Mục lục bài viết

Trong quá trình hoạt động, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu thay đổi người đứng đầu để phù hợp với định hướng quản lý, mở rộng hoạt động kinh doanh hoặc sắp xếp lại bộ máy nhân sự. Khi có sự thay đổi này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi nội dung hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng quy định pháp luật. Việc thực hiện đúng và đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện mà còn tránh các rủi ro liên quan đến giao dịch, thuế và quản lý doanh nghiệp. Vậy thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện được thực hiện như thế nào và cần lưu ý những vấn đề gì?

1. Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện là gì?

Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện là cá nhân được doanh nghiệp bổ nhiệm để quản lý và điều hành hoạt động tại đơn vị phụ thuộc. Đây là người thay mặt doanh nghiệp thực hiện các công việc phát sinh trong phạm vi được giao. Người đứng đầu có vai trò tổ chức hoạt động, quản lý nhân sự và duy trì công việc hằng ngày tại chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Tùy theo sự phân công của doanh nghiệp, người này có thể được quyền ký kết hồ sơ, giấy tờ hoặc làm việc với cơ quan nhà nước. Việc bổ nhiệm người đứng đầu giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình quản lý và mở rộng hoạt động kinh doanh ở nhiều địa phương khác nhau.

Đối với chi nhánh, người đứng đầu thường trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh và triển khai các kế hoạch của doanh nghiệp. Trong khi đó, người đứng đầu văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện nhiệm vụ đại diện, liên lạc và hỗ trợ hoạt động xúc tiến thương mại cho công ty. Dù đảm nhiệm vị trí nào thì người đứng đầu cũng phải chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền hạn được giao. Đây là người thường xuyên làm việc với khách hàng, đối tác và các cơ quan quản lý liên quan trong quá trình hoạt động. Vì vậy, doanh nghiệp thường lựa chọn cá nhân có kinh nghiệm, kỹ năng quản lý và khả năng xử lý công việc để đảm nhiệm vị trí này.

2. Khi nào phải làm thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh (Trưởng chi nhánh) không phải lúc nào cũng phát sinh, nhưng theo quy định pháp luật doanh nghiệp, khi có sự thay đổi thực tế về nhân sự giữ chức danh này, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Dưới đây là các trường hợp cụ thể bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện:

- Khi doanh nghiệp quyết định thay thế người đứng đầu. Đây là trường hợp phổ biến nhất. Doanh nghiệp phải làm thủ tục khi:

  • Bổ nhiệm người mới thay thế người đứng đầu cũ;
  • Điều chuyển nhân sự nội bộ sang vị trí đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện;
  • Miễn nhiệm, cách chức người đang giữ chức vụ.

Khi có quyết định nội bộ (quyết định của công ty), doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký thay đổi với Phòng Đăng ký kinh doanh.

- Khi người đứng đầu không còn đủ điều kiện đảm nhiệm. Doanh nghiệp phải thay đổi khi người đứng đầu rơi vào các trường hợp:

  • Bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù;
  • Bị cấm đảm nhiệm chức vụ theo quyết định của Tòa án;
  • Mất năng lực hành vi dân sự hoặc bị hạn chế năng lực hành vi;
  • Không còn đáp ứng điều kiện theo quy định nội bộ công ty.

- Khi người đứng đầu nghỉ việc hoặc chấm dứt quan hệ lao động. Bao gồm:

  • Tự nguyện nghỉ việc;
  • Hết hợp đồng lao động và không gia hạn;
  • Bị sa thải hoặc đơn phương chấm dứt hợp đồng.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải Bổ nhiệm người mới hoặc thực hiện thủ tục thay đổi trong thời hạn luật định

- Khi có thay đổi thông tin cá nhân của người đứng đầu cũng phải đăng ký thay đổi, ví dụ như một số thông tin về:

  • Thay đổi CCCD/CMND/hộ chiếu
  • Thay đổi họ tên;
  • Thay đổi địa chỉ thường trú.

- Khu có yêu cầy từ cơ quan có thẩm quyền, một số trường hợp như:

  • Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu cập nhật thông tin
  • Phục vụ thanh tra, kiểm tra
  • Điều chỉnh để phù hợp với hồ sơ pháp lý

Việc thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện là thủ tục bắt buộc khi có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến nhân sự hoặc thông tin người giữ chức vụ này. Doanh nghiệp cần theo dõi sát các biến động nội bộ để kịp thời thực hiện thủ tục, tránh rủi ro pháp lý và xử phạt không đáng có.

3.Thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Căn cứ Điều 56 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi người đứng đầu chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trước khi thực hiện thủ tục đăng ký. Hồ sơ bao gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện (Mẫu số 19 Phụ lục I Nghị định 168/2025/NĐ-CP).

Trường hợp người đại diện theo pháp luật không trực tiếp thực hiện thủ tục thì cần bổ sung văn bản ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Các thông tin về người đứng đầu mới phải được kê khai đầy đủ, chính xác để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. 

Tải về: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh hoặc văn phòng đại diện. Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thực hiện đăng ký trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc đăng ký thay đổi người đứng đầu phải được thực hiện trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày phát sinh thay đổi theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp cần theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ để kịp thời bổ sung nếu có yêu cầu từ cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và thông báo thời gian trả kết quả cho doanh nghiệp. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các tài liệu đã nộp. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ giải quyết thủ tục theo quy định. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc có sai sót, doanh nghiệp sẽ được thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung và lý do cụ thể. 

Bước 4: Nhận kết quả thay đổi người đứng đầu

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký hoạt động nếu doanh nghiệp có nhu cầu. Kết quả này ghi nhận chính thức thông tin của người đứng đầu mới trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên giấy chứng nhận để bảo đảm tính chính xác trước khi sử dụng trong hoạt động thực tế. Việc hoàn tất thủ tục giúp chi nhánh hoặc văn phòng đại diện hoạt động đúng quy định pháp luật và thuận lợi trong các giao dịch sau này. 

4. Doanh nghiệp có thể đồng thời thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp không?

Theo khoản 6 Điều 4 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể đồng thời thực hiện nhiều thủ tục đăng ký doanh nghiệp trong cùng một bộ hồ sơ. Cụ thể, doanh nghiệp được kết hợp thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với thông báo thay đổi, cập nhật, bổ sung hoặc hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp. Quy định này giúp doanh nghiệp giảm số lần nộp hồ sơ và tiết kiệm thời gian thực hiện thủ tục hành chính. Đồng thời, doanh nghiệp cũng thuận tiện hơn khi có nhiều nội dung cần điều chỉnh cùng lúc. Đây là quy định nhằm đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Theo quy định trên, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện riêng từng thủ tục nếu các nội dung thay đổi có thể xử lý trong cùng một hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể vừa thay đổi địa chỉ trụ sở, vừa cập nhật thông tin liên hệ hoặc hiệu đính thông tin đã đăng ký trước đó trong một lần nộp hồ sơ. Tuy nhiên, các nội dung đăng ký vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện và thành phần hồ sơ theo quy định pháp luật tương ứng. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xem xét, xử lý đồng thời toàn bộ nội dung mà doanh nghiệp đề nghị trong hồ sơ.

5. Lưu ý khi thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện

Để thực hiện thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần bảo đảm hồ sơ đăng ký được chuẩn bị đầy đủ và đúng quy định. Trường hợp nộp hồ sơ qua mạng thông tin điện tử, các giấy tờ trong hồ sơ phải có đầy đủ thành phần như hồ sơ bản giấy và được chuyển đổi sang dạng văn bản điện tử hợp lệ.

Nội dung kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải thống nhất, chính xác với tài liệu đính kèm trong hồ sơ. Ngoài ra, người nộp hồ sơ phải cung cấp đầy đủ thông tin liên hệ như số điện thoại và thư điện tử để phục vụ việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ. Đây là điều kiện quan trọng nhằm bảo đảm cơ quan đăng ký kinh doanh có căn cứ xác minh và phản hồi kết quả đúng quy định.

Bên cạnh yêu cầu về nội dung hồ sơ, thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện còn phải đáp ứng điều kiện về chủ thể ký và xác thực hồ sơ điện tử. Theo đó, hồ sơ đăng ký qua mạng phải được ký số hoặc ký xác thực bởi người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp người có thẩm quyền không trực tiếp thực hiện thủ tục thì có thể ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác thực hiện việc nộp hồ sơ. Khi đó, hồ sơ đăng ký bắt buộc phải kèm theo giấy tờ ủy quyền hợp lệ theo quy định. Việc đáp ứng đúng yêu cầu về chữ ký xác thực và giấy tờ ủy quyền sẽ giúp hồ sơ được tiếp nhận thuận lợi, tránh bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

Kết luận

Như vậy, thủ tục thay đổi người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện là thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện khi có sự thay đổi về nhân sự quản lý tại đơn vị phụ thuộc. Việc thực hiện đúng quy định không chỉ giúp bảo đảm tính hợp pháp trong hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện mà còn hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình giao dịch với cơ quan nhà nước, khách hàng và đối tác. Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, kê khai chính xác thông tin và thực hiện thủ tục trong thời hạn theo quy định để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính. Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cũng nên cập nhật lại thông tin trên hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hợp đồng và các giấy tờ liên quan nhằm bảo đảm tính thống nhất trong quá trình hoạt động. Doanh nghiệp cần chủ động nắm rõ quy định pháp luật và thực hiện thủ tục một cách đầy đủ, kịp thời để bảo đảm hoạt động kinh doanh diễn ra ổn định, minh bạch và đúng quy định pháp luật hiện hành.

Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: 1900.6162 hoặc gửi qua email  để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Luật Minh Khuê.

Rất mong nhận được sự hợp tác!

Trân trọng./.