1. Đặc điểm của văn phòng đại diện

Theo quy định tại Điều 44, Khoản 2 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, văn phòng đại diện là một tổ chức phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm đại diện theo ủy quyền để bảo vệ và đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp, ngoại trừ các hoạt động làm phát sinh doanh thu.

Các đặc điểm quan trọng của văn phòng đại diện là như sau:

- Nhiệm vụ chính của văn phòng đại diện là đại diện cho doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động hỗ trợ, liên lạc, và tiếp cận các đối tác trong các lĩnh vực mà doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

- Tên của văn phòng đại diện phải được viết bằng các ký tự trong bảng chữ cái tiếng Việt, chữ số, và một số ký hiệu nhất định. Bên cạnh đó, tên đầy đủ của văn phòng đại diện phải chứa tên của doanh nghiệp, kèm theo cụm từ "Văn phòng đại diện."

- Văn phòng đại diện có quyền sử dụng con dấu tương tự như của doanh nghiệp chính (theo Khoản 12, Điều 8 của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP).

- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện cả trong nước và nước ngoài. Họ cũng có thể thiết lập một văn phòng đại diện tại một địa phương cụ thể trong giới hạn địa giới hành chính.

2. Chức năng hoạt động của văn phòng đại diện công ty

Văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp theo ủy quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích đó. Chức năng chính của văn phòng đại diện bao gồm:

- Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc.

- Tiến hành các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường và đối tác mới.

Ngoài ra, văn phòng đại diện không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh sinh lời nào khác. Văn phòng đại diện không có quyền tự mình ký kết hợp đồng riêng. Tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện đều thuộc về trách nhiệm của doanh nghiệp gốc.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn thành lập một đơn vị phụ thuộc chỉ với mục tiêu hỗ trợ tiếp cận khách hàng và đối tác mà không tham gia vào hoạt động kinh doanh, việc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện có thể là lựa chọn hợp lý để tránh các phức tạp về kê khai thuế. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành dịch vụ như du lịch, xây dựng, và tư vấn, khi hoạt động không phụ thuộc vào địa chỉ cụ thể và có thể tiến hành tại nhiều tỉnh khác nhau.

Cần lưu ý khi tiến hành giao dịch với văn phòng đại diện khi ký kết hợp đồng. Hợp đồng được ký kết với văn phòng đại diện là nhân danh cho doanh nghiệp, do đó, bên đối tác cần đảm bảo rằng văn phòng đại diện đã có giấy ủy quyền hợp pháp từ phía doanh nghiệp. Nội dung của giấy ủy quyền này cần liên quan trực tiếp đến hợp đồng ký kết để tránh xảy ra tranh chấp có thể gây tổn thất về tài chính và uy tín của cả hai bên.

3. Thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cập nhật mới nhất

Công ty được ủy quyền thành lập văn phòng đại diện cả trong nước và nước ngoài. Công ty có quyền thành lập một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại các địa phương, tuân theo địa giới đơn vị hành chính cụ thể.

Theo quy định tại Điều 31 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, ngày 4/1/2021 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, các quy trình và thủ tục đăng ký hoạt động của chi nhánh và văn phòng đại diện được mô tả như sau:

Hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện phải được nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi mà chi nhánh hoặc văn phòng đại diện đặt mình. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

- Thông báo về việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, do người đại diện pháp luật của công ty ký kết.

- Bản sao của nghị quyết, quyết định, và bản sao của biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn từ hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) hoặc của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần); nghị quyết và quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) về việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

- Bản sao của các giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Đối với trường hợp đặc biệt của từng công ty, để đảm bảo xử lý hồ sơ theo quy định, Sở Kế hoạch và Đầu tư đang tham khảo ý kiến từ cơ quan có thẩm quyền trước khi tiến hành xử lý hồ sơ. Khi đã nhận được ý kiến từ các cơ quan có liên quan, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ thông báo cho công ty để thực hiện theo hướng dẫn.

Trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Trong trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản về những thông tin cần phải điều chỉnh hoặc bổ sung cho công ty. Nếu có từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, lý do sẽ được ghi rõ trong thông báo.

Công ty có trách nhiệm đăng ký các thay đổi liên quan đến Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

4. Thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh

Theo Điều 3 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, quy định về thời hạn cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện và cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh là như sau:

- Trong vòng 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cho chi nhánh, văn phòng đại diện và cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp của doanh nghiệp.

- Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trong trường hợp hồ sơ không đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về những thông tin cần phải sửa đổi hoặc bổ sung cho doanh nghiệp.

5. Quy định về lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài

Theo Điều 4 của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP, việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp ở nước ngoài được thực hiện theo các quy định cụ thể sau đây:

- Doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của pháp luật nước sở tại khi lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở nước ngoài.

- Trong khoảng thời gian 30 ngày, tính từ ngày chính thức thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Thông báo này cần được đính kèm với bản sao của Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện, hoặc các tài liệu tương đương.

- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật thông tin về chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong khoảng thời gian 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo từ doanh nghiệp.

Bài viết liên quan: Người đứng đầu văn phòng đại diện có được ký hợp đồng mua bán hàng hoá với công ty chủ quản không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về thủ tục đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cập nhật mới nhất. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận mọi yêu cầu tư vấn của quý khách hàng về mặt pháp lý thông qua số hotline: 1900.6162 hoăc qua email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi bài viết của chúng tôi!