Thủ tục điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú

1. Điều kiện thực hiện điều chỉnh thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu

Để điều chỉnh thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:

* Điều kiện về bản thân:

- Là cá nhân có thay đổi thông tin về cư trú so với thông tin đã đăng ký trước đây.

- Có năng lực pháp lý đầy đủ.

- Không vi phạm pháp luật về quản lý cư trú.

* Điều kiện về giấy tờ, tài liệu:

- Có giấy tờ, tài liệu chứng minh việc thay đổi thông tin cư trú hợp lệ. Cụ thể bao gồm:

+ Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ cư trú:

-> Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp nhà ở tại địa chỉ mới (ví dụ: sổ hộ khẩu, hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng cho thuê nhà,...).

-> Giấy tờ chứng minh đã đăng ký tạm trú tại địa chỉ mới (nếu có).

+ Đối với trường hợp thay đổi thông tin nhân thân: Giấy tờ chứng minh thông tin nhân thân mới (ví dụ: chứng minh nhân dân/căn cước công dân mới, hộ chiếu mới,...).

+ Đối với trường hợp thay đổi thành phần hộ gia đình: Giấy tờ chứng minh sự kiện thay đổi thành phần hộ gia đình (ví dụ: giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy chứng nhận ly hôn,...).

- Giấy tờ, tài liệu nêu trên phải còn hiệu lực sử dụng và không bị tẩy xóa, sửa chữa.

2. Hồ sơ cần thiết để điều chỉnh thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu

Theo quy định tại tiểu mục 4.3 Mục 4 Phần thứ hai Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 320/QĐ-BCA 2024, hồ sơ điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú bao gồm:

* Tờ khai thay đổi thông tin cư trú:

- Mẫu CT01 ban hành kèm theo Thông tư 66/2023/TT-BCA.

- Tờ khai cần được kê khai đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người kê khai.

* Giấy tờ, tài liệu chứng minh việc điều chỉnh thông tin:

- Tùy thuộc vào trường hợp điều chỉnh thông tin cụ thể:

+ Thay đổi địa chỉ cư trú: Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp nhà ở tại địa chỉ mới (ví dụ: sổ hộ khẩu, hợp đồng mua bán nhà, hợp đồng cho thuê nhà,...), Giấy tờ chứng minh đã đăng ký tạm trú tại địa chỉ mới (nếu có).

+ Thay đổi thông tin nhân thân: Giấy tờ chứng minh thông tin nhân thân mới (ví dụ: chứng minh nhân dân/căn cước công dân mới, hộ chiếu mới,...).

+ Thay đổi thành phần hộ gia đình: Giấy tờ chứng minh sự kiện thay đổi thành phần hộ gia đình (ví dụ: giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh, giấy chứng nhận ly hôn,...).

- Giấy tờ, tài liệu nêu trên phải còn hiệu lực sử dụng và không bị tẩy xóa, sửa chữa.

- Lưu ý: Trường hợp đã có thông tin về sự thay đổi trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì công dân không phải xuất trình giấy tờ chứng minh.

* Lưu ý khi nộp hồ sơ đăng ký cư trú

- Nộp hồ sơ trực tiếp:

+ Bản sao giấy tờ:

-> Có thể nộp bản sao giấy tờ, tài liệu được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao giấy tờ được cấp từ sổ gốc.

-> Hoặc bản quét, bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ, tài liệu để đối chiếu.

+ Trách nhiệm của người tiếp nhận:

-> Kiểm tra, đối chiếu bản quét, bản chụp với bản chính và ký xác nhận.

-> Không yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đã đối chiếu.

+ Lưu ý:

-> Giấy tờ bản sao, bản quét, bản chụp phải rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung.

-> Nếu là giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp: Phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định; Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

- Đăng ký cư trú trực tuyến:

+ Khai báo thông tin: Theo biểu mẫu điện tử được cung cấp sẵn.

+ Đăng tải giấy tờ:

-> Bản quét hoặc bản chụp giấy tờ, tài liệu hợp lệ (không cần công chứng, chứng thực, ký số hoặc xác thực).

-> Hoặc dẫn nguồn tài liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân.

+ Trách nhiệm của công dân: Xuất trình bản chính giấy tờ đã đăng tải khi cơ quan đăng ký cư trú kiểm tra, xác minh.

+ Lưu ý:

-> Giấy tờ bản quét, bản chụp phải rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung.

-> Nếu là giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp: Phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định; Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

- Trường hợp không cần nộp/xuất trình giấy tờ:

+ Thông tin giấy tờ chứng minh điều kiện đăng ký cư trú đã được chia sẻ và khai thác từ cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành.

+ Công dân có sự điều chỉnh về hộ tịch mà các thông tin này đã được cập nhật, chia sẻ từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

3. Trình tự thực hiện điều chỉnh thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu

Căn cứ theo Quyết định 320/QĐ-BCA 2024, trình tự, thủ tục điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú được thực hiện theo các bước sau:

* Bước 1: Cá nhân, tổ chức chuẩn bị hồ sơ

- Thành phần hồ sơ theo quy định tại tiểu mục 4.3 Mục 4 Phần thứ hai Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 320/QĐ-BCA 2024, bao gồm:

+ Tờ khai thay đổi thông tin cư trú (Mẫu CT01 ban hành kèm theo Thông tư 66/2023/TT-BCA).

+ Giấy tờ, tài liệu chứng minh việc điều chỉnh thông tin (tùy theo trường hợp cụ thể).

- Lưu ý:

+ Hồ sơ cần được kê khai đầy đủ, chính xác và có chữ ký của người kê khai.

+ Giấy tờ, tài liệu chứng minh phải còn hiệu lực sử dụng và không bị tẩy xóa, sửa chữa.

+ Trường hợp đã có thông tin về sự thay đổi trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì công dân không phải xuất trình giấy tờ chứng minh.

* Bước 2: Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Công an cấp xã nơi cư trú.

* Bước 3: Công an cấp xã tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ:

+ Tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ (mẫu CT04) cho người đăng ký.

+ Hẹn trả kết quả giải quyết thủ tục.

- Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện nhưng chưa đầy đủ:

+ Hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.

+ Cấp Phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ (mẫu CT05) cho người đăng ký.

- Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện:

+ Từ chối tiếp nhận và giải quyết hồ sơ.

+ Cấp Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ (mẫu CT06) cho người đăng ký.

* Bước 4: Nhận kết quả giải quyết thủ tục

Căn cứ theo ngày hẹn trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ, người đăng ký đến Công an cấp xã để nhận thông báo kết quả giải quyết thủ tục.

* Bạn có thể thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú theo hai cách:

- Nộp hồ sơ trực tiếp:

+ Địa điểm nộp hồ sơ: Công an cấp xã nơi bạn đang cư trú.

+ Thời gian tiếp nhận: Giờ hành chính các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật).

- Nộp hồ sơ trực tuyến:

+ Cổng dịch vụ công trực tuyến: Cổng dịch vụ công quốc gia; Cổng dịch vụ công Bộ Công an.

+ Ứng dụng VNeID: Tải ứng dụng VNeID trên điện thoại thông minh và thực hiện theo hướng dẫn.

+ Dịch vụ công trực tuyến khác: Theo quy định của pháp luật.

- Lưu ý:

+ Cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định trước khi nộp.

+ Hồ sơ nộp trực tuyến cần được bảo đảm an toàn, bảo mật.

+ Khi nộp hồ sơ trực tiếp, bạn cần mang theo bản gốc các giấy tờ, tài liệu để đối chiếu.

+ Sau khi nộp hồ sơ, bạn sẽ nhận được thông báo về thời gian và địa điểm nhận kết quả giải quyết thủ tục.

4. Thời gian giải quyết việc điều chỉnh thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu

Căn cứ theo tiểu mục 4.4 Mục 4 Phần thứ hai Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 320/QĐ-BCA 2024, thời hạn giải quyết thủ tục điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú là 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

- Lưu ý:

+ Ngày làm việc: Là ngày trong tuần, không kể ngày nghỉ lễ, tết theo quy định của pháp luật.

+ Hồ sơ hợp lệ: Là hồ sơ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thành phần, nội dung theo quy định.

+ Trường hợp cần thu thập thêm thông tin hoặc xác minh, thời hạn giải quyết có thể kéo dài thêm nhưng không quá 05 ngày làm việc.

+ Sau khi hết thời hạn giải quyết mà cơ quan đăng ký cư trú không thông báo kết quả cho người đăng ký thì người đăng ký có quyền khiếu nại theo quy định.

5. Trường hợp từ chối điều chỉnh thông tin cư trú trong cơ sở dữ liệu

Theo quy định tại tiểu mục 4.3 Mục 4 Phần thứ hai Thủ tục ban hành kèm theo Quyết định 320/QĐ-BCA 2024, hồ sơ điều chỉnh thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu về cư trú sẽ bị từ chối trong các trường hợp sau:

- Hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ:

+ Thiếu thành phần hồ sơ theo quy định.

+ Giấy tờ, tài liệu chứng minh không đầy đủ hoặc không hợp lệ (ví dụ: hết hạn sử dụng, bị tẩy xóa, sửa chữa,...).

+ Tờ khai thay đổi thông tin cư trú không được kê khai đầy đủ, chính xác hoặc không có chữ ký của người kê khai.

- Thông tin khai báo không chính xác:

+ Thông tin khai báo trong Tờ khai thay đổi thông tin cư trú không khớp với thông tin đã đăng ký trước đây hoặc với thông tin trong các giấy tờ, tài liệu chứng minh.

+ Cung cấp thông tin sai lệch, giả mạo.

- Lý do khác theo quy định của pháp luật:

+ Người đăng ký không có thẩm quyền thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin.

+ Người đăng ký đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành án phạt tù.

+ Có hành vi vi phạm pháp luật về quản lý cư trú.

- Lưu ý:

+ Khi hồ sơ bị từ chối, cơ quan đăng ký cư trú sẽ có Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ (mẫu CT06) ghi rõ lý do từ chối và hướng dẫn người đăng ký cách khắc phục.

+ Người đăng ký có quyền khắc phục sai sót và nộp lại hồ sơ sau khi hết thời hạn từ chối.

Ngoài ra, có thể tham khảo: Quy định về xác nhận thông tin cư trú và xác minh hộ khẩu, nhân khẩu. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.