1. Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu quản lý tài chính- ngân sách

Ngày 8/1/2024, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 01/2024/TT-BTC quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ trong ngành Tài chính. Thông tư này đặt ra các quy định rõ ràng về thời hạn bảo quản tài liệu quản lý tài chính – ngân sách, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật.

Theo Thông tư, thời hạn bảo quản các tài liệu quản lý tài chính – ngân sách được chia thành nhiều loại, mỗi loại có quy định cụ thể về thời gian bảo quản. Dưới đây là chi tiết các quy định:

- Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định về quản lý tài chính – ngân sách: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ xây dựng, ban hành chiến lược, kế hoạch dài hạn và trung hạn về tài chính - ngân sách: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ xây dựng dự toán ngân sách nhà nước hằng năm: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ về phương án phân bổ dự toán chi Chương trình mục tiêu quốc gia và các chương trình mục tiêu:

+ Của cơ quan ban hành: Vĩnh viễn.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 10 năm.

- Hồ sơ phân bổ, bổ sung, điều chỉnh dự toán ngân sách nhà nước hằng năm cho các cơ quan đơn vị: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ thẩm tra dự toán ngân sách nhà nước hằng năm cho các đối tượng thuộc phạm vi quản lý: Thời hạn bảo quản: 50 năm.

- Hồ sơ kiểm tra phân bổ dự toán, tình hình thực hiện dự toán thu, chi ngân sách của cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý: Thời hạn bảo quản: 20 năm.

- Báo cáo công khai dự toán ngân sách nhà nước hằng năm trình Quốc hội/Hội đồng nhân dân:

+ Của cơ quan ban hành: 50 năm.

- Báo cáo công khai dự toán ngân sách nhà nước hằng năm:

+ Của cơ quan ban hành: 10 năm.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 5 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 5 năm.

- Tổng hợp kết quả phân bổ dự toán ngân sách nhà nước hàng năm: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ cho ý kiến quyết toán thu, chi ngân sách của các đối tượng thuộc thẩm quyền quản lý hằng năm:

+ Của cơ quan ban hành: 20 năm.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 10 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 10 năm.

- Hồ sơ đề nghị thẩm định (xét duyệt) quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước: Thời hạn bảo quản: 10 năm.

- Hồ sơ quyết toán ngân sách của các đơn vị hằng năm: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn. Hồ sơ tổng quyết toán ngân sách nhà nước hằng năm:

+ Của cơ quan ban hành: Vĩnh viễn.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 10 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 10 năm.

- Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước:

+ Của cơ quan ban hành: Vĩnh viễn.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 10 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 10 năm.

- Báo cáo tài chính năm:

+ Của cơ quan ban hành: Vĩnh viễn.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 10 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 10 năm.

- Báo cáo tài chính 09 tháng, 06 tháng, quý, tháng:

+ Của cơ quan ban hành: 10 năm.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 5 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 5 năm.

- Báo cáo tình hình thực hiện thu, chi ngân sách nhà nước hàng tháng: Thời hạn bảo quản: 10 năm.

- Báo cáo về phương án phân bổ, sử dụng nguồn tăng thu, tiết kiệm và cắt giảm dự toán chi thường xuyên ngân sách trung ương hàng năm: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Báo cáo công khai quyết toán ngân sách nhà nước:

+ Của cơ quan ban hành: 10 năm.

+ Của các cơ quan, đơn vị trực thuộc gửi đến: 5 năm.

+ Của cơ quan tài chính địa phương gửi đến: 5 năm.

- Báo cáo đánh giá tình hình quản lý, sử dụng kinh phí chỉ hành chính, sự nghiệp: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Báo cáo phân tích dự báo, thống kê, tổng hợp tình hình, số liệu; phân tích đánh giá hiệu quả chi ngân sách thuộc lĩnh vực hành chính, sự nghiệp: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ quản lý cấp phát tài chính hằng năm cho các đối tượng thuộc phạm vi quản lý:

+ Thời hạn bảo quản: 10 năm.

- Hồ sơ xây dựng cơ chế tài chính cho các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp công lập: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ xây dựng định mức chi phí dịch vụ sự nghiệp công sử dụng ngân sách nhà nước: Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

- Hồ sơ tham gia về chính sách tiền lương, chế độ... thuộc lĩnh vực hành chính, sự nghiệp:

+ Thời hạn bảo quản: 30 năm.

- Sổ sách theo dõi, quản lý về tài chính - ngân sách của cơ quan: Thời hạn bảo quản: 10 năm.

- Tập lưu hạn mức kinh phí được duyệt, thông tri duyệt y dự toán ...của Bộ Tài chính cấp cho các bộ, ngành, địa phương hằng năm: Thời hạn bảo quản: 10 năm.

- Hồ sơ về công tác tuyên truyền, phổ biến, cung cấp thông tin về lĩnh vực tải chính, ngân sách: Thời hạn bảo quản: 10 năm.

- Hồ sơ trao đổi, tham gia ý kiến về công tác quản lý tài chính, ngân sách: Thời hạn bảo quản: 10 năm.

Thông tư này nhấn mạnh sự quan trọng của việc bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ trong ngành Tài chính, nhằm đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm và tuân thủ các quy định pháp luật, từ đó đóng góp vào sự phát triển ổn định và bền vững của nền kinh tế quốc gia.

 

2. Đối tượng áp dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành tài chính

Theo Điều 2 của Thông tư 01/2024/TT-BTC, Đối tượng áp dụng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ ngành Tài chính bao gồm hai nhóm chính:

- Các cơ quan, đơn vị trong ngành Tài chính: Các tổ chức và cơ quan thuộc hệ thống ngành Tài chính, bao gồm Bộ Tài chính, cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý ngân sách, và các đơn vị khác có liên quan đến quản lý, giám sát tài chính và ngân sách.

- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan: Bao gồm cả các đối tác, đối tượng liên quan đến hoạt động tài chính và ngân sách, như các cơ quan đối tác, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, và cá nhân có liên quan đến lĩnh vực tài chính và ngân sách.

Điều này nhấn mạnh rằng không chỉ các cơ quan và đơn vị thuộc ngành Tài chính mà còn các bên liên quan khác đều phải tuân thủ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ. Việc này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính và ngân sách, cũng như tăng cường trách nhiệm của tất cả các đối tượng liên quan đến ngành này.

 

3. Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

Căn cứ dựa theo quy định tại Điều 3 của Thông tư 01/2024/TT-BTC có quy định như sau về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ. 

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ là một khía cạnh quan trọng trong quản lý ngành Tài chính, được đặc biệt quan tâm và chi tiết hóa trong Thông tư số 01/2024/TT-BTC. Thông tư này không chỉ đơn thuần là một văn bản quy phạm pháp luật mà còn là cơ sở pháp lý cụ thể, hệ thống hóa quy định về thời hạn bảo quản, giúp tăng cường hiệu quả quản lý, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ nghiêm túc các quy định của pháp luật.

- Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ: Thông tư quy định một hệ thống thời hạn bảo quản đa dạng và chi tiết, bao gồm cả thời hạn vĩnh viễn và thời hạn từ vài năm đến hàng chục năm, tùy thuộc vào loại hồ sơ, tài liệu và nghiệp vụ cụ thể. Việc này nhằm mục đích đảm bảo rằng thông tin quan trọng được lưu giữ trong thời gian cần thiết, đồng thời giúp giảm gánh nặng lưu trữ không cần thiết.

- Áp dụng các quy định về thời hạn bảo quản: Quá trình áp dụng quy định về thời hạn bảo quản được mô tả chi tiết trong Thông tư, chia thành các bước cụ thể:

+ Xác định thời hạn bảo quản: Các cơ quan, tổ chức sử dụng thời hạn bảo quản để xác định thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ.

+ Mức xác định thời hạn: Thông tư đặt ra nguyên tắc không cho phép thời hạn bảo quản dưới mức quy định trong văn bản này, đảm bảo tính chặt chẽ và an toàn trong quản lý thông tin.

+ Đối với hồ sơ, tài liệu mới hình thành: Trong trường hợp không có quy định cụ thể, các cơ quan, tổ chức có thể tham chiếu đến thời hạn bảo quản tương đương để xác định.

Thông tư cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đảm bảo tính thống nhất và nhất quán trong quá trình quản lý thời hạn bảo quản. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan, đồng thời tăng cường khả năng kiểm tra và giám sát để đảm bảo tuân thủ.

Nhìn chung, Thông tư 01/2024/TT-BTC về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ trong ngành Tài chính không chỉ là một bước quan trọng trong việc hiện đại hóa quản lý ngành này mà còn góp phần quan trọng vào việc xây dựng một hệ thống tài chính và ngân sách minh bạch, minh bạch và hiệu quả.

Nếu như các bạn còn có những vướng mắc vui lòng liên hệ 19006162 hoặc lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ chi tiết

Tham khảo thêm: Xử phạt về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như thế nào ?