1. Định nghĩa mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng là gì?

Theo quy định của Luật đấu thầu năm 2013 mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng là một hình thức mẫu thư được lập ra để ghi chép về việc chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng. Mẫu nêu rõ căn cứ quy định pháp luật, nội dung quy định trong hợp đồng, nội dung chấp thuận, thông tin hồ sơ dự thầu... Mẫu được ban hành theo Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT

Theo quy định tại Mục 39 Chương 1 Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành, việc thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng khi đấu thầu mua sắm hàng hoá được quy định như sau:

Đồng thời với văn bản thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, Bên mời thầu gửi thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng, bao gồm cả yêu cầu về biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, thời gian hoàn thiện, ký kết hợp đồng theo quy định tại Mẫu số 18 Chương VIII - Biểu mẫu hợp đồng cho nhà thầu trúng thầu với điều kiện nhà thầu đã được xác minh là đủ năng lực để thực hiện tốt hợp đồng. Thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng là một phần của hồ sơ hợp đồng. Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo thời hạn nêu trong thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng thì nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu theo quy định tại điểm đ Mục 19.5 CDNT.

2. Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng

Chúng tôi xin gửi đến quý độc giả Mẫu thư chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng dưới đây:

THƯ CHẤP THUẬN HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ TRAO HỢP ĐỒNG

 

____, ngày ____ tháng ____ năm ____

Kính gửi: [ghi tên và địa chỉ của Nhà thầu trúng thầu, sau đây gọi tắt là “Nhà thầu”]

Về việc: Thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng.

Căn cứ Quyết định số___ ngày___ tháng___năm___ của Chủ đầu tư [ghi tên Chủ đầu tư, sau đây gọi tắt là “Chủ đầu tư”] về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu], Bên mời thầu [ghi tên Bên mời thầu, sau đây gọi tắt là “Bên mời thầu”] xin thông báo Chủ đầu tư đã chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng cho Nhà thầu để thực hiện gói thầu [ghi tên, số hiệu gói thầu. Trường hợp gói thầu chia thành nhiều phần độc lập thì ghi tên, số hiệu của phần mà Nhà thầu được công nhận trúng thầu] với giá hợp đồng là ____ [ghi giá trúng thầu trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu] với thời gian thực hiện hợp đồng là ____[ghi thời gian thực hiện hợp đồng trong quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu].

Đề nghị đại diện hợp pháp của Nhà thầu tiến hành hoàn thiện và ký kết hợp đồng với Chủ đầu tư, Bên mời thầu theo kế hoạch như sau:

  • Thời gian hoàn thiện hợp đồng: [ghi thời gian hoàn thiện hợp đồng], tại địa điểm [ghi địa điểm hoàn thiện hợp đồng];
  • Thời gian ký kết hợp đồng: [ghi thời gian ký kết hợp đồng]; tại địa điểm [ghi địa điểm ký kết hợp đồng], gửi kèm theo Dự thảo hợp đồng.

Đề nghị Nhà thầu thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo Mẫu số 22 Chương VIII – Biểu mẫu hợp đồng của Hồ sơ mời thầu với số tiền ___ và thời gian hiệu lực___[ghi số tiền và thời gian có hiệu lực theo quy định tại Mục 5 Chương VII - Điều kiện cụ thể của hợp đồng của Hồ sơ mời thầu].

Văn bản này là một phần không tách rời của hồ sơ hợp đồng. Sau khi nhận được văn bản này, Nhà thầu phải có văn bản chấp thuận đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng và thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo yêu cầu nêu trên, trong đó Nhà thầu phải cam kết năng lực hiện tại của nhà thầu vẫn đáp ứng yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu. Chủ đầu tư sẽ từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng với Nhà thầu trong trường hợp phát hiện năng lực hiện tại của Nhà thầu không đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu.

Nếu đến ngày___ tháng___năm___ [căn cứ quy mô, tính chất của gói thầu để quy định thời hạn cuối cùng cho việc thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng, hoàn thiện, ký kết hợp đồng nhưng không muộn hơn 28 ngày, kể từ ngày phát hành văn bản thông báo chấp thuận hồ sơ dự thầu và trao hợp đồng] mà Nhà thầu không tiến hành hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc từ chối hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không thực hiện biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo các yêu cầu nêu trên thì Nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Đại diện hợp pháp của Bên mời thầu

[ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu]

 

3. Mẫu hợp đồng mời thầu


Mẫu số 20

HỢP ĐỒNG

____, ngày ____ tháng ____ năm ____

Hợp đồng số: _________

Gói thầu: ____________ [ghi tên gói thầu]

Thuộc dự án: _________ [ghi tên dự án]

- Căn cứ ___(Bộ luật Dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc hội);

- Căn cứ (2)____(Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 của Quốc hội);

- Căn cứ (2)____(Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu);

- Căn cứ Quyết định số ____ ngày ____ tháng ____ năm ____ của ____ về việc phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu gói thầu ____ [Ghi tên gói thầu] và thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng số ____ ngày ____ tháng ____ năm ____ của Bên mời thầu;

- Căn cứ biên bản thương thảo, hoàn thiện hợp đồng đã được Bên mời thầu và nhà thầu trúng thầu ký ngày ____ tháng ____ năm ____;

Chúng tôi, đại diện cho các bên ký hợp đồng, gồm có:

Chủ đầu tư (sau đây gọi là Bên A)

Tên Chủ đầu tư [ghi tên chủ đầu tư]:____________________________________

Địa chỉ:___________________________________________________________

Điện thoại:_________________________________________________________

Fax:___________________________________________________________

E-mail:___________________________________________________________

Tài khoản:_________________________________________________________

Mã số thuế:________________________________________________________

Đại diện là ông/bà:__________________________________________________

Chức vụ:__________________________________________________________

Giấy ủy quyền ký hợp đồng số ___ngày ___tháng ___năm ___(trường hợp được ủy quyền).

Nhà thầu (sau đây gọi là Bên B)

Tên nhà thầu [ghi tên nhà thầu trúng thầu]:_______________________________

Địa chỉ:____________________________________________________________

Điện thoại:_________________________________________________________

Fax:_____________________________________________________________

E-mail:____________________________________________________________

Tài khoản:________________________________________________________

Mã số thuế:_________________________________________________________

Đại diện là ông/bà:_______________________________________________________

Chức vụ:__________________________________________________________

Giấy ủy quyền ký hợp đồng số ____ ngày ____ tháng ____ năm ____ (trường hợp được ủy quyền).

Hai bên thỏa thuận ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa với các nội dung sau:

Điều 1. Đối tượng hợp đồng

Đối tượng của hợp đồng là các hàng hóa được nêu chi tiết tại Phụ lục kèm theo.

Điều 2. Thành phần hợp đồng

Thành phần hợp đồng và thứ tự ưu tiên pháp lý như sau:

1. Văn bản hợp đồng (kèm theo Phạm vi cung cấp và bảng giá cùng các Phụ lục khác);

2. Biên bản thương thảo, hoàn thiện hợp đồng;

3. Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

4. Điều kiện cụ thể của hợp đồng;

5. Điều kiện chung của hợp đồng;

6. Hồ sơ dự thầu và các văn bản làm rõ hồ sơ dự thầu của nhà thầu trúng thầu (nếu có);

7. Hồ sơ mời thầu và các tài liệu sửa đổi hồ sơ mời thầu (nếu có);

8. Các tài liệu kèm theo khác (nếu có).

Điều 3. Trách nhiệm của Bên A

Bên A cam kết thanh toán cho Bên B theo giá hợp đồng quy định tại Điều 5 của hợp đồng này theo phương thức được quy định tại điều kiện cụ thể của hợp đồng cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và trách nhiệm khác được quy định tại điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.

Điều 4. Trách nhiệm của Bên B

Bên B cam kết cung cấp cho Bên A đầy đủ các loại hàng hóa như quy định tại Điều 1 của hợp đồng này, đồng thời cam kết thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ và trách nhiệm được nêu trong điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng.

Điều 5. Giá hợp đồng và phương thức thanh toán

1. Giá hợp đồng: ____[ghi rõ giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền ký hợp đồng].

2. Phương thức thanh toán: Thanh toán theo phương thức quy định tại Mục 16.1 ĐKCT.

Điều 6. Loại hợp đồng: ____[ghi loại hợp đồng phù hợp với quy định tại Mục 12.1 ĐKCT].

Điều 7. Thời gian thực hiện hợp đồng: ____[ghi thời gian thực hiện hợp đồng phù hợp với quy định tại Mục 1.3 BDL, HSDT và kết quả thương thảo, hoàn thiện hợp đồng giữa hai bên].

Điều 8. Hiệu lực hợp đồng

1. Hợp đồng có hiệu lực kể từ ___[ghi cụ thể ngày có hiệu lực của hợp đồng].

2. Hợp đồng hết hiệu lực sau khi hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng theo luật định.

Hợp đồng được lập thành __ bộ, Chủ đầu tư giữ __ bộ, nhà thầu giữ___ bộ, các bộ hợp đồng có giá trị pháp lý như nhau.

 

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA NHÀ THẦU

[ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu]

ĐẠI DIỆN HỢP PHÁP CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

[ghi tên, chức danh, ký tên và đóng dấu]

4. Thủ tục chấp nhận dự thầu

 

1. Thủ tục

Gửi thư chấp thuận hồ sơ dự thầu (HSDT) và trao hợp đồng

Trình tự thực hiện

- Đồng thời với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu, bên mời thầu gửi thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng, trong đó có nội dung yêu cầu về biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng, thời gian hoàn thiện, ký kết hợp đồng cho nhà thầu trúng thầu với điều kiện nhà thầu đã được xác minh là đủ năng lực để thực hiện tốt hợp đồng.

- Trường hợp nhà thầu trúng thầu không đến hoàn thiện, ký kết hợp đồng hoặc không nộp bảo đảm thực hiện hợp đồng theo thời hạn nêu trong thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng thì nhà thầu sẽ bị loại và không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Cách thức thực hiện

- Thông qua hệ thống bưu chính.

Thành phần hồ sơ

- Thư thông báo chấp thuận HSDT và trao hợp đồng.

Số lượng hồ sơ

01 bản gốc.

Thời hạn giải quyết

Đồng thời với thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu .

Cơ quan thực hiện

Bên mời thầu.

Bên mời thầu ở đây là các Ban quản lý dự án của tỉnh; các đơn vị chức năng của tỉnh được giao nhiệm vụ hoặc được thành lập; là các tổ chức đấu thầu chuyên nghiệp được lựa chọn để thực hiện các nhiệm vụ của bên mời thầu ...

Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính

Tổ chức, cá nhân.

Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng.

Lệ phí

Không có.

Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai

 

Thư chấp thuận HSDT và trao hợp đồng theo Mẫu số 23, Chương VIII, Phần 3 theo Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT Quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp.

Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính

Không có.

Căn cứ pháp lý

- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013;

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014 hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu theo Luật Xây dựng;

- Thông tư số 03/2015/TT-BKHĐT ngày 06/5/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết lập Hồ sơ mời thầu xây lắp;

- Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 28/01/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng Yên.

 

5. Trình tự mở thầu 

Theo Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định về trình tự mở thầu như sau:

Việc mở thầu phải được tiến hành công khai ngay trong vòng 01 giờ. Chỉ mở hồ sơ bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ. Trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt;

Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu; theo trình tự sau đây:

- Yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở thầu xác nhận có hoặc không thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình;

- Kiểm tra niêm phong;

- Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá; thời gian có hiệu lực của hồ sơ; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu;

- Biên bản mở thầu: Các thông tin nêu tại Điểm b Khoản này phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu; các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Phải được gửi cho các nhà thầu tham dự;

- Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá, giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu; thỏa thuận liên danh; bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu.

Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về mẫu thư chấp nhận hồ sơ dự thầu vầ trao đổi hợp đồng ". Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và hồ sơ do quý khách cung cấp. Mục đích đưa ra bản tư vấn này là để quý khách tham khảo. Trường hợp trong bản tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong bản tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề, rất mong nhận được phản ánh của quý khách. Chúng tôi sẵn sàng giải đáp.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Trân trọng!