Quy định về con dấu, chữ ký số của doanh nghiệp như thế nào?

1. Quy định pháp luật về chữ ký số doanh nghiệp

1.1. Quy định về đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp

- Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số. Một số trường hợp bắt buộc cần tuân thủ theo quy định. 

- Hồ sơ đăng ký chữ ký số doanh nghiệp bao gồm: Bản sao có công chứng các loại giấy tờ sau:

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động

+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp

+ Căn cước công dân/hộ chiếu người đại diện pháp lý

Sau khi cá nhân/doanh nghiệp chuẩn bị đủ các loại giấy tờ trên sẽ nộp tại cơ quan được nhà nước cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số như VNPT. Mỗi cơ quan cấp phép sẽ có nhiều gói dịch vụ và mức phí tương đương phù hợp với doanh nghiệp. 

1.2. Quy định về tính pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số của doanh nghiệp “được xem là đáp ứng” (có giá trị trước pháp luật) nếu thỏa mãn một số những điều kiện nhất định theo quy định dưới đây:

Với chữ ký số sử dụng trong nước: Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về tính đảm bảo an toàn, không thể giả mạo của văn bản được ký bằng chữ ký số sử dụng trong nước: 

- Điều kiện 1: Chữ ký số sử dụng trong nước cần được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực. Song song với đó, khóa công khai ghi trên chứng thư số đó cần phải kiểm tra được.

- Điều kiện 2: Chữ ký số cần được một trong các tổ chức đảm bảo quy định pháp luật cấp.

-  Điều kiện 3: Khóa bí mật là khóa dùng để tạo chữ ký số và chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Với chữ ký số sử dụng nước ngoài: Điều 43, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về chữ ký số sử dụng nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện:

- Chứng thư số nước ngoài đó phải còn hiệu lực sử dụng.

- Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài cần được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam hoặc chấp nhận trong giao dịch quốc tế. 

1.3. Quy định về quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số

Điều 75, 76, 77 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về quyền, nghĩa vụ của thuê bao (doanh nghiệp) sử dụng các loại dịch vụ chứng thực chữ ký số: dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức; chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam.

Điều 75 quy định về các thông tin dành cho thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng, về quyền và nghĩa vụ như sau: Thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có các quyền: Yêu cầu tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cung cấp bằng văn bản các thông tin nội dung hợp đồng chi tiết và yêu cầu tạm dừng, thu hồi chứng thư số đã cấp. 

Thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng có các nghĩa vụ: 

- Cung cấp thông tin trung thực, chính xác.

-  Có thiết bị tự tạo cặp khóa đúng quy chuẩn kỹ thuật (chỉ dành riêng cho trường hợp tự tạo cặp khóa).

- Lưu trữ cũng như sử dụng khóa bí mật đảm bảo an toàn.

- Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số khi khóa bí mật bị lộ, đánh cắp, sử dụng trái phép.

- Cam kết với người nhận thuê bao là người nắm giữ hợp pháp khóa bí mật trên chứng thư số, thông tin trên chứng thư số đúng sự thật. 

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu vi phạm. 

Điều 76 quy đinh về Các thông tin dành cho thuê bao sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của cơ quan, tổ chức, về quyền và nghĩa vụ bao gồm:

- Sử dụng dịch vụ tuân thủ phạm vi được quy định

- Sử dụng và lưu trữ khóa bí mật an toàn

- Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép trong 24 giờ. 

Điều 77 quy định về Các thông tin dành cho thuê bao sử dụng chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam, về quyền và nghĩa vụ bao gồm:

- Quyền và nghĩa vụ tuân thủ theo phạm vi, mục đích trong giấy phép sử dụng.

- Thông báo cho tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, Bộ Thông tin và Truyền thông khi phát hiện khóa bí mật bị lộ, bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép trong 24 giờ. 

1.4. Quy định về nghĩa vụ của người ký trước khi thực hiện ký số

Điều 78 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết về nghĩa vụ của người đại diện doanh nghiệp trước khi thực hiện ký số, cụ thể: 

Người ký trước khi thực hiện chữ ký số cần kiểm tra trạng thái chứng thư số:

- Kiểm tra trạng thái chữ ký số trên hệ thống kỹ thuật của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số đã cấp chứng thư số đó.

-  Kiểm tra trạng thái chứng thư số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cho mình trên hệ thống kỹ thuật của Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia.

Người ký thực hiện ký số nếu cả hai mục trên đều có hiệu lực và không ký số khi một trong hai điều trên không có hiệu lực. 

2. Quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp

2.1. Quy định về con dấu doanh nghiệp

Căn cứ Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:

- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

2.2. Dấu dưới hình thức chữ ký số là dấu của doanh nghiệp?

Căn cứ Khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định dấu của doanh nghiệp bao gồm:

- Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

- Hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, căn cứ quy định nêu thì dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là dấu của doanh nghiệp.

Trong đó, theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

- Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

- Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:

(1) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

(2) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng theo quy định.

(3) Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

2.3. Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

Căn cứ quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Do đó, doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu.

Doanh nghiệp có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

- Làm con dấu lần đầu sau khi đăng ký doanh nghiệp;

- Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và mầu mực dấu;

- Hủy mẫu con dấu.

>>> Xem thêm: Ký tên và đóng dấu vào văn bản như thế nào là đúng luật?