội nghị, báo cáo chuyên đề... cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.
• Cuối cùng là việc ký, đóng dấu và gửi báo cáo đi.

2. Kỹ năng soạn Thông báo

2.1. Khái niệm

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện.

2.2. Nội dung chính của Thông báo

Tùy theo từng loại Thông báo mà xác định nội dung cho phù họp:

• Đối với Thông báo truyền đạt một chủ trương, chính sách, một quyết định, chỉ thị nội dung bao gồm: Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt; tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản, chủ trương, chính sách; yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.
• Đối với Thông báo về kết quả hội nghị, cuộc họp, nội dung gồm: Nêu rõ ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung của hội nghị, cuộc họp, tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc họp; nêu các nghị quyết của hội nghị, cuộc họp (nếu có).
• Đối với Thông báo về nhiệm vụ được giao, nội dung gồm: Nêu rõ, đầy đủ, ngắn gọn nhiệm vụ được giao; nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ; nêu các biện pháp cần được áp dụng khi triển khai thực hiện nhiệm vụ.
• Đối với Thông báo về thông tin trong hoạt động quản lý, nội dung gồm: Ghi rõ nội dung hoạt động quản lý; lý do phải tiến hành các hoạt động quản lý; thời gian tiến hành (bắt đầu, kết thúc).

2.3. Kết cấu của Thông báo

• Phần mở đầu: Không cần trình bày lý do như các văn bản khác mà giới thiệu trực tiếp nội dung những vấn đề cần thông báo.
• Phần kết thúc: Nhắc lại nội dung chính, ý chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc.

Nếu thông báo dài, có nhiều vấn đề, cần được chia thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt nội dung thành các mục, các phần có tiêu đề để người đọc dễ nắm bắt vấn đề và chấp hành đầy đủ.

2.4. Cách viết nội dung Thông báo

• Có thể chia các Thông báo có nhiều nội dung thành các mục, các điều.
• Trong Thông báo cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin mà không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản. Loại Thông báo nhằm giới thiệu các văn bản luật hay chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng năm ban hành văn bản đó trước khi nêu nội dung khái quát.
• Phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như Công văn hoặc xác định trách nhiệm thì hành như văn bản pháp quy.

3. Kỹ nàng soạn thảo Tờ trình

3.1. Khái niệm

Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.

3.2. Yêu cầu khi soạn thảo Tờ trình

• Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
• Nêu các chủ đề xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể. Phân tích những mặt tích cực, mặt hạn chế của vấn đề đang đề xuất.
• Phân tích các khả năng và trình bày khái quát phương án phát huy điểm mạnh, khắc phục khó khăn. Đề xuất những biện pháp cụ thể để thực hiện nội dung đề xuất đó.
• Các kiến nghị phải họp lý.

3.3. Kết cấu, nội dung Tờ trình

• Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt
• Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có tờ trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương pháp khả thi).
• Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án hoặc xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sáng dự phòng.

3.4. Cách viết Tờ trình

• Phần nêu lý do, căn cứ: cần dùng cách hành văn thể hiện được nhu cầu khách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
• Phần đề xuất: cần dùng ngôn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệu trung thực. Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quan thiên vị.
• Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải đảm bảo tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp trên phê duyệt. Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục để minh họa thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong Tờ trình.

4. Kỹ năng soạn thảo Chương trình

4.1. Khái niệm

Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của tổ chức, cơ quan Đoàn hoặc của đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định.

4.2. Yêu cầu khi soạn thảo một Chương trình

• Đảm bảo rõ ràng, dự kiến cụ thể thời gian, thời lượng tổ chức thực hiện, triển khai hoạt động.
• Trong chương trình phối hợp giữa Đoàn Thanh niên với các cơ quan, đơn vị khác phải đảm bảo nội dung cụ thể, phân công rõ quá trình thực hiện, chuẩn bị nội dung của từng bên.

4.3. Kết cấu, nội dung của Chương trình

• Phần 1: Nêu rõ những căn cứ đề ra Chương trình.
• Phần 2: Nêu cụ thể các nội dung dự định tổ chức, thực hiện, thời gian, thời lượng dự kiến.
• Phần 3: Phân công, phân cấp cho các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả.

5. Kỹ năng soạn thảo Kế hoạch

5.1. Khái niệm

Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.

5.2. Yêu cầu khi soạn thảo Kế hoạch

• Kế hoạch công tác phải phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình của địa phương, đơn vị.
• Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác để thuyết phục người duyệt.
• Nội dung công việc phải cụ thể, nêu rõ khó khăn, thuận lợi để có những biện pháp cụ thể tổ chức thực hiện có hiệu quả.

5.3. Kết cấu nội dung Kế hoạch

• Phần mở đầu: Nhận định khái quát đặc điểm, tình hình địa phương, đơn vị làm cơ sở cho việc xây dựng Kế hoạch.
• Phần nội dung: Nêu rõ mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ (đối tượng, thời gian, địa điểm, điều kiện đảm bảo,...) và biện pháp tổ chức thực hiện Kế hoạch.

6. Kỹ năng soạn thảo Biên bản

6.1. Khái niệm

Biên bản là văn bản ghi chép diễn biến sự việc đang diễn ra; ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc họp của Đoàn; ghi chép việc giao công việc giữa các cá nhân và tập thể có liên quan.

6.2. Yêu cầu của một Biên bản

• Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
• Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.
• Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
• Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm Biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực Biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào Biên bản để cùng chịu trách nhiệm.

6.3. Bố cục của một Biên bản

Trong Biên bản phải có các yếu tố như sau:

• Tiêu đề và tên cơ quan ban hành văn bản;
• Tên biên bản và trích yếu nội dung;
• Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản)',
• Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội,...)',
• Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung)',
• Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do)',
• Thủ tục ký xác nhận;

6.4. Phương pháp ghi chép Biên bản

• Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét.... Thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai... phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.
• Trong các sự kiện thông thường khác như Biên bản cuộc họp định kỳ, họp thảo luận nhiều phương án, biện pháp để lựa chọn, tổng hợp tổng kết, bình xét... có thể áp dụng loại biên bản tổng hợp, tức là chỉ cần ghi những nội dung quan trọng một cách đầy đủ, nguyên văn, còn những nội dung thông thường khác có thể ghi tóm tắt những ý chính, nhung luôn luôn phải quán triệt nguyên tắc trung thực, không suy diễn chủ quan.
• Phần kết thúc Biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc... kết thúc lúc mấy giờ... ngày...tháng...năm biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao.
• Thông thường, trong các cuộc họp, hội nghị Biên bản phải có thư ký và chủ tọa xác nhận. Tuy nhiên có một số Biên bản quan trọng cần phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên dự họp (ví dụ: Biên bản họp xét nâng bậc lương, ngạch lương; Biên bản họp hội đồng thi đua; Biên bản xác nhận mức độ thiệt hại về vốn và tài sản để làm căn cứ xử lý nợ bị rủi ro...).

6.5. Dự thảo đề cương Biên bản hội nghị, đại hội

• Tiêu đề và tên cơ quan ban hành văn bản;
• Tên văn bản và trích yếu nội dung, hội nghị;
• Thời gian địa điểm khai mạc hội nghị, đại hội;
• Thành phần tham dự hội nghị:

+ Chủ tọa

+ Thư ký

+ Đại biểu khách mời

+ Đại biểu triệu tập (có mặt bao nhiêu, vắng mặt bao nhiêu, lý do vắng mặt)

• Chương trình làm việc của hội nghị, đại hội (tóm tắt các nội dung chính của hội nghị, đại hội);
• Khai mạc ghi rõ hội nghị do ai khai mạc, đại hội;
• Phần báo cáo:

+ Ghi tên chức vụ người trình bày báo cáo;

+ Tóm tắt nội dung báo cáo;

+ Xem báo cáo kèm theo (nếu báo cáo thành văn);

• Thảo luận: Tùy theo tính chất của hội nghị mà chọn phương pháp ghi thích hợp, tức là ghi chi tiết hay tóm tắt ý chính (ghi tổng họp); ghi những vấn đề mà Chủ trì hội nghị, đại hội đưa ra, nêu ra thảo luận trước hội nghị, đại hội;
• Phần quyết định:

+ Phần quan trọng nên ghi chi tiết các vẩn đề quyết nghị và tỉ lệ đại biểu tán thành (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín);

+ Nội dung quyết nghị thứ nhất là:..... có....... % tán thành.

+ Nội dung thứ hai là:....

• Phần bầu cử nhân sự cho nhiệm kỳ tới:

+ Danh sách nhân sự đề cử (ghi rõ họ tên).

+ Danh sách trúng cử qua bầu cử (giơ tay tán thành hoặc phiếu kín).

+ Danh sách bầu cử bổ sung lần hai, ba ... (nếu lần đầu chưa đủ số phiếu cần thiết).

• Phần kết luận:

+ Tóm tắt báo cáo hoặc lời phát biểu của khách mời dự;

+ Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ tọa;

+ Ghi ngày, giờ bế mạc hội nghị, đại hội.

• Chủ trì và thư ký hội nghị, đại hội ký tên (sau khi đã xét duyệt, bổ sung, sửa chữa nếu cần thì đọc lại trước hội nghị để xác nhận).

7. Một số vấn đề cần lưu ý

7.1. Một số vấn đề cần lưu ý về thể thức văn bản

• Thiếu, sai thể thức của một trong các thành phần cấu tạo nên văn bản đó, như: Tên cơ quan ban hành; số, ký hiệu; địa danh và ngày tháng Trung ương Đoàn về phát triển tổ chức Đoàn, Hội trong các doanh nghiệp ngoài nhà nước.

Trường họp văn bản đó được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì từ lần thứ 2 trở đi có thể viết tắt như sau: tên viết tắt của loại văn bản - tên viết tắt của cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: Nghị quyết số 03- NQ/TWDTN-BTC.

Trường họp các văn bản luật, pháp lệnh thì có thể viết tắt tên luật, pháp lệnh và năm ban hành. Ví dụ: Luật Thanh niên 2020.

+ Không viết tắt ở tiêu đề văn bản, tên chương, tên mục. Trong đề tài nghiên cứu khoa học, không viết tắt trong phần mục lục, phần mở đầu và phần kết luận.

* Một số ví dụ cụ thể về các lỗi thể thức văn bản thường gặp

1. Tiêu đề: ĐOÀN TNCS Hồ CHÍ MINH

• Ví dụ trình bày sai: ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
• Lỗi sai:

+ Cỡ chữ 14

+ Sử dụng kiểu chữ có gạch chân trong Word (Ctrl+ U)

• Cách trình bày đúng:

+ Cỡ chữ 15

+ Sử dung đường kẻ ngang (Line) để gạch chân tiêu đề.

• Ví dụ trình bày đúng: ĐOÀN TNCS HỒ CHỈ MINH

1. Tên cơ quan ban hành văn bản

• Ví dụ trình bày sai 1:

BCH ĐOÀN TỈNH HƯNG YÊN

***

+ Lỗi sai: Không in đậm tên cơ quan ban hành văn bản

+ Cách trình bày đúng: In đậm tên cơ quan ban hành văn bản

BCH ĐOÀN TỈNH HƯNG YÊN

***

• Ví dụ trình bày sai 2:

THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI

BCH QUẬN BA ĐÌNH

***

+ Lỗi sai: In đậm cả cơ quan ban hành văn bản (BCH Đoàn Quận Ba Đình) và tên cơ quan cấp trên (Thành Đoàn Hà Nội).

+ Cách trình bày đúng: Chỉ in đậm tên cơ quan ban hành văn bản.

+ Ví dụ trình bày đúng:

THÀNH ĐOÀN HÀ NỘI

BCH ĐOÀN QUẬN BA ĐÌNH

***

1. Số ký hiệu văn bản

• Ví dụ trình bày sai: + số: 369-QĐ/ TĐTN

+ SỐ: 115-CV/TWDTN

• Lỗi sai: Thiếu tên cơ quan tham mưu văn bản
• Ví dụ trình bày đúng:

+ Ban Tổ chức là đơn vị tham mưu văn bản của tỉnh đoàn:

Số: 369-QĐ/TĐTN- BTC

+ Ban Thanh niên nông thôn Trung ương Đoàn là đơn vị tham mưu văn bản của Ban Bí thư Trưng ương Đoàn:

Số: 115-CV/TWDTN- TNNT

+ Nếu Ban Tổ chức là đơn vị ban hành văn bản, ký hiệu văn bản sẽ như sau:

Số: 36-CV/BTC

1. Trích yếu nội dung Công văn

• Ví dụ trình bày sai: V/v giới thiệu thanh niên tiêu biểu năm 2009
• Lỗi sai: + Cỡ chữ 14

+ Không in nghiêng

+ Thiếu dấu ngoặc kép

• Cách trình bày đúng:

+ Cỡ chữ 12

+ Bổ sung ngoặc kép

-Lưu VP.

Nguyễn Văn B

• Co chữ, giãn chữ:

Trong soạn thảo văn bản, khi để chế độ giãn chữ (spacing) là normal, có thể xảy ra trường hợp một dòng chỉ có một chữ hoặc một từ có 2 chữ trở lên được viết ở 2 dòng khác nhau (dễ gây hiểu nhầm về ý nghĩa của từ).

Ví dụ 1:

Mỗi tỉnh đoàn, thành đoàn cử 15 đại biểu là cán bộ đoàn cơ sở; đoàn viên, thanh niên nông thôn sản xuất, kinh doanh giỏi (riêng tỉnh Tiền Giang chọn cử 40 đại biểu);

Ví dụ 2:

Đoàn công tác sẽ tham quan mô hình và trao đổi kinh nghiệm, giải pháp sáng tạo của Đoàn trong tham gia xây dựng nông thôn mới.

• Khi đó, có thể sử dụng thủ thuật co chữ hoặc giãn chữ để văn bản đẹp mắt hơn bằng cách bôi đen đoạn văn bản cần co/ giãn nhấp -> nhấp chuột phải, chọn Font -> ở tab Charaacter spacing, chọn Spacing -> nếu có chữ chọn Condensed by...pt/ nếu giãn chữ chọn Expanded by...pt.

Ví dụ co chữ:

Đoàn công tác sẽ tham quan mô hình và trao đổi kinh nghiệm, giải pháp sáng tạo của Đoàn trong tham gia xây dựng nông thôn mới.

7.2. Một số từ thường gây nhầm lẫn