Hướng dẫn Thủ tục Đăng ký Mẫu dấu qua mạng mới nhất

1. Con dấu là gì?

Con dấu là vật thể được khắc chìm hay khắc nổi với mục đích tạo nên một hình dấu cố định trên văn bản. Con dấu thể hiện tính pháp lý cũng như tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu là cá nhân hay cơ quan tổ chức. Khi con dấu được đóng lên văn bản thể hiện cũng như khẳng định giá trị pháp lý đối với đối với các văn bản, giấy tờ.

Dưới góc độ pháp lý, con dấu được định nghĩa theo quy định tại khoản 1 điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu: “ 1. Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định này, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi”.

Con dấu đóng một vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Như vậy, con dấu doanh nghiệp được hiểu một cách đơn giản là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của một doanh nghiệp. Con dấu được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hay sau khi doanh nghiệp hoàn tất thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

2. Quy định của pháp luật hiện hành về con dấu

2.1. Quy định của pháp luật về con dấu của doanh nghiệp

Quy định về hình thức con dấu

Theo quy định tại khoản 1 điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về hình thức con dấu như sau: “1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Như vậy, Luật doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 2 hình thức bao gồm: Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu; Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc quy định công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp là nội dung mới của Luật Doanh nghiệp năm 2020 so với quy định tại Luật doanh nghiệp 2014. Việc đưa chữ ký điện tử làm con dấu của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như trước đây.

Quy định về thẩm quyền quyết định con dấu của doanh nghiệp: 

Theo khoản 2 điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp”.

Như vây, theo quy định trên thì chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

– Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.

– Số lượng con dấu.

– Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Quy định về nội dung thể hiện trên con dấu

Theo quy định tại khoản 2 điều 43 của Luật Doanh nghiệp năm 2020, thì doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Đây là điểm mới so với quy định trước đây, mở rộng hơn các quyền cho chủ doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Trong đó, thông tin về mã số doanh nghiệp và tên doanh nghiệp trong nội dung mẫu con dấu thực hiện theo quy định tại Điều 37 và Khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp.

Quy định về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 có các quy định việc quản lý và sử dụng con dấu với nhiều điểm khác biệt so với quy định trước đó, cụ thể như sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền 

Tại khoản 2 điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp được tự khắc dấu nhưng trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên tại khoản 3 điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2020 lại quy định: “ 3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”. Như vậy theo quy định mới, doanh nghiệp không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền. Quy định này nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Thứ hai, các bên giao dịch không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu

Nếu luật 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu thì luật Doanh nghiệp 2020 quy định “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật” (khoản 3 điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020), tức hai bên trong giao dịch sẽ không còn được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu nữa, từ đó đã nhằm hạn chế trường hợp sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

2.2. Quy định về con dấu của cơ quan nhà nước

Theo Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định cụ thể như sau:

“Điều 5. Điều kiện sử dụng con dấu

1. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quy định về việc được phép sử dụng con dấu trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền; phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

2. Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

3. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ và giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được phép sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi.

4. Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo mẫu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Trường hợp cần thiết phải sử dụng thêm con dấu như con dấu đã cấp (dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi), thực hiện theo quy định sau đây:

a) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng thêm dấu ướt phải được sự cho phép của cơ quan có thẩm quyền;

b) Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước tự quyết định việc sử dụng thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi;

c) Tổ chức kinh tế tự quyết định việc sử dụng thêm con dấu.”

Theo đó, con dấu của cơ quan nhà nước để sử dụng được thì phải đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng.

3. Về thủ tục đăng ký mẫu dấu

3.1. Đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Trước kia, theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 thì trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bỏ quy định này tại Luật Doanh nghiệp 2014. Đồng nghĩa, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu. Do đó, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng con dấu mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục nào khác.

Như vậy, hiện nay doanh nghiệp không cần phải thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu nữa. Tuy nhiên, ngoài con dấu được làm tại cơ sở khắc dấu thì hiện nay pháp luật còn thừa nhận hình thức dấu dưới hình thức chữ ký số. Theo đó, quý bạn đọc có thể tham khảo thủ tục đăng ký chữ ký số tổ chức, doanh nghiệp như sau:

Đối với các doanh nghiệp mới, việc sử dụng chữ ký số ngày càng được sử dụng rộng rãi, bởi nó giải quyết được nhiều vấn đề khó khăn đến việc kê khai, giao dịch. Vậy để sử dụng được chữ ký số, doanh nghiệp cần làm các thủ tục đăng ký nhất định.

Một bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số cơ bản sẽ có những giấy tờ sau:

- Bản sao công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động

- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;

- Bản sao công chứng Chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp luật doanh nghiệp, tổ chức (hoặc hộ chiếu).

Chỉ với 3 giấy tờ nêu trên, các tổ chức, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, Quý khách hàng cần nộp đến các đơn vị cung cấp chữ ký số đã lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo. Mức lệ phí cũng sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan đưa ra cũng như tùy vào từng gói dịch vụ do doanh nghiệp của bạn lựa chọn.

3.2. Thủ tục đăng ký mẫu con dấu mới của cơ quan nhà nước qua mạng

Bước 1: Để nộp hồ sơ dưới hình thức trực tuyến, Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có nhu cầu đăng ký mẫu con dấu mới có thể nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

Bước 2: Cán bộ tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ và thành phần của hồ sơ.

- Nếu hồ sơ hợp lệ và đủ thành phần thì tiếp nhận hồ sơ giải quyết và gửi Giấy biên nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu thành phần thì không tiếp nhận hồ sơ và gửi Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

- Nếu hồ sơ không đủ điều kiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì không tiếp nhận hồ sơ, nêu rõ lý do từ chối giải quyết hồ sơ và gửi Thông báo về việc từ chối giải quyết hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc qua thư điện tử (nếu có) cho người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến liên hệ nộp hồ sơ.

Bước 3: Căn cứ theo ngày hẹn trên Giấy biên nhận hồ sơ, người được cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước cử đến nộp hồ sơ sẽ nhận kết quả trực tiếp hoặc nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính gồm có con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Để tìm hiểu thêm thông tin liên quan đến vấn đề này, mời quý bạn đọc tham khảo bài viết: Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp.

Mọi thắc mắc chưa rõ hay có nhu cầu hỗ trợ vấn đề pháp lý khác, quý khách hàng vui lòng liên hệ với Luật sư tư vấn pháp luật đấu thầu trực tuyến qua số hotline: 1900.6162 để được hỗ trợ và giải đáp kịp thời. Xin trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm theo dõi bài viết của Luật Minh Khuê.