1. Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện

Trước hết, theo quy định tại Điều 44 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022, văn phòng đại diện được xem là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Chức năng của văn phòng đại diện là đại diện theo ủy quyền, nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của các doanh nghiệp, phát xuất từ lợi ích của chính họ. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không thực hiện trực tiếp các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Tên của văn phòng đại diện phải được hiển thị hoặc gắn tại trụ sở của văn phòng đại diện. Tên này sẽ được in hoặc viết với kích thước chữ nhỏ hơn so với tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các tài liệu giao dịch, hồ sơ, và ấn phẩm mà văn phòng đại diện phát hành.

Nói chung, văn phòng đại diện được thiết lập với mục đích là một trung tâm trung gian để thực hiện các hoạt động liên lạc và giao dịch với các đối tác. Ngoài ra, chúng cũng có trách nhiệm thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, và hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường và các đối tác mới. Văn phòng đại diện cũng có thể thực hiện các hoạt động kiểm tra thị trường, phát hiện các hành vi vi phạm có ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của công ty, cũng như là đại diện của công ty trong các vụ kiện liên quan đến việc vi phạm các quy định trên.

Theo quy định tại Điều 29 của Văn bản hợp nhất Luật doanh nghiệp năm 2022, mã số doanh nghiệp được xác định như một chuỗi số, đại diện cho doanh nghiệp trong các quy trình sau đây:

- Quy trình hành chính;

- Thực hiện các nghĩa vụ thuế;

- Các giao dịch dân sự của doanh nghiệp.

Để đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện, quá trình thực hiện như sau:

Bước 1: Văn phòng đại diện cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để nộp đăng ký mã số thuế tới cơ quan có thẩm quyền. Quy trình này thường bắt đầu bằng việc doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ và nộp tại cơ quan thuế tại địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện. Đội ngũ làm việc với cơ quan nhà nước cần phải chú ý đến thành phần và tính hợp lệ của hồ sơ.

Trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ gồm các loại giấy tờ và tài liệu cơ bản sau đây:

- Tờ khai đăng ký mã số thuế theo mẫu do pháp luật quy định, hiện đang thực hiện theo mẫu số 02 được ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn về đăng ký thuế.

- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cung cấp. Giấy này cần có mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp là mã số thuế 13 số và trạng thái T. Hoặc có thể là giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền. Hoặc là giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện được cấp trước ngày 01 tháng 12 năm 2015, theo quy định của Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn về đăng ký thuế.

- Giấy giới thiệu của người nộp hồ sơ đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện, theo mẫu quy định trong Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn về đăng ký thuế.

- Các loại giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Bước 2: Sau khi đã hoàn thiện bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, bạn cần nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan này sẽ thực hiện quy trình đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện, trong trường hợp này, cơ quan thuế được xác định là nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc qua dịch vụ bưu chính.

Bước 3: Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo quy định của pháp luật. Thời gian thực hiện thủ tục hành chính trong trường hợp này là 03 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ. Sau khi xử lý, cơ quan thuế sẽ cấp mã số thuế (13 số) cho văn phòng đại diện của doanh nghiệp có yêu cầu. Trong trường hợp hồ sơ thiếu thông tin, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật. Nếu hồ sơ đã đầy đủ, cơ quan thuế sẽ cấp giấy biên nhận và hẹn trả kết quả.

Bước 4: Sau khi đã được cấp mã số thuế, văn phòng đại diện phải tuân thủ các nghĩa vụ thuế, thực hiện các thủ tục hành chính và tuân thủ các quy định khác theo luật pháp. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện, các doanh nghiệp được xác định là đơn vị quản lý của văn phòng đại diện đó phải đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở chính. Nếu vượt quá thời hạn này mà doanh nghiệp chủ quản vẫn không thực hiện nghĩa vụ, họ sẽ bị phạt hành chính về việc chậm đăng ký thuế theo quy định của pháp luật.

 

2. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có được đăng ký mã số thuế riêng không?

Theo quy định tại Điều 5 của Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn đăng ký thuế, có các quy định cụ thể về cấu trúc mã số thuế như sau:

- Mã số thuế doanh nghiệp, mã số thuế của hợp tác xã, mã số thuế của các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, mã số thuế của đơn vị phụ thuộc hợp tác xã sẽ được cấp theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hợp tác xã.

- Phân loại cấu trúc mã số thuế cũng cần phải được thực hiện theo quy định của pháp luật. Theo đó, tổ chức kinh tế, tổ chức khác có đầy đủ tư cách pháp nhân hoặc không có tư cách pháp nhân nhưng trực tiếp phát sinh nghĩa vụ thuế và tự chịu trách nhiệm về toàn bộ nghĩa vụ thuế trước pháp luật, sẽ được cấp mã số thuế 10 chữ số. Các đơn vị phụ thuộc, nếu được thành lập theo quy định của pháp luật của người nộp thuế và phát sinh nghĩa vụ thuế cũng như trực tiếp thực hiện hoạt động khai thuế và nộp thuế, sẽ được cấp mã số thuế 13 chữ số.

Đồng thời, dựa trên quy định tại Điều 3 của Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn đăng ký thuế, được ghi nhận rằng đơn vị phụ thuộc của các doanh nghiệp, hợp tác xã được xác định là chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, tuân thủ quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp hoặc hợp tác xã.

Theo đó, có thể kết luận, theo Thông tư 105/2020/TT-BTC của Bộ Tài chính về hướng dẫn đăng ký thuế, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế riêng (13 chữ số) nếu phát sinh nghĩa vụ nộp thuế và trực tiếp thực hiện hoạt động khai thuế, nộp thuế. Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện sẽ tuân thủ theo phân tích đã được trình bày.

 

3. Cách tra cứu mã số thuế của văn phòng đại diện

Để tra cứu mã số thuế của văn phòng đại diện, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Truy cập vào trang thông tin của Tổng cục thuế qua địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn.

Bước 2: Chọn vào mục "Thông tin về người nộp thuế".

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin cần thiết để tra cứu mã số thuế của văn phòng đại diện.

Bước 4: Nhập mã xác nhận để nhận kết quả. Sau đó, nhấn vào tên doanh nghiệp được hiển thị trong ô kết quả để xem thông tin chi tiết.

Bài viết liên quan: Người đứng đầu văn phòng đại diện có được ký hợp đồng mua bán hàng hoá với công ty chủ quản không? 

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề: Thủ tục đăng ký mã số thuế cho văn phòng đại diện. Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn của quý khách hàng qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi nội dung bài viết!