1. Những thông tin cơ bản về chữ ký số 

1.1 Chữ ký số là gì ?

Theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định thì Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Hay có thể hiểu một cách đơn giản Chữ ký số ( Token ) là chữ ký điện tử đã được mã hóa tất cả thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp và sử dụng thay cho chữ ký tay cho các hoạt động, giao dịch được thực hiện qua mạng internet.

 

1.2 Giá trị pháp lý của chữ ký số

Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 nghị định 130/2018/NĐ-CP 

Trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại nghị định 130/2018/NĐ-CP

Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.

 

1.3 Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ kỹ số

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện:

- Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

- Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau cấp:

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

( Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký).

 

1.4 Đặc điểm của chữ ký số

Hình thức của chữ ký số

Chữ ký số được mã hóa có hình dáng như một chiếc USB thông thường.

- Quá trình sử dụng chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu hay còn gọi là mã pin.

Nội dung của chữ ký số

Các thông tin của doanh nghiệp được mã hóa trong Chữ ký số gồm:

- Thông tin cơ bản của doanh nghiệp: tên, địa chỉ, số điện thoai, mã số thuế của doanh nghiệp...

- Số seri của chữ ký số;

- Thời gian sử dụng của chữ ký số đó;

- Tên của đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số ( Viettel - CA, VNPT - CA...);

- Chữ ký số của đơn vị chứng thực chữ ký số doanh nghiệp;

- Thư hạn chế phạm vi, mục đích sử dụng chữ ký số;

- Hạn chế trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số;

- Một số nội dung theo quy định của cơ quan nhà nước;

Để sử dụng chữ ký số cần phải trải qua hai bước, đó là: Tạo chữ ký số sau đó kiểm tra chữ ký số ( tức là kiểm tra khóa công khai đã hợp lệ hay chưa).

Lợi ích, tiện lợi cho doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số

Hiện nay thì nhà nước quy định doanh nghiệp sử dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử do đó việc sử dụng chữ ký điện tử là điều tất nhiên.

Sử dụng chữ ký số thường vào việc kê khai nộp thuế trực tuyến, thuế hải quan trực tuyến, thực hiện các giao dịch ngân hàng và giao dịch chứng khoán điện tử'

Chứ ký số còn được sử dụng để ký kết các hợp đồng mua bán, hợp tác đối với các đối tác kinh doanh;

Chữ ký số có tính bảo mật và chính xác cao nên có thể sử dụng làm bằng chứng hạn chế tối đa việc chối bỏ trách nhiệm trong các hoạt động của doanh nghiệp;

Chữ ký số giúp doanh nghiệp trao đổi dữ liệu một cách đơn giản, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý và tiết kiệm thời giạn;

 

2. Một số lỗi khi sử dụng chữ ký số và biện pháp giải quyết

2.1 Lỗi không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng

Là một trong những lỗi phổ biến nhất khi sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng. Biểu hiện là trên màn hình máy tính sẽ không thấy biểu tượng chữ ký số, và người dùng khi tải tệp tờ khai lên hệ thống cơ quan thuế sẽ báo lỗi hiển thị " Không tìm thấy được chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng"

Lý do xảy ra lỗi

- Do người dùng chưa cài đặt IE Tab - Google Chrome và phần mềm Java Phần mềm kê khai Thuế online

Cách giải quyết là kiểm tra và cài đặt IE tab lại trên trình duyệt Chrome, Cốc Cốc... và cập nhật lại Java khi cần thiết.

- Máy tính chưa nhận USB Token hoặc chưa cắm đúng USB( cắm sai USB Token của công ty mà bạn đang thực hiện kê khai hoặc cắm USB  Token của công ty nhưng đăng nhập tài khoản nộp thuế của công ty khác)

Cách giải quyết 

+ Khởi động lại máy tính và cắm USB Token vào máy tính( chọn đúng USB Token của công ty đang đăng nhập tài khoản kê khai thuế)

+ Kiểm tra góc phải màn hình trên thanh Taskbar có biểu tượng chữ ký không ? Nếu chưa thấy biểu tượng của phần mềm chữ ký số, nghĩa là máy tính của bạn chưa nhận kết nối USB Token. Người dùng cần thực hiện cài đặt file ổ địa chữ ký số. Sau khi cài đặt và máy tính hiển thị biểu tượng chữ ký số thành công và tiếp tục thực hiện kê khai lại hồ sơ như bình thường.

- Do người dùng gõ sai mã pin

Cách khắc phục đơn giản là gõ lại mã pin thật chính xác, kiểm tra lại chế độ Caps Lock trên máy tính và tắt nó đi nếu đang bật ( Nếu gõ sai mã pin quá số lần cho phép, bạn phải liên hệ nhà cung cấp chữ ký số để được mở khóa).

- Do máy tính của người dùng chưa nhận Driver của USB Token đã cài,

Các giải quyết như sau:

+ Trong trường hợp Driver có sẵn trong USB thì bạn tiến hành cài đặt: Cắm USB Token vào máy tính -> Vào My Computer mở ổ đĩa CD Token có tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số -> Kích đúp vào đó sẽ hiện ra file Setup  ->  Click đúp vào file Setup.exe để bắt đầu quá trình cài đặt.

+ Trường hợp Driver không có sẵn trong USB thì bạn cần tuy cập website của nhà cung cấp chữ ký số để dowload Driver USB về máy và tiến hành giải nén, cài đặt driver.

+ Trường hợp không cắm đúng USB Token hoặc cắm nhiều USB Token cùng lúc: Xử lý bằng cách tháo bớt các USB Token không liên quan và để lại thiết bị chữ ký số của công ty.

+ Trường hợp máy tính không nhận Driver của USB Token hoặc Driver bị lỗi  -> Bạn cần tiến hành xóa thư mục cài đặt, cài lại Driver Token hoặc chuyển qua máy mới để cài đặt lại.

- Serial trên chữ ký số USB Token không trùng khớp với số serial khai báo trên Tài khoản trang khai báo thuế.

Cách giải quyết là người dùng update lại serial chữ ký số của tài khoản trên trang nộp tờ khai thuế online ( hoặc ứng dụng Hỗ trợ kê khai thuế) của Tổng Cục Thuế trong mục thay đổi thông tin.

+ Bước 1: Truy cập vào địa chỉ trang web nộp tờ khai thuế http://nhantokhai.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản quản lý ( trường hợp bạn nộp thuế doanh nghiệp thì chọn mục doanh nghiệp, nếu bạn là cá nhân thì chọn mục đăng nhập là cá nhân).

+ Bước 2: Tại giao diện trang Thuế điện tử, chọn Quản lý Tài khoản  -> chọn Thay đổi thông tin dịch vụ.

+ Bước 3: Tại mục Dịch vụ - Nộp thuế điện tử, chọn Thay đổi thông tin dịch vụ .

+ Bước 4: Hệ thống hiển thị bước Nhập thông tin, chọn Thay đổi CKS ( chữ ký số) để cập nhật thông tin CTS mới -> bấm Tiếp tục ( trường hợp chữ ký số của người nộp thuế có nhiều dòng hạn dùng tương ứng với các thông tin chứng thư số khác nhau, hệ thống sẽ hiển thị cửa số lựa chọn chữ ký số. Người nộp chọn Tên chủ thể chứng thư có ngày hết hạn xa nhất của chữ ký số).

+ Bước 5: Hệ thống hiển thị bước Xác thực, Bạn kiểm tra thông tin trên tờ khai " Đăng ký thay đổi, bổ sung thông tin giao dịch thuế điện tử" nếu tắt cả thông tin đều chính xác  -> chọn  Ký và gửi.

+ Bước  6: nhập mã Pin của bạn và chọn chấp nhận

+ Bước 7: Thông báo" ký điện tử thành công" -> chọn OK để hoàn thành

( Trường hợp bạn đã kiểm tra tất cả các trường hợp gây ra lỗi kể trên nhưng không giải quyết được, hệ thống vấn báo lỗi " chữ ký số không hợp lệ" , " Không tìm thấy chữ ký số hoặc chữ ký số không đúng" thì bạn cần liên hệ ngay với đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số của mình để được hỗ trợ khắc phục kịp thời.

 

2.2 Lỗi xác thực chữ ký số không thành công

Lý do do xảy ra lỗi và cách giải quyết

- Gửi tờ khai sai định dạng file

Cách giải quyết là Kiểm tra file tờ khai đã chọn có đúng định dạng cho phép của hệ thống hay chưa; Hiện nay, hệ thống Thuế chỉ tiếp nhận các tờ khai phụ lục ở định dạng .xlsx hoặc .docx vì vậy doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra định dạng file và gửi lại.

- Trình duyệt web Internet Exploer không hỗ trợ hoặc chưa bật Java trên Internet Exploer

Cách giải quyết là update lại internet Exploer với phiên bản thấp hợn hoặc sử dụng trình duyệt khác như Chrome, Cốc Cốc,... Bật hoặc cài lại Java trên trình duyệt web của bạn

- Serial chữ ký số chưa được cập nhật

Cách giải quyết là update lại thông tin serial của chữ ký số ( đã được hướng dẫn ở phía trên)

 

2.3 Lỗi không ký được chữ ký số

Khi sử dụng chữ ký để nộp tờ khai thuế điện tử hoặc các giao dịch hành chính công khác và xuất hiện thông báo lỗi " Tệp tờ khai chưa được ký điện"

Lý do dẫn đến lỗi này thường xuất phát từ nguyên nhân do môi trường Java trên máy không hoạt động hoặc Java không đúng phiên bản tương thích với hệ thống Nộp thuế điện tử.

Và cách giải quyết là kiểm tra máy tính đã cài Java hay chưa hoặc tiến hành update Java lên phiên bản mới tương thích với hệ thống kê khai thuế điện tử, sau đó tiến hành ký điện tử và nộp tờ khai bình thường.

 

2.4 Lỗi chữ ký số bị khóa

Lỗi này là do người dùng nhập sai mã PIN quá số lần cho phép, quên mật khẩu của chữ ký số hoặc chữ ký số đã hết hạn.

Cách giải quyết là nhanh chóng liên hệ với đơn vị cung cấp chữ ký số của mình để yêu cầu hỗ trợ mở khóa chữ ký số hoặc gia hạn lại chữ ký số/mua chữ ký số mới ( trong trường hợp Chữ ký số đã hết hạn).

 

2.5 Lỗi chữ ký số không hợp lệ

Lỗi này là trường hợp máy tính đã nhận chữ ký số nhưng khi ký điện tử báo lỗi: Chữ ký số không hợp lệ/Chữ ký số không đúng.

Cách giải quyết là update lại số series chữ ký số trên tài khoản trang thuế

 

2.6 Một số lỗi thường gặp khác

Lỗi không đọc được tờ khai

Lỗi này phát sinh khi người dùng tải lên tờ khai có định dạng file không đúng ( không phải file XML). Cách giải quyết là cài đặt phần mềm đọc file báo cáo định dạng XML cho máy tính của bạn.

Lỗi trình duyệt IE không xuất hiện nút chọn tờ khai

Để nộp tờ khai, nộp thuế điện tử, bạn phải cài đặt IE Tab - Google Chrome và phần mềm Java ( Phần mềm kê khai Thuế online). Tuy nhiên bạn cần lưu ý về việc cài đúng phần mềm Java theo phiên bản yêu cầu: Gỡ bỏ phần mềm Java đã cài đặt từ Control Panel và Cài đặt lại Java từ bộ cài đặt mới tải về.

Lỗi mất mật khẩu đăng nhập trên trang Thuế

Truy cập trang nhantokhai.gdt.gov.vn của chi cục thuế, sau đó cắm thiết bị Token cần lấy lại mật khẩu vào máy tính. Chọn lấy lại mật khẩu trên trang để tiến hành thay đổi mật khẩu mới.

Lỗi thông báo " Hồ sơ chưa đăng ký nộp qua mạng"

Sau khi dã ấn chọn tờ khai trên trang nhận tờ khai nhưng khi ấn lại xuất hiện cảnh báo" Hồ sơ chưa đăng ký qua mạng. chọn mục Tài khoản -> chọn Đăng ký tờ khai ( nếu danh tờ khai chưa có tờ nào); chọn Đăng ký thêm tờ khai ( đăng ký thêm tờ khai ngoài danh sánh tờ khai đã đăng ký) -> tiến hành nộp lại tờ khai đó lên và ký.

Trên đây là bài phân tích về các lỗi thường gặp khi sử dụng chữ ký số kèm theo cách giải quyết. Hy vọng bài viết sẽ giúp doanh nghiệp, cá nhân có nhu cầu sử dụng chữ ký có cái nhìn tổng quan về chữ ký số cũng như khắc phục được kịp thời  khi xảy ra lỗi. Trường hợp trong bài biết có điều chưa rõ mong quý bạn đọc liên hệ trực tiếp đến Tổng đài tư vấn pháp luật thuế trực tuyến theo số Hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ giả đáp.