1. Chi nhánh công ty là gì?
Trước khi tìm hiểu chi nhánh công ty là gì thì ta cần phải hiểu bản chất công ty là gì? Pháp luật doanh nghiệp không đưa ra định nghĩa cụ thể công ty là gì. Tuy nhiên, tại khoản 6 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì công ty có 03 hình thức chủ yếu, gồm: Công ty trách nhiệm hữu hạn (có thể là Công ty trách nhiệm hữu hạn 01 thành viên hoặc Công ty trách nhiệm hữu hạn 02 thành viên); Công ty cổ phần; Công ty hợp danh. Theo đó, công ty có thể được khái quát công ty là sự liên kết của hai hay nhiều người (cá nhân hoặc pháp nhân) bằng một sự kiện pháp lý trong đó các bên thỏa thuận với nhau sử dụng tài sản hay khả năng của họ nhằm tiến hành hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Công ty là loại hình doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, chịu trách nhiệm về nghĩa vụ nợ của công ty trong phạm vi vốn góp vào công ty.
Căn cứ vào khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì chi nhánh được hiểu là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo đó, chi nhánh công ty cũng được định nghĩa như chi nhánh doanh nghiệp và có một vài đặc điểm sau:
- Chi nhánh công ty là một đơn vị trực thuộc công ty, được thành lập với mục đích là mở rộng quy mô, thị trường kinh doanh của công ty và chi nhánh không có tư cách pháp nhân.
- Chức năng hoạt động và hoạt động của chi nhánh giống như một công ty thu nhỏ có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của công ty.
- Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào công ty. Chi nhánh có thể đăng ký số lượng ngành, nghề ít hơn hoặc bằng với số lượng ngành nghề kinh doanh của công ty, nhưng phải đúng với những ngành, nghề kinh doanh mà công ty đã đăng ký. Chi nhánh công ty không được đăng ký những ngành, nghề mà công ty chưa đăng ký.
2. Điều kiện thành lập chi nhánh công ty tại Cần Thơ
Để tiến hành thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Thành phố Cần Thơ cần đáp ứng một số điều kiện như sau:
- Điều kiện về chủ sở hữu chi nhánh công ty
Để thành lập chi nhánh công ty tại Cần Thơ, trước tiên, chủ sở hữu chi nhánh phải thành lập công ty trước và phải được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với công ty.
- Điều kiện về tên chi nhánh
Tên chi nhánh công ty phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Theo khoản 2 Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020, tên chi nhánh công ty phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ "Chi nhánh". Như vậy, cấu thành của tên chi nhánh sẽ bao gồm các thành tố như:
+ Cụm từ "Chi nhánh";
+ Loại hình kinh doanh của công ty;
+ Tên riêng của công ty.
Ví dụ: Chi nhánh Công ty Cổ phần Hoàng Long.
Bên cạnh đó, điều kiện về tên chi nhánh còn được hướng dẫn bởi Điều 20 Nghị định 01/2021/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành ngày 04/01/2021 về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh công ty có thể đăng ký bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. Phần tên riêng trong tên chi nhánh công ty không được sử dụng cụm từ "công ty".
Tên chi nhánh công ty phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh. Tên chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của công ty trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chinh nhánh công ty phát hành.
- Điều kiện về trụ sở chính chi nhánh
Trụ sở chính của chi nhánh công ty là địa điểm liên lạc của công ty trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Ngoài ra còn có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương theo địa giới hành chính.
- Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh
Căn cứ vào khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 thì ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh công ty phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của công ty đã được đăng ký.
Trường hợp công ty muốn thành lập chi nhánh để tiến hành kinh doanh các ngành, nghề khác với doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải làm thủ tục bổ sung ngành, nghề trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với công ty.
- Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh
Căn cứ vào khoản 5 Điều 84 Bộ luật dân sự năm 2015 thì người đứng đầu chi nhánh thực hiện các hoạt động, các nhiệm vụ theo ủy quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được ủy quyền. Tức là, người đứng đầu chi nhánh và phía công ty sẽ tiến hành lập một văn bản ủy quyền, trong đó quy định chi tiết về quyền và nghĩa vụ, vai trò, phạm vi công việc của người đứng đầu chi nhánh.
Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật. Trong Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh không quy định rõ chức danh mà chỉ ghi là người đứng đầu chi nhánh. Tuy nhiên, trên thực tế người đứng đầu chi nhánh thường được gọi là giám đốc chi nhánh. Giám đốc chi nhánh không bắt buộc phải là thành viên của công ty.
Theo đó, giám đốc chi nhánh đại diện cho các giao dịch của chi nhánh trong phạm vi ủy quyền. Và giám đốc chi nhánh không đương nhiên có quyền đại diện cho chi nhánh mà quyền này chỉ phát sinh khi có ủy quyền của người đại diện của công ty.
- Điều kiện về hình thức hạch toán chi nhánh
Căn cứ khoản 5 Điều 8 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp được cấp cho chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Mã số này đồng thời là mã số thuế của chi nhánh công ty.
Khi đăng ký hoạt động chi nhánh, công ty có thể lựa chọn hình thức hạch toán, gồm hạch toán chi nhánh độc lập hoặc hạch toán phụ thuộc. Tùy vào việc lựa chọn hình thức hạch toán, chi nhánh có thể tự kê khai hoặc được công ty kê khai các loại thuế.
+ Hạch toán độc lập là mọi hoạt động tài chính, bao gồm nghĩa vụ thuế, phát sinh tại chi nhánh được ghi số kế toán tại đơn vị, tự kê khai và nộp hồ sơ quyết toán thuế.
+ Hạch toán phụ thuộc được hiểu là chi nhánh phải thống kê, tập hợp giấy tờ gửi về công ty để công ty kê khai và quyết toán thuế.
3. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Cần Thơ
Để thành lập chi nhánh công ty tại Thành phố Cần Thơ thì người đăng ký thành lập chi nhánh cần tiến hành theo trình tự thủ tục sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để thành lập chi nhánh công ty
Theo đó, công ty phải được thành lập và đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chuẩn bị các điều kiện, các tài liệu để thành lập chi nhánh được nêu ở mục trên.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ để thành lập chi nhánh công ty
Đối với từng hình thức công ty khác nhau thì hồ sơ thành lập chi nhánh công ty tại Cần Thơ cũng sẽ khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, hồ sơ thành lập chi nhánh công ty thông thường bao gồm các văn bản, tài liệu như sau:
- Thông báo thành lập chi nhánh công ty do người đại diện theo pháp luật ký.
- Văn bản quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh công ty: Mỗi hình thức công ty khác nhau thì chủ thế soạn quyết định khác nhau, như:
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn 01 thành viên: Quyết định của chủ sở hữu công ty liên quan đến việc lập chi nhánh;
+ Công ty trách nhiệm hữu hạn 02 thành viên: Quyết định của Hội đồng thành viên liên quan đến việc lập chi nhánh;
+ Công ty cổ phần: Quyết định của Đại hội đồng cổ đông liên quan đến việc lập chi nhánh;
+ Công ty hợp danh: Quyết định của thành viên công ty hợp danh liên quan đến việc lập chi nhánh.
- Biên bản cuộc họp về việc lập chi nhánh công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn 01 thành viên thì không phải chuẩn bị loại văn bản này.
- Quyết định về việc bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh công ty.
- Giấy tờ pháp lý cá nhân hoặc bản sao hợp pháp của giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu chi nhánh công ty (có thể là một trong ba loại giấy tờ sau: Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu).
- Văn bản ủy quyền cho cá nhân đại diện thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh công ty.
- Bản sao hợp pháp giấy tờ pháp lý cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh công ty.
Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty
Công ty tiến hành nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và lệ phí công bố thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chi nhánh. Cụ thể, công ty muốn thành lập chi nhánh công ty tại Cần Thơ thì phải mang hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh Cần Thơ để nộp.
Ngoài ra, người thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh công ty cũng có thể nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty tại Cần Thơ qua mạng, trên trang Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận và công bố
Trong thời hạn từ 03 đến 05 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ cho công ty có nhu cầu thành lập chi nhánh. Nếu hồ sơ hợp lệ thì công ty đó sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và được công bố thông tin chi nhánh.
Và ngược lại, nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo hướng dẫn điều chỉnh hoặc sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, công ty sẽ phải bổ sung thông tin và nộp lại từ đầu.
Bước 5: Khắc dấu cho chi nhánh công ty
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh công ty thì chi nhánh cần tiến hành việc khắc dấu cho chi nhánh. Khi khắc dấu cho chi nhánh công ty chỉ nên ghi thông tin địa chỉ tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương để khi có sự thay đổi trụ sở chi nhánh thì không cần phải tiến hành khắc lại con dấu mới.
Bước 6: Các thủ tục phải làm sau khi thành lập chi nhánh công ty
Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh công ty theo đúng quy định về luật pháp, công ty cần tiến hành thực hiện một số các thủ tục theo yêu cầu để chi nhánh có thể bước vào hoạt động kinh doanh chính thức.
- Công ty thực hiện việc kê khai và nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh
Khi thành lập chi nhánh mới, chi nhánh phải có trách nhiệm kê khai và thực hiện nộp phí môn bài cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Đối với trường hợp công ty có chi nhánh và trụ sở chính được thành lập cùng cấp tỉnh, thì công ty sẽ thực hiện việc kê khai và nộp phí môn bài cho chi nhánh. Mặt khác, nếu chi nhánh được thành lập khác địa phương với trụ sở chính, thì chi nhánh sẽ tự thực hiện việc kê khai và nộp lệ phí môn bài cho cơ quan chức năng.
Chi nhánh phải kê khai và nộp lệ phí môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Lệ phí môn bài của chi nhánh công ty là 1.000.000 đồng/năm (căn cứ vào điểm c khoản 1 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 04/10/2016 quy định về lệ phí môn bài).
Căn cứ vào khoản 3 Điều 4 Nghị định 139/2016/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm b khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 24/02/2020 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 136/2016/NĐ-CP thì mức lệ phí môn bài chí nhánh phải nộp được tính như sau:
+ Khi hết thời gian được miễn lệ phí môn bài, trường hợp kết thúc trong thời gian 06 tháng đầu năm (trước ngày 01/7 hàng năm) thì chi nhánh phải nộp lệ phí môn bài cho cả năm (nộp đủ 1.000.000 đồng/năm).
+ Ngược lại, trường hợp thời gian miễn lệ phí môn bài kết thúc trong 06 tháng cuối năm (sau ngày 01/7 hàng năm) thì chi nhánh chỉ cần nộp 50% mức lệ phí cho năm đầu tiên (chỉ cần nộp 500.000 đồng/năm).
- Doanh nghiệp cần thông báo về việc in hoặc sử dụng hóa đơn từ cơ quan thuế cung cấp
Đối với những chi nhánh độc lập hay chi nhánh phụ thuộc, đều có quyền được tự in hoặc sử dụng chung hóa đơn với doanh nghiệp một cách hợp pháp. Ngoài ra, mẫu hóa đơn của chi nhánh không bắt buộc phải giống với mẫu của trụ sở chính, tùy theo nhu cầu sử dụng của chi nhánh. Các chi nhánh phải thực hiện nộp Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu chậm nhất là 02 ngày trước khi sử dụng hóa đơn, cho cơ quan thuế có thẩm quyền.
- Thực hiện việc mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh
Chi nhánh công ty cần liên hệ với ngân hàng để tiến hành mở tài khoản ngân hàng giao dịch cho mình, ngay sau khi được cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Sau đó, trong thời hạn là 10 ngày, tính từ thời điểm được mở tài khoản ngân hàng, chi nhánh phải thông báo số tài khoản ngân hàng cho sở Kế hoạch và Đầu tư - nơi cấp giấy chứng nhận kinh doanh cho chi nhánh.
- Nộp thuế giá trị gia tăng
+ Đối với chi nhánh công ty hạch toán theo hình thức độc lập: Khi đó, chi nhánh có thể kê khai thuế tại chi nhánh đó.
+ Đối với chi nhánh công ty hạch toán theo hình thức phụ thuộc: Trường hợp chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính, thì thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng cho chung cả đơn vị. Và nếu chi nhánh thành lập khác tỉnh với trụ ở chính thì nộp hồ sơ kê khai thuế giá trị gia tăng tại cơ quan thuế của chi nhánh đó.
- Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chính
Chi nhánh công ty phải treo biển công ty tại trụ sở với các nội dung sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh là Sở Kế hoạch và Đầu tư); Tên chi nhánh; Địa chỉ trụ sở; Số điện thoại hoặc email (nếu có).
- Mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử
Chi nhánh công ty phải thực hiện mua chữ ký số điện tử để thực hiện hoạt động nộp thuế điện tử cho chi nhánh. Sau khi chi nhánh nhận được Giấy chứng nhận hoạt động thì nhân viên công ty phải gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu nếu chi nhánh được đặt trụ sở tại tỉnh/ thành phố trực thuộc trung ương khác trụ sở chính. Bên cạnh đó, vào định kỳ tháng quý chi nhánh phải thực hiện khai thuế giá trị gia tăng về các khoản thu chi của chi nhánh.
Mọi vướng mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn pháp luật trực tiếp thông qua tổng đài điện thoại, gọi ngay tới số 1900.6162 để được giải đáp. Trân trọng!
