Hồ sơ, thủ tục cấp chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ từ 15/8/2024

Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia ngày càng được thúc đẩy mạnh mẽ, việc áp dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ đã trở thành một trong những giải pháp trọng yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hành chính, bảo đảm tính minh bạch và an toàn trong các giao dịch điện tử của các cơ quan nhà nước. Việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình cấp chứng thư chữ ký số không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý, an toàn thông tin mà còn góp phần quan trọng trong việc xây dựng chính phủ điện tử, thúc đẩy sự phát triển của nền hành chính hiện đại, hiệu quả.

1. Nhu cầu nắm vững thủ tục cấp chứng thư số chuyên dùng công vụ

Nghị định 68/2024/NĐ-CP của Chính phủ, ban hành ngày 25/6/2024 và có hiệu lực từ ngày 15 tháng 8 năm 2024, là căn cứ pháp lý mới nhất, phù hợp với Luật Giao dịch điện tử 2023, chuẩn hóa toàn diện quy trình cấp phát và quản lý chữ ký số trong khối công vụ.

Chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ (CSSCDCV) đóng vai trò cốt lõi, đảm bảo tính pháp lý cao nhất, xác thực danh tính chính xác, duy trì tính toàn vẹn dữ liệu và cung cấp bằng chứng chống chối bỏ cho các giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước. Sự tập trung quản lý dịch vụ tại Ban Cơ yếu Chính phủ đảm bảo an ninh tối đa, tuy nhiên, việc không nắm vững quy trình này, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi, có thể dẫn đến hồ sơ không hợp lệ, trì hoãn công việc và làm mất hiệu lực pháp lý cần thiết nếu chứng thư hết hạn.  

Nghị định 68/2024/NĐ-CP xác định rõ ba nhóm đối tượng thuê bao được cấp CSSCDCV phục vụ cho hoạt động công vụ:

• Cá nhân (bao gồm cán bộ, công chức, viên chức, người làm việc trong lực lượng vũ trang và tổ chức cơ yếu);
• Cơ quan, tổ chức nhà nước (thuộc hệ thống chính trị, đơn vị sự nghiệp công lập, phải có tư cách pháp nhân và quyết định thành lập hoặc xác nhận của người đứng đầu cấp trên trực tiếp); và thiết bị, Hệ thống thông tin (các thiết bị, dịch vụ, phần mềm phục vụ công vụ thuộc sở hữu và quản lý của các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân).  

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký cấp chứng thư số?

Thủ tục cấp mới đã được tối giản hóa nhằm cắt giảm giấy tờ hành chính và đẩy nhanh tiến độ xử lý hồ sơ.

• Đối với Cá nhân (cán bộ, công chức, viên chức): Hồ sơ chỉ yêu cầu một loại giấy tờ duy nhất là Văn bản đề nghị cấp chứng thư số cho cá nhân có xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp (Mẫu 02), với số lượng 01 Bản chính và 01 Bản sao.
• Đối với Cơ quan, tổ chức và thiết bị: Hồ sơ cần Văn bản đề nghị cấp chứng thư số (Mẫu 01) kèm Giấy tờ pháp lý như quyết định thành lập hoặc xác nhận của người đứng đầu cấp trên trực tiếp.

Việc này chuyển trách nhiệm xác thực danh tính sang cơ quan quản lý trực tiếp, giúp loại bỏ yêu cầu phải nộp kèm các giấy tờ tùy thân rườm rà. Các mẫu văn bản đề nghị chuẩn (Mẫu 01 và Mẫu 02) được cung cấp công khai để tải về trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trang thông tin điện tử của Ban Cơ yếu Chính phủ và các đơn vị liên quan.  

3. Quy trình 4 bước từ đăng ký đến nhận và kích hoạt chứng thư chữ ký số

Quy trình cấp mới được chuẩn hóa trong tối đa 04 ngày làm việc và miễn phí. Quy trình bắt đầu bằng:

Bước 1: Nộp hồ sơ đến Cục Chứng thực số và Bảo mật thông tin/Ban Cơ yếu Chính phủ qua hình thức trực tiếp, bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia/Hệ thống đăng ký chuyên dùng. 

Bước 2: Ban Cơ yếu Chính phủ xử lý hồ sơ trong 03 ngày làm việc, bao gồm kiểm tra hồ sơ, tổ chức tạo cặp khóa, khởi tạo chứng thư, và chuẩn bị thiết bị lưu khóa bí mật (Token/HSM), đồng thời thông báo thời gian tiếp nhận Token cho cơ quan quản lý trực tiếp.

Bước 3: Trách nhiệm nội bộ của cơ quan quản lý trực tiếp: tiếp nhận Token từ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ, và sau khi bàn giao cho thuê bao, phải gửi đề nghị thời điểm có hiệu lực của chứng thư số về Cục chứng thực số.  

Bước 4: Trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị thời điểm có hiệu lực, Cục Chứng thực số sẽ công bố chứng thư số trên Trang thông tin điện tử của Cục; chứng thư sẽ có hiệu lực chính thức từ thời điểm công bố này.

Dưới đây là bảng tóm tắt quy trình cấp chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ:

5. Thời hạn hiệu lực và thủ tục gia hạn chứng thư số

Chứng thư số chuyên dùng công vụ có thời hạn hiệu lực nghiêm ngặt: cấp mới tối đa 5 năm, và chỉ được gia hạn tối đa 1 lần với thời hạn 3 năm, thiết lập chính sách xoay vòng khóa (tối đa 8 năm sử dụng) để đảm bảo an ninh mật mã.

Việc gia hạn phải được cơ quan, tổ chức quản lý trực tiếp thực hiện bằng văn bản đề nghị và phải được gửi đi khi chứng thư số còn thời hạn sử dụng ít nhất 30 ngày. Một điểm thay đổi lớn là Ban Cơ yếu Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn và chuyển giao công cụ hỗ trợ về gia hạn, thay đổi nội dung thông tin và khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật cho các Bộ, ngành, địa phương chủ động tổ chức thực hiện các nghiệp vụ này cho thuê bao thuộc phạm vi quản lý của mình.  

Chứng thư số chuyên dùng công vụ (CSSCDCV) không phải là chữ ký số công cộng; CSSCDCV được sử dụng riêng trong hoạt động công vụ và được quản lý tập trung bởi Ban Cơ yếu Chính phủ, trong khi chữ ký số công cộng do các Tổ chức cung cấp dịch vụ công cộng cấp phép bởi Bộ Thông tin và Truyền thông và phục vụ cho các giao dịch thương mại, dân sự. Do đó, không thể sử dụng chữ ký số cá nhân (công cộng) để thay thế CSSCDCV. Điểm mới cốt lõi của Nghị định 68/2024/NĐ-CP là thể chế hóa cơ sở pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chuẩn hóa tốc độ xử lý cấp mới xuống 04 ngày làm việc, và đặc biệt là phân quyền tự chủ cho các Bộ, ngành, địa phương trong quản lý vòng đời (gia hạn, thay đổi, khôi phục) bằng công cụ hỗ trợ, tăng tính chủ động cho đơn vị quản lý trực tiếp.  

Khi có sự thay đổi về chức danh, tên cơ quan, hoặc các nội dung thông tin khác được ghi nhận trong chứng thư số, cơ quan quản lý trực tiếp phải có văn bản đề nghị thay đổi nội dung thông tin chứng thư số. Tương tự như nghiệp vụ gia hạn, việc phân quyền tự chủ cho các Bộ, ngành, địa phương sử dụng công cụ hỗ trợ do Ban Cơ yếu Chính phủ chuyển giao để tự thực hiện các thay đổi này giúp tăng tốc độ cập nhật thông tin và giảm thiểu thủ tục hành chính phải gửi về trung ương.  

6. Rủi ro và biện pháp xử lý khi sử dụng chữ ký số công vụ

Quản lý an toàn khóa bí mật là trách nhiệm cao nhất. Thủ tục thu hồi chứng thư số phải được thực hiện khẩn cấp bằng văn bản đề nghị từ cơ quan quản lý trực tiếp khi thuê bao chấm dứt công vụ, cơ quan giải thể/sáp nhập, hoặc quan trọng nhất là khi khóa bí mật (Token/Mật khẩu) bị mất, bị lộ, hoặc bị nghi ngờ bị lộ. Hành động thu hồi ngay lập tức là bắt buộc để ngăn chặn việc lợi dụng chữ ký số để ký các văn bản trái phép. Sau khi thu hồi, cơ quan quản lý có thể đề nghị khôi phục thiết bị lưu khóa bí mật hoặc tiến hành cấp mới chứng thư số, với trách nhiệm khôi phục và chuyển giao công cụ hỗ trợ đã được phân cấp cho các Bộ/ngành/địa phương để đảm bảo khả năng xử lý sự cố nhanh chóng tại chỗ.  

Kết luận 

Nghị định 68/2024/NĐ-CP, là bước tiến quan trọng nhằm chuẩn hóa và nâng cao an ninh cho chữ ký số chuyên dùng công vụ, quy định rõ hồ sơ, trình tự thủ tục cấp chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ từ 15/08/2024. Văn bản này củng cố cơ sở pháp lý, tập trung quản trị dịch vụ tại Ban Cơ yếu Chính phủ, đồng thời cải thiện hiệu suất hành chính đáng kể với quy trình cấp mới được chuẩn hóa chỉ còn 04 ngày làm việc và miễn phí. Điểm đột phá chính là việc Ban Cơ yếu Chính phủ chuyển giao công cụ hỗ trợ để các Bộ, ngành, địa phương chủ động quản lý vòng đời chứng thư (gia hạn, thay đổi thông tin, khôi phục), tăng cường khả năng tự chủ và tốc độ xử lý nghiệp vụ tại cấp cơ sở.

Cùng với quy định nghiêm ngặt về giới hạn gia hạn (tối đa 5 năm cấp mới và chỉ 1 lần gia hạn 3 năm), Nghị định yêu cầu các cơ quan nhà nước phải chủ động rà soát, lập kế hoạch gia hạn sớm (trước 30 ngày), đào tạo đội ngũ kỹ thuật và thiết lập quy trình an toàn nội bộ để khai thác hiệu quả hệ thống chứng thư số, đảm bảo tính liên tục và bảo mật tối đa cho các giao dịch điện tử công vụ.

Quý khách còn vướng mắc về vấn đề trên hoặc mọi vấn đề pháp lý khác, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến theo số điện thoại 1900.6162 để được Luật sư tư vấn pháp luật trực tiếp qua tổng đài kịp thời hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc.

Nếu quý khách cần báo giá dịch vụ pháp lý thì quý khách có thể gửi yêu cầu báo phí dịch vụ đến địa chỉ email: lienhe@luatminhkhue.vn để nhận được thông tin sớm nhất! Rất mong nhận được sự hợp tác và tin tưởng của quý khách! Luật Minh Khuê xin trân trọng cảm ơn!