Tuỳ thuộc vào các quy tắc áp dụng, việc thành lập uỷ ban trọng tài có thể do tổ chức trọng tài thường trực, tự các bên hoặc do một toà án quốc gia thực hiện.
Quy trình này, thường đi kèm với yêu cầu thanh toán một khoản phí ứng trước khi tố tụng có thể bắt đầu, có thể kéo dài vài tuần nếu các bên nỗ lực hợp tác. Trong trọng tài quốc tế, quy trình này thường kéo dài từ một cho đến bốn tháng.
1. Trong trọng tài thường trực
1.1. Ai sẽ chỉ định trọng tài viên ?
Nếu các bên lựa chọn, hoặc đã lựa chọn, trọng tài thường trực để giải quyết tranh chấp, họ nên nhớ rằng vấn đề thành lập uỷ ban trọng tài rất khác nhau giữa các tổ chức trọng tài thường trực. Một số tổ chức cho các bên toàn quyền chỉ định trọng tài viên. Một số khác lại hạn chế sự lựa chọn của các bên trong danh sách trọng tài viên của tổ chức đó.
Thậm chí nếu các bên được tự do “đề nghị” trọng tài viên, thông thường tổ chức trọng tài thường trực vẫn giám sát quá trình chỉ định. Việc giám sát có nghĩa là việc chỉ định trọng tài viên, kể cả trọng viên do các bên chỉ định, được tổ chức trọng tài thường trực tiến hành một cách hiệu quả.
1.2. Tính độc lập của các trọng tài viên
Tổ chức trọng tài thường trực phải đặc biệt lưu ý các trọng tài viên về yêu cầu tính độc lập đối với các bên. Một số tổ chức còn yêu cầu trọng tài viên xác nhận bằng văn bản rằng họ đang và sẽ độc lập với các bên, và yêu cầu trọng tài viên trình bày bất kỳ sự kiện hoặc chi tiết nào mà có thể gây ra sự nghi ngờ của các bên về tính độc lập của họ. Đây là vấn đề Toà án trọng tài quốc tế ICC rất quan tâm.
Vì vậy, một trọng tài viên trong tố tụng của ICC sẽ phải trình bày mọi quan hệ ông ta/bà ta có, hoặc đã có, với bất kỳ bên nào, không chỉ quan hệ với bên đã chỉ định ông ta/bà ta làm trọng tài viên. Một trọng tài viên cũng nên trình bày mọi quan hệ, trong nghề nghiệp cụ thể, ông ta/bà ta có, hoặc đã có trong quá khứ, với bất kỳ luật sư của bên nào trong tố tụng trọng tài.
1.3 Bản tuyên thệ về tính độc lập của trọng tài viên
Mỗi tổ chức trọng tài thường trực đều có thủ tục tố tụng riêng nhằm bảo đảm các trọng tài viên được chỉ định theo quy tắc của tổ chức là độc lập. Dưới đây là Bản tuyên bố chấp thuận và Bản tuyên thệ về tính độc lập của Trọng tài viên được sử dụng bởi, và được in dưới sự cho phép của, Toà án trọng tài quốc tế ICC (38 Cours Albert 1er, 75008 Paris, France, http://www.iccarbitration.org).
Bản tuyên bố chấp thuận và Bản tuyên thệ tính độc lập của trọng tài viên
(Hãy đánh dấu vào ô hoặc những ô có liên quan)
Tôi, ký tên dưới đây,
Tên Họ
. Chấp thuận
Tuyên bố rằng tôi chấp thuận làm trọng tài viên theo Quy tắc tố tụng trọng tài của ICC trong vụ kiện này. Để tuyên bố như vậy, tôi xác nhận rằng tôi đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của Quy tắc tố tụng trọng tài của ICC và tôi có thể và luôn sẵn sàng làm trọng tài viên theo tất cả các yêu cầu của Quy tắc đó và chấp nhận thù lao theo Quy tắc đó.
. Độc lập
Nếu bạn chấp nhận làm trọng tài viên, hãy đánh dấu vào một trong hai ô dưới đây. Việc lựa chọn ô nào sẽ được quyết định sau khi bạn đã xem xét liệu có tồn tại quan hệ trong quá khứ hoặc hiện tại, trực tiếp hoặc gián tiếp với bất kỳ bên nào hoặc luật sư của họ, liệu có mối quan hệ tài chính, nghề nghiệp hoặc các loại quan hệ khác với các bên hoặc luật sư của họ, liệu bản chất của các mối quan hệ đó có thể được công khai để tuân thủ những điều kiện dưới đây. Bất cứ sự nghi ngờ nào nên được giải quyết công khai.
Tôi độc lập với mỗi bên và sẽ là như vậy; theo như tôi biết, không có bất kỳ sự kiện nào trong quá khứ cũng như hiện tài cần phải công khai bởi vì bản chất của những sự kiện đó khiến các bên nghi ngờ về tính độc lập của tôi.
Hoặc
Tôi độc lập với mỗi bên và sẽ là như vậy; tuy nhiên, xem xét Điều 7, đoạn 2 và 3* của Quy tắc tố tụng trọng tài của ICC, tôi muốn lưu ý đến các sự kiện mà tôi công khai dưới đây vì bản chất của chúng khiến các bên nghi ngờ về tính độc lập của tôi. (Sử dụng một tờ giấy riêng nếu cần).
Không chấp thuận
Tôi tuyên bố rằng Tôi từ chối làm trọng tài viên trong vụ kiện này. (Nếu muốn, có thể tuyên bố các lý do từ chối).
Ngày Chữ ký
*Điều 7(2): Trước khi chỉ định hoặc xác nhận, một trọng tài viên tương lai phải ký một bản tuyên bố tính độc lập và trình bày bằng văn bản với Ban Thư ký mọi sự kiện mà bản chất của chúng khiến các bên nghi ngờ về tính độc lập của trọng tài viên. Ban Thư ký cung cấp các thông tin đó cho các bên bằng văn bản và ấn định thời hạn để nhận trả lời của các bên.
Điều 7 (3): Trọng tài viên phải trình bày ngay lập tức bằng văn bản với Ban Thư ký và với các bên mọi sự kiện có bản chất tương tự có thể phát sinh trong tố tụng trọng tài.
Sự giám sát của tổ chức trọng tài thường trực nói chung có nghĩa là tổ chức trọng tài thường trực có thể từ chối chỉ định trọng tài viên, hoặc từ chối xác nhận việc chỉ định trọng tài viên do một bên đề nghị, nếu tổ chức trọng tài thường trực xem xét thấy trọng tài viên đó không độc lập với các bên. Trước khi đưa ra quyết định không chỉ định hoặc xác nhận trọng tài viên, tổ chức trọng tài thường trực thường cho các bên liên quan cơ hội để trình bày ý kiến của mình.
1.4. Khước từ trọng tài viên
Nếu sự kiện phát sinh trong quá trình tố tụng mà có thể gây nên sự nghi ngờ về tính độc lập cuả trọng tài viên, tổ chức trọng tài thường trực sẽ quyết định việc khước từ theo đề nghị của bất kỳ bên nào.
Quyết định của tổ chức trọng tài thường trực về thành lập uỷ ban trọng tài hoặc thay thế trọng tài viên, cũng như các quyết định khác của tổ chức trọng tài thường trực đều là những quyết định hành chính. Các bên có thể phản kháng lại quyết định của tổ chức trọng tài thường trực tại một toà án quốc gia thích hợp. Tuy nhiên, sự phản kháng đó không hiệu quả, bởi toà án quốc gia ở hầu hết các nước sẽ không ban hành các mệnh lệnh đình chỉ tố tụng trọng tài, trong khi xem xét bác quyết định của tổ chức trọng tài thường trực. Sự phản kháng như vậy cũng không phổ biến, bởi chúng đi ngược lại tinh thần và nội dung của thoả thuận trọng tài mà theo đó, các bên đã trao cho tổ chức trọng tài thường trực quyền hạn cần thiết để giám sát tố tụng.
2. Trọng tài vụ việc
Nếu các bên không quy định tổ chức trọng tài thường trực giám sát tố tụng, họ sẽ phải tự giải quyết việc thành lập uỷ ban trọng tài, hoặc đưa vấn đề này ra một toà án quốc gia.
Trong khi các bên trong trọng tài vụ việc tự do tiến hành thành lập uỷ ban trọng tài theo ý muốn của mình, họ cũng nên nhớ rằng có thể gặp khó khăn nếu một bên không muốn tham gia vào trọng tài khi tranh chấp phát sinh. Ví dụ, một bên (thường là bị đơn) trong trọng tài vụ việc có thể:
- Từ chối hoặc không chỉ định một trọng tài viên trong trường hợp phải thành lập một uỷ ban trọng tài gồm ba trọng tài viên;
- Từ chối tham gia chỉ định trọng tài viên duy nhất; hoặc
- Từ chối tham gia chỉ định chủ tịch uỷ ban trọng tài.
Trong những trường hợp đó, bên kia (thường là nguyên đơn) trong tố tụng trọng tài sẽ phải nhờ một toà án quốc gia chỉ định một trọng tài viên. Chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian hơn trường hợp một tổ chức trọng tài thường trực quyết định việc này. Vì vậy, trong trọng tài vụ việc, các bên có thể quy định một tổ chức trọng tài thường trực làm cơ quan chỉ định, đó là tổ chức trọng tài thường trực được yêu cầu chỉ định một hoặc nhiều trọng tài viên, hoặc tiến hành việc chỉ định thay cho một bên. Chi phí chỉ định của các tổ chức trọng tài thường trực rất khác nhau (xem Hộp 5.2).
Chỉ định và các dịch vụ khác trong trọng tài vụ việc
Chi phí là bao nhiêu ?
Đa số các tổ chức trọng tài thường trực cung cấp dịch vụ chỉ định trọng tài viên trong trọng tài vụ việc nói chung và trong trọng tài UNCITRAL nói riêng. Không có mức phí chuẩn quốc tế cho việc chỉ định đó, và theo các thông tin dưới đây, mức phí cho cùng một dịch vụ giữa các tổ chức trọng tài thường trực cũng khác nhau. Những con số đưa ra dưới đây chỉ có giá trị vào tháng 1 năm 2001 và có thể đã thay đổi.
Viện trọng tài của Phòng thương mại Stốckhôm sẽ thu của bên yêu cầu một khoản phí là 1.000 Euro cho các dịch vụ chỉ định theo Quy tắc UNCITRAL. Khoản tiền này bao gồm việc chỉ định trọng tài viên duy nhất hoặc chủ tịch uỷ ban trọng tài, chỉ định trọng tài viên thứ hai trong các vụ có ba trọng tài viên, quyết định khước từ trọng tài viên và chỉ định trọng tài viên thay thế. Tuy nhiên, các chi phí liên quan đến dịch vụ tư vấn về các khoản phí và phí ứng trước sẽ được thu riêng.
Tại Trung tâm trọng tài Hồng Kông, phí nộp đơn yêu cầu chỉ định một trọng tài viên là 4.000 Đô la Hồng Kông.
Về dịch vụ chỉ định theo Quy tắc UNCITRAL hoặc trọng tài vụ việc, ICC sẽ thu của bên yêu cầu một khoản phí là 2.500 Đô la Mĩ cho mỗi yêu cầu. Khoản phí này bao gồm cả những dịch vụ bổ sung như khước từ và chỉ định một trọng tài viên thay thế.
Mức phí cho các dịch vụ theo Quy tắc UNCITRAL của Hiệp hội trọng tài Hoa Kỳ được tính theo trị giá của khiếu kiện hoặc khiếu kiện lại. Khoản phí không hoàn lại hoàn toàn do bên đưa ra khiếu kiện hoặc khiếu kiện lại nộp. Ví dụ, nếu trị giá vụ kiện trong khoảng từ 10.000 đến 75.000 Đô la Mĩ, mức phí ban đầu là 750 Đô la Mĩ và không phải nộp phí dịch vụ. Nếu trị giá vụ kiện lớn hơn 500.000 Đô la Mĩ, mức phí ban đầu là 6.000 Đô la Mĩ và phí dịch vụ là 2.000 Đô la Mĩ.
3. Quy định trường hợp đặc biệt về trọng tài nhiều bên
Vấn đề đặc biệt phát sinh đối với việc thành lập uỷ ban trọng tài trong tố tụng liên tới nhiều hơn hai bên, đó là khi có nhiều nguyên đơn và/hoặc bị đơn. Các vụ này, thường được coi là “tố tụng trọng tài nhiều bên”, đã trở nên khá phổ biến trong trên thế giới, ví dụ trong các tranh chấp xây dựng liên quan tới một khách hàng, một nhà thầu chính và nhiều nhà thầu phụ khác.
Trong hầu hết các vụ, không có vấn đề gì về việc thành lập uỷ ban trọng tài bởi các bên đã thoả thuận khi bắt đầu tố tụng trọng tài nhiều bên. Tuy nhiên, một số vụ phát sinh rất nhiều khó khăn và các bên nên nhận thức được điều đó. Nên bảo đảm rằng tất cả các bên muốn tham gia vào trọng tài nhiều bên đều đã ký thoả thuận trọng tài trước khi tranh chấp phát sinh, hoặc rằng các bên đó đều chưa ký thoả thuận trọng tài nhưng bày tỏ sự chấp thuận ký thoả thuận trọng tài khi tranh chấp phát sinh.
Nếu một trong các bên không bị ràng buộc bởi thỏa thuận trọng tài với những bên còn lại, hoặc không bày tỏ ý muốn tham gia vào tố tụng trọng tài, bên đó thường không bắt buộc tham gia vào tố tụng trọng tài.
Trong trường hợp tất cả các bên đã ký thoả thuận trọng tài nhưng không phải tất cả các bên đều muốn tham gia vào tố tụng trọng tài, hoặc khi họ bị xung đột về lợi ích, khó khăn sẽ phát sinh về việc chỉ định đồng trọng tài viên thay mặt cho tất cả các bên ở cùng một phía. (Đặc biệt, khó khăn này dễ phát sinh nếu bên bị đơn có nhiều bên). Ví dụ, nếu các bên đã quy định đưa tranh chấp ra một uỷ ban trọng tài gồm ba trọng tài viên với ý nghĩ rằng nguyên đơn và bị đơn mỗi bên sẽ có thể chỉ định một trọng tài viên, sẽ không có sự cân bằng nếu một bên ở phía nguyên đơn (chỉ định một đồng trọng tài viên) và hai bên ở phía bị đơn (bất đồng về việc chỉ định một đồng trọng tài viên). Bởi thường không khả thi khi chỉ định nhiều hơn ba trọng tài viên, do đó, cần có sự thoả thuận giữa các bị đơn về người được chỉ định làm trọng tài viên. Nếu các bị đơn không thể cùng chỉ định một đồng trọng tài viên, và không bắt buộc phải làm như vậy, họ có thể yêu cầu quyền tham gia vào việc thành lập uỷ ban trọng tài một cách bình đẳng với nguyên đơn.
Trong trọng tài thường trực, tổ chức trọng tài thường trực có thể tiến hành chỉ định một đồng trọng tài viên thay mặt cho các bị đơn vì họ không cùng chỉ định được, tuỳ thuộc vào quy tắc áp dụng. Tuy nhiên, trong trường hợp bên kia đã chỉ định đồng trọng tài viên thì việc chỉ định đó có thể gây nên sự bất bình đẳng giữa các bên trong quá trình thành lập uỷ ban trọng tài. Vì vậy, một số tổ chức đã quy định trong quy tắc của mình rằng họ sẽ chỉ định trực tiếp tất cả các thành viên của uỷ ban trọng tài trong trọng tài nhiều bên nếu các bên không thoả thuận được về việc thành lập uỷ ban trọng tài.
Luật Minh Khuê (tổng hợp & sưu tầm, chọn lọc từ các nguồn trên internet)
