Trong hoạt động đấu thầu, hồ sơ mời thầu giữ vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là căn cứ để các nhà thầu nghiên cứu, chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu. Nội dung của hồ sơ mời thầu phải được xây dựng rõ ràng, đầy đủ và phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm tính minh bạch, cạnh tranh và công bằng trong quá trình lựa chọn nhà thầu. Việc quy định cụ thể các nội dung trong hồ sơ mời thầu giúp nhà thầu hiểu rõ phạm vi công việc, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện hợp đồng cũng như các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để bên mời thầu tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu một cách khách quan và thống nhất. Vì vậy, việc xây dựng nội dung hồ sơ mời thầu đúng quy định không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả đấu thầu mà còn hạn chế những tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện gói thầu.
1. Hồ sơ mời thầu là gì?
Theo khoản 19 Điều 4 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Khoản 50 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Hồ sơ mời thầu là toàn bộ các tài liệu được sử dụng trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu đối với các hình thức như đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế và chào hàng cạnh tranh. Đây là tài liệu do chủ đầu tư hoặc bên mời thầu ban hành nhằm cung cấp đầy đủ thông tin, yêu cầu và các điều kiện cần thiết liên quan đến một dự án, gói thầu hoặc dự án đầu tư kinh doanh.
Nội dung của hồ sơ mời thầu bao gồm các yêu cầu cụ thể về kỹ thuật, tài chính, thương mại, điều kiện hợp đồng, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu và các quy định liên quan khác. Những nội dung này được xây dựng nhằm xác định rõ phạm vi công việc, tiêu chuẩn cần đáp ứng cũng như các điều kiện mà nhà thầu hoặc nhà đầu tư phải tuân thủ khi tham gia đấu thầu. Nhờ đó, hồ sơ mời thầu trở thành cơ sở quan trọng để các nhà thầu, nhà đầu tư nghiên cứu và chuẩn bị hồ sơ dự thầu phù hợp với yêu cầu của gói thầu.
Bên cạnh đó, hồ sơ mời thầu còn đóng vai trò là căn cứ để chủ đầu tư hoặc bên mời thầu tổ chức việc đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, nhà đầu tư tham gia. Thông qua các tiêu chí và yêu cầu đã được quy định rõ trong hồ sơ mời thầu, quá trình đánh giá có thể được thực hiện một cách minh bạch, khách quan và thống nhất, từ đó lựa chọn được nhà thầu hoặc nhà đầu tư có năng lực và giải pháp phù hợp nhất để thực hiện gói thầu hoặc dự án.
Như vậy, hồ sơ mời thầu giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động đấu thầu, bởi đây không chỉ là tài liệu hướng dẫn cho nhà thầu, nhà đầu tư chuẩn bị hồ sơ dự thầu, mà còn là cơ sở pháp lý và kỹ thuật để chủ đầu tư, bên mời thầu tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư theo đúng quy định của pháp luật.
2. Nội dung hồ sơ mời thầu đối với lựa chọn nhà thầu mới nhất 2026
Theo điều 44 Luật đấu thầu 2023 sửa đổi bởi Khoản 26 Điều 1 Luật số 90/2025/QH15, Trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu, hồ sơ mời thầu đóng vai trò đặc biệt quan trọng vì đây là căn cứ để các nhà thầu nghiên cứu, chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu, đồng thời là cơ sở để bên mời thầu tiến hành đánh giá và lựa chọn nhà thầu phù hợp. Do đó, nội dung của hồ sơ mời thầu phải được xây dựng đầy đủ, rõ ràng và tuân thủ các quy định của pháp luật nhằm bảo đảm tính minh bạch, công bằng và cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu.
Theo quy định của pháp luật về đấu thầu, nội dung hồ sơ mời thầu đối với lựa chọn nhà thầu bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:
- Hồ sơ mời thầu bao gồm các yêu cầu cho gói thầu về chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá, dự thảo hợp đồng và các nội dung khác.
Hồ sơ mời thầu là tài liệu quan trọng được sử dụng trong quá trình lựa chọn nhà thầu, vì vậy nội dung của hồ sơ này phải thể hiện đầy đủ các yêu cầu liên quan đến gói thầu. Trong đó, hồ sơ mời thầu cần bao gồm chỉ dẫn đối với nhà thầu nhằm hướng dẫn nhà thầu cách thức tham gia đấu thầu, chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo đúng quy định. Bên cạnh đó, hồ sơ mời thầu còn phải quy định các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu, đây là cơ sở để bên mời thầu tiến hành xem xét và so sánh các hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia. Ngoài ra, hồ sơ mời thầu còn bao gồm dự thảo hợp đồng và các nội dung khác có liên quan đến gói thầu, giúp nhà thầu nắm rõ các điều kiện, quyền và nghĩa vụ của các bên khi hợp đồng được ký kết và thực hiện.
- Hồ sơ mời thầu được nêu xuất xứ theo nhóm nước, vùng lãnh thổ và tiêu chuẩn khác do Chính phủ quy định để bảo đảm chất lượng của hàng hóa, dịch vụ, công trình.
Trong hồ sơ mời thầu, việc quy định về xuất xứ của hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình phải tuân theo các quy định do Chính phủ ban hành. Cụ thể, hồ sơ mời thầu có thể nêu xuất xứ theo nhóm nước hoặc vùng lãnh thổ nhằm bảo đảm chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật cũng như tính phù hợp của hàng hóa, dịch vụ hoặc công trình đối với yêu cầu của gói thầu. Quy định này nhằm bảo đảm rằng các sản phẩm, thiết bị hoặc dịch vụ được cung cấp trong quá trình thực hiện gói thầu đáp ứng được các tiêu chuẩn cần thiết về chất lượng, kỹ thuật và hiệu quả sử dụng.
- Hồ sơ mời thầu không được nêu điều kiện dẫn đến làm hạn chế sự tham gia của nhà thầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranh không bình đẳng.
Một nguyên tắc quan trọng trong việc lập hồ sơ mời thầu là bảo đảm tính công bằng, minh bạch và cạnh tranh lành mạnh giữa các nhà thầu. Vì vậy, trong hồ sơ mời thầu không được đưa ra các điều kiện hoặc tiêu chí có thể làm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu hoặc tạo lợi thế riêng cho một hoặc một số nhà thầu cụ thể. Nếu hồ sơ mời thầu chứa những điều kiện mang tính thiên vị hoặc gây bất lợi cho các nhà thầu khác, điều đó sẽ làm mất đi tính cạnh tranh công bằng trong đấu thầu và không phù hợp với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật về đấu thầu. Do đó, các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu phải được xây dựng khách quan, minh bạch và bảo đảm cơ hội tham gia bình đẳng cho tất cả các nhà thầu.
3. Hồ sơ, nội dung thẩm định hồ sơ mời thầu
Điều 40 Nghị định 243/2025/NĐ-CP, Trong quá trình tổ chức lựa chọn nhà thầu hoặc nhà đầu tư, việc thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu là một bước quan trọng nhằm bảo đảm rằng các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu được xây dựng đúng quy định của pháp luật, phù hợp với mục tiêu và phạm vi của dự án. Để thực hiện quá trình này, pháp luật quy định rõ về hồ sơ trình thẩm định, nội dung thẩm định và nội dung của báo cáo thẩm định như sau:
3.1. Hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu bao gồm:
Để cơ quan có thẩm quyền có đầy đủ căn cứ xem xét và quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư hoặc bên mời thầu cần chuẩn bị một bộ hồ sơ trình thẩm định với các tài liệu cần thiết.
- Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời thầu;
Tờ trình đề nghị phê duyệt hồ sơ mời thầu là văn bản do chủ đầu tư hoặc bên mời thầu lập để trình cơ quan có thẩm quyền xem xét, phê duyệt hồ sơ mời thầu. Trong tờ trình thường nêu rõ căn cứ pháp lý, sự cần thiết phải ban hành hồ sơ mời thầu, cũng như đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét và quyết định phê duyệt. Đây là tài liệu quan trọng nhằm làm rõ mục đích, nội dung và cơ sở của việc trình thẩm định hồ sơ mời thầu.
- Dự thảo hồ sơ mời thầu;
Dự thảo hồ sơ mời thầu là tài liệu chính được trình để thẩm định và phê duyệt. Nội dung của dự thảo hồ sơ mời thầu bao gồm các yêu cầu liên quan đến gói thầu như chỉ dẫn nhà thầu, tiêu chuẩn đánh giá, yêu cầu kỹ thuật, điều kiện hợp đồng và các nội dung cần thiết khác. Việc lập dự thảo hồ sơ mời thầu nhằm làm cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xem xét tính đầy đủ, hợp pháp và phù hợp của các yêu cầu đối với gói thầu trước khi chính thức ban hành.
- Quyết định chủ trương đầu tư (nếu có); quyết định phê duyệt dự án;
Các quyết định này là những tài liệu pháp lý quan trọng làm căn cứ cho việc lập hồ sơ mời thầu. Quyết định chủ trương đầu tư (nếu có) và quyết định phê duyệt dự án thể hiện việc dự án đã được cơ quan có thẩm quyền xem xét, chấp thuận triển khai, đồng thời xác định mục tiêu, quy mô và phạm vi của dự án. Những tài liệu này giúp bảo đảm rằng việc lập hồ sơ mời thầu được thực hiện trên cơ sở pháp lý rõ ràng và phù hợp với nội dung của dự án đã được phê duyệt.
- Tài liệu khác có liên quan.
Ngoài các tài liệu nêu trên, hồ sơ trình thẩm định, phê duyệt hồ sơ mời thầu còn có thể bao gồm các tài liệu khác liên quan đến quá trình chuẩn bị và tổ chức lựa chọn nhà thầu. Những tài liệu này nhằm bổ sung thông tin cần thiết, giúp cơ quan thẩm định có đầy đủ cơ sở để xem xét và đánh giá nội dung hồ sơ mời thầu một cách toàn diện.
Như vậy, hồ sơ trình thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu phải bao gồm đầy đủ các tài liệu cần thiết để cơ quan có thẩm quyền có căn cứ xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu theo đúng quy định của pháp luật.
3.2. Nội dung thẩm định hồ sơ mời thầu bao gồm:
Sau khi hồ sơ mời thầu được lập và trình lên cơ quan có thẩm quyền, việc thẩm định sẽ được tiến hành nhằm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và sự phù hợp của nội dung hồ sơ mời thầu đối với dự án.
- Kiểm tra các tài liệu là căn cứ để lập hồ sơ mời thầu;
Trong quá trình thẩm định, cơ quan hoặc đơn vị thẩm định sẽ tiến hành kiểm tra các tài liệu được sử dụng làm căn cứ cho việc lập hồ sơ mời thầu. Việc kiểm tra này nhằm bảo đảm rằng các tài liệu như quyết định đầu tư, thiết kế, dự toán hoặc các văn bản pháp lý khác được sử dụng đúng quy định và có đủ cơ sở pháp lý để lập hồ sơ mời thầu.
- Kiểm tra sự phù hợp của nội dung dự thảo hồ sơ mời thầu so với mục tiêu, quy mô, phạm vi công việc, thời gian thực hiện dự án; đánh giá sự phù hợp của nội dung hồ sơ mời thầu với quy định của pháp luật về đầu tư theo phương thức PPP và pháp luật khác có liên quan;
Nội dung dự thảo hồ sơ mời thầu cần được xem xét để bảo đảm phù hợp với mục tiêu, quy mô và phạm vi công việc của dự án. Đồng thời, cơ quan thẩm định cũng đánh giá xem các nội dung trong hồ sơ mời thầu có tuân thủ các quy định của pháp luật về đầu tư theo phương thức đối tác công tư (PPP) và các quy định pháp luật liên quan khác hay không.
- Xem xét về những ý kiến khác nhau (nếu có) giữa tổ chức, cá nhân tham gia lập hồ sơ mời thầu;
Trong quá trình lập hồ sơ mời thầu, có thể xuất hiện những ý kiến khác nhau giữa các tổ chức hoặc cá nhân tham gia xây dựng hồ sơ. Khi đó, cơ quan thẩm định sẽ xem xét các ý kiến này để đưa ra nhận định phù hợp, bảo đảm nội dung hồ sơ mời thầu được xây dựng một cách khách quan và hợp lý.
- Các nội dung liên quan khác.
Ngoài các nội dung nêu trên, quá trình thẩm định còn có thể xem xét các vấn đề khác có liên quan đến hồ sơ mời thầu nhằm bảo đảm rằng toàn bộ nội dung của hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và kỹ thuật cần thiết.
Qua quá trình thẩm định, cơ quan thẩm định có thể đánh giá toàn diện nội dung hồ sơ mời thầu, từ đó bảo đảm hồ sơ mời thầu được xây dựng đúng quy định của pháp luật và phù hợp với mục tiêu, phạm vi của dự án.
3.3. Báo cáo thẩm định bao gồm:
Sau khi hoàn thành việc thẩm định hồ sơ mời thầu, đơn vị thẩm định sẽ lập báo cáo thẩm định để trình cơ quan có thẩm quyền xem xét và quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu.
- Khái quát nội dung của dự án, cơ sở pháp lý để lập hồ sơ mời thầu;
Báo cáo thẩm định trước hết phải trình bày khái quát về dự án, bao gồm mục tiêu, quy mô, phạm vi thực hiện cũng như các căn cứ pháp lý được sử dụng để lập hồ sơ mời thầu. Nội dung này giúp cơ quan có thẩm quyền nắm được tổng thể dự án và bối cảnh pháp lý liên quan.
- Nhận xét và ý kiến của đơn vị thẩm định lựa chọn nhà đầu tư về cơ sở pháp lý, việc tuân thủ quy định của pháp luật về đầu tư theo phương thức đối tác công tư và pháp luật khác có liên quan; ý kiến thống nhất hoặc không thống nhất về nội dung dự thảo hồ sơ mời thầu;
Trong báo cáo thẩm định, đơn vị thẩm định sẽ đưa ra nhận xét về cơ sở pháp lý của hồ sơ mời thầu, đồng thời đánh giá mức độ tuân thủ các quy định của pháp luật về đầu tư theo phương thức PPP và các quy định pháp luật khác có liên quan. Trên cơ sở đó, đơn vị thẩm định sẽ thể hiện quan điểm thống nhất hoặc không thống nhất đối với nội dung của dự thảo hồ sơ mời thầu.
- Đề xuất và kiến nghị của đơn vị thẩm định lựa chọn nhà đầu tư về việc phê duyệt hồ sơ mời thầu; về biện pháp xử lý đối với trường hợp phát hiện hồ sơ mời thầu không tuân thủ quy định của pháp luật về đầu tư theo phương thức đối tác công tư và pháp luật khác có liên quan; về biện pháp giải quyết đối với những trường hợp chưa đủ cơ sở phê duyệt hồ sơ mời thầu;
Ngoài việc nhận xét, báo cáo thẩm định còn phải đưa ra các đề xuất và kiến nghị cụ thể. Những kiến nghị này có thể bao gồm việc đề xuất phê duyệt hồ sơ mời thầu, đề xuất biện pháp xử lý nếu phát hiện hồ sơ mời thầu chưa tuân thủ quy định pháp luật, hoặc đưa ra giải pháp đối với những trường hợp chưa đủ điều kiện để phê duyệt hồ sơ mời thầu.
- Các ý kiến khác (nếu có).
Ngoài các nội dung chính đã nêu, báo cáo thẩm định còn có thể ghi nhận thêm các ý kiến khác của đơn vị thẩm định nếu thấy cần thiết. Những ý kiến này nhằm bổ sung thông tin, làm rõ thêm các vấn đề liên quan và hỗ trợ cơ quan có thẩm quyền trong quá trình xem xét, quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu.
Báo cáo thẩm định là tài liệu tổng hợp toàn bộ kết quả thẩm định hồ sơ mời thầu, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp cơ quan có thẩm quyền đưa ra quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu một cách khách quan, đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của dự án.
Kết luận
Có thể thấy rằng, nội dung hồ sơ mời thầu đóng vai trò nền tảng trong toàn bộ quá trình lựa chọn nhà thầu. Khi hồ sơ mời thầu được xây dựng đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với quy định pháp luật, các nhà thầu sẽ có cơ sở để chuẩn bị hồ sơ dự thầu chính xác và đáp ứng đúng yêu cầu của gói thầu. Điều này giúp quá trình đánh giá, so sánh và xếp hạng các hồ sơ dự thầu được thực hiện thuận lợi, minh bạch và khách quan hơn. Bên cạnh đó, một hồ sơ mời thầu được chuẩn bị kỹ lưỡng còn góp phần nâng cao tính cạnh tranh, thu hút nhiều nhà thầu có năng lực tham gia đấu thầu. Qua đó, bên mời thầu có thể lựa chọn được nhà thầu phù hợp nhất để thực hiện gói thầu, bảo đảm chất lượng, tiến độ và hiệu quả sử dụng nguồn vốn. Vì vậy, việc xây dựng nội dung hồ sơ mời thầu đúng quy định và chặt chẽ có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự thành công của hoạt động đấu thầu.
Trên đây là tư vấn của chúng tôi. Nếu còn vướng mắc, chưa rõ hoặc cần hỗ trợ pháp lý khác bạn vui lòng liên hệ bộ phận tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại gọi ngay số: 1900 6162 để được giải đáp.
