Thời gian chuẩn bị, đánh giá và có hiệu lực của hồ sơ dự thầu

1. Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Theo quy định tại Điều 45 Luật Đấu thầu năm 2023 thì thời gian tổ chức lựa chọn nhà thầu được quy định cụ thể nhằm đảm bảo quá trình đấu thầu diễn ra công bằng và minh bạch. Sau đây là các quy định chi tiết về thời gian chuẩn bị hồ sơ và các điều khoản liên quan:

- Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự tuyển:

+ Đấu thầu trong nước: Thời gian chuẩn bị hồ sơ quan tâm và hồ sơ dự sơ tuyển tối thiểu là 09 ngày. Khoảng thời gian này được tính từ ngày phát hành hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển đến thời điểm đóng thầu.

+ Đấu thầu quốc tế: Đối với đấu thầu quốc tế, thời gian chuẩn bị tối thiểu là 18 ngày. Thời gian này cũng được tính từ ngày phát hành hồ sơ mời quan tâm hoặc hồ sơ mời sơ tuyển đến thời điểm đóng thầu.

- Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu:

+ Đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế:

• Đấu thầu trong nước: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 18 ngày. Khoảng thời gian này được tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu.
• Đấu thầu quốc tế: Đối với đấu thầu quốc tế, thời gian chuẩn bị tối thiểu là 35 ngày. Tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày có thời điểm đóng thầu.

+ Gói thầu xây lắp, hỗn hợp và mua sắm hàng hóa, dịch vụ phi tư vấn:

• Gói thầu xây lắp và hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 09 ngày đối với đấu thầu trong nước và 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế.
• Gói thầu mua sắm hàng hóa và dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu cũng là 09 ngày đối với đấu thầu trong nước và 18 ngày đối với đấu thầu quốc tế.

- Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu đói với chào hàng cạnh tranh: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 05 ngày làm việc. Thời gian này được tính từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến ngày có thời điểm đóng thầu.

- Khi áp dụng đấu thầu rộng rãi cho gói thầu đủ điều kiện áp dụng hình thức chỉ định thầu: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 09 ngày kể từ ngày phát hành hồ sơ mời thầu đến thời điểm đóng thầu.

- Thời gian sửa đổi hồ sơ:

+ Sửa đổi hồ sơ mời thầu: Việc sửa đổi hồ sơ mời thầu phải được thực hiện trong thời gian tối thiểu là 10 ngày trước ngày đóng thầu. Đối với gói thầu xây lắp và hỗn hợp có giá gói thầu không quá 20 tỷ đồng, cũng như gói thầu mua sắm hàng hóa và dịch vụ phi tư vấn có giá gói thầu không quá 10 tỷ đồng, việc sửa đổi hồ sơ mời thầu có thể được thực hiện trong thời gian tối thiểu là 03 ngày làm việc trước ngày đóng thầu.

+ Sửa đổi hồ sơ mời quan tâm và hồ sơ mời sơ tuyển: Việc sửa đổi hồ sơ mời quan tâm và hồ sơ mời sơ tuyển cần được thực hiện trong thời gian tối thiểu là 03 ngày làm việc trước ngày đóng thầu.

2. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu

Theo quy định hiện hành, căn cứ vào các văn bản pháp luật liên quan, quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu được quy định như sau:

- Căn cứ pháp lý:

+ Luật Đấu thầu 2023: Dựa trên quy định tại khoản 1 Điều 45 và khoản 24 Điều 4 của Luật Đấu thầu 2023, hiện tại, thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không được ấn định cụ thể trong văn bản luật. Điều này mang đến sự linh hoạt trong việc quản lý thời gian đánh giá hồ sơ, tùy thuộc vào từng dự án và điều kiện thực tế.

+ Nghị định 24/2024/NĐ-CP: Theo quy định tại khoản 6 Điều 16 của Nghị định 24/2024/NĐ-CP, mặc dù không có thời gian cụ thể được ấn định cho việc đánh giá hồ sơ dự thầu, các cơ quan chức năng vẫn cần tuân thủ các quy trình và yêu cầu quản lý chặt chẽ. Nghị định cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện các bước đánh giá, đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

- Quyết định về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu:

+ Quyết định từ người có thẩm quyền: Trong trường hợp cần thiết, người có thẩm quyền, bao gồm người quyết định đầu tư hoặc người quyết định việc mua sắm theo quy định, có trách nhiệm quyết định và ghi rõ thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu. Quyết định này sẽ dựa trên các yếu tố cụ thể của từng dự án, bao gồm tính phức tạp của hồ sơ dự thầu, quy mô của gói thầu, và các yêu cầu đặc thù của dự án.

+ Ghi rõ về thời gian đánh giá: Người có thẩm quyền phải ghi rõ thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu trong các tài liệu liên quan, bao gồm các thông báo và hướng dẫn chính thức gửi đến các bên tham gia đấu thầu. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nắm rõ thời gian cần thiết để thực hiện các bước tiếp theo và chuẩn bị phù hợp.

- Lưu ý:

+ Tính linh hoạt và công bằng: Việc không ấn định thời gian cụ thể cho đánh giá hồ sơ dự thầu cho phép linh hoạt trong việc quản lý thời gian đánh giá. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng thời gian được quyết định là hợp lý, công bằng và đáp ứng được yêu cầu của dự án cũng như quy định pháp luật.

+ Thực hiện đúng quy trình: Các cơ quan và cá nhân liên quan cần thực hiện đúng quy trình đánh giá hồ sơ dự thầu, đảm bảo mọi bước được thực hiện một cách chính xác và minh bạch, nhằm đạt được kết quả tối ưu cho dự án.

Việc nắm rõ căn cứ pháp lý và quy định về thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu sẽ giúp các cơ quan chức năng và các bên tham gia đấu thầu thực hiện quy trình đấu thầu một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong việc lựa chọn nhà thầu

3. Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu

Theo quy định tại khoản 32 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2023 thì thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất là một yếu tố quan trọng trong quy trình đấu thầu, được quy định rõ ràng trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu. Sau đây là các điểm cần lưu ý về thời gian có hiệu lực:

- Quy định về thời gian có hiệu lực:

+ Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất được quy định cụ thể trong hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu. Thời gian này được tính từ ngày có thời điểm đóng thầu cho đến ngày cuối cùng của thời gian có hiệu lực được quy định trong các tài liệu đấu thầu. Thời gian có hiệu lực này đảm bảo rằng các hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất vẫn có giá trị trong suốt quá trình đánh giá và ra quyết định của cơ quan đấu thầu.

+ Thời gian từ thời điểm đóng thầu đến hết 24 giờ của ngày đóng thầu được coi là một ngày. Cách tính này giúp xác định rõ ràng khoảng thời gian có hiệu lực của hồ sơ, đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu.

- Ảnh hưởng của thời gian có hiệu lực:

+ Đảm bảo sự ổn định của hồ sơ: Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất cần đủ dài để đảm bảo rằng các thông tin và điều kiện trong hồ sơ vẫn còn phù hợp và hợp lệ trong suốt thời gian đánh giá và quyết định. Điều này giúp các bên liên quan có đủ thời gian để xem xét và xử lý hồ sơ mà không phải lo lắng về việc hồ sơ hết hiệu lực quá sớm.

+ Thực hiện đúng quy định: Việc tuân thủ quy định về thời gian có hiệu lực là rất quan trọng để đảm bảo rằng quy trình đấu thầu được thực hiện một cách công bằng và hợp lý. Các cơ quan đấu thầu cần thông báo rõ ràng về thời gian có hiệu lực trong hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu để các bên tham gia đấu thầu nắm bắt và chuẩn bị đúng thời hạn.

- Lưu ý:

+ Thông báo chính xác: Đảm bảo rằng hồ sơ mời thầu và hồ sơ yêu cầu cung cấp thông tin chính xác về thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất. Điều này giúp các nhà thầu và bên tham gia đấu thầu hiểu rõ các yêu cầu và thực hiện đúng quy trình.

+ Theo dõi thời gian: Các bên tham gia đấu thầu cần theo dõi chặt chẽ thời gian có hiệu lực của hồ sơ để đảm bảo rằng hồ sơ của mình vẫn còn giá trị khi được xem xét và đánh giá.

4. Quy định của pháp luật về thời gian

Các quy định về các mốc thời gian trong quy trình đấu thầu, bao gồm thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất, nhằm đạt được các mục đích quan trọng sau:

- Đảm bảo công bằng và minh bạch

+ Ngăn ngừa sự bất công: Việc quy định thời gian cụ thể giúp đảm bảo rằng tất cả các bên tham gia đấu thầu đều có cơ hội bình đẳng và công bằng để chuẩn bị và nộp hồ sơ của mình. Điều này giúp ngăn ngừa tình trạng một số nhà thầu có lợi thế không công bằng hoặc gặp bất lợi trong quá trình chuẩn bị và nộp hồ sơ.

+ Minh bạch trong quá trình đánh giá: Quy định rõ ràng về thời gian có hiệu lực của hồ sơ giúp các cơ quan đấu thầu thực hiện đánh giá một cách công bằng và minh bạch. Tất cả các hồ sơ dự thầu được xem xét và đánh giá dựa trên các điều kiện và thời gian đã được xác định trước, giúp tăng cường sự tin tưởng và uy tín của quy trình đấu thầu.

- Đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ:

+ Bảo đảm sự ổn định của hồ sơ: Quy định về thời gian có hiệu lực giúp bảo đảm rằng các thông tin trong hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất vẫn còn hợp lệ và chính xác trong suốt quá trình đánh giá và ra quyết định. Điều này giúp các cơ quan chức năng dựa vào các thông tin hiện tại và chính xác khi đưa ra quyết định.

+ Đảm bảo tính hợp lệ: Việc thiết lập thời gian cụ thể giúp xác định rõ thời điểm hồ sơ dự thầu và hồ sơ đề xuất còn hiệu lực, tránh tình trạng hồ sơ bị lỗi thời hoặc không còn giá trị khi được xem xét. Điều này đảm bảo rằng mọi quyết định và đánh giá đều dựa trên các thông tin còn giá trị và chính xác.

- Tạo điều kiện cho quy trình đánh giá hiệu quả:

+ Tạo thời gian đủ để chuẩn bị: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dài đủ giúp các nhà thầu có thời gian cần thiết để chuẩn bị hồ sơ chất lượng cao, từ đó nâng cao chất lượng của các đề xuất và đảm bảo các yêu cầu đấu thầu được đáp ứng một cách tốt nhất.

+ Tăng cường tính hiệu quả trong đánh giá: Thời gian có hiệu lực của hồ sơ giúp các cơ quan đấu thầu quản lý và theo dõi các hồ sơ dự thầu một cách hiệu quả hơn. Quy trình đánh giá có thể diễn ra suôn sẻ hơn khi tất cả các hồ sơ đều có thời gian có hiệu lực đồng bộ và rõ ràng.

- Tuân thủ quy định của pháp luật:

+ Đáp ứng yêu cầu pháp lý: Quy định về các mốc thời gian giúp đảm bảo rằng quy trình đấu thầu tuân thủ đúng các yêu cầu pháp luật và quy định liên quan. Điều này không chỉ giúp duy trì tính hợp pháp của quy trình đấu thầu mà còn góp phần vào việc thực hiện quy trình đấu thầu một cách chính xác và đầy đủ.

+ Tạo điều kiện cho các bên tham gia: Các quy định về thời gian cũng tạo điều kiện cho các bên tham gia, bao gồm cả cơ quan đấu thầu và nhà thầu, trong việc quản lý thời gian và chuẩn bị hồ sơ, từ đó giảm thiểu sự nhầm lẫn và sai sót trong quá trình đấu thầu.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng theo quy định mới. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.