Sao lục là gì ? Khái niệm sao lục được hiểu như thế nào ?

1. Sao lục là gì ?

Sao lục là sao chép lại đúng y như bản gốc những giấy tờ, văn bản của các cơ quan nhà nước ban hành. Bản sao lục được coi là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Trên thực tế, các cơ quan hành chính nhà nước thường thực hiện rất nhiều hoạt động liên quan đến sao lục như sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định… “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bản sao y hẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định. Chính vì vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lục” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ “bản sao y bản chính” đã được công nhận hợp lệ.

Các ví dụ điển hình về hành vĩ sao lục là sao lục giấy khai sinh, sao lục giấy đăng kí kết hôn, sao lục bằng tốt nghiệp, sao lục văn tự bán nhà, đất, sao lục các quyết định... “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ “bắn sao y bẳn chính” và trình bày theo thể thức quy định. Như vậy, ngoài việc đảm bảo tính chính xác về nội dung văn bản và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật thì “bản sao lực” không nhất thiết phải được thực hiện từ “bản chính” mà chỉ cần thực hiện từ "bản sao y bản chính" đã được công nhận hợp lệ. Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, thì thể thức “bản sao lục” được xác định như sau: ghi rõ hình thức sao lục; ghi rõ tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, kí hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm thực hiện việc sao lục; chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận “bản sao lục" được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật thì có giá trị pháp lí như “bản chính".

Các loại bản sao:

Bản sao sang định dạng giấy:

– Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, thì thể thức “bản sao lục” định dạng giấy được xác định như sau:

+ Hình thức sao: “SAO LỤC”.

+ Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký (được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện) và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt và mẫu trình bày văn bản, bản sao văn bản tại Mục I Phụ lục III Nghị định này. Số được ghi bằng chữ số Ả Rập, bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

+ Địa danh và thời gian sao văn bản.

+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền sao văn bản.

+ Dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản.

+ Nơi nhận.

– Kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng giấy

+ Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy (khổ A4), ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

+ Các cụm từ “SAO LỤC” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

+ Cỡ chữ, kiểu chữ của tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và thời gian sao văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản và nơi nhận được trình bày theo hướng dẫn như với văn bản hành chính.

Bản sao sang định dạng điện tử

– Hình thức sao: “SAO LỤC”

– Tiêu chuẩn của văn bản số hóa:

+ Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên.

+ Ảnh màu.

+ Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi.

+ Tỷ lệ số hóa: 100%.

– Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử:

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản.

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

2. Sao lục tiếng Anh là gì ?

Sao lục trong tiếng Anh là “Exemplify”.

3. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Thẩm quyền sao văn bản

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

5. Hình thức bản sao lục

– Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

– Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

6. Phân biệt sao y, sao lục và trích sao

7. Bản sao trích lục hộ tịch

Bản sao trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp theo yêu cầu của cá nhân sau khi người đó đã đăng ký hộ tịch và được cấp trích lục hộ tịch.

Trong đó, trích lục hộ tịch là văn bản nhằm chứng minh các quan hệ nhân thân của cá nhân tại cơ quan có thẩm quyền.

Bản sao trích lục hộ tịch gồm 02 loại:

- Bản sao được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch

- Bản sao được chứng thực từ bản chính

(Điều 4 Luật Hộ tịch 2014)

Để được cấp bản sao từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch thì cá nhân phải nộp tờ khai yêu cầu cấp bản sao đến cơ quan có thẩm quyền. Còn bản sao được chứng thực từ bản chính thì cá nhân có thể cầm bản chính đến Phòng/Văn phòng công chứng hoặc ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn để xin.

Giá trị của bản sao trích lục hộ tịch so với bản chính

Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định, bản sao có giá trị trong các trường hợp

- Cấp từ sổ gốc thay cho bản chính trong các giao dịch trừ khi pháp luật quy định khác

- Chứng thực từ bản chính thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch

Mẫu Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TỜ KHAI
CẤP BẢN SAO TRÍCH LỤC HỘ TỊCH

Kính gửi: (1).............................................................................................

Họ, chữ đệm, tên người yêu cầu: .......................................................................................

Nơi cư trú: (2)...............................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3).....................................................................................................................

Quan hệ với người được cấp bản sao Trích lục hộ tịch: ..................................................

Đề nghị cơ quan cấp bản sao trích lục(4) ........................................... cho người có tên dưới đây:

Họ, chữ đệm, tên: ................................................................. Giới tính: .................................

Ngày, tháng, năm sinh: ..................................................................................................

Dân tộc: ............................................................................ Quốc tịch: .....................................

Nơi cư trú: (2)...............................................................................................................................

Giấy tờ tùy thân: (3) .......................................................... ...................................................

Số định danh cá nhân (nếu có): .................................. ....................................................

Đã đăng ký tại: (5) .......................................................................................................................

............................................................................................ ngày ...... tháng ........ năm ........

Theo(6).......................................................... số............... Quyển số: (7).....................

Tôi cam đoan những nội dung khai trên đây là đúng sự thật và chịu trách nhiệm trước pháp luật về cam đoan của mình

Làm tại: ............................... , ngày ...... tháng ...... năm .....

Người yêu cầu

(Ký và ghi rõ họ, chữ đệm, tên)

...................................................

Chú thích:

(1) Ghi rõ tên cơ quan thực hiện việc cấp bản sao trích lục hộ tịch là cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc như Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn

(2) Ghi theo địa chỉ đăng ký thường trú;

- Nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo địa chỉ đăng ký tạm trú;

- Nếu không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo địa chỉ đang nơi sinh sống.

Ví dụ: SN xx, đường yy, phường zz, thành phố A, tỉnh B.

(3) Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân như: Hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế

Ví dụ: Chứng minh nhân dân số 0010891235 do Công an thành phố Hà Nội cấp ngày 20/10/2004.

(4) Ghi rõ loại việc hộ tịch đã đăng ký trước đây.

Ví dụ: Đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn

(5) Ghi rõ tên cơ quan đã đăng ký hộ tịch trước đây.

Ví dụ: Ủy ban nhân dân phường zz, thành phố A, tỉnh B

(6) Ghi rõ loại giấy tờ hộ tịch đã được cấp trước đây.

Ví dụ: Giấy khai sinh

(7) Chỉ khai khi biết rõ.