1. Giới thiệu

Hiện nay, con dấu là công cụ quan trọng để xác định danh tính và tính pháp lý của cơ quan nhà nước trong các hoạt động quản lý hành chính và thi hành công vụ. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được đăng ký và sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Việc sử dụng con dấu phải được đăng ký trước khi sử dụng. Chính vì vậy, khi cơ quan nhà nước tiến hành đăng ký mẫu con dấu với sẽ phải tuyệt đối tuân thủ các quy định về thủ tục cấp con dấu mới. Điều này giúp đảm bảo tính định danh, tính thống nhất và tính hiệu quả khi cơ quan nhà nước thực hiện trách nhiệm quản lý của mình. Việc đăng ký mẫu con dấu mới là thủ tục cần thiết để đảm bảo tính hợp pháp và quản lý chặt chẽ về việc sử dụng con dấu.

Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới của cơ quan nhà nước được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật sau:

- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 44/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về mẫu con dấu của cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước;

- Thông tư số 45/2017/TT-BCA ngày 20/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về trình tự đăng ký mẫu con dấu, thu hồi và hủy con dấu, hủy giá trị sử dụng con dấu, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu;

- Thông tư số 15/2022/TT-BCA ngày 06/04/2022 của Bộ trưởng Bộ Công an;

- Quyết định số 3191/QĐ-BCA ngày 10/05/2022 của Bộ trưởng Bộ Công an quyết định về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền giải quyết của Bộ Công an.

 

2. Hồ sơ đăng ký

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước thực hiện thủ tục cấp con dấu mới trong trường hợp con dấu bị biến dạng, mòn, hỏng hoặc thay đổi chất liệu hoặc có sự thay đổi về tổ chức, đổi tên hoặc bị mất con dấu. Theo quy định tại Quyết định số 3191/QĐ-BCA, để thực hiện thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới, cơ quan/cá nhân có yêu cầu cần chuẩn bị những hồ sơ như sau:

a) Đối với người được cử đến nộp hồ sơ: Người được cử đến nộp hồ sơ phải xuất trình giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền của cơ quan nhà nước; thẻ căn cước công dân hoặc chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

b) Hồ sơ cần chuẩn bị đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước:

Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước muốn thực hiện thủ tục đăng ký mới con dấu cần chuẩn bị: Đơn đề nghị đăng ký mẫu con dấu với theo mẫu; Mẫu con dấu mới (bản vẽ hoặc bản in) và các giấy tờ khác về việc thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan cụ thể như sau:

- Đối với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp; quỹ xã hội; quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Điều lệ hoạt động của tổ chức đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

- Đối với cơ quan có chức năng quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

- Đối với cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

- Đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã; Liên hiệp hợp tác xã: Giấy phép thành lập và hoạt động của cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật.

- Đối với tổ chức khác được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

- Đối với tổ chức nước ngoài không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam: Giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam.

- Đối với tổ chức sự nghiệp: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

- Đối với tổ chức thường trực thuộc Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ: Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền; Văn bản quy định về tổ chức, hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp cho tổ chức theo quy định của pháp luật; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

- Đối với tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật: Quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

- Đối với tổ chức trực thuộc tổ chức tôn giáo: Quyết định của tổ chức tôn giáo về việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc; Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận việc thành lập tổ chức tôn giáo trực thuộc; Giấy phép hoạt động do cơ quan có thẩm quyền cấp đối với tổ chức phải đăng ký về lĩnh vực hoạt động theo quy định của pháp luật.

- Đối với tổ chức tôn giáo: Quyết định công nhận tổ chức của cơ quan có thẩm quyền.

 

3. Quy trình đăng ký

Bước 1: Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký mẫu con dấu mới nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính tại Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội - Bộ Công an vào giờ hành chính các ngày làm việc trong tuần hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng thông tin Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ của Bộ Công an.

Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm theo bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ đối chiếu theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến: Văn bản, giấy tờ có trong hồ sơ phải là văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật (văn bản điện tử có định dạng PDF).

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và thành phần hồ sơ:

- Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ giải quyết và gửi Giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thành phần thì không tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu thì không tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ và gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ đề nộp hồ sơ.

Bước 3: Căn cứ theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận hồ sơ, người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ sẽ nhận kết quả trực tiếp hoặc nhận kết quả trả qua dịch vụ bưu chính gồm có con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Trên đây là nội dung bài viết của chúng tôi về chủ đề: Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới của cơ quan nhà nước thế nào? Nếu còn điều gì thắc mắc hoặc cần được tư vấn pháp luật, vui lòng liên hệ Luật Minh Khuê qua tổng đài 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn để được giải đáp. Trân trọng cảm ơn!