Thủ tục chuyển trường đại học cần những gì? Thực hiện thế nào?

1. Điều kiện chuyển trường đại học theo quy định hiện hành

Chuyển trường đại học là quyền của người học nhưng không phải trường hợp nào cũng được giải quyết. Hiện nay, điều kiện chuyển trường được thực hiện theo Quy chế đào tạo trình độ đại học ban hành kèm theo Thông tư số 08/2021/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Bên cạnh các quy định chung, mỗi cơ sở đào tạo còn có quyền ban hành quy chế nội bộ để cụ thể hóa tiêu chí tiếp nhận sinh viên phù hợp với điều kiện đào tạo của mình.

Để được xem xét chuyển trường, sinh viên phải đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1.1. Không thuộc năm thứ nhất hoặc năm cuối khóa

Khoản 2 Điều 16 Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT quy định sinh viên không được chuyển trường nếu đang học năm thứ nhất hoặc năm cuối của khóa học.

Đây là quy định nhằm bảo đảm tính liên tục của chương trình đào tạo. Trong đó:

• Năm thứ nhất là giai đoạn học các học phần đại cương, hình thành nền tảng kiến thức và thích nghi với môi trường đại học.
• Năm cuối chủ yếu tập trung thực tập, khóa luận hoặc đồ án tốt nghiệp gắn với chuẩn đầu ra của từng trường.

Việc chuyển trường trong hai giai đoạn này có thể ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo cũng như việc công nhận kết quả học tập.

1.2. Vẫn còn đủ thời gian học tập theo quy định

Sinh viên phải còn thời gian học tập tối đa theo quy định của chương trình đào tạo.

Thông thường, thời gian tối đa hoàn thành chương trình không vượt quá hai lần thời gian thiết kế của khóa học, trừ trường hợp quy định chuyên ngành có quy định riêng. Nếu đã hết thời hạn đào tạo hoặc thuộc diện kéo dài vượt giới hạn, sinh viên sẽ không đủ điều kiện chuyển trường.

Đối với sinh viên liên thông hoặc đã được miễn giảm tín chỉ, thời gian học tối đa được tính tương ứng với số tín chỉ còn phải hoàn thành.

1.3. Không thuộc diện bị xem xét buộc thôi học

Một điều kiện quan trọng khác là sinh viên phải có tình trạng học tập bình thường.

Các trường hợp sau thường không được xem xét chuyển trường:

• Đang bị xử lý kỷ luật ở mức ảnh hưởng đến quyền học tập theo quy chế của trường.
• Đang thuộc diện bị xem xét buộc thôi học do kết quả học tập hoặc kết quả rèn luyện không đạt yêu cầu.
• Không còn tư cách sinh viên theo quy định của cơ sở đào tạo.

Điều kiện này nhằm bảo đảm việc chuyển trường không trở thành giải pháp để né tránh các chế tài học vụ.

1.4. Đáp ứng điều kiện trúng tuyển của trường chuyển đến

Đây là điều kiện có ý nghĩa quyết định.

Sinh viên phải có điểm trúng tuyển đầu vào của năm tuyển sinh tương ứng bằng hoặc cao hơn điểm chuẩn của ngành, chương trình đào tạo tại trường muốn chuyển đến.

Việc đối chiếu được thực hiện theo cùng khóa tuyển sinh và căn cứ vào phương thức xét tuyển của năm đó.

Quy định này nhằm bảo đảm công bằng trong tuyển sinh, đồng thời ngăn ngừa tình trạng sinh viên đăng ký vào trường có điểm chuẩn thấp rồi chuyển sang trường có điểm chuẩn cao hơn sau khi nhập học.

1.5. Trường chuyển đến còn khả năng tiếp nhận

Ngay cả khi sinh viên đáp ứng đầy đủ điều kiện cá nhân thì việc chuyển trường vẫn chỉ được thực hiện nếu trường tiếp nhận còn đủ năng lực đào tạo.

Cơ sở đào tạo sẽ xem xét nhiều yếu tố như:

• Chỉ tiêu đào tạo còn lại.
• Quy mô lớp học.
• Đội ngũ giảng viên.
• Điều kiện bảo đảm chất lượng.
• Khả năng bố trí kế hoạch học tập.

Nếu ngành học đã đủ quy mô hoặc vượt năng lực đào tạo thì nhà trường có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ.

1.6. Có sự đồng ý của Hiệu trưởng hai trường

Theo quy định hiện hành, việc chuyển trường chỉ được thực hiện khi có sự chấp thuận bằng văn bản của:

• Hiệu trưởng trường đang theo học.
• Hiệu trưởng trường tiếp nhận.

Đây là căn cứ pháp lý xác nhận cả hai cơ sở đào tạo đều thống nhất về việc chuyển giao và tiếp nhận sinh viên, đồng thời chịu trách nhiệm quản lý quá trình đào tạo trước và sau khi chuyển trường.

1.7. Đáp ứng các điều kiện riêng của từng trường

Ngoài các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhiều trường đại học còn xây dựng tiêu chí tiếp nhận riêng nhằm bảo đảm chất lượng đầu vào.

Chẳng hạn:

• Đại học Quốc gia Hà Nội yêu cầu điểm trung bình tích lũy từ 2,50/4,00 trở lên và một số đơn vị còn tổ chức đánh giá năng lực chuyên biệt.
• Trường Đại học Kinh tế TP.HCM quy định học phần được đề nghị công nhận phải đạt mức điểm tối thiểu theo từng nhóm môn học.
• Một số trường yêu cầu sinh viên hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tài chính trước khi giải quyết thủ tục.
• Có trường chỉ tiếp nhận sinh viên thuộc phạm vi tuyển sinh theo quy chế nội bộ.

Vì vậy, trước khi nộp hồ sơ, sinh viên cần nghiên cứu kỹ quy chế đào tạo và quy định tiếp nhận của trường dự định chuyển đến để tránh mất thời gian chuẩn bị hồ sơ nhưng không đáp ứng điều kiện xét duyệt.

Nhìn chung, việc chuyển trường đại học hiện nay không còn phụ thuộc nhiều vào lý do cá nhân như trước đây mà chủ yếu dựa trên các tiêu chí về học lực, điều kiện tuyển sinh, thời gian đào tạo và năng lực tiếp nhận của cơ sở giáo dục. Sinh viên nên kiểm tra đầy đủ các điều kiện này trước khi tiến hành các bước tiếp theo để bảo đảm hồ sơ được xem xét thuận lợi.

2. Các trường hợp sinh viên không được phép chuyển trường

Mặc dù pháp luật cho phép sinh viên được chuyển trường khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT, nhưng vẫn có nhiều trường hợp không được xem xét giải quyết. Các quy định này nhằm bảo đảm tính công bằng trong tuyển sinh, duy trì chất lượng đào tạo và ổn định quá trình học tập của người học.

2.1. Sinh viên đang học năm thứ nhất hoặc năm cuối

Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư 08/2021/TT-BGDĐT, sinh viên đang học năm thứ nhất hoặc năm cuối của chương trình đào tạo không được phép chuyển trường.

Đây là quy định được áp dụng thống nhất tại hầu hết các cơ sở giáo dục đại học. Việc hạn chế chuyển trường ở hai giai đoạn này giúp bảo đảm tính liên tục của chương trình đào tạo, tránh phát sinh khó khăn trong công nhận tín chỉ cũng như đánh giá chuẩn đầu ra.

2.2. Sinh viên thuộc diện bị xem xét buộc thôi học

Những sinh viên có kết quả học tập không đạt yêu cầu và đang trong diện bị xem xét buộc thôi học sẽ không đủ điều kiện chuyển trường.

Ngoài ra, nhiều trường còn từ chối giải quyết đối với sinh viên:

• Bị cảnh báo học vụ nhiều lần.
• Không hoàn thành số tín chỉ tối thiểu theo quy định.
• Không còn đủ thời gian đào tạo tối đa của khóa học.

Quy định này nhằm tránh tình trạng lợi dụng việc chuyển trường để né tránh các chế tài học vụ.

2.3. Đang bị xử lý kỷ luật

Sinh viên đang trong thời gian chấp hành quyết định kỷ luật hoặc bị xử lý từ mức cảnh cáo trở lên theo quy định của cơ sở đào tạo thường sẽ không được giải quyết thủ tục chuyển trường.

Một số trường còn quy định không tiếp nhận hồ sơ của sinh viên đang bị xem xét trách nhiệm về đạo đức, học tập hoặc vi phạm quy chế thi.

2.4. Không đáp ứng điểm trúng tuyển của trường chuyển đến

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị từ chối là điểm trúng tuyển đầu vào không đáp ứng yêu cầu của trường mới.

Theo quy định, sinh viên phải có điểm xét tuyển đại học của năm tuyển sinh tương ứng bằng hoặc cao hơn điểm chuẩn của ngành học tại trường dự định chuyển đến.

Nếu không đáp ứng điều kiện này thì dù kết quả học tập ở trường hiện tại tốt, hồ sơ vẫn có thể không được chấp nhận.

2.5. Trường tiếp nhận không còn chỉ tiêu hoặc không đủ năng lực đào tạo

Việc chuyển trường chỉ được thực hiện khi cơ sở đào tạo mới còn khả năng tiếp nhận sinh viên.

Nếu ngành học đã đủ quy mô đào tạo hoặc vượt năng lực theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhà trường có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ.

2.6. Không được Hiệu trưởng hai trường đồng ý

Thủ tục chuyển trường chỉ hoàn tất khi có văn bản đồng ý của Hiệu trưởng trường đang theo học và Hiệu trưởng trường tiếp nhận.

Nếu một trong hai bên không chấp thuận thì sinh viên không thể thực hiện việc chuyển trường.

2.7. Thuộc chương trình đào tạo có quy định hạn chế

Một số chương trình đào tạo đặc thù có quy định riêng về việc chuyển trường.

Ví dụ:

• Chương trình liên kết quốc tế.
• Chương trình đào tạo do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp bằng.
• Một số chương trình chất lượng cao có điều kiện tuyển sinh riêng.

Đối với các chương trình này, khả năng chuyển sang chương trình chính quy thông thường hoặc sang trường khác thường bị hạn chế theo quy chế của từng cơ sở đào tạo.

2.8. Không đáp ứng các điều kiện riêng của trường tiếp nhận

Ngoài quy định chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhiều trường còn đặt ra các tiêu chí nội bộ như:

• Điểm trung bình tích lũy tối thiểu.
• Không nợ học phí.
• Không nợ sách thư viện.
• Đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với trường cũ.
• Đáp ứng điều kiện về vùng tuyển sinh (nếu có).

Nếu thiếu bất kỳ điều kiện nào, hồ sơ cũng có thể bị từ chối.

3. Thủ tục và hồ sơ chuyển trường đại học cần những gì?

Để quá trình chuyển trường diễn ra thuận lợi, sinh viên cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu của cả trường đang theo học và trường dự định chuyển đến. Mặc dù mỗi trường có thể bổ sung một số giấy tờ riêng, nhưng nhìn chung hồ sơ thường bao gồm các tài liệu sau.

3.1. Hồ sơ tại trường đang theo học

Thông thường, sinh viên cần chuẩn bị:

• Đơn xin chuyển trường theo mẫu của nhà trường.
• Đơn cam kết hoặc xác nhận của phụ huynh (nếu trường yêu cầu).
• Phiếu xác nhận hoàn thành nghĩa vụ với nhà trường.
• Giấy xác nhận không nợ học phí.
• Giấy xác nhận không nợ thư viện, trang thiết bị.
• Xác nhận của cố vấn học tập hoặc khoa quản lý.
• Bảng điểm tích lũy có xác nhận của Phòng Đào tạo.
• Kết quả rèn luyện (nếu được yêu cầu).

Sau khi hoàn tất các nghĩa vụ, trường sẽ ban hành quyết định cho phép chuyển trường và bàn giao hồ sơ theo quy định.

3.2. Hồ sơ nộp tại trường tiếp nhận

Thông thường bao gồm:

• Đơn xin chuyển đến.
• Văn bản đồng ý tiếp nhận của trường mới (theo quy trình của từng trường).
• Quyết định cho phép chuyển trường của trường cũ.
• Bảng điểm toàn khóa hoặc bảng điểm tích lũy.
• Giấy báo trúng tuyển hoặc quyết định trúng tuyển đại học.
• Học bạ THPT.
• Bằng tốt nghiệp THPT hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp hợp lệ.
• Bản sao Căn cước công dân.
• Bản sao Giấy khai sinh.
• Hồ sơ sinh viên theo quy định của trường tiếp nhận.

3.3. Hồ sơ phục vụ xét công nhận tín chỉ

Đây là nhóm giấy tờ rất quan trọng nhưng nhiều sinh viên thường chuẩn bị chưa đầy đủ.

Thông thường gồm:

• Đề cương chi tiết học phần.
• Bảng mô tả môn học.
• Nội dung chương trình đào tạo.
• Số tín chỉ từng học phần.
• Chuẩn đầu ra của các môn học (nếu trường yêu cầu).

Các tài liệu này là căn cứ để Hội đồng chuyên môn đánh giá khả năng công nhận kết quả học tập đã tích lũy.

3.4. Giấy tờ chứng minh đối tượng ưu tiên (nếu có)

Nếu thuộc diện được hưởng chính sách ưu tiên hoặc miễn giảm học phí, sinh viên nên chuẩn bị:

• Giấy chứng nhận hộ nghèo, cận nghèo.
• Giấy xác nhận con thương binh, liệt sĩ.
• Các giấy tờ ưu tiên khác theo quy định của pháp luật.

Việc nộp ngay từ đầu sẽ giúp trường mới áp dụng chính sách miễn giảm đúng thời điểm

4. Quy trình thực hiện chuyển trường đại học từng bước

Việc chuyển trường thường trải qua ba giai đoạn chính. Sinh viên nên thực hiện theo đúng trình tự để tránh phát sinh thiếu sót hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

Bước 1. Tìm hiểu điều kiện của trường muốn chuyển đến

Trước tiên, sinh viên cần:

• Đọc quy chế tiếp nhận sinh viên của trường mới.
• Kiểm tra điều kiện về điểm đầu vào.
• So sánh chương trình đào tạo.
• Xem khả năng công nhận tín chỉ.
• Tìm hiểu học phí và các khoản phí liên quan.

Đây là bước giúp đánh giá khả năng chuyển trường trước khi chuẩn bị hồ sơ.

Bước 2. Liên hệ Phòng Đào tạo của trường tiếp nhận

Sinh viên nộp các giấy tờ ban đầu như:

• Bảng điểm.
• Giấy báo trúng tuyển.
• Hồ sơ học tập theo yêu cầu.

Trường sẽ xem xét:

• Điều kiện tuyển sinh.
• Chỉ tiêu tiếp nhận.
• Khả năng công nhận tín chỉ.

Nếu đủ điều kiện, trường sẽ ban hành văn bản đồng ý tiếp nhận.

Bước 3. Xin quyết định chuyển trường tại trường cũ

Sau khi có văn bản tiếp nhận, sinh viên nộp hồ sơ xin chuyển trường tại trường đang theo học.

Đồng thời phải:

• Hoàn thành học phí còn thiếu.
• Trả sách thư viện.
• Hoàn trả tài sản của nhà trường.
• Xin xác nhận của các đơn vị liên quan.

Sau khi hoàn tất, Hiệu trưởng sẽ ký quyết định cho phép chuyển trường.

Bước 4. Nộp hồ sơ nhập học tại trường mới

Sinh viên nộp toàn bộ hồ sơ theo yêu cầu của trường tiếp nhận.

Trường sẽ:

• Kiểm tra hồ sơ.
• Đối chiếu thông tin.
• Thành lập Hội đồng xét công nhận tín chỉ.
• Ban hành quyết định tiếp nhận.

Bước 5. Đăng ký học phần và hoàn tất nhập học

Sau khi được tiếp nhận chính thức, sinh viên:

• Đóng học phí.
• Đăng ký học phần.
• Học bổ sung các môn còn thiếu (nếu có).
• Được cấp mã số sinh viên mới và cập nhật trên hệ thống quản lý đào tạo.

Thông thường, toàn bộ quá trình chuyển trường kéo dài khoảng 3–4 tuần, tùy thuộc vào quy chế và tiến độ xử lý hồ sơ của từng cơ sở đào tạo.

5. Những lưu ý quan trọng khi làm hồ sơ chuyển trường đại học

Việc chuyển trường không chỉ là thay đổi nơi học mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ đào tạo, chi phí học tập và thời gian tốt nghiệp. Vì vậy, sinh viên cần lưu ý một số vấn đề sau.

Không phải mọi tín chỉ đều được công nhận

Việc công nhận kết quả học tập phụ thuộc vào quyết định của Hội đồng chuyên môn trường tiếp nhận.

Các tiêu chí thường được xem xét gồm:

• Nội dung môn học.
• Chuẩn đầu ra.
• Số tín chỉ.
• Hình thức đánh giá.
• Mức độ tương đồng của chương trình.

Do đó, không nên mặc định rằng tất cả các học phần đã học đều được chuyển đổi.

Có thể phải học bổ sung nhiều học phần

Nếu chương trình đào tạo giữa hai trường có nhiều khác biệt, sinh viên có thể phải học thêm các môn còn thiếu.

Việc học bổ sung không chỉ kéo dài thời gian học mà còn làm phát sinh thêm học phí.

Chủ động tính toán chi phí

Ngoài học phí tại trường mới, sinh viên cần dự trù các khoản như:

• Lệ phí xét hồ sơ.
• Lệ phí công nhận tín chỉ.
• Chi phí học bổ sung.
• Chi phí sinh hoạt nếu chuyển đến địa phương khác.

Đối với trường tư thục, học phí có thể cao hơn đáng kể so với trường công lập.

Chuẩn bị đầy đủ đề cương môn học

Đây là loại tài liệu thường bị bỏ sót nhưng lại rất quan trọng trong quá trình xét miễn học.

Nếu thiếu đề cương chi tiết hoặc tài liệu không có xác nhận của trường cũ, việc công nhận tín chỉ có thể gặp nhiều khó khăn.

Hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ tại trường cũ

Sinh viên nên kiểm tra kỹ:

• Học phí.
• Thư viện.
• Ký túc xá.
• Trang thiết bị.
• Các khoản công nợ khác.

Chỉ khi hoàn tất các nghĩa vụ này, trường cũ mới giải quyết thủ tục chuyển trường.

Nộp hồ sơ đúng thời điểm

Nên thực hiện thủ tục trước khi học kỳ mới bắt đầu để tránh:

• Mất cơ hội đăng ký học phần.
• Gián đoạn việc học.
• Kéo dài thời gian tốt nghiệp.

6. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về chuyển trường đại học

Có được chuyển trường và chuyển ngành cùng lúc không?

Có. Sinh viên có thể đồng thời chuyển trường và chuyển sang ngành học khác nếu đáp ứng điều kiện tuyển sinh cũng như quy định của trường tiếp nhận.

Tuy nhiên, nếu chuyển sang ngành có chương trình đào tạo khác biệt lớn, số tín chỉ được công nhận sẽ ít hơn và thời gian học có thể kéo dài.

Chuyển từ trường công sang trường tư có khác thủ tục không?

Về cơ bản, thành phần hồ sơ và trình tự thực hiện không có nhiều khác biệt.

Điểm khác chủ yếu nằm ở quy định nội bộ của từng trường, đặc biệt là về học phí, lệ phí xét hồ sơ, điều kiện tiếp nhận và chính sách công nhận tín chỉ.

Chuyển trường có phải thi lại đại học không?

Thông thường không.

Sinh viên được xét chuyển trường trên cơ sở hồ sơ tuyển sinh ban đầu, kết quả học tập và các điều kiện theo quy định của trường tiếp nhận.

Tuy nhiên, một số cơ sở đào tạo có thể yêu cầu kiểm tra hoặc đánh giá bổ sung theo quy chế riêng.

Có phải học lại từ đầu khi chuyển trường không?

Không nhất thiết.

Nếu các học phần đã học đáp ứng điều kiện công nhận, sinh viên sẽ được chuyển đổi tín chỉ tương ứng.

Ngược lại, nếu chương trình đào tạo có nhiều khác biệt, sinh viên phải học bổ sung hoặc học lại một số môn.

Thời gian giải quyết hồ sơ chuyển trường mất bao lâu?

Hiện nay, pháp luật không quy định thời hạn giải quyết thống nhất.

Trên thực tế, mỗi trường thường xử lý hồ sơ trong khoảng 7–15 ngày làm việc. Toàn bộ quá trình từ khi liên hệ trường mới đến khi hoàn tất nhập học thường kéo dài khoảng 3–4 tuần nếu hồ sơ đầy đủ và không cần bổ sung.

Có được hoàn lại học phí khi chuyển trường không?

Việc hoàn học phí phụ thuộc vào quy định của từng cơ sở đào tạo.

Nhiều trường quy định mức hoàn trả khác nhau theo thời điểm sinh viên nộp đơn xin thôi học hoặc chuyển trường. Vì vậy, sinh viên nên tìm hiểu kỹ quy chế tài chính của trường đang theo học để chủ động tính toán quyền lợi và chi phí phát sinh trước khi quyết định chuyển trường.

Bên cạnh đó, quý bạn đọc cũng có thể đọc thêm một số nội dung khác về chủ đề chuyển trường đại học như:

• Mẫu Đơn xin chuyển trường Đại học mới nhất 
• Hướng dẫn đăng ký chuyển trường đại học khác theo đúng chuyên ngành đang học ?