1. Khái quát về hồ sơ địa chính

Được quy định chi tiết tại Thông tư số 24/2014/TT-BTNMT ngày 19/05/2014 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về hồ sơ địa chính
Điều 3. Giải thích từ ngữ
1. Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc quản lý, sử dụng các thửa đất, tài sản gắn liền với đất để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

2. Thành phần hồ sơ địa chính

Địa phương đã xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có: Bản đồ địa chính; Sổ mục kê đất đai; Sổ địa chính; Sổ biến động đất đai; Bản lưu Giấy chứng nhận.
Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm: Bản đồ địa chính, Sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận. Các tài liệu này lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có); Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số; Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.
Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính: Hồ sơ địa chính được lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn. Việc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính phải theo đúng trình tự, thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật đất đai. Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.

3. Giá trị pháp lý của hồ sơ địa chính

Hồ sơ địa chính làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai. Hồ sơ địa chính dạng giấy, dạng số đều có giá trị pháp lý như nhau. Trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính thì phải thực hiện kiểm tra, đối chiếu các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính.
Trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế tài liệu, số liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin như sau: Trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận;
Trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau: Các thông tin về người sử dụng đất, thông tin về quyền sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp; trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận; Các thông tin về đường ranh giới (hình thể, kích thước cạnh thửa, tọa độ đỉnh thửa), diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới; trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính mới đã có biến động so với ranh giới thể hiện trên Giấy chứng nhận đã cấp thì thông tin pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp.

4. Nội dung hồ sơ địa chính

Nội dung hồ sơ địa chính gồm có:
Nhóm dữ liệu về thửa đất:Dữ liệu số hiệu thửa đất gồm có: Số tờ bản đồ là số thứ tự của tờ bản đồ địa chính; Số thửa đất là số thứ tự của thửa đất trên mỗi tờ bản đồ.Dữ liệu địa chỉ thửa đất;Dữ liệu ranh giới thửa đất được thể hiện trên bản đồ địa chính;Dữ liệu diện tích thửa đất: được xác định và thể hiện trên hồ sơ địa chính theo đơn vị mét vuông (m2), làm tròn đến một chữ số thập phân.Dữ liệu về tài liệu đo đạc gồm: tên tài liệu đo đạc đã sử dụng, ngày hoàn thành đo đạc.
Nhóm dữ liệu về đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất: Bao gồm các loại dữ liệu:Dữ liệu tên gọi đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất;Dữ liệu số hiệu đối tượng chiếm đất nhưng không tạo thành thửa đất gồm: Số tờ bản đồ có đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; Số hiệu của đối tượng chiếm đất trên từng tờ bản đồ.Dữ liệu ranh giới của đối tượng;Dữ liệu diện tích được xác định và thể hiện cho từng đối tượng.
Nhóm dữ liệu về người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất: Bao gồm các loại dữ liệu:Dữ liệu mã đối tượng sử dụng đất, đối tượng sở hữu tài sản gắn liền với đất, đối tượng được Nhà nước giao quản lý đất được thể hiện trên sổ mục kê đất đai theo quy định về thống kê, kiểm kê đất đai của Bộ Tài nguyên và Môi trường;Dữ liệu tên người sử dụng đất, tên chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, tên người quản lý đất; Dữ liệu giấy tờ pháp nhân (đối với tổ chức) hoặc giấy tờ nhân thân (đối với cá nhân, người đại diện hộ gia đình);Dữ liệu địa chỉ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người quản lý đất; Trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài được thừa kế hoặc tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất nhưng không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam theo quy định của pháp luật về nhà ở thì phải thể hiện hạn chế quyền sử dụng đất theo quy định.
Nhóm dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất: Bao gồm các loại dữ liệu: Dữ liệu hình thức sử dụng đất riêng, chung;Dữ liệu loại đất bao gồm tên gọi loại đất và mã (ký hiệu) của loại;Dữ liệu thời hạn sử dụng đất; Dữ liệu nguồn gốc sử dụng đất; Dữ liệu nghĩa vụ tài chính; Dữ liệu về hạn chế quyền sử dụng đất;Dữ liệu quyền sử dụng hạn chế đối với thửa đất liền kề;
Nhóm dữ liệu về tài sản gắn liền với đất: Bao gồm: Loại tài sản; Đặc điểm của tài sản; Chủ sở hữu; Hình thức sở hữu; Thời hạn sở hữu.
Nhóm dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất: Bao gồm: Dữ liệu về tình hình đăng ký thể hiện các thông tin như sau: Thời điểm nhận hồ sơ đăng ký; Thời điểm đăng ký vào sổ địa chính; Số thứ tự của hồ sơ thủ tục đăng ký. Dữ liệu giấy tờ pháp lý về nguồn gốc và sự thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất; Dữ liệu Giấy chứng nhận;
Nhóm dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất và sở hữu tài sản gắn liền với đất: Bao gồm các loại dữ liệu: Dữ liệu thời điểm đăng ký biến động; Dữ liệu nội dung biến động thể hiện đối với từng trường hợp; Dữ liệu mã hồ sơ thủ tục đăng ký.

5. Quy định cơ bản về lập hồ sơ địa chính

Lập bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai: Bản đồ địa chính là thành phần của hồ sơ địa chính; thể hiện vị trí, ranh giới, diện tích các thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; được lập để đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận và các nội dung khác của quản lý nhà nước về đất đai. Sổ mục kê đất đai là sản phẩm của việc điều tra, đo đạc địa chính, để tổng hợp các thông tin thuộc tính của thửa đất và các đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất gồm: Số hiệu tờ bản đồ, số hiệu thửa đất, diện tích, loại đất, tên người sử dụng đất và người được giao quản lý đất để phục vụ yêu cầu quản lý đất đai. Bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai được lập dưới dạng số và được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính để sử dụng cho quản lý đất đai ở các cấp; được in ra giấy để sử dụng ở những nơi chưa hoàn thành việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính hoặc chưa có điều kiện để khai thác sử dụng bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai dạng số. Việc đo đạc lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, sổ mục kê đất đai được thực hiện theo quy định về bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
Trường hợp chưa đo đạc lập bản đồ địa chính thì được sử dụng các loại tài liệu đo đạc khác để thực hiện đăng ký đất đai theo quy định như sau: Nơi có bản đồ giải thửa thì phải kiểm tra, đo đạc chỉnh lý biến động ranh giới thửa đất, loại đất cho phù hợp hiện trạng sử dụng và quy định về loại đất, loại đối tượng sử dụng đất để sử dụng; Nơi có bản đồ quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị, quy hoạch xây dựng điểm dân cư nông thôn thì phải kiểm tra, chỉnh lý cho phù hợp hiện trạng sử dụng đất và biên tập lại nội dung theo quy định về bản đồ địa chính để sử dụng; Trường hợp không có bản đồ giải thửa hoặc bản đồ quy hoạch xây dựng chi tiết thì thực hiện trích đo địa chính để sử dụng theo quy định về bản đồ địa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường.

6. Lập Sổ địa chính

Sổ địa chính được lập để ghi nhận kết quả đăng ký, làm cơ sở để xác định tình trạng pháp lý và giám sát, bảo hộ các quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất, người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai.
Nội dung sổ địa chính bao gồm các dữ liệu sau: Dữ liệu về số hiệu, địa chỉ, diện tích của thửa đất hoặc đối tượng chiếm đất không tạo thành thửa đất; Dữ liệu về người sử dụng đất, người được Nhà nước giao quản lý đất; Dữ liệu về quyền sử dụng đất, quyền quản lý đất; Dữ liệu về tài sản gắn liền với đất (gồm cả dữ liệu về chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất); Dữ liệu tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất, quyền quản lý đất; Dữ liệu về sự thay đổi trong quá trình sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất. Sổ địa chính được lập ở dạng số, được Thủ trưởng cơ quan đăng ký đất đai ký duyệt bằng chữ ký điện tử theo quy định và được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu địa chính. Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính và chưa có điều kiện lập sổ địa chính dạng số thì tiếp tục cập nhật vào sổ địa chính dạng giấy.

7. Bản lưu Giấy chứng nhận

Bản lưu Giấy chứng nhận dạng số được quét từ bản gốc Giấy chứng nhận trước khi trao cho người sử dụng đất để lưu trong cơ sở dữ liệu địa chính. Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì lập hệ thống bản lưu Giấy chứng nhận ở dạng giấy. Bản lưu Giấy chứng nhận được sao theo hình thức sao y bản chính, đóng dấu của cơ quan đăng ký đất đai tại trang 1 của bản sao Giấy chứng nhận để lưu. Khi xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa quét bản gốc Giấy chứng nhận thì quét bản lưu Giấy chứng nhận; khi thực hiện đăng ký biến động thì quét bản gốc Giấy chứng nhận để thay thế.
Trân trọng!
Bộ phận tư vấn pháp luật đất đai - Công ty Luật Minh Khuê