1. Sao lục là gì?

Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành. Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Trên thực tế, các cơ quan hành chính nhà nước thường thực hiện rất nhiều hoạt động liên quan đến sao lục như sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định… “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bản sao y hẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định. Chính vì vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lục” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” đã được công nhận hợp lệ.

2. Phân biệt sao y, sao lục và trích sao

Sao y

Sao lục

Trích sao

Khái niệm

Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Hình thức, bao gồm:

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử.

- Trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

Cách thực hiện

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

Căn cứ pháp lý

Khoản 10 Điều 3; khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Khoản 11 Điều 3 Khoản 2 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Khoản 12 Điều 3; khoản 3 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

3. Bản sao trích lục hộ tịch

Bản sao trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo yêu cầu của cá nhân sau khi người đó đã đăng ký hộ tịch và được cấp trích lục hộ tịch.

Trong đó, trích lục hộ tịch là văn bản nhằm chứng minh các quan hệ nhân thân của cá nhân tại cơ quan có thẩm quyền.

Bản sao trích lục hộ tịch gồm 02 loại:

>> Xem thêm:  Cấp trích lục bản đồ địa chính thực hiện ở đâu ? Thủ tục thông tin địa chính thực hiện như thế nào ?

- Bản sao được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch

- Bản sao được chứng thực từ bản chính

(Điều 4 Luật Hộ tịch 2014)

Để được cấp bản sao từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì cá nhân phải nộp tờ khai yêu cầu cấp bản sao đến cơ quan có thẩm quyền. Còn bản sao được chứng thực từ bản chính thì cá nhân có thể cầm bản chính đến Phòng/Văn phòng công chứng hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn để xin.

3.1. Giá trị của bản sao trích lục hộ tịch so với bản chính

Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định, bản sao có giá trị trong các trường hợp

- Cấp từ sổ gốc thay cho bản chính trong các giao dịch trừ khi pháp luật quy định khác

- Chứng thực từ bản chính thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch

>> Xem thêm:  Tư vấn thủ tục trích lục hồ sơ đất đai?

3.2. Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Kính gửi: (1)............................................................................

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: ..........................................

Nơi cư trú: (2)...........................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3)..................................................................

Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ..........

Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) .......... cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ................................ Giới tính: ................

Ngày, tháng, năm sinh: ..........................................................

Dân tộc: .............................. Quốc tịch: ................................

Nơi cư trú: (2).........................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3) ...............................................................

Số định danh cá nhân (nếu có): .............................................

Đã đăng ký tại: (5) .....................................................................

...............................................ngày ...... tháng ........ năm ........

Theo(6)............... số............... Quyển số: (7).........................

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình

Làm tại: ............................... , ngày ...... tháng ...... năm .....

Người yêu cầu

(Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

...................................................

Chú thích:

(1) Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc như Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn

(2) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú;

- Nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú;

- Nếu không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.

Ví dụ: SN xx, đường yy, phường zz, thành phố A, tỉnh B.

(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế

Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.

Ví dụ: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường zz, thành phố A, tỉnh B

(6) Ghi rõ loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đây.

Ví dụ: Giấy khai sinh

(7) Chỉ khai khi biết rõ.

4. Trích lục là gì ?

Trước tiên phải khẳng định rằng, mặc dù các văn bản có nhiều quy định về trích lục nhưng lại chưa có định nghĩa chung, thống nhất về thủ tục này.

Hiện nay mới chỉ có định nghĩa về trích lục hộ tịch, cụ thể, theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 quy định:

Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.

Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Còn bản sao trích lục hộ tịch bao gồm:

- Bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch;

- Bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính.

Tuy nhiên, trong thực tế rất nhiều giấy tờ, hồ sơ cần trích lục như trích lục bản đồ địa chính, ghi chú ly hôn hay hồ sơ hành chính bên cạnh những loại trích lục phổ biến như trích lục khai sinh, trích lục kết hôn, trích lục hộ khẩu…

Theo đó, có thể hiểu, trích lục là việc cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao giấy tờ, hồ sơ của người có yêu cầu.

5. Giá trị pháp lý của bản trích lục

Như đã trình bày ở trên, bản sao trích lục có 02 loại là bản sao trích lục được cấp từ sổ gốc và bản sao trích lục được chứng thực từ bản chính.

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Thêm vào đó khoản 2 Điều này quy định, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Như vậy, bản sao trích lục có giá trị tương tự như bản chính được sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email:Tư vấn pháp luật đất đai qua Email để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.

Bộ phận Tư vấn Pháp luật - Luật Minh Khuê

Câu hỏi thường gặp về sao lục ?

Câu hỏi: Sao lục được hiểu là gì?

Trả lời:

Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành. Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Câu hỏi: Hình thức sao y là gì?

Trả lời:

Hình thức sao y gồm:

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

- Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Câu hỏi: Sao luc gồm những hình thức nào?

Trả lời:

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy.

- Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

- Sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.