Thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương

1. Chi nhánh công ty và đặc điểm của chi nhánh

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo đó có thể hiểu là chi nhánh có các chức năng tương đương với doanh nghiệp chính. Tùy theo từng từng hợp cụ thể mà chi nhánh đó có thể được ủy quyền đại diện để thực hiện một phần hoặc toàn bộ các nhiệm vụ của doanh nghiệp. Chi nhánh có thể thực hiện kinh doanh, cũng có thể đại diện theo ủy quyền của công ty chủ quản. 

- Đặc điểm của chi nhánh công ty:

+ Về tên chi nhánh: Theo quy định cụ thể tại Luật doanh nghiệp năm 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ như sau:

• Tên chi nhánh phải  được viết bằng chữ cái thuộc bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;
• Tên chi nhánh bắt buộc bao gồm Tên doanh nghiệp +  Chi nhánh. Chẳng hạn : "Chi nhánh Đà Nẵng -  Công ty TNHH thương mại và dịch vụ xxx" ; " Công ty cổ phần tư vấn bất động sản zzz - Chi nhánh miền Trung" ;
• phần tên riêng trong tên của chi nhánh không được chứa các cụm từ như "Công ty", "Doanh nghiệp". Yếu tó này có thể gây nhầm lẫn về chủ thể được nhắc tới hoặc đang giao dịch;
• Tên chi nhánh có thể đặt bằng tiếng Việt, có thể đăng ký bằng tên nước ngoài và tên viết tắt. Trong đó, tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tiếng Việt sang một trong nước tiếng nước ngoài (Chữ La - tinh); Tên viết tắt từ tên Tiếng Việt hoặc tên nước ngoài;
• Tên chi nhánh là thông tin bắt buộc được viết hoặc gắn tại trụ sở của chi nhánh. Tên chi nhánh được in hoặc viết với cỡ chữ nhỏ hơn tên của doanh nghiệp trên các giấy tờ, chứng từ, hồ sơ, tài liệu mà cho nhánh phát hành.

+ Về ngành nghề kinh doanh của chi nhánh, được quy định cụ thể như sau:

• Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp do đó, ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
• Trường hợp, nếu muốn thành lập chi nhánh mà có ngành, nghề kinh doanh khác với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp thì trước hết phải bổ sung ngành, nghề đó cho doanh nghiệp. Sau đó mới tiến hành mở chi nhánh kinh doanh.

Tóm lại, chi nhánh có thể đăng ký ngành, nghề kinh doanh ít hơn hoặc bằng các ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt cần lưu ý chi nhánh không được đăng ký ngành, nghề kinh doanh mà công ty chưa đăng ký.

+ Về địa điểm thành lập chi nhánh, cụ thể được quy định như sau: Doanh nghiệp có quyền được lựa chọn thành lập một hay nhiều chi nhánh và tại một địa phương cũng có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có quyền lựa chọn thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Có thể nói rằng, doanh nghiệp có thể thành lập không giới hạn số lượng chi nhánh tại một đơn vị hành chính.

+ Về hạch toán đối với chi nhánh: Chi nhánh là đơn vị phục thuộc của doanh nghiệp và chưa độc lập hoàn toàn về tài sản. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức hạch toán cho chi nhánh đơn vị, bao gồm: Chi nhánh hạch toán độc lập hoặc Chi nhánh hạch toán phụ thuộc, cụ thể:

+ Về tư cách pháp nhân của chi nhánh: Vì là đơn vị phục thuộc của doanh nghiệp nên cũng giống như văn phòng đại diện, chi nhánh không có tư cách pháp nhân. Bởi vì theo quy định của pháp luật, để một tổ chức được công nhận là pháp nhân nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

• Tổ chức phải có cơ cấu, tổ chức chặt chẽ để đảm bảo hoạt động của tổ chức được trơn tru, liền mạch, nhất quán và có khả năng hoạt động trên thực tế;
• Tổ chức phải được thành lập theo quy định, hoặc được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cho phép thành lập, đăng ký, công nhận;
• Tổ chức có khối tài sản độc lập, bao gồm độc lập với cá nhân, với các tổ chức khác và phải tự chịu trách nhiệm bằng khối tài sản đó. Tài sản pháp nhân phải độc lập và tách biệt với các khối tài sản riêng;
• Tổ chức phải nhân danh chính mình tham gia vào các  quan hệ pháp luật. 

Theo đó, mặc dù pháp luật cho phép Chi nhánh quyền sở hữu con dấu riêng, tài khoản ngân hàng riêng ... nhưng khối tài sản của Chi nhánh lại không phải khối tài sản độc lập. Hơn nữa, khi tham gia các quan hệ pháp luật, Chi nhánh phải nhân danh doanh nghiệp chủ quản, không thể tự mình đại diện và quyết định vì không có tư cách pháp nhân.

- Chức năng chính của chi nhánh công ty, bao gồm:

• Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp;
• Được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo quyền;
• Thuê trụ sở làm việc, thuê hoặc mua các vật dụng, phương tiện cần thiết để chi nhánh hoạt động tại một nơi khác trụ sở doanh nghiệp;
• Có thể tuyển dụng lao động là người Việt Nam hay người nước ngoài để làm việc miễn là tuân thủ theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành;
• Ký kết hợp đồng tại lãnh thổ Việt Nam phù hợp với nội dung hoạt động của chi nhánh đã được quy định trong giấy phép thành lập chi nhánh đồng thời phải tuân thủ theo quy định của Luật doanh nghiệp 2020;
• Có thể mở tài khoản bằng đồng Việt Nam hay đồng ngoại tệ tại bất kỳ ngân hàng nào được phép hoạt động tại Việt Nam;
• Được quyền chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;
• Được sở hữu con dấu riêng mang tên chi nhánh công ty;
• Được phép thực hiện các hoạt động thương mại, mua bán hàng hóa khác phù họp với giấy đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam cũng như điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. 

Như vậy, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, không có tư cách pháp nhân. Phạm vi hoạt động của chi nhánh được thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng kinh doanh và chức năng đại diện theo yêu cầu. Cần lưu ý, chi nhánh cũng phải thực hiện nghĩa vụ thuế, chi nhánh phải nộp lệ phí môn bài và vẫn thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với các khoản thuế giá trị gia tăng, thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.

2. Có nên thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương

Tỉnh Hải Dương nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc, cách thủ đô hà Nội 60 km về phía Tây, cách cảng Hải Phòng 45 km về phía Đông, phía Bắc giáp với các tỉnh Bắc Ninh, Bắc Giang, phía Tây giáp tỉnh Hưng Yên, phía Đông giáp tỉnh Quảng Ninh, phía Nam giáp tỉnh Thái Bình, phía Đông giáp thành phố Hải Phòng.

Cùng với những thuận lợi về vị trí địa lý, hệ thống giao thông và cơ sở hạ tầng cử tỉnh Hải Dương rất phát triển với mạng lưới giao thông trên dịa bàn tỉnh thuận tiện bao gồm nhiều tuyến đường bộ, đường sắt, cảng sông, ... Hải Dương gần 2 sân bay đó là: Sân bay quốc tế Nội Bài và Sân bay Cát Bi Hải Phòng, và có các tuyến đường vận chuyển Côn Minh (Trung Quốc) - Hà Nội - Quảng Ninh chạy qua. Do đó, hệ thống giao thông trên địa bàn tỉnh rất thuận lợi cho việc giao lưu kinh tế giữa các tỉnh, thành khác trong và ngoài nước.

Hải Dương còn là tỉnh có tiềm năng lớn về sản xuất vật liệu xây dựng như đá vôi, đất sét, cao lanh, quặng bô ... với trữ lượng lớn. Bên cạnh đó, dân số tỉnh Hải Dương khoảng 1,9 triệu người trong đó trên 60 % trong độ tuổi lao động. Đây à tỉnh thành đông dân nhất vùng Bắc Bộ. Tỷ lệ dân số cao (khỏng 84,5%) sống ở vùng nông thôn và chủ yếu là làm nghề nông. Nên đây sẽ là nguồn cung lao động rất quan trọng và dồi dào cho các dự án đầu tư.

Năm 2021, tốc độ tăng trưởng của tỉnh Hải Dương đạt 8,5 % GRDP, trong đó GRDP đạt 149.700 tỉ đồng, GRDP bình quân đầu người đạt 77 triệu đồng. Như vậy, tỉnh Hải Dương là một tỉnh có tiềm năng phát triển lớn, tốc độ đô thi hóa, hiện đại hóa ngày càng cao. Quy mô kinh tế tỉnh Hải Dương đứng thứ 5 trong khu vực các tỉnh trong điểm kinh tế Bắc Bộ, đứng thứ 11 cả nước, thu nhập bình quân đầu người đứng thứ 19 và thu ngân dách Nhà nước đạt 20024 tỷ đồng. 

Bên cạnh đó, tỉnh Hải Dương đề ra những chính sách thuận lợi, mở cửa để các nhà đầu tư vào tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi với những nguồn lực dồi dào góp phần giúp tỉnh Hải Dương trở thành một địa điểm thu hút những nhà đầu tư thành lập công ty, chi nhánh ở đây.

3. Trình tự, thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương

Để tiến hành thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương cũng như tại các tỉnh thành khác trên cả nước, cần lưu ý đến việc công ty đó là công ty Việt Nam hay công ty nước ngoài để chuẩn bị hồ sơ và tiến hành thủ tục đăng ký thành lập phù hợp.

- Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương:

+ Đối với công ty Việt Nam, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập chi nhánh với các mục giấy tờ sau đây:

• Thông báo thành lập chi nhánh theo bản mẫu. Đối với thông báo này phải do người đại diện theo pháp luật của công ty ký;
• Bản sao Nghị quyết, Quyết định và Biên bản họp của hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh (đối với loại hình Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh);
• Bản sao Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu Chi nhánh (Chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn thời hạn);
• Văn bản ủy quyền (trong trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục).

+ Đối với công ty nước ngoài, cần chuẩn bị một bộ hồ sơ sau với nhiều mục giấy tờ hơn so với công ty Việt Nam, bao gồm:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu của Bộ Công thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử / bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính gần nhất hoặc giấy tờ chó giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
• Bản sao hộ hiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh gồm: Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản bao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Chi nhánh; và Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh theo quy định tại điều 28 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và quy định luật có liên quan.

Chú ý: Đối với Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bên cạnh đó, một số giấy tờ cần phải dịch ra tiếng việt và chứng thực theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam, cụ thể:

• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
• Văn bản của thương nhân nước ngoài cử / bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc các giấy từ có giá trị tương đương;
• Bản sao Điều lệ hoạt động của Chi nhánh;
• Bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Chi nhánh.

- Thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết để thành lập chi nhánh, công ty cần tiến hành nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

+ Đối với công ty Việt Nam:

Địa điểm nộp hồ sơ: Công ty có thể nộp hồ sơ thành lập chi nhánh tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương. Ví dụ như thành lập chi nhánh công ty tại thành phố Chí Linh tỉnh Hải Dương thì công ty đó cần chuẩn bị hồ sơ và nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương.

Hình thức nộp hồ sơ: công ty có thể nộp trực, nộp qua đường bưu điện hoặc nộp online qua hệ thống đăng ký kinh doanh .

Trình tự thực hiện:

1. Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký thành lập chi nhánh tại Hải Dương;
2. Nộp hồ sơ lên phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Hải Dương;
3. Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận và thẩm định tính hợp lệ của hồ sơ. Khi nhận đuợc hồ sơ hợp lệ của công ty, Phòng đăng ký kinh doanh nhập thông tin vào hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số chi nhánh;
4. Nhận kết quả thủ tục đăng ký thành lập chi nhánh tại Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hải Dương.

Thời gian thực hiện: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh cập nhật thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho công ty. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, chưa hợp lệ. Phòng đăng ký kinh doanh thông báo về việc sửa đổi, bổ sung hồ sơ chưa hợp lệ.

+ Đối với công ty nước ngoài:

Thẩm quyền giải quyết thuộc về:

• Sở Công thương ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập chi nhánh;
• Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Hình thức nộp hồ sơ: Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến cơ quan có thẩm quyền nêu trên.

Trình tự thực hiện:

1. Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký chi nhánh tại Hải Dương theo quy định và nộp hồ sơ;
2. Sở Công thương hoặc cơ quan cấp giấy phép tiếp nhận và xử lý hồ sơ;
3. Nhận kết quả đăng ký thành lập chi nhánh công ty 

Thời gian giải quyết: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở công thương tiến hành kiểm tra, kiểm định tính hợp lệ của hồ sơ và xem xét việc đăng ký chi nhánh của công ty. Trong thời hạn 5 - 7 ngày làm việc, Sở Công thương quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp không cấp phải thông báo cho người nộp hồ sơ và nêu rõ nguyên nhân.

Chú ý: Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

4. Một số lưu ý đối với công ty nước ngoài khi thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương

Trước khi thành lập chi nhánh công ty tại Hải Dương hay bất cứ tỉnh, thành phố nào trên cả nước, đối với công ty nước ngoài cần chú ý một số điều nào sau đây:

- Điều kiện để thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập chi nhánh bao gồm các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
• Trường hợp nội dung hoạt động của Chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Bên cạnh đó thương nhân nước ngoài cũng cần phải đảm bảo các quy định khi thành lập chi nhánh công ty theo pháp luật Việt Nam và lưu ý thêm một số điều sau đây:

- Địa chỉ đặt chi nhánh: Ngoài việc đáp ứng các điều kiện về địa chỉ chi nhánh đối với doanh nghiệp trong nước, thì thương nhân nước ngoài khi mở chi nhánh tại Việt Nam, đặc biệt là ở tỉnh Hải Dương cần lưu ý:

• Địa điểm đặt trụ sở Chi nhánh của thương nhân nước ngoài phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật từ, an toàn vệ sinh lao  động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật;
• Chi nhánh không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

- Ngành nghề kinh doanh: Ngoài việc đáp ứng các điều kiện về ngành nghề của chi nhánh đối với các doanh nghiệp trong nước, đối với thương nhân nước ngoài cần chú ý:

• Chi nhánh hoạt động cung ứng dịch vụ trong các ngành dịch vụ, không bao gồm ngành dịch vụ mà việc thành lập Chi nhánh trong lĩnh vực đó được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành;
• Trường hợp Chi nhánh hoạt động trong các ngành, nghề mà pháp luật quy định phải có điều kiện thì Chi nhánh chỉ được hoạt động khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Trên đây là bài viết tham khảo của công ty Luật Minh Khuê về thành lập chi nhánh công ty tại tỉnh Hải Dương. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp những thông tin hữu ích cho quý khách hàng về thủ tục thành lập chi nhánh công ty tại tỉnh Hải Dương, cũng như những điều cần lưu ý liên quan, đặc biệt đối với thương nhân nước ngoài khi muốn thành lập chi nhánh công ty tại Việt Nam.

Mọi vướng mắc, không hiểu nào về vấn đề này hay bất kỳ vấn đề pháp lý liên quan nào khác, quý khách hàng có thể vui lòng liên hệ qua số tổng đài tư vấn pháp luật miễn phí của công ty Luật Minh Khuê chúng tôi: 1900.6162 để nhận được sự giải đáp thắc mắc nhanh chóng, kịp thời đến từ đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý giàu kinh nghiệm chuyên môn. Rất mong nhận được sự hợp tác từ quý khách hàng. Trân trọng ./.