Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN được thực hiện thế nào?

1. Quy định mới nhất về chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Kể từ ngày 01/07/2022, đã có sự thay đổi quan trọng về quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tại Việt Nam. Theo quy định mới nhất, cơ quan thuế sẽ không còn cung cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN in giấy như trước đây.

Điều này ảnh hưởng đến các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân, yêu cầu họ phải chuyển đổi sang sử dụng hình thức chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Điều này có nghĩa là thay vì nhận được chứng từ in giấy từ cơ quan thuế, họ sẽ phải sử dụng hệ thống điện tử để tạo ra và lưu trữ chứng từ này.

Quy định mới này được áp dụng nhằm thúc đẩy sử dụng công nghệ và giảm sự phụ thuộc vào chứng từ vật lý. Bằng cách chuyển đổi sang chứng từ điện tử, việc quản lý và tiếp cận thông tin về khấu trừ thuế TNCN sẽ trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp và tổ chức cá nhân có thể lưu trữ chứng từ trên hệ thống điện tử của mình và truy cập vào chúng mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính hoặc thiết bị di động.

Để sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân cần đăng ký và sử dụng các phần mềm hoặc ứng dụng hỗ trợ cung cấp chứng từ này. Cơ quan thuế cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình đăng ký và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

Quy định này cũng đặt ra yêu cầu về tính bảo mật và chính xác của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân phải đảm bảo rằng thông tin trên chứng từ điện tử là chính xác và không bị thay đổi trái phép. Họ cũng phải tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và sử dụng chứng từ theo quy định của cơ quan thuế.

Tổng quan, quy định mới về chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại Việt Nam đã chuyển từ hình thức in giấy sang hình thức điện tử. Điều này yêu cầu các doanh nghiệp và tổ chức cá nhân phải thích nghi với việc sử dụng chứng từ điện tử và tuân thủ các quy định liên quan. Sự chuyển đổi này đồng thời mang lại lợi ích về quản lý thông tin và tiết kiệm thời gian cho các bên liên quan.

2. Hồ sơ mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Trong quá trình đăng ký dịch vụ, thường cần chuẩn bị một số giấy tờ quan trọng để nộp cho cơ quan có thẩm quyền. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:

- Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp: Đây là bản scan của giấy đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp. Giấy tờ này có thể là Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy phép kinh doanh hoặc các tài liệu tương tự. Bản scan này sẽ cung cấp thông tin về tên công ty, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh và các thông tin liên quan khác.

- Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp: Đây là bản scan của giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, bao gồm Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu. Thông qua giấy tờ này, cơ quan có thể xác định danh tính của người đại diện pháp luật và đảm bảo tính chính xác trong quá trình đăng ký dịch vụ.

- Trường hợp người ký được ủy quyền: Nếu người ký đại diện bị ủy quyền để thực hiện thủ tục đăng ký, thì cần cung cấp thêm các giấy tờ sau:

+ Giấy ủy quyền: Đây là bản scan của giấy tờ chứng minh việc ủy quyền từ người đại diện pháp luật đến người ký khác. Giấy ủy quyền này phải được lập theo quy định pháp luật và thể hiện rõ quyền hạn của người được ủy quyền.

+ Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người được ủy quyền: Đây là bản scan của giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền, nhằm xác định danh tính của người này và đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình đăng ký.

Việc chuẩn bị và nộp đầy đủ các giấy tờ trên sẽ giúp đảm bảo quá trình đăng ký dịch vụ diễn ra thuận lợi và đúng quy trình. Các cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét và xác nhận thông tin dựa trên những giấy tờ này để tiến hành thủ tục đăng ký dịch vụ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức tương ứng.

3. Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo Công văn số 2455/TCT-DNNCN năm 2022 ban hành, cơ quan thuế sẽ không tiếp tục cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) do cơ quan thuế in; tuy nhiên, những trường hợp đã có chứng từ khấu trừ mua từ cơ quan thuế vẫn có thể tiếp tục sử dụng chứng từ này.

Vì vậy, hiện tại, các doanh nghiệp và tổ chức không thể làm thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại cơ quan thuế.

Theo khoản 5, điều 12 của Thông tư số 78/2021/TT-BTC, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp và tổ chức cá nhân đều phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN dưới dạng điện tử.

Với chứng từ dạng điện tử, theo quy định tại khoản 2, điều 33 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế TNCN có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, doanh nghiệp có thể tham khảo một số đơn vị uy tín như VNPT (phần mềm INVOICE VNPT), BKAV (phần mềm eChungtu), SOFTDREAM (phần mềm EASYPIT),... để chọn lựa phần mềm phù hợp cho mình.

Thủ tục mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử có thể có những khác biệt nhất định giữa các đơn vị cung cấp. Tuy nhiên, chung quy lại, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Doanh nghiệp nên tham khảo và lựa chọn gói chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. Có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm có sẵn trên thị trường và doanh nghiệp cần xem xét các tính năng, giá cả và đáng tin cậy của từng gói để đưa ra quyết định.

Bước 2: Sau khi lựa chọn gói phần mềm, doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ đăng ký dịch vụ và tiến hành ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với đơn vị cung cấp phần mềm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Quá trình này thường được thực hiện thông qua liên hệ với nhân viên kinh doanh của đơn vị cung cấp.

Bước 3: Sau khi ký kết hợp đồng, nhân viên của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ hướng dẫn doanh nghiệp về cách sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Hướng dẫn này có thể bao gồm việc cài đặt phần mềm, nhập dữ liệu, tạo chứng từ, và các thao tác liên quan khác.

Bước 4: Sau khi được hướng dẫn, doanh nghiệp có thể thử nghiệm sử dụng phần mềm trong một thời gian nhất định. Khi đã thử nghiệm và đánh giá đầy đủ, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ chính thức bàn giao phần mềm cho doanh nghiệp sử dụng trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Trên đây là quy trình chung mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Quá trình chi tiết có thể thay đổi tùy theo từng đơn vị cung cấp phần mềm và doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với nhân viên kinh doanh của đơn vị để được tư vấn và hỗ trợ thông tin chi tiết hơn.

4. Lưu ý khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Việc mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đòi hỏi sự lưu ý đối với doanh nghiệp và tổ chức cá nhân để đảm bảo tính bảo mật và tuân thủ quy định pháp luật.

Trước tiên, việc bảo vệ tính bảo mật của hệ thống quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp và tổ chức cá nhân nên chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín và đáng tin cậy để đảm bảo an toàn thông tin. Đồng thời, cần áp dụng các biện pháp bảo mật, như mã hóa dữ liệu, xác thực người dùng, và giới hạn quyền truy cập, để ngăn chặn việc truy cập trái phép và lạm dụng thông tin.

Thứ hai, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cần tuân thủ đúng mục đích và quy định của pháp luật. Doanh nghiệp và tổ chức cá nhân phải đảm bảo rằng chứng từ được tạo ra và sử dụng đúng cho mục đích khấu trừ thuế TNCN, không vi phạm quy định liên quan đến nội dung, hình thức và thời hạn sử dụng chứng từ. Ngoài ra, cần tuân thủ đầy đủ các quy định về lưu trữ, bảo quản và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định của cơ quan thuế.

Việc tuân thủ những lưu ý này không chỉ giúp doanh nghiệp và tổ chức cá nhân đảm bảo tính bảo mật thông tin mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và xử lý vi phạm từ cơ quan thuế. Đồng thời, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đúng mục đích cũng góp phần tăng tính minh bạch và chính xác trong quản lý thuế của các tổ chức và cá nhân.

Bài viết liên quan: Thuê nhà của cá nhân có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?

Trên đây là toàn bộ nội dung bài viết của Luật Minh Khuê về vấn đề:  Luật Minh Khuê xin tiếp nhận yêu cầu tư vấn về pháp luật qua số hotline: 1900.6162 hoặc email: lienhe@luatminhkhue.vn. Xin cảm ơn quý bạn đọc đã quan tâm theo dõi!