Thủ tục rút hồ sơ gốc xe máy gồm những gì? ở đâu?

1. Rút hồ sơ gốc xe máy là gì và tại sao cần thực hiện?

Trong thực tế, "rút hồ sơ gốc xe máy" là cách gọi quen thuộc của người dân đối với thủ tục thu hồi chứng nhận đăng ký xe và biển số xe theo quy định của pháp luật. Thuật ngữ "rút hồ sơ gốc" vẫn được sử dụng phổ biến trong các giao dịch mua bán, tặng cho hoặc sang tên xe, tuy nhiên tên gọi chính thức trong hệ thống thủ tục hành chính hiện nay là thủ tục thu hồi đăng ký xe và biển số xe.

Theo Thông tư 24/2023/TT-BCA, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 28/2024/TT-BCA và tiếp tục được hướng dẫn tại Thông tư 79/2024/TT-BCA, khi phát sinh việc chuyển quyền sở hữu xe như mua bán, tặng cho, thừa kế, góp vốn, điều chuyển hoặc khi chủ xe chuyển nơi cư trú sang tỉnh, thành phố khác thì chủ xe phải thực hiện thủ tục thu hồi tại cơ quan công an đang quản lý hồ sơ đăng ký xe.

Đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là bước bắt buộc để chấm dứt việc quản lý phương tiện đối với chủ cũ, đồng thời tạo cơ sở pháp lý để chủ mới hoàn tất việc đăng ký sang tên theo quy định.

Một trong những điểm thay đổi quan trọng của chính sách quản lý xe cơ giới hiện nay là việc chuyển từ quản lý phương tiện theo biển số thông thường sang quản lý bằng biển số định danh gắn với chủ sở hữu.

Kể từ ngày 15/8/2023, biển số xe 5 số được cấp và quản lý theo mã định danh của cá nhân hoặc tổ chức. Điều này đồng nghĩa với việc biển số không còn được chuyển giao cùng chiếc xe khi mua bán như trước đây. Khi thực hiện thủ tục thu hồi, biển số sẽ được cơ quan đăng ký xe thu hồi và lưu giữ trên hệ thống dữ liệu điện tử trong thời hạn 5 năm để chủ xe sử dụng khi đăng ký phương tiện khác. Hết thời hạn này mà chủ xe không đăng ký xe mới thì biển số sẽ được đưa trở lại kho số để cấp cho người khác theo quy định.

Đối với các phương tiện vẫn đang sử dụng biển số 3 số hoặc 4 số, khi phát sinh thủ tục sang tên hoặc di chuyển xe, cơ quan công an sẽ thu hồi biển cũ và thực hiện cấp biển số định danh 5 số theo quy định hiện hành.

Việc thực hiện thủ tục rút hồ sơ gốc còn có ý nghĩa đặc biệt trong việc xác định trách nhiệm pháp lý của các bên sau khi chuyển nhượng phương tiện.

Theo quy định của Thông tư 24/2023/TT-BCA, nếu chủ xe không thực hiện thủ tục thu hồi sau khi đã bán hoặc chuyển quyền sở hữu thì vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với các vấn đề phát sinh liên quan đến chiếc xe đó.

Trong thực tế, điều này có thể dẫn đến nhiều rủi ro như:

• Xe vi phạm giao thông và bị xử phạt nguội.
• Xe gây tai nạn rồi bỏ trốn.
• Xe bị sử dụng để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật.
• Chủ cũ phải làm việc với cơ quan chức năng để giải trình mặc dù không còn trực tiếp sử dụng phương tiện.

Chính vì vậy, việc hoàn tất thủ tục thu hồi ngay sau khi chuyển nhượng không chỉ bảo vệ quyền lợi của bên bán mà còn giúp cơ quan quản lý xác định đúng chủ thể chịu trách nhiệm đối với phương tiện.

Ngoài việc chấm dứt trách nhiệm của chủ cũ, giấy chứng nhận thu hồi đăng ký và biển số xe còn là thành phần hồ sơ bắt buộc để bên nhận chuyển nhượng thực hiện đăng ký sang tên.

Sau khi cơ quan công an cấp giấy chứng nhận thu hồi, người mua sẽ sử dụng giấy tờ này để nộp hồ sơ đăng ký tại cơ quan đăng ký xe nơi mình cư trú. Nếu không có giấy chứng nhận thu hồi thì hệ thống đăng ký xe sẽ không đủ căn cứ để giải quyết việc sang tên và cấp đăng ký mới.

Có thể thấy, thủ tục rút hồ sơ gốc xe máy hiện nay không còn chỉ áp dụng trong trường hợp chuyển xe khác tỉnh như trước đây mà đã trở thành bước bắt buộc đối với hầu hết các trường hợp chuyển quyền sở hữu phương tiện. Việc thực hiện đúng trình tự và đúng thời hạn không chỉ giúp giao dịch mua bán diễn ra thuận lợi mà còn bảo đảm quyền, nghĩa vụ pháp lý của cả bên bán và bên mua theo quy định của pháp luật hiện hành.

2. Thủ tục rút hồ sơ gốc xe máy mới nhất 2026

Hiện nay, thủ tục rút hồ sơ gốc xe máy được thực hiện theo quy định tại Thông tư 24/2023/TT-BCA, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 28/2024/TT-BCA và hướng dẫn tại Thông tư 79/2024/TT-BCA. Quy trình giải quyết được triển khai kết hợp giữa hình thức trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công và nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích, giúp người dân tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn khi thực hiện.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Người thực hiện thủ tục cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế phải bổ sung giấy tờ và rút ngắn thời gian giải quyết.

Trình tự thực hiện

Quy trình rút hồ sơ gốc xe máy được thực hiện qua 4 bước cơ bản.

Bước 1. Kê khai hồ sơ trực tuyến.

Người thực hiện đăng nhập Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, lựa chọn thủ tục thu hồi chứng nhận đăng ký xe và biển số xe, sau đó kê khai đầy đủ thông tin theo biểu mẫu điện tử.

Sau khi gửi hồ sơ thành công, hệ thống sẽ cấp mã hồ sơ trực tuyến và thông báo lịch hẹn giải quyết.

Bước 2. Nộp hồ sơ.

Người dân nộp bộ hồ sơ giấy tại cơ quan công an đang quản lý hồ sơ xe hoặc gửi thông qua dịch vụ bưu chính công ích.

Nếu không ký điện tử thì cần in Giấy khai thu hồi, ký tên và dán đầy đủ bản chà số máy, số khung.

Bước 3. Cơ quan công an tiếp nhận và kiểm tra.

Cán bộ đăng ký xe sẽ:

• Đối chiếu thông tin trên hệ thống.
• Kiểm tra giấy tờ của chủ xe.
• Kiểm tra chứng từ chuyển quyền sở hữu.
• Đối chiếu số máy, số khung.

Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan công an sẽ thu hồi đăng ký xe, biển số xe và cấp giấy hẹn trả kết quả.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, người dân sẽ được hướng dẫn bổ sung theo đúng quy định.

Bước 4. Nhận kết quả.

Đến ngày hẹn, người nộp hồ sơ nhận:

• Giấy chứng nhận thu hồi chứng nhận đăng ký xe, biển số xe.
• 01 bản chà số máy, số khung đã được cơ quan công an đóng dấu giáp lai.

Đây là giấy tờ bắt buộc để thực hiện thủ tục sang tên xe tại nơi cư trú của chủ mới

3. Địa điểm và thẩm quyền giải quyết rút hồ sơ xe máy

Việc xác định đúng nơi nộp hồ sơ là yếu tố quan trọng để tránh phải đi lại nhiều lần.

Theo quy định hiện hành, hồ sơ phải được nộp tại cơ quan công an đang quản lý hồ sơ đăng ký của chiếc xe, tức là nơi đã cấp giấy chứng nhận đăng ký xe trước đây.

Thẩm quyền giải quyết được phân cấp như sau:

Nguyên tắc quan trọng là không nộp hồ sơ tại nơi người mua đang sinh sống nếu nơi đó không phải là cơ quan đang quản lý hồ sơ xe.

Ví dụ, xe được đăng ký tại tỉnh A nhưng bán cho người cư trú tại tỉnh B thì trước tiên phải thực hiện thủ tục thu hồi tại tỉnh A. Sau khi có Giấy chứng nhận thu hồi, người mua mới tiến hành đăng ký sang tên tại tỉnh B.

4. Rút hồ sơ gốc xe máy có cần chủ xe và mang xe đi không?

Đây là một trong những câu hỏi được nhiều người quan tâm nhất.

Có phải mang xe đến cơ quan công an không?

Thông thường là không.

Theo quy định hiện hành, khi thực hiện thủ tục thu hồi đăng ký xe và biển số xe, người dân không phải đưa xe máy đến cơ quan công an.

Thay vào đó, chỉ cần chuẩn bị:

• 02 bản chà số máy.
• 02 bản chà số khung.

Các bản chà sẽ được cơ quan đăng ký xe kiểm tra và lưu cùng hồ sơ.

Tuy nhiên, nếu bản chà không rõ, có dấu hiệu sửa chữa hoặc không trùng khớp với dữ liệu quản lý thì cơ quan công an có quyền yêu cầu đưa xe đến để kiểm tra thực tế.

Chủ xe có bắt buộc phải trực tiếp đi làm thủ tục không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp.

Chủ xe có thể lựa chọn một trong các hình thức sau:

• Tự thực hiện trực tiếp.
• Thực hiện trực tuyến và gửi hồ sơ qua bưu chính công ích.
• Ủy quyền cho người khác bằng văn bản ủy quyền hợp pháp.

Người được ủy quyền chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân cùng giấy ủy quyền theo quy định.

Đối với trường hợp chủ cũ không hợp tác sau khi đã bán xe quá 30 ngày, Thông tư 79/2024/TT-BCA đã bổ sung cơ chế để người nhận chuyển nhượng có thể đề nghị cơ quan đăng ký xe xử lý vi phạm đối với chủ cũ và tiếp tục giải quyết thủ tục thu hồi, sang tên theo quy định.

5. Chi phí, lệ phí và thời gian xử lý rút hồ sơ gốc xe máy

Một trong những điểm thuận lợi hiện nay là thủ tục thu hồi đăng ký xe không phải nộp lệ phí nhà nước.

Lệ phí thực hiện

Theo Thông tư 60/2023/TT-BTC:

• Lệ phí thu hồi đăng ký, biển số xe: 0 đồng.

Tuy nhiên, người dân vẫn có thể phát sinh một số khoản chi phí thực tế như:

• Phí công chứng hoặc chứng thực hợp đồng mua bán.
• Chi phí chuyển phát hồ sơ qua bưu điện.
• Chi phí chà số máy, số khung nếu thuê dịch vụ.

Thời gian giải quyết

Thời hạn xử lý được quy định như sau:

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận thu hồi, người mua có thể tiến hành thủ tục đăng ký sang tên theo quy định.

6. Những lưu ý quan trọng khi tự rút hồ sơ gốc xe máy

Khi tự thực hiện thủ tục, người dân cần lưu ý một số vấn đề sau để tránh phát sinh vi phạm.

Thứ nhất, phải thực hiện thủ tục thu hồi trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày lập giấy tờ chuyển quyền sở hữu xe.

Nếu quá thời hạn này, chủ xe có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trước khi cơ quan công an tiếp tục giải quyết hồ sơ.

Thứ hai, chủ xe vẫn phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu chưa hoàn tất thủ tục thu hồi.

Mọi vi phạm phát sinh từ chiếc xe vẫn có thể được xác định theo thông tin chủ xe đang đứng tên trong hệ thống đăng ký.

Thứ ba, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi nộp.

Đặc biệt cần kiểm tra:

• Giấy chứng nhận đăng ký xe.
• Biển số xe.
• Bản chà số máy, số khung.
• Hợp đồng mua bán hoặc giấy tờ chuyển quyền sở hữu.

Thứ tư, sau khi đã nộp lại đăng ký xe và biển số thì xe không còn đủ điều kiện tham gia giao thông.

Nếu vẫn điều khiển xe lưu thông, người sử dụng có thể bị xử phạt về hành vi:

• Không có Giấy chứng nhận đăng ký xe.
• Không gắn biển số xe.

Trong trường hợp cần di chuyển xe đến địa phương khác để đăng ký sang tên, người dân phải làm thủ tục đăng ký xe tạm thời và được cấp biển số tạm theo quy định.

7. Giải đáp các thắc mắc thường gặp về thủ tục rút hồ sơ xe máy

Mua xe qua nhiều đời chủ thì có rút hồ sơ gốc được không?

Có. Người đang sử dụng xe vẫn có thể thực hiện thủ tục theo cơ chế xử lý đối với xe đã chuyển quyền sở hữu qua nhiều người quy định tại Điều 31 Thông tư 24/2023/TT-BCA. Cơ quan công an sẽ tiếp nhận hồ sơ, niêm yết công khai, xác minh và giải quyết theo trình tự pháp luật.

Mua bán xe trong cùng tỉnh có phải rút hồ sơ gốc không?

Có. Theo quy định hiện hành, mọi trường hợp chuyển quyền sở hữu xe đều phải thực hiện thủ tục thu hồi đăng ký và biển số xe, không phân biệt cùng tỉnh hay khác tỉnh.

Mất giấy đăng ký xe có rút hồ sơ được không?

Được. Chủ xe chỉ cần kê khai rõ lý do bị mất trong Giấy khai thu hồi. Cơ quan công an sẽ tiến hành xác minh trước khi cấp Giấy chứng nhận thu hồi theo thời hạn luật định.

Xe đang sử dụng biển số 3 số hoặc 4 số sẽ xử lý như thế nào?

Khi thực hiện sang tên, cơ quan công an sẽ thu hồi biển số cũ và cấp biển số định danh 5 số cho chủ sở hữu mới theo quy định hiện hành.

Biển số định danh sau khi thu hồi sẽ được giữ trong bao lâu?

Biển số định danh được lưu giữ cho chủ xe trong thời hạn 5 năm kể từ ngày có quyết định thu hồi. Nếu trong thời gian này chủ xe đăng ký phương tiện mới thì sẽ được cấp lại chính biển số đó. Sau khi hết thời hạn 5 năm mà không đăng ký xe mới, biển số sẽ được đưa vào kho số để cấp cho tổ chức, cá nhân khác theo quy định.

Quý bạn đọc cũng có thể xem thêm:

• Đăng ký xe máy ở TP Hà Nội, Hồ Chí Minh hết bao nhiêu tiền?
• Mua xe và đăng ký xe khác tỉnh có được không? Độ tuổi được đăng ký xe máy
• Thủ tục đăng ký xe máy mới cần những giấy tờ gì?