Thủ tục cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất

1. Lý do cần cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu

Khi cần cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, có một số lý do chính sau đây, mỗi lý do đều liên quan đến việc duy trì quyền sở hữu và bảo vệ nhãn hiệu của doanh nghiệp. 

-  Mất giấy chứng nhận

Lý do:

• Do sơ xuất: Trong quá trình quản lý và lưu trữ hồ sơ, giấy chứng nhận có thể bị thất lạc hoặc rơi vào tình trạng không thể tìm thấy do sự bất cẩn. Điều này thường xảy ra trong môi trường làm việc có nhiều tài liệu và hồ sơ.
• Hỏng hóc: Giấy chứng nhận có thể bị hỏng do thời gian sử dụng lâu dài, tiếp xúc với môi trường ẩm ướt, hoặc sự tiếp xúc với các yếu tố khác gây hại như ánh sáng mặt trời. Khi giấy chứng nhận bị rách, nhoè chữ, hoặc biến dạng, việc sử dụng nó trở nên khó khăn.
• Bị mất cắp: Trong một số trường hợp nghiêm trọng hơn, giấy chứng nhận có thể bị lấy cắp, điều này có thể xảy ra do trộm cắp tài sản văn phòng hoặc bị đánh cắp trong các tình huống khác.

- Cần sử dụng giấy chứng nhận

Lý do:

Để chứng minh quyền sở hữu nhãn hiệu: Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu là bằng chứng pháp lý chứng minh quyền sở hữu của chủ sở hữu đối với nhãn hiệu cụ thể. Khi có tranh chấp về quyền sử dụng nhãn hiệu, việc chứng minh quyền sở hữu là rất quan trọng. Giấy chứng nhận có thể cần trong các tình huống pháp lý như:

Khởi kiện: Khi chủ sở hữu nhãn hiệu quyết định khởi kiện để bảo vệ quyền lợi của mình, giấy chứng nhận là tài liệu quan trọng để chứng minh rằng họ có quyền hợp pháp đối với nhãn hiệu bị tranh chấp.

Chuyển nhượng nhãn hiệu: Khi nhãn hiệu được chuyển nhượng từ chủ sở hữu này sang chủ sở hữu khác, giấy chứng nhận cần được cập nhật để phản ánh sự thay đổi quyền sở hữu. Việc cấp lại giấy chứng nhận trong trường hợp mất mát là cần thiết để đảm bảo rằng thông tin về quyền sở hữu là chính xác và hợp lệ.

Theo đó, việc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu khi bị mất hoặc hỏng hóc là rất quan trọng để duy trì quyền sở hữu và khả năng sử dụng nhãn hiệu trong các tình huống pháp lý và giao dịch kinh doanh. Giấy chứng nhận không chỉ là tài liệu chứng minh quyền sở hữu mà còn là công cụ cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chủ sở hữu nhãn hiệu trong các tình huống tranh chấp hoặc chuyển nhượng.

Cục Sở hữu trí tuệ có trách nhiệm cấp phó bản hoặc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu (là văn bằng bảo hộ nhãn hiệu) trong một số trường hợp cụ thể để bảo đảm quyền lợi của chủ sở hữu nhãn hiệu. Cụ thể, trong trường hợp quyền sở hữu công nghiệp đối với nhãn hiệu thuộc sở hữu chung của nhiều cá nhân hoặc tổ chức, Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu sẽ chỉ được cấp cho người đứng đầu trong danh sách những người nộp đơn chung. Đối với các đồng chủ sở hữu còn lại, họ có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp phó bản của Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, tuy nhiên, yêu cầu này chỉ được thực hiện khi đã nộp phí cấp phó bản theo quy định.

Ngoài ra, trong các tình huống mà Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hoặc phó bản của nó bị mất, bị hỏng, rách, bẩn, hoặc phai mờ đến mức không còn có thể sử dụng được, hoặc nếu giấy chứng nhận bị tháo rời và không còn giữ được dấu niêm phong, chủ sở hữu nhãn hiệu có thể yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hoặc phó bản của giấy chứng nhận đó. Trong trường hợp này, chủ sở hữu phải nộp phí cấp lại tương ứng theo quy định để được cấp giấy chứng nhận mới. Những quy định này đảm bảo rằng quyền sở hữu nhãn hiệu được duy trì và bảo vệ một cách hợp pháp, ngay cả khi giấy chứng nhận gốc bị mất mát hoặc hư hỏng.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất

Để thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất, các tổ chức và cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của Cục Sở hữu trí tuệ. Hồ sơ yêu cầu cấp lại bao gồm các tài liệu sau:

- Tờ khai xin cấp lại văn bằng bảo hộ: Cần chuẩn bị hai bản theo mẫu quy định của Cục Sở hữu trí tuệ. Tờ khai này là tài liệu chính thức, chứa thông tin về nhãn hiệu và lý do yêu cầu cấp lại giấy chứng nhận.

- Chứng từ nộp phí, lệ phí: Đây là bằng chứng về việc đã thanh toán các khoản phí liên quan đến việc cấp lại văn bằng bảo hộ. Phí này cần được nộp đầy đủ và đúng quy định để hồ sơ được xử lý.

- Mẫu nhãn hiệu/Bộ ảnh chụp bản vẽ kiểu dáng công nghiệp: Cần cung cấp mẫu nhãn hiệu hoặc bộ ảnh chụp bản vẽ kiểu dáng công nghiệp trùng khớp với mẫu nhãn hiệu hoặc bản vẽ kiểu dáng công nghiệp đã được cấp trong văn bằng bảo hộ gốc. Điều này giúp xác nhận rằng nhãn hiệu hoặc kiểu dáng công nghiệp yêu cầu cấp lại vẫn giống như khi được cấp chứng nhận lần đầu.

- Giấy ủy quyền: Nếu việc nộp yêu cầu cấp lại giấy chứng nhận được thực hiện thông qua đại diện (như khi sử dụng dịch vụ của các công ty luật hoặc đại diện sở hữu trí tuệ), cần phải có giấy ủy quyền hợp pháp từ chủ sở hữu nhãn hiệu, để ủy quyền cho đại diện thực hiện các thủ tục thay mặt.

- Số lượng hồ sơ: Quý khách cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để nộp cho Cục Sở hữu trí tuệ. Hồ sơ này cần được chuẩn bị một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo quá trình cấp lại giấy chứng nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Việc chuẩn bị hồ sơ đúng yêu cầu không chỉ giúp việc cấp lại giấy chứng nhận được thực hiện nhanh chóng mà còn tránh được những sai sót có thể phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ.

3. Thủ tục thực hiện cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất

Để thực hiện việc cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất, chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc tổ chức được ủy quyền cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cho việc cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu quan trọng như tờ khai xin cấp lại văn bằng bảo hộ, chứng từ nộp phí, mẫu nhãn hiệu hoặc bộ ảnh chụp bản vẽ kiểu dáng công nghiệp, và giấy ủy quyền nếu nộp qua đại diện.

Bước 2: Sau khi hoàn tất chuẩn bị hồ sơ, chủ sở hữu hoặc tổ chức được ủy quyền cần nộp hồ sơ xin cấp lại văn bằng bảo hộ nhãn hiệu tới Cục Sở hữu trí tuệ. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại các địa điểm sau:

• Trụ sở chính của Cục Sở hữu trí tuệ: 386 Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.
• Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh: Lầu 7, tòa nhà Hà Phan, 17/19 Tôn Thất Tùng, phường Phạm Ngũ Lão, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh.
• Văn phòng đại diện tại thành phố Đà Nẵng: Tầng 3, số 135 Minh Mạng, phường Khuê Mỹ, quận Ngũ Hành Sơn, thành phố Đà Nẵng.

Nếu không thể nộp trực tiếp do khoảng cách địa lý, quý khách có thể gửi hồ sơ qua bưu điện hoặc ủy quyền cho các dịch vụ pháp lý như Luật Minh Khuê để thực hiện việc nộp hồ sơ.

Bước 3: Cục Sở hữu trí tuệ sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Trong trường hợp hồ sơ đáp ứng đầy đủ các quy định, Cục sẽ ra quyết định cấp phó bản hoặc cấp lại văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào mục đăng bạ của văn bằng bảo hộ trong Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp. Nếu hồ sơ không đáp ứng các quy định, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định từ chối cấp phó bản văn bằng bảo hộ và nêu rõ lý do.

Theo quy định, thời gian cấp lại giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu bị mất là 01 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế thời gian xử lý thường kéo dài từ 2 đến 3 tháng. Việc tuân thủ các bước và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sẽ giúp quá trình này diễn ra thuận lợi hơn.

Xem thêm bài viết: Ai có quyền đăng ký nhãn hiệu, quyền đăng ký nhãn hiệu?

Khi quý khách có thắc mắc về quy định pháp luật, vui lòng liên hệ đến hotline 19006162 hoặc gửi thư tư vấn đến email: lienhe@luatminhkhue.vn để được tư vấn và giải đáp quy định.