Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số mới nhất

Trong kỷ nguyên số hóa, việc chuyển đổi từ quy trình thủ công sang phương thức điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu cấp thiết để tối ưu hóa hiệu suất và bảo mật. Ký kết hợp đồng là một khâu quan trọng, và việc ứng dụng chữ ký số đã mang lại cuộc cách mạng về tốc độ và tính pháp lý, xóa bỏ rào cản địa lý. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn bỡ ngỡ về quy trình thực hiện một cách chính xác và hợp lệ theo các quy định mới nhất.  

1. Căn cứ pháp lý xác định giá trị của hợp đồng ký bằng chữ ký số

Để một hợp đồng ký bằng chữ ký số có hiệu lực và giá trị ràng buộc, cần phải dựa trên một hệ thống pháp lý đa tầng, từ luật gốc về giao dịch dân sự đến các quy định chuyên ngành về giao dịch điện tử và tiêu chuẩn kỹ thuật.

Luật Giao dịch điện tử 2023 (Luật số 20/2023/QH15), có hiệu lực từ 01/07/2024, đã cung cấp các định nghĩa rõ ràng và cập nhật, thay thế cho Luật Giao dịch điện tử 2005. Tại khoản 12, Điều 3, Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, bao gồm khóa bí mật và khóa công khai. Trong đó, khóa bí mật dùng để tạo chữ ký số và khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký số.   

Về bản chất, chữ ký số là một tập hợp con của chữ ký điện tử. Đây là hình thức chữ ký điện tử an toàn nhất, được pháp luật công nhận rộng rãi nhất do sử dụng công nghệ mã hóa phức tạp, đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ của giao dịch.  

2. Điều kiện để chữ ký số được công nhận là an toàn

Để chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay (đối với cá nhân) hoặc con dấu (đối với tổ chức), nó phải được coi là "chữ ký số an toàn". Các điều kiện này hiện được quy định chi tiết tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Cụ thể, một chữ ký số được coi là an toàn khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:   

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.   
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức được cấp phép cấp (Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, công cộng, chuyên dùng Chính phủ, hoặc chuyên dùng của cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện).   
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.   

Việc tuân thủ các điều kiện này đảm bảo chữ ký số có thể xác thực được người ký (tính xác thực), đảm bảo nội dung hợp đồng không bị thay đổi sau khi ký (tính toàn vẹn), và người ký không thể phủ nhận việc mình đã ký (tính chống chối bỏ).

3. Hướng dẫn cách ký hợp đồng bằng chữ ký số mới nhất

3.1. Quy trình sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp

Quy trình này mô tả kịch bản phổ biến nhất trong giao dịch giữa hai doanh nghiệp (Bên A và Bên B), sử dụng chữ ký số USB Token. Giả định Bên A là bên soạn thảo, ký trước và gửi cho Bên B.

Bước 1: Chuẩn bị hợp đồng và công cụ

• Thống nhất nội dung: Các bên cần rà soát, đàm phán và thống nhất toàn bộ nội dung của hợp đồng.
• Định dạng file: Sau khi thống nhất, Bên A lưu hợp đồng dưới định dạng file PDF. Đây là định dạng chuẩn để đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung, không bị chỉnh sửa sau khi ký.
• Chuẩn bị công cụ: Mỗi bên cần chuẩn bị USB Token còn hiệu lực và máy tính đã cài đặt phần mềm điều khiển Token cũng như phần mềm đọc file PDF có chức năng ký số (ví dụ: Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader).   

Bước 2: Bên A thực hiện ký số

• Bên A cắm USB Token của mình vào cổng USB của máy tính.   
• Mở file hợp đồng PDF bằng phần mềm Adobe Reader (hoặc tương tự).
• Trên thanh công cụ, tìm đến chức năng ký số. Ví dụ, trong Adobe Reader, chọn Tools > Certificates > Digitally Sign.   
• Sử dụng chuột để vẽ một hình chữ nhật tại vị trí cần ký (ví dụ: mục ký tên của Giám đốc Bên A).
• Một hộp thoại sẽ xuất hiện, hiển thị thông tin chứng thư số của Bên A. Chọn đúng chứng thư số và nhấn Sign (Ký).
• Hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã PIN của USB Token. Bên A nhập chính xác mã PIN để xác thực.   
• Lưu file đã ký với một tên mới để phân biệt, ví dụ: HopDong_BenA_da_ky.pdf. File này hiện đã chứa chữ ký số hợp lệ của Bên A.

Bước 3: Bên A gửi hợp đồng đã ký cho bên B

• Bên A đính kèm file HopDong_BenA_da_ky.pdf vào email và gửi cho người có thẩm quyền của Bên B.
• Lưu ý quan trọng: Phải gửi file đã có chữ ký số của mình, không gửi file gốc chưa ký.

Bước 4: Bên B kiểm tra và ký số

• Bên B nhận được email và tải file PDF về máy tính.
• Kiểm tra chữ ký của Bên A: Trước khi ký, Bên B mở file bằng Adobe Reader. Một thanh thông báo màu xanh ở trên cùng hoặc một biểu tượng trong "Signature Panel" sẽ xác nhận rằng tài liệu đã được ký và chữ ký của Bên A là hợp lệ, đồng thời xác nhận tài liệu không bị thay đổi kể từ khi Bên A ký. Đây là bước kiểm tra tính toàn vẹn và xác thực quan trọng.   
• Thực hiện ký: Sau khi kiểm tra, Bên B cắm USB Token của mình vào máy tính và lặp lại các thao tác tương tự như Bước 2: chọn chức năng ký số, vẽ ô chữ ký tại vị trí của Bên B, chọn chứng thư số của mình và nhập mã PIN để hoàn tất việc ký.

Bước 5: Hoàn tất và lưu trữ bản gốc điện tử

• Sau khi Bên B ký và lưu lại, file PDF cuối cùng sẽ chứa chữ ký số hợp lệ của cả hai bên.
• File này chính là bản gốc điện tử của hợp đồng, có giá trị pháp lý đầy đủ.
• Cả hai bên có trách nhiệm lưu trữ an toàn, bảo mật và sao lưu file hợp đồng điện tử cuối cùng này để phục vụ cho việc thực hiện, tra cứu và giải quyết tranh chấp (nếu có) sau này.

3.2. Quy trình sử dụng chữ ký số từ xa cho cá nhân

Quy trình cho cá nhân sử dụng chữ ký số từ xa thường đơn giản và thuận tiện hơn, được thực hiện chủ yếu trên thiết bị di động.

3.2.1. Quy trình đăng ký chữ ký số từ xa (eKYC)

Thông thường, cá nhân cần đăng ký dịch vụ với một nhà cung cấp được cấp phép (như Viettel-CA, VNPT-SmartCA, MISA eSign,...). Quy trình đăng ký hiện nay chủ yếu thực hiện qua hình thức Định danh khách hàng điện tử (eKYC) ngay trên ứng dụng di động của nhà cung cấp:   

• Tải ứng dụng của nhà cung cấp từ App Store hoặc Google Play.
• Thực hiện các bước đăng ký theo hướng dẫn, bao gồm: chụp ảnh hai mặt của Căn cước công dân (CCCD), chụp ảnh chân dung (selfie) để hệ thống xác thực, và điền các thông tin cá nhân cần thiết.   
• Sau khi hệ thống xác thực thành công, tài khoản chữ ký số từ xa sẽ được kích hoạt.

3.2.2. Các bước thực hiện ký trên thiết bị di động

Khi nhận được yêu cầu ký một hợp đồng hoặc tài liệu, cá nhân sẽ nhận được một đường link qua email, tin nhắn hoặc một thông báo trong chính ứng dụng ký số của nhà cung cấp. Nhấn vào đường link hoặc thông báo để mở tài liệu cần ký ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng. Người dùng cần đọc kỹ nội dung trước khi ký.

Trong giao diện xem tài liệu, sẽ có nút "Ký" hoặc "Sign". Người dùng nhấn vào nút này, có thể di chuyển và đặt biểu tượng chữ ký vào đúng vị trí mong muốn.

Ứng dụng sẽ yêu cầu người dùng xác thực để cho phép thực hiện việc ký. Thay vì nhập mã PIN của USB Token, người dùng sẽ sử dụng các phương thức bảo mật của điện thoại như:

• Xác thực bằng vân tay (Touch ID)
• Xác thực bằng nhận dạng khuôn mặt (Face ID)
• Nhập mã PIN đã thiết lập cho ứng dụng ký số.   

Sau khi xác thực thành công, ứng dụng sẽ gửi yêu cầu đến máy chủ của nhà cung cấp để áp chữ ký số hợp lệ lên tài liệu. Quá trình hoàn tất, và tài liệu đã ký sẽ được lưu lại và có thể chia sẻ cho các bên liên quan.

4. Kết luận

Tóm lại, việc ký hợp đồng bằng chữ ký số không còn là một lựa chọn xa xỉ mà đã trở thành tiêu chuẩn mới cho các giao dịch hiện đại. Với các bước hướng dẫn chi tiết vừa trình bày, hy vọng bạn đã nắm rõ quy trình thực hiện để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho tài liệu của mình. Việc thành thạo kỹ năng này sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời tận dụng tối đa lợi ích của công nghệ số. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để tối ưu hóa quy trình làm việc và tự tin hơn trong mọi giao dịch điện tử.

Mọi thắc mắc quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp Tổng đài tư vấn pháp luật hình sự trực tuyến số Hotline: 1900.6162 để gặp luật sư tư vấn trực tiếp giải đáp các thắc mắc. Chúng tôi rất hân hạnh khi nhận được sự hợp tác của quý khách hàng. Xin chân thành cảm ơn!